干部人事档案数字化建设的重要性及面临的难题

网络化・电子化・数字化

办公室业务・office opertions

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办公室业务2012・6

文／潘晓朋

浅析干部人事档案数字化建设的重要性及面临的难题

【摘要】时下，随着科学技术的飞速发展，计算机网络技术得以在各个领域中不断广泛地应用，使干部人事档案数字化管理的条件日趋成熟，这不仅对传统的干部人事档案管理模式发起了挑战，也为档案的现代化管理提供了可靠的保证。因此，加快干部人事档案数字化建设步伐，必将会使现今的档案管理工作步入一个全新的信息时代。

【关键词】干部人事档案；数字化建设；重要性；难题

干部人事档案数字化是指随着计算机技术、扫描技术、数字摄影技术（录音、录像）、数据库技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。但是，目前大多数干部人事档案仍以手工方式、纸质材料为主，其管理弊端及繁琐程序日益凸显。因此，加快干部人事档案数字化建设迫在眉睫，其重要性不言而喻。

一、干部人事档案数字化建设的重要性

（一）档案管理的空间转变。现在的干部人事档案管理，一般都实行有形的库房管理，因此档案的管理空间非常的有限。但是随着计算机技术、扫描技术的发展，将各种档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式予以存储，使得档案管理呈现出另一片天空，不仅有效地提高了档案的利用效率，也有效地突破了空间、时间的局限，为实现档案信息资源共享创造了有利的条件。另一方面，传统的档案管理模式，由于是以纸质材料为主，所以在查阅、借阅、转递等工作中，一直处于一种封闭的模式，防止档案材料的破损，是一种静态的管理方式，而如果将档案信息数字化，加强管理系统建设，不仅可以通过计算机管理系统进行查阅，而且可以通过互联网实现

远程调用，这就为档案利用从封闭走向开放、档案管理由静态管理转化为动态管理提供了极大的可能性。

（二）减少管理的成本费用。传统的档案管理对各项指标的要求都很高，许多档案库房都配备了空调、去湿机、灭火器等设备，并要求达到“八防”标准。另外，众所周知，当前大学生毕业后，因没有工作，而实行人事代理，每年须缴纳一定金额的人事代理费，这也从一个侧面反映出当前要做好档案管理工作需要投入大量的人力、物力和财力，管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且方便迅速的查阅速度，使得纸张浪费、材料的损耗等情况得以避免。

（三）原始文件的有效保护。干部人事档案需要长期保存，如何有效地保护好原始文件尤为重要，但是由于纸质材料所特有的缺点，大大增加了原始文件的保护难度，一场火灾有可能就会使这些档案资料遭到毁灭性的破坏；日积月累的翻阅，也可能使这些原始资料损耗殆尽。通过数字化录入、电子档案的建立以及信息化管理，不仅可以替代原件使用，有效保护原始文件，实现永久保存，也可以实现从手工检索到电脑检索的转变，准确查找所需的档案材料，省去了逐卷逐页查找的时间，提高了工作效率，减少纸质档案的翻阅次数，延长其使用寿命。另外，还可以有效地杜绝在查阅档案过程中可能发生的抽取、撤换、涂改档案材料等现象的发生。

二、干部人事档案数字化建设进程中所面临的难题

（一）数字化管理系统建设。实现干

部人事档案数字化管理，软件系统的开发和建设是关键，更是档案信息实现资源共享的有效平台，否则数字化管理便成为纸上谈兵，不切实际。对此，笔者认

为，在加快档案数字化建设进程中，国家档案局应起到“领头羊”的突出作用，通过“三个统一”即：统一开发软件，统一发放使用，统一开展培训，使得数字化进程中单兵作战、各自为政、重复投入等现象得以有效避免，并有效确保软件系统的开发水平，为以后全国性的分布式档案信息资源库的形成减少障碍，真正实现档案信息的资源共享。

（二）人事信息的安全保障。人事档案起着凭证、依据和参考的作用，关系到个人的切身利益，也在某种程度上反映了当时的时代背景，其价值不言而喻。对此，一些不法分子纷纷将目光转移到人事档案上，以文物的形式，在网络上进行贩卖，从而牟取暴利。随着档案信息数字化进程的不断推进，网络成了档案信息实现资源共享的载体，但由于网络技术和计算机技术的日益成熟，网络黑客的出现，在数字化进程中，如何加强档案信息的保密措施，确保人事信息的安全性，仍是干部人事档案所应面对和急需解决的一大难题。

总之，干部人事档案数字化建设是对传统干部人事档案管理工作的一次创新，能够实现对档案及材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查借阅等日常工作的数字化管理，并可以通过网络系统，实现档案信息资源的共享。随着纸质档案的数字化管理，真正告别了以往只能到阅档室翻阅纸质档案的传统方式，切实提高档案的利用效率，真正有效地发挥好档案材料的凭证、依据和参考作用。

参考文献：

①王启云.数字信息资源的管理模式探讨[J ].图书情报工作.，2003（9）29-32.②王英玮、周艳.我国人事档案管理改革若干问题的思考[J ].档案学通讯，2007(1)：12-15.③盛年红.档案信息化管理的必要性[J ].机电兵船档案，2007(5).

(作者单位：浙江永嘉县广播电视台）