文件化信息管理程序

1.目的：

对质量/环境管理体系文件化信息（以下简称文件或记录）进行控制，确保无论何时何处需要这些信息，均可获得并适用；以及予以妥善保护（如：防止失密、不当使用或不完整）。

2.范围：

适用于本公司质量/环境体系所有文件和记录的控制，包括：手册、程序文件、支持性文件和记录。

3.权责：

3.1各部门内部文件由部门主管或其指定人员编制，部门主管或管理者代表（授权代表）批核。

3.2程序文件由相关部门制定，管理者代表（授权代表）审核，总经理批准。

3.3 质量/环境手册由管理者代表（授权代表）审核，公司总经理批准。

3.4文件编写小组对文件进行校对、审核，及对所有文件的运作过程进行全面监督。

3.5文件控制中心：负责文件的编号、收发、归档及监督管理工作。

3.6相关部门负责对外来文件进行管理。

4．定义

4.1质量/环境手册：纲领文件，阐明质量/环境管理体系的过程关系，及满足国际标准与相关法律法规要求。

4.2程序文件：规定过程的方法，即为什么做、何人、于何时、在什么地方做什么事。

4.3支持性文件：作业指导书、标准规范、工艺文件和图纸等，说明如何做某事。

4.4记录：分发收集、传达资讯、控制作业流程和证明作业已符合要求的所有记录和表格。

4.5外来文件：与质量/环境管理体系及产品质量/环境相关的国际、国家、行业标准及相应的法律、法

规，客户、供应商提供的图样或检验标准等。

5．程序内容：

5.2文件编写格式：

5.2.1程序文件编写大致按以下格式：

（1）目的（2）范围（3）权责（4）定义（无时填“无”）（5）程序内容

（6）相关文件（无时填“无”）（7）相关记录（8）附件（无时填“无”）

5.2.2文件章节次序编号：

1 1.1 1.1.1 1.1.1.1

2 2.1 2.1.1 2.1.1.1，之后用小写拼音a、b、c、d……

（依此类推）

5.2.3文件的页次格式为：页次/总页数。

5.2.4版次：版次号、版本号/修订。

5.2.4.1体系文件的“文件版本”由“版本号/版次号”组成，“版本号”用英文大写字

母(A、B、C…Z)表示，“版次号”用阿拉伯数字(00、01、02…99)表示，各文件内页

每修订一次换一个“版次号”，每修订99次“版本号”换为下一个字母。新制订文件，

“文件版本”为“A/00”

(依此类推)

5.2.5以上规定格式可依具体情况作适当改变，以保持格式一致，清晰且易懂为准。

5.3文件的发放：

5.3.1受控文件由文控员登录在《受控文件总表》上。

5.3.2原件由文控员保存在文控中心，无须加盖受控文件章。

5.3.3受控文件由文控员复印后加盖“受控文件”印章发放，收件人应当场核对页数，页码和分发号无

误后，在《文件发放与回收记录》上签名。

5.3.4文件破损或遗失时，须填写《文件领用申请表》经管理者代表（授权代表）批准补发。破损文件

及时交还文控中心。

5.3.5非发放范围人员需领用文件时，须填写《文件领用申请表》经该文件的批准人同意后，按本节第

三条办理手续。

5.3.6公司内部人员借阅文件及相关资料时，应填写《文件/资料借用记录》。

5.3.7 技术资料的发放时加盖”技术文件”章，无需加盖”受控文件”章，具体管理参见《技术资料管理办

法》。

5.4文件的更改

5.5.1.文件发放后，如需要更改时，应由申请人填写《文件更改申请表》说明理由，由原部门审批，若

其它部门审批时，该部门应获得审批所需的背景资料。

5.5.2文件更改批准后，由文控中心按《文件发放与回收记录》的名单收回旧文件作废处理，并发放修

改后的文件。同时在文件修改记录中注明更改申请单号、修改号、修改条款、修改人、修改日期等事项，明确现行的修改状况，对修改状况进行控制；《质量手册》的修改记录在修改页填写，《程序文件》的修改记录在封页上填写，其它文件修改后修改版本号，不需填写记录。

5.5.3.文件可按下列情况更改，更改人应签名。

A、在打错的字、词、数据、字母、标点处画一条由左向右的斜线，在原错字上写出正确的字。

B、多余的字、词等用线划去。

C、用＾符号在漏字、漏句的位置作标记，并在标记下面写上漏写的字。

D、每页文件不能超过四处涂改，超过四处，由文控中心统一换页处理。

5.5.4文件更改后需在封页上做好更改记录，并注明更改状态和更改生效日期。

5.5文件的换版和作废

5.5.1当出现下列情况时，文件须进行换版：

A、在市场发生重大变化，导致公司产品生产过程发生重大策略调整时；

B、公司组织结构和管理方式、管理过程发生重大策略调整时；

C、公司现采用的质量/环境管理体系发生变更时；

D、顾客有特殊要求及其他重大事项导致文件不能满足需求时，公司可根据需求临时组织文件评审，

必要时进行换版。

E、在每年的管理评审时，应评审文件的适宜性，评审结论不适宜时应进行换版。

5.5.2对于需要换版的文件，由文控中心负责按《文件发放与回收记录》的记录在该文件领用人处以旧

换新，旧文件收回作废，并在《文件发放与回收记录》上作好回收记录。

5.5.3 所有作废文件由文控中心负责及时销毁，需保留作废文件或废纸回收使用时，在每页上加盖“作

废文件”章。

5.5.4文件修改或换版后，应及时更新《受控文件总表》，填入新版的文件，旧版的文件在备注栏内注明

作废。

5.6 发给认证公司或客户及其代表的文件，如质量手册、程序文件等文件应在封页上写明“参考文件”字样，

或盖上”复制文件”章，仅作参考，不作换版控制。

5.7 受控文件任何人不得私自复印，盖有红色“受控文件”印章的文件为有效，影印黑色章无效。

5.8 印章管理：

5.7.1 与文件和资料的管理有关的印章，由文控中心统一保管、控制。

5.8.2 印章如有遗失需重新刻制时，应有与原印章相区别的特征，由文控中心在涉及范围内通报。5.9 外来文件管理

5.9.1 外来标准及相关法律法规文件由管理者代表（授权代表）与外界联络，每半年通过电话、上网

或其它方式查询跟踪一次，确保本公司使用之外来标准为最新版本。

5.9.2 外来的说明书、安装使用说明等技术文件，由文控中心与工程部主管按需要分别进行管制。

5.9.3所有外来文件由接收部门登录《外来文件清单》上，《外来文件清单》由文控中心统一保存。5.10记录的分类及归档管理

5.10.1管理者代表组织编写《记录总表》，对列入该清单的记录实施归档管理。并规定本公司各种记

录的名称、保存期限、保存单位及处置方法。

5.10.2记录格式的更改与作废时，应在《记录总表》上注明，改版记录按条款5.5执行。

5.11 记录的管理

5.11.1记录要求真实填写、字迹清晰、项目填写齐全、文字表达言简意赅。用钢笔或圆珠笔填写，颜

色为蓝、黑色。

5.11.2各部门负责管辖范围内记录的定期收集、分类编号、归档保管和查阅处理。部门主管为本部门

归档记录的保存负责人。

5.11.3记录保存应有专柜、专案，环境须注意防潮、防火、防虫、防鼠以及防止丢失。

5.11.4因工作需要非本部门的公司人员查阅本部门记录须经部门主管批准，非本公司人员查阅记录须

经管理者代表批准。

5.11.5记录保存期满后由保存部门负责销毁。

5.12记录在使用过程中如不能满足于当前工作需要，可对其进行修改。

5.12.1 表单部分更改：只要能达到更加真实、准确、及时记录当前所发生的信息或问题。（不可同一时

间两种表单混用）

5.12.2 表单更新：对于表单完全不能及时、准确、真实记录当前所发生的信息或问题即可更新。

5.12.3表单增加或删减：对于现有部分表单无法记录当前所需要之信息，可以删去此种表单，如果需要

记现有信息，而现有表单无法反映，可以另外增加表单。

6．相关文件：

技术文件管理办法