文件化信息管理程序
《文件化信息管理程序》
《文件化信息管理程序》随着社会的发展和科技的进步，信息管理已经成为了现代社会中不可或缺的一部分。
其中，文件化信息管理程序作为信息管理的一个重要组成部分，对于企业和政府机构来说具有至关重要的意义。
本文将介绍文件化信息管理程序的概念、重要性以及如何制定有效的文件化信息管理程序。
一、文件化信息管理程序的概念文件化信息管理程序是指将信息和相关文件进行系统化、规范化、标准化的管理程序。
这些文件可以包括纸质文件、电子文件、图像文件、音频文件等。
文件化信息管理程序的主要目的是确保信息和相关文件的真实性、可靠性和完整性，以便在需要时能够迅速、准确地获取和使用。
二、文件化信息管理程序的重要性1、保障信息安全文件化信息管理程序能够有效地保障企业和政府机构的信息安全。
通过制定严格的文件管理制度和规范，可以避免信息泄露、篡改或损坏，确保信息的机密性、完整性和可用性。
2、提高工作效率文件化信息管理程序能够提高企业和政府机构的工作效率。
通过建立标准的文件管理体系，可以避免重复工作和浪费时间，同时可以快速、准确地查找和使用所需的信息，减少工作成本和时间成本。
3、促进知识管理文件化信息管理程序能够促进企业和政府机构的知识管理。
通过将经验和知识以文件的形式记录下来，可以避免因为人员流动而导致的知识流失，同时可以积累和传承组织的知识财富，提高组织的竞争力和创新能力。
三、制定有效的文件化信息管理程序1、确定管理目标和范围制定文件化信息管理程序的第一步是确定管理的目标和范围。
企业和政府机构需要根据自身的情况和需求，明确管理的目标和重点领域，如人事管理、财务管理、采购管理等等。
同时，还需要确定管理的范围和边界，如哪些信息需要纳入管理体系，哪些部门或业务需要纳入管理体系等。
2、制定管理规范和流程制定文件化信息管理程序的第二步是制定管理的规范和流程。
企业和政府机构需要根据确定的管理目标和范围，制定相应的管理规范和流程。
这些规范和流程应该包括信息的收集、分类、存储、检索、处理、传递和销毁等方面。
文件化信息管理程序(含表格)
文件化信息管理程序（ISO9001-2015/ISO14001-2015）1.目的为了便于文件的检索和查找,简化审批流程,规范文件管制的权责和要求,特建立文件拟制、核发、修订、保存、回收和废止的管理和控制依据。
2.范围适用于本公司质量环境体系相关的文件管理和控制。
3.术语和定义3.1一阶文件：指质量环境手册,概述质量环境方针政策和质量环境目标,定义公司各单位的功能和职责,明确公司产品实现涉及的活动和规则,指导公司质量环境体系保持持续改进的纲领性文件。
3.2 二阶文件：程序类文件,此类文件指本部门的活动实现需要跨部门沟通与协作,并对沟通与协作的作业流程进行阐述的指导性文件。
3.3三阶文件：作业指导书类,指各部门内为实施某个/项活动内容而需要阐明作业顺序、作业标准和作业内容的指导性文件。
3.4四阶文件：泛指记录表单类,是对上术文件中相关活动的结果的一种记录。
4. 权责4.1各阶文件的审批权责如下：4.2文件管制中心简称DCC，除生产部3.4阶文件外,负责管控所有阶别文件备案、分发、修订、回收、作废和维护管理。
5.内容5.1文件编写格式5.1.1 质量环境手册、程序文件、作业指导书编写格式,参考本程序,可视实际需要作项目删减,力求做到条理清晰，语句通畅。
5.1.2 培训文件/表格/记录依据实际需要制作,不规定具体格式。
5.2文件编号原则5.2.1 在公司所有文件中,缩写DXC=DXC有限公司，所有文件编号、文件名称不得有重复。
5.2.2 质量环境手册QEM:内容包括相关单位、修订记录、目的、范围、公司简介、质量环境方针和目标、管理责任、资源管理、产品实现、量测分析与改善，与ISO9001&14001体系要求的对照程序等编号格式前置代码为 DXC-QM，其后可跟数字01表示一阶文件或者留空。
修订版本号从“AX”开始，X从0到4，版本变更按A0~A4,B0~B4,C0~C4顺序以此类推(当文件修订内容超过三分之一时，版本直接上升，版次归零)，除非特别说明,下列格式版本升级方法皆同5.2.3 程序类文件：Quality Environment Procedure简称QEP，内容包括相关单位、修订记录、目的、范围、权责、定义、参考文件、附件等，视文件需求作内容相关调整，2级程序文件编号格式前置代码为ITI–QEP-XX(按标准条款顺序编号),版本控制同5.2.2。
文件化信息管理程序
文件化信息管理程序简介文件化信息管理程序是一种用来帮助组织和管理信息的软件工具。
它可以帮助用户创建、存储、检索和共享各种类型的文件和文档。
本文将介绍文件化信息管理程序的功能和优势，并提供一些使用该程序的最佳实践。
一、功能1. 创建和编辑文件：文件化信息管理程序允许用户创建不同类型的文件，如文本文档、电子表格、演示文稿等。
用户可以使用各种格式和样式自定义文档的外观。
2. 存储和组织文件：该程序提供一个中心化的存储库，用户可以将文件保存在云端或本地计算机上。
用户可以创建文件夹和子文件夹，并使用标签和关键字进行文件的分类和组织。
3. 检索和搜索文件：文件化信息管理程序提供强大的搜索功能，用户可以通过文件名、标签、关键字等多种方式快速找到所需文件。
它还支持全文搜索，即根据文件内容进行搜索。
4. 共享和协作：用户可以与团队成员共享文件，并设定不同的访问权限。
该程序还支持实时协作，多个用户可以同时编辑同一文件，避免了版本混淆和冲突。
5. 版本控制：文件化信息管理程序会自动保存文件的不同版本，用户可以轻松地查看、比较和恢复以往的版本。
这对于跟踪文件更改和修订非常有帮助。
二、优势1. 提高工作效率：通过集中管理和快速检索文件，文件化信息管理程序可以大大提高工作效率。
用户不再需要花费时间在各个文件夹和电子邮件中寻找文件，只需简单搜索即可找到所需文件。
2. 加强协作和沟通：文件化信息管理程序旨在促进团队之间的协作和沟通。
团队成员可以共同编辑文件、留下评论和反馈，促进了协作和知识共享。
3. 提高数据安全性：文件化信息管理程序通常提供安全的数据存储和访问控制。
用户可以为文件设置不同级别的访问权限，确保敏感信息不被未经授权的人员访问。
4. 强大的备份和恢复功能：文件化信息管理程序通常会自动备份文件，并提供简单的恢复功能。
即使文件被意外删除或损坏，用户也可以轻松地恢复文件到以前的状态。
三、最佳实践1. 统一文件命名规范：为了便于检索和整理文件，建议制定统一的文件命名规范。
文件化信息管理程序(含表格)
文件化信息管理程序（IATF16949-2016/ISO14001-2015）1.0目的：通过职责划分、明确工作程序及要求，确保公司管理体系有关的文件、记录的编写、修改、发行、废除和管制等文件化信息得到有效控制。
2.0范围：本程序适用于与管理体系有关的所有文件化信息的控制。
3.0职责：3.1文件编制（修订）、审核、批准权限3.2文件编制单位代号为：3.3质量部是管理体系文件控制的归口管理部门，负责批准后的文件分发、收回、销毁及管制，负责检查监督各单位管理体系文件的管理实施情况。
其它管理性文件由各相关职能部门归口管理。
3.4公司总经理负责制订颁布公司质量方针和质量目标，批准【质量手册】和第二层次程序文件的发布。
3.5管理代表负责公司内使用的第三层次文件的批准发布。
3.6管理代表负责组织有关人员对现有文件进行评审。
3.7管理代表负责组织编制、修改、并审核质量手册和第二层次程序文件。
3.8各单位一把手负责本部门内的文件、作业标准的审核。
3.9 工程部负责技术性文件的归口管理，负责检查监督各单位技术性文件的管理实施情况，适时安排文件修改的评审。
3.10各单位负责建立本单位使用的与管理性有关的体系文件清单，并进行管制。
4.0有关术语和定义：4.1 技术性文件：特指顾客工程标准/规范及其更改、产品图样及设计文件、工艺文件、检验作业指导书、技术标准、图样更改、工艺更改、工装模具图样等。
4.2管理体系文件：除技术性文件以外的与管理有关的体系文件，如各种工作程序、工作规范等。
4.3系统文件：【质量手册】将管理体系中各作业要项以书面文件形式作系统的规定。
4.4程序文件：将管理体系中各管理程序以书面文件叙述的文件。
4.5指导文件：管理体系中各作业标准、办法、图面、说明其作业方法的文件。
4.6表单记录：将程序文件或工作作业标准所规定的执行事项﹐以数字、文字、图表或其它可明确表达内容的文件呈现执行的结果。
凡具有下列条件者称为正式表单：a．使用期及保存期超过三个月以上。
文件化信息管理程序
文件化信息管理程序1.0 目的通过制定本程序，规范公司文件及记录的创建、分发、访问、检索、使用、保存、变更、保留及处置的行为，来实现文件化信息的规范性、统一性、正确性、有效性、适用性的目的。
2.0 适用范围适用于与公司管理体系相关的文件、资料和记录（含电子档）以及外来文件的管理。
3.0 职责3.1最高管理者：负责批准管理手册、程序文件及作业准则。
3.2管理者代表：负责审核管理手册、程序文件及作业准则。
组织策划各部门对体系文件的编写。
对体系文件及记录表单的修订/废止做审批，组织对外来文件的使用评审，组织相关人员形成文件评审委员会。
3.3总经办（文控中心）：负责体系文件及记录的编号、登记、发放、回收、保存、归档、作废、销毁等管理工作。
3.4各部门：负责本部门管辖范围内体系文件及记录信息的编写，并对本部门的文件及记录进行管理。
3.4文件评审委员会：负责对体系文件的评审。
4.0 定义4.1一级文件信息：管理手册。
4.2二级文件信息：程序文件。
4.3三级文件信息：作业准则、作业指导书、操作规范、检验标准规范等。
4.4四级文件信息：表单、记录。
4.5外部文件：凡与质量环境管理体系或产品相关的国际、国家、行业标准，顾客、外部提供方的文件信息（如图样或检验标准）均属之。
4.6文件信息媒介：文件信息的载体，可以是纸质的、电子的等其他方式。
5.0文件的控制5.1策划5.1.1总经理任命管理者代表，管理者代表负责组织管理体系文件的编制、发行和更改的控制，组织相关人员组成文件评审委员会，对体系文件的编制、修订、废止做评审工作。
有关对外部门负责外来文件接收，各部门负责各类内部文件的制定、审核和更改控制。
文控中心负责管理体系文件、记录的编号、发行、回收及作废控制。
5.1.2对于电子媒体文件的管理具体参见《信息化系统管理作业准则》执行。
5.1.3对于技术类文件及外来文件的管理具体参见《文件管理作业准则》执行。
5.1.4对于文件编写人员应有进行相应的培训，熟知文件的编写的要求、方法等。
文件化信息管理过程
文件化信息管理程序
编号： 版本：
覆盖的标准 条款：
7.5/7.5.1/7.5.1.1/7.5.2/7.5.3/7.5.3.1/7.5.3.2/7.5.3.2.1/7.5.3.2.2
CWQP-SP5 B0
五、 作业内容（1、文件管理过程作业流程）
序号 5.1
1、文件管理作业流程 文件的分类
责任部门 /人
相关部门
及版本的有效性，并送资料室长期保存，经主管领 导批准后方可使用。研发中心资料室应建立外来文
外来文件受控 清单
件受控清单。
顾客的文件
5.7
B
5.7.1顾客提供的文件：顾客提供的文件由研发中 心负责接收、由技术副经理审批其适用性，并由研 发中心与顾客建立联络关系，负责顾客文件的转化 复制、更改或换版工作。
控文件，由企管部编号并加盖“受控”标识，按编
号发放，以便于更改。
文件化信息管理程序
编号： 版本：
覆盖的标准条 款：
7.5/7.5.1/7.5.1.1/7.5.2/7.5.3/7.5.3.1/7.5.3.2/7.5.3.2.1/7.5.3.2.2
CWQP-SP5 B0
五、 作业内容（1、文件管理过程作业流程）
单，以便于追溯和更改，确保使用文件的各个场
则》
所，都能得到相应文件的有效版本。
5.2.7技术类文件的编制、批准和发布详见研发中 心编制的《图样管理制度、各类文件的编制、批准
和发布》及《图样管理制度、各类文件发放准则》 。
文件编号及控制
5.3
5.3.1文件的编号，参见《超维公司管理文件编号 方法》
相关部门
文件的保管
5.9
5.9.2质量体系、3C认证方面的文件由质保部按有 关规定保管。
文件化信息控制程序
1.目的对公司品保管理体系文件进行控制记录,确保各部门所使用的文件为有效版和运行的证。
2.适用范围适用于与公司品保管理体系有关的所有文件和记录（含客户指定记录）控制。
3.定义3.1文件化信息:公司所有文件和记录。
4.权责4.1管理者代表负责组织品保手册、程序文件的编写；4.2相关职能部门负责本部门品保管理体系文件的编写、审核、发放、更改；4.3各部门负责本部门内品保管理体系文件的存档、回收及归类管理；4.44行政部4.4.1负责品保管理体系文件的识别、文件发放与回收、文件归档、保存等；4.4.2负责文件变更/更改通知、文件保密、调阅、销毁、稽核等管理；4.4.3负责制作、修订文件编码；4.4.4对各部门文件管制工作和品保记录管理与维护，过期需留存记录的保管的督导作用；4.4.5外来文件（包括属于顾客财产的文件）的管理。
4.4.6各部门：负责品保记录的收集、分发、登记、整理、归档、保存及维护。
4.作业程序4.1文件管理作业流程图（见附录）4.2文件分类4.2.1用于指导公司体系运行及操作的指导性文件，分四阶4.2.11一阶文件：手册类，如品保手册等；4.3.12二阶文件：程序文件；4.4.13三阶文件：作业文件（作业标准、检验标准、技术文件、试验标准、操作规程、岗位职责、规章制度等）；4.5.14四阶文件：品保记录表单。
4.2.2外来文件：包括国际标准、国家标准、行业标准、顾客提供的技术文件、图纸以及国家颁布的有关政策、法律法规等。
4.3文件制作/修订4.3.1文件制订：各部门根据本部门的工作需要，制作/修订相应文件时，应填写《文号；4.3.2文件初版发行时,文件版次为Ao版；修订后升版为A1,A2,A3……（版次以数字序号表示），版次依此类推,修订10次后改版文件升级为BO,B1,B2,B3……（版次以数字序号表示），依此类推；若修改点少且文件页数较多时，可针对当页更改版次，而整份文件的版本不变，但需在修订记录上标识；4.4文件编码原则4.4.1一阶文件：GHD（公司代码）+QMS（品保管理体系）+流水号4.4.2二阶文件：GHD（公司代码）+QP+流水号4.4.3三阶文件：GHD（公司代码）+WI+部门代码+流水号4.4.4四阶文件：GHD（公司代码）+部门代码+流水号+版本号4.4.54.4..6各部门发布通告之编码规则：GHD（公司代码）+部门代码+年份+月份+流水号4.5文件签核4.5.1品保手册由管理者代表制订、审核，总经理批准；程序文件由各部门/管理者代表制订，管理者代表审核，总经理批准；4.5.2三阶文件由部门相关人员制订，部门负责人审核，管理者代表批准；4.5.3文件制/修订并通过审核、批准后，交行政部统一发行、存档。
1文件化信息控制流程
件执行 不得随意涂改。
处/部门
3
2、记录文件的填写要及时，内容必须真实、准确、详细、 经理
完整，并注明记录人、记录时间等。
记录防 1、各部门应定期收集记录文件，妥善保存，便于查阅， 综合管理 记录清单
护、保 以防损坏和丢失。
处/部门
4 存期限 2、综合管理处负责收集记录空白表，编制《记录清单》， 经理
四、检查考核： 频次：每月。具体执行公司《质量目标和绩效考核控制流程》的规定。
-6-
五、记录/表单： 《文件审批表》 《文件发放、回收登记表》 《收文登记表》 《文件更改申请单》 《文件借阅记录》 《文件清单》 《记录清单》 《公司适用的产品或服务质量标准清单》
-7-
准
理
2
3、技术类文件，由质量技术部部门领导审核，分管领
导批准。
求审批
4、作业类文件，由生产部部门领导审核，分管领导批 准。
文件标 识、分发
1、质量手册： SDZD/QB.SC－2016，表示：云南水电志达混凝
土有限公司/企标+质量手册+年号。
综合管理 处/部门经 理
文件发 放、回收 登记表
文件标识 规范，文件 发放率
外来文件
2 件评审 见。
处/部门 经理
处置规范
外来文 下发至相关部门。
综合管理 文 件 发 外 来 文 件
3 件分发
处 / 部 门 放、回收 发 放 率
经理
登记表 100%
外来文 各相关部门执行外来文件的规定。
综合管理
外来文件
4 件执行
处/部门
执行率
经理
100%
外来文 由综合管理中心收集整理，对所有外来文件进行备案， 综合管理
文件化信息管理程序(含表格)
文件化信息管理程序（ISO9001/14001-2015）1、目的：对质量/环境管理体系文件化信息（以下简称文件或记录）进行控制，确保无论何时何处需要这些信息，均可获得并适用；以及予以妥善保护（如：防止失密、不当使用或不完整）。
2、范围：适用于本公司质量/环境体系所有文件和记录的控制，包括：手册、程序文件、支持性文件和记录。
3、权责：3.1各部门内部文件由部门主管或其指定人员编制，部门主管或管理者代表（授权代表）批核。
3.2程序文件由相关部门制定，管理者代表（授权代表）审核，总经理批准。
3.3 质量/环境手册由管理者代表（授权代表）审核，公司总经理批准。
3.4文件编写小组对文件进行校对、审核，及对所有文件的运作过程进行全面监督。
3.5文件控制中心：负责文件的编号、收发、归档及监督管理工作。
3.6相关部门负责对外来文件进行管理。
4、定义4.1质量/环境手册：纲领文件，阐明质量/环境管理体系的过程关系，及满足国际标准与相关法律法规要求。
4.2程序文件：规定过程的方法，即为什么做、何人、于何时、在什么地方做什么事。
4.3支持性文件：作业指导书、标准规范、工艺文件和图纸等，说明如何做某事。
4.4记录：分发收集、传达资讯、控制作业流程和证明作业已符合要求的所有记录和表格。
4.5外来文件：与质量/环境管理体系及产品质量/环境相关的国际、国家、行业标准及相应的法律、法规，客户、供应商提供的图样或检验标准等。
5、程序内容：5.1文件和记录的分类、编号、编写与审批：文件分类编号方法编写审核批准（1）质量/环境手册QEM+顺序号管理者代表管理者代表（授权代表）总经理（2）程序文件PR+顺序号相关职能部门管理者代表（授权代表）总经理（3）支持性文件WI+顺序号各部门负责人部门主管管理者代表（4）记录表单FM+顺序号各部门主管管理者代表（授权代表）随文件一同审批 (5) 技术资料以图纸及订单号为准工程师工程部主管工程部主管（6）外来文件WL+单号+流水号管理者代表管理者代表（授权代表）5.2文件编写格式：5.2.1程序文件编写大致按以下格式：（1）目的（2）范围（3）权责（4）定义（无时填“无”）（5）程序内容（6）相关文件（无时填“无”）（7）相关记录（8）附件（无时填“无”）5.2.2文件章节次序编号：1 1.1 1.1.1 1.1.1.12 2.1 2.1.1 2.1.1.1（依此类推）5.2.3文件的页次格式为：页次/总页数。
“文件化信息管理程序”资料汇总
“文件化信息管理程序”资料汇总目录一、文件化信息管理程序二、《文件化信息管理程序》三、文件化信息管理程序四、《文件化信息管理程序》文件化信息管理程序文件化信息管理程序：提升效率与便捷性的重要工具在当今这个信息爆炸的时代，我们每天都会产生大量的数据和信息。
这些信息不仅包括公司的文档、电子邮件、图片、视频、音频等，还包括个人的健康记录、财务信息、个人身份信息等。
如何有效管理这些信息，使之有序、可访问并安全，已成为一项重要的挑战。
这就是文件化信息管理程序发挥作用的地方。
文件化信息管理程序是一种系统化的工具，用于创建、存储、检索和管理电子信息。
这些信息可以包括文本、图像、音频和视频等形式，以及各种格式的文件。
该程序通过将所有信息存储在一个中央系统中，使用户能够快速、准确地访问和共享数据，从而提高工作效率。
数据存储：文件化信息管理程序能够存储各种类型的数据，包括文档、图片、视频、音频等。
它提供了大容量、高效率的存储解决方案，可以轻松处理大量数据。
数据检索：该程序通过创建易于搜索的元数据和关键字，使用户能够快速查找需要的信息。
通过关键词搜索和过滤，用户可以在几秒钟内找到所需的数据。
数据管理：文件化信息管理程序可以轻松管理大量的数据，包括数据的组织、分类、排序和归档。
这有助于保持数据的清晰和有序，使得数据更容易被访问和使用。
数据安全：该程序提供了强大的安全机制，包括用户访问控制、数据加密和备份等。
这可以保护敏感数据不受未经授权的访问或泄露。
企业管理：文件化信息管理程序可以帮助企业有效地管理其所有的电子信息，包括财务记录、客户资料、人力资源信息等。
它提高了信息的可访问性和安全性，从而提高了企业的运营效率。
科学研究：在科研领域，文件化信息管理程序对于管理大量的实验数据、文献资料和研究成果至关重要。
它可以帮助科学家们快速查找和使用信息，促进科研进展。
政府机构：政府机构需要存储和管理大量的公共记录，如公民的个人信息、土地记录、案件档案等。
文件信息管理程序
文件信息管理程序概述：文件信息管理程序是一种用于方便管理和查找文件信息的工具。
它可以帮助用户有效组织和管理文件，提高文件的检索速度和准确性。
本文将介绍文件信息管理程序的主要功能和优势。
一、背景介绍随着互联网和数字化时代的到来，各类文件如文档、图片、音频、视频等以大量的形式存在于我们的计算机中。
这些文件的数量庞大且不断增长，给我们的文件管理带来了诸多挑战。
传统的文件夹分类方式已经不能满足用户的需求，用户需要一种更智能、高效的方式来管理文件。
文件信息管理程序就应运而生。
二、功能特点1. 文件分类管理：文件信息管理程序可以根据文件的属性和内容自动进行分类管理。
它可以通过文件名、扩展名、创建日期、修改日期等属性来识别文件，并根据用户的自定义规则进行分类。
这样，用户就可以迅速找到所需的文件，提高工作效率。
2. 全文检索：文件信息管理程序可以提供全文检索功能，用户只需要输入文件相关的关键词，即可迅速搜索到相关的文件。
这比传统的文件夹层级式查找方式更方便快捷，大大节省用户的时间。
3. 文件标签化：文件信息管理程序支持给文件添加标签。
用户可以根据文件的内容和关键词，为文件添加标签，方便后续的查找和管理。
标签的使用可以大大简化文件的组织和归档工作。
4. 文件预览和编辑：文件信息管理程序可以提供文件的预览和编辑功能，用户可以在不打开文件的情况下，直接通过程序对文件进行预览和编辑，提高文件操作的便捷性。
5. 多设备同步：文件信息管理程序支持多设备之间的同步。
用户可以在不同的设备上安装文件信息管理程序，并通过云同步功能实现文件管理的同步。
这样，用户可以在任何时间、任何地点访问和管理文件。
三、优势和价值1. 提高工作效率：通过文件信息管理程序，用户可以快速找到所需的文件，节省查找时间，提高工作效率。
2. 简化文件管理：文件信息管理程序可以自动分类和标签化文件，简化了文件的组织和归档过程，减少了用户的操作负担。
3. 方便的文件分享和协作：文件信息管理程序可以支持文件的分享和协作，用户可以方便地与他人共享和协作文件，提高团队的工作效率。
文件化信息控制程序
文件化信息控制程序
文件化信息控制程序是指一种能够将信息进行文件化存储和管理的程序。
这种程序通常会提供一系列功能，包括创建、编辑、查找、删除文件的操作，以及对文件进行分类、标记、加密和分享等功能。
文件化信息控制程序可以帮助用户更好地管理和保护个人和机密信息。
通过文件化的方式，用户可以将信息整理有序地存储在计算机或其他存储设备上，并通过程序提供的搜索和查找功能，快速找到需要的信息。
此外，文件化信息控制程序还可以提供加密功能，对重要的文件进行加密保护，防止信息泄露。
另外，文件化信息控制程序也可以用于团队协作。
多个用户可以通过程序共享和编辑文件，提高工作效率。
程序还可以记录和控制用户对文件的操作，确保文件的版本控制和安全性。
最后，文件化信息控制程序还可以与其他应用集成，例如与电子邮件、日历等进行同步，方便用户在不同应用之间共享和管理文件。
总之，文件化信息控制程序是一种方便、高效、安全地管理和控制信息的工具，可以提供文件存储、搜索、分类、分享、加密等功能，帮助用户更好地管理个人和机密信息。
IATF16949文件化信息管理程序
文件需在其必要的场 所能取得并且保存完
好，注3
YES
NO
9
回收旧文件并盖 作废印章
体系推 文件分发/ 管理部 行员 回收记录表 经理
/
回收后加盖蓝色“作废 文件”章
10
作废文件的销毁 （原件保留备查）
体系推 文件分发/ 管理者 行员 回收记录表 代表
/
作废文件正本由体系 推行员保存于管理 部，副本销毁
11
文件化信息留存
体系推 分类归档放 管理者 行员 置的文件 代表
/
文控将本程序中所述 的文件予以分类归档
留存。 另见注5
NO
YES
注1 文件 编写 修订 与废 止及 其审 批的 权限 见 3.0 条款 中规 定。 工程 资料 由工 程部 工程 师制 作， 工程 经理 注2 文件 编码 规则
a)质
当文件
按要求編制/修訂，如
注1
文件
注1
文件编写人 果是工程资料的变更，
员
评审时间不得超过两个
工作周
文件/受控文 注1 件会签交申
请表
/
相关职能部 门
各相关职能部门根据目 前公司运行状况确定文
件内容
注1 文控 文控
文件
部门受控文 件清单/外来 受控文件清
单
文件分发/回 收记录表
注1
管理部 经理
/
管理部
管理者代表或各管理中 心总监根据公司运行状
况确认文件内容
管理部
确认文件编号与版本的 正确性，如有错误，及 时向文件编制者反馈更 改。并建立《部门受控 文件清单/外来受控文
件清单》 另注2
使用部门
根据文件所涉及内容分 发至相关部门
文件化信息管理程序
质量环境管理体系文件本手册的解释权归工业电机事业部所有1、目的1.1对质量、环境体系、产品认证、管理规定要求所需的文件化信息进行有效管控，确保文件化信息的适宜性、可获得性和防止被误用；1.2确保文件化信息得到妥善保护，如加密管理、无纸化办公软件等的推广应用；2、适用范围适用于产品实现过程和质量/环境管理体系运行中的文件化信息的管控。
3、职责3.1品质部负责质量/环境管理体系运行所需文件化信息的归口管理，负责适用法律法规、产品认证标准的查新工作；3.2技术部负责设计开发流程所需文件化信息的归口管理，负责技术标准的查新工作；3.3工艺装备部负责工艺管控流程所需文件化信息的归口管理；3.4各部门/车间负责本部门/车间文件化信息的日常管理工作；4、方法和要求4.1、文件化信息的编制和更新4.1.1质量环境管理体系运行过程中所需的文件化信息由品质部组织各职能部门进行编制，所涉及表单由职能部门负责设计，报品质部确认并备案；4.1.3设计部门负责编写设计文件，包括产品标准、设计标准、设计任务书、产品图纸、采购规范、检验和试验规范等设计技术文件，由权限主管审批。
4.1.3 工艺部门负责编写工艺标准、工装模具图纸、加工作业指导书等工艺文件，由权限主管审批。
4.1.4 其他文件由各自职能部门负责编写，相关部门负责会签，权限主管批准。
4.1.5文件化信息应具有一定的标识和说明（如标题、项目、检索编号、版本号、编制/批准人、日期等）；4.1.6文件化信息应有一定的格式，并通过适当的媒介传递和归档（如语言种类、软件版本、修订履历，媒介包括纸质或电子档）；4.1.7、文件化信息在发布前应通过评审和批准，以确保适宜性和充分性；4.1.8 文件化信息的编写流程通常有编制、审核、批准等，具体见文件编写、审核、批准、发放/管理和变更权限一览表：4.1.9文件化信息的修改需征得原编制人员或所在部门主管领导的同意，当文件重修修订后，应重新经过审核、批准流程，具体按4.1.8要求。
文件化信息管理
文件化信息管理流程1. 目的方便管理本公司的相关文件和质量记录，本流程标准了公司文件和资料的制作、核定、发放、修改程序，及明确了质量记录的形成、标识、收集、保存、归档、保存、查阅和处理的要求，以方便文件的检索查阅，证明质量系统的有效运作及作为以后质量改善和追溯的依据，并确保在质量管理体系运行的相关部门都能使用文件的现行有效版本。
2.范围本流程文件规定了质量体系文件中管理文件和资料的编写、审批、发放、更改和管理要求及质量手册、流程文件、作业文件和质量记录等的控制。
3. 权责3.1品管部3.1.1 负责保管文件和资料的原稿。
3.1.2 安排文件的编号。
3.1.3 控制文件的版本、发放、回收、修改及失效后的处理。
3.2外来文件3.2.1 相关客户图纸/资料及品质要求由销售部/品管部负责收集，保存。
3.2.2 有关供给商图纸/资料及品质标准/报告由采购部/品管部负责收集，保存。
3.2.3 与产品有关的图纸/资料等相关标准由工程部/研发部/品管部负责收集，保存。
3.3文件的制订、审核与核准4. 名词定义4.1外来文件：指客户/供给商提供的技术性资料、检验标准以及由相关部门搜集的国际/国家/行业标准、法律法规等。
4.2受控文件：指受更改状态控制的文件，确保其有效性。
4.3 非受控文件：指仅供参考但不受有效性管理的文件5. 文件的控制5.1 文件分类5.1.1 本流程所称文件，指质量管理体系文件，包括质量手册、流程文件、记录表格、 作业指导书，其关系如下：手册描述质量管理体系要素及其关系各部门、岗位的详细的工作文件 对质量管理活动过程的记录文件5.1.2 所有文件分为受控文件和非受控文件。
受控文件是指经过正式批准，具有唯一标 识，受到更改控制的文件；否则即为非受控文件，公司内部只能使用受控文件作 为实施依据，非受控文件只能作为参考或发给相关方。
5.2 文件标准格式手册和工作指导书根据书根据实际需要采用不同格式，流程文件应采用以下标准格式： 5.2.1 文件抬头应包括以下资料，但不限于：〔1〕公司名称 〔2〕文件名称 〔3〕文件编号 〔4〕文件页码 〔5〕版本/版次5.2.2 内容：文件标准格式的内容可包括以下几项，但不限于： 〔1〕目的 〔2〕范围 〔3〕权责 〔4〕名词定义 〔5〕工作程序 〔6〕相关文件〔7〕三级文件〔8〕表单记录5.2.3 文件结尾应包括以下几项，但不限于：〔1〕编制、审核、批准人〔2〕发行日期〔3〕修改记录5.3文件、质量记录编号系统5.3.1 各类管制文件均由品管编码管理注：流程文件的部门代码可省略。
文件化信息管理控制程序
1、目的规范质量安全管理体系有关的文件、资料和记录（电子档）管理控制过程，确保公司部门运作和各过程方法间的沟通，提高整体管理水平，保持质量安全体系文件化信息的规范性、统一性、正确性、有效性、适用性以及受控和最新版本。
2、范围适用于本公司质量安全管理体系相关的文件、资料和记录（电子档）以及外来文件。
3、权责总经理：负责批准《质量安全管理手册》、《员工手册》、《HACCP计划》、《食品安全防护计划》、《XX年度培训计划》、《采购申请》、《合格供应商》以及其他财务制度和合同（金额超过5000元及以上）等。
管理者代表/食品安全小组组长：负责质量安全体系相关文件化信息（除报总经理批准外）的批准，为我司体系文件的主控责任人。
食品安全小组（专职体系维护人员）：负责对质量安全体系文件化信息的编制和评审，收集与质量安全管理体系有关外来文件（法规、标准和资料等），为体系文件归口管理部门。
（品管）体系文控员：负责体系文件化信息的编号、发放、回收、保存、归档以及作废和销毁具体处理。
各部门：负责本部门相关文件化信息的编制、领取、使用和保管，并对本岗位流程和操作文件化信息评审和更新。
4、定义文件化信息：组织需控制和保持的信息及其包含它的介质。
手册：第一层次文件，包括管理手册、员工手册、财务手册、产品手册等，即本公司的经营宗旨、方针和策略等，为公司的管理提供方向、框架和纲领性文件。
程序文件：第二层次文件，即本公司工作流程，体现过程方法的规定和说明。
支持性文件：第三层次文件，包括作业指导书、管理规定、操作指引、图纸和影像等，即本公司为确保产品质量安全，人员、产品、卫生、工艺及设备操作等方面所规定的具体过程方法（在什么时间、什么地方、谁负责，怎么操作，谁监督检查、效果如何、异常怎么处理等）。
记录：第四层次文件，包括培训记录、会议记录、检验记录、卫生记录、操作记录等，即可证实本公司质量安全管理体系建立、运行、验证和审核有关的证据，要求“及时、真实、准确、清晰”。
文件化信息控制程序工作流程
文件化信息控制程序1、目的对QEOHS有关文件的编制、批准、发放、使用、更改、作废和回收等进行控制，确保相关单位及时得到并使用有效版本，防止误用失效或作废的文件。
2、适用范围适用于与质量、环境、职业健康安全管理体系有关文件的控制。
3、职责3.1质量管理部负责管理手册、程序文件、通用作业指导书等质量、环境、职业健康安全管理体系文件的控制。
3.2生产管理部负责专用作业指导书、国家相关行业标准、规范、施工图纸的控制。
3.3经理办公室负责公司文件、外来文件的控制。
3.4企业策划部：负责公司法律法规等文件的控制及更新。
3.5各单位负责本单位自制文件和上级文件的管理与控制。
5、控制要求5.1文件的分类5.1.1外来文件ａ）相关法律法规；ｂ）上级文件（包括上级单位的部门文件）；ｃ）行业可直接引用或执行的标准、规范；ｄ）顾客提供的图纸、资料、来函及传真件等。
5.1.2内部形成文件ａ）管理手册；ｂ）程序文件；ｃ）质量管理制度；ｄ）作业指导书；ｅ）公司文件ｆ）机关部室用于指导全公司工作的部门文件；ｇ）合同文件；h）各单位自制的文件。
5.2文件的编写、审核和批准签发5.2.1管理手册由质量管理部组织编写，管理者代表审核，总经理批准签发。
5.2.2程序文件由质量管理部组织相关部室编写，管理者代表批准签发。
质量管理制度由质量管理部组织编写，单位负责人审核，管理者代表批准签发。
5.2.3通用作业指导书由质量管理部组织编写，单位负责人审核，管理者代表批准签发。
5.2.4专用作业指导书由主管单位组织编写，单位负责人审核，主管副总经理批准签发。
5.2.5施工组织设计、质量计划、施工方案的编制和批准签发执行《产品实现的策划控制程序》和《施工和服务提供的控制程序》。
5.2.6公司文件由经理办公室组织相关部室编写，经理办公室审核，总经理或主管副总经理批准签发；机关部室用于指导全公司工作的文件由部室编写，部室负责人审核，总经理或主管副总经理批准签发。
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1.目的：
对质量/环境管理体系文件化信息（以下简称文件或记录）进行控制，确保无论何时何处需要这些信息，均可获得并适用；以及予以妥善保护（如：防止失密、不当使用或不完整）。
2.范围：
适用于本公司质量/环境体系所有文件和记录的控制，包括：手册、程序文件、支持性文件和记录。
3.权责：
3.1各部门内部文件由部门主管或其指定人员编制，部门主管或管理者代表（授权代表）批核。
3.2程序文件由相关部门制定，管理者代表（授权代表）审核，总经理批准。
3.3 质量/环境手册由管理者代表（授权代表）审核，公司总经理批准。
3.4文件编写小组对文件进行校对、审核，及对所有文件的运作过程进行全面监督。
3.5文件控制中心：负责文件的编号、收发、归档及监督管理工作。
3.6相关部门负责对外来文件进行管理。
4．定义
4.1质量/环境手册：纲领文件，阐明质量/环境管理体系的过程关系，及满足国际标准与相关法律法规要求。
4.2程序文件：规定过程的方法，即为什么做、何人、于何时、在什么地方做什么事。
4.3支持性文件：作业指导书、标准规范、工艺文件和图纸等，说明如何做某事。
4.4记录：分发收集、传达资讯、控制作业流程和证明作业已符合要求的所有记录和表格。
4.5外来文件：与质量/环境管理体系及产品质量/环境相关的国际、国家、行业标准及相应的法律、法
规，客户、供应商提供的图样或检验标准等。
5．程序内容：
5.2文件编写格式：
5.2.1程序文件编写大致按以下格式：
（1）目的（2）范围（3）权责（4）定义（无时填“无”）（5）程序内容
（6）相关文件（无时填“无”）（7）相关记录（8）附件（无时填“无”）
5.2.2文件章节次序编号：
1 1.1 1.1.1 1.1.1.1
2 2.1 2.1.1 2.1.1.1，之后用小写拼音a、b、c、d……
（依此类推）
5.2.3文件的页次格式为：页次/总页数。
5.2.4版次：版次号、版本号/修订。
5.2.4.1体系文件的“文件版本”由“版本号/版次号”组成，“版本号”用英文大写字
母(A、B、C…Z)表示，“版次号”用阿拉伯数字(00、01、02…99)表示，各文件内页
每修订一次换一个“版次号”，每修订99次“版本号”换为下一个字母。
新制订文件，
“文件版本”为“A/00”
(依此类推)
5.2.5以上规定格式可依具体情况作适当改变，以保持格式一致，清晰且易懂为准。
5.3文件的发放：
5.3.1受控文件由文控员登录在《受控文件总表》上。
5.3.2原件由文控员保存在文控中心，无须加盖受控文件章。
5.3.3受控文件由文控员复印后加盖“受控文件”印章发放，收件人应当场核对页数，页码和分发号无
误后，在《文件发放与回收记录》上签名。
5.3.4文件破损或遗失时，须填写《文件领用申请表》经管理者代表（授权代表）批准补发。
破损文件
及时交还文控中心。
5.3.5非发放范围人员需领用文件时，须填写《文件领用申请表》经该文件的批准人同意后，按本节第
三条办理手续。
5.3.6公司内部人员借阅文件及相关资料时，应填写《文件/资料借用记录》。
5.3.7 技术资料的发放时加盖”技术文件”章，无需加盖”受控文件”章，具体管理参见《技术资料管理办
法》。
5.4文件的更改
5.5.1.文件发放后，如需要更改时，应由申请人填写《文件更改申请表》说明理由，由原部门审批，若
其它部门审批时，该部门应获得审批所需的背景资料。
5.5.2文件更改批准后，由文控中心按《文件发放与回收记录》的名单收回旧文件作废处理，并发放修
改后的文件。
同时在文件修改记录中注明更改申请单号、修改号、修改条款、修改人、修改日期等事项，明确现行的修改状况，对修改状况进行控制；《质量手册》的修改记录在修改页填写，《程序文件》的修改记录在封页上填写，其它文件修改后修改版本号，不需填写记录。
5.5.3.文件可按下列情况更改，更改人应签名。
A、在打错的字、词、数据、字母、标点处画一条由左向右的斜线，在原错字上写出正确的字。
B、多余的字、词等用线划去。
C、用＾符号在漏字、漏句的位置作标记，并在标记下面写上漏写的字。
D、每页文件不能超过四处涂改，超过四处，由文控中心统一换页处理。
5.5.4文件更改后需在封页上做好更改记录，并注明更改状态和更改生效日期。
5.5文件的换版和作废
5.5.1当出现下列情况时，文件须进行换版：
A、在市场发生重大变化，导致公司产品生产过程发生重大策略调整时；
B、公司组织结构和管理方式、管理过程发生重大策略调整时；
C、公司现采用的质量/环境管理体系发生变更时；
D、顾客有特殊要求及其他重大事项导致文件不能满足需求时，公司可根据需求临时组织文件评审，
必要时进行换版。
E、在每年的管理评审时，应评审文件的适宜性，评审结论不适宜时应进行换版。
5.5.2对于需要换版的文件，由文控中心负责按《文件发放与回收记录》的记录在该文件领用人处以旧
换新，旧文件收回作废，并在《文件发放与回收记录》上作好回收记录。
5.5.3 所有作废文件由文控中心负责及时销毁，需保留作废文件或废纸回收使用时，在每页上加盖“作
废文件”章。
5.5.4文件修改或换版后，应及时更新《受控文件总表》，填入新版的文件，旧版的文件在备注栏内注明
作废。
5.6 发给认证公司或客户及其代表的文件，如质量手册、程序文件等文件应在封页上写明“参考文件”字样，
或盖上”复制文件”章，仅作参考，不作换版控制。
5.7 受控文件任何人不得私自复印，盖有红色“受控文件”印章的文件为有效，影印黑色章无效。
5.8 印章管理：
5.7.1 与文件和资料的管理有关的印章，由文控中心统一保管、控制。
5.8.2 印章如有遗失需重新刻制时，应有与原印章相区别的特征，由文控中心在涉及范围内通报。
5.9 外来文件管理
5.9.1 外来标准及相关法律法规文件由管理者代表（授权代表）与外界联络，每半年通过电话、上网
或其它方式查询跟踪一次，确保本公司使用之外来标准为最新版本。
5.9.2 外来的说明书、安装使用说明等技术文件，由文控中心与工程部主管按需要分别进行管制。
5.9.3所有外来文件由接收部门登录《外来文件清单》上，《外来文件清单》由文控中心统一保存。
5.10记录的分类及归档管理
5.10.1管理者代表组织编写《记录总表》，对列入该清单的记录实施归档管理。
并规定本公司各种记
录的名称、保存期限、保存单位及处置方法。
5.10.2记录格式的更改与作废时，应在《记录总表》上注明，改版记录按条款5.5执行。
5.11 记录的管理
5.11.1记录要求真实填写、字迹清晰、项目填写齐全、文字表达言简意赅。
用钢笔或圆珠笔填写，颜
色为蓝、黑色。
5.11.2各部门负责管辖范围内记录的定期收集、分类编号、归档保管和查阅处理。
部门主管为本部门
归档记录的保存负责人。
5.11.3记录保存应有专柜、专案，环境须注意防潮、防火、防虫、防鼠以及防止丢失。
5.11.4因工作需要非本部门的公司人员查阅本部门记录须经部门主管批准，非本公司人员查阅记录须
经管理者代表批准。
5.11.5记录保存期满后由保存部门负责销毁。
5.12记录在使用过程中如不能满足于当前工作需要，可对其进行修改。
5.12.1 表单部分更改：只要能达到更加真实、准确、及时记录当前所发生的信息或问题。
（不可同一时
间两种表单混用）
5.12.2 表单更新：对于表单完全不能及时、准确、真实记录当前所发生的信息或问题即可更新。
5.12.3表单增加或删减：对于现有部分表单无法记录当前所需要之信息，可以删去此种表单，如果需要
记现有信息，而现有表单无法反映，可以另外增加表单。
6．相关文件：
技术文件管理办法
电脑资料管理办法
7．相关记录
6.1《受控文件总表》
6.2《文件发放与回收记录》
6.3《文件领用申请表》
6.4《文件更改申请表》
6.5《文件/资料借用记录》
6.6《外来文件清单》
6.7《记录总表》。