大学的 现代秘书学与秘书实务笔记整理

现代秘书学与秘书实务

上编现代秘书学原理

第一章秘书学概说

第一节秘书学的基本概念——秘书

“秘书”一词最早出现在汉代《汉书·叙传》

古代秘书有三种解释：1、指封建帝王宫禁内收藏的各类经典文献

2、指谶纬图箓。这类图书以隐语、咒语预决吉凶，占卦未来，推算气数，带有浓厚的迷信色彩。

3、掌管图书，著书立说的“秘书监”（汉）

现代秘书的含义：秘书是以全面处理信息和事务的方式直接辅助领导在实施管理的人员。1、秘书活动的根本对象是领导者。2、秘书活动的根本职能是辅助管理。

3、秘书活动的根本方式是处理信息和事务。

4、秘书的根本性质是辅助性。

第二节秘书活动的起源

起源的两个必要条件是：文字的出现和国家的出现

1、起源：原始时代

2、萌芽：商朝

3、保存完整：《尚书》

第三节秘书学的研究对象、学科架构、学科特点和研究方法

秘书学的概念：秘书学是一门以秘书活动为研究对象的学科。

秘书学的学科特点：综合性和应用性

中国秘书学的发展：

1951年第一次全国秘书长办公厅工作会议的展开

1981年第二次全国秘书长办公厅工作会议的展开（北京）

（会议总结了30年秘书工作的经验，重申并完善过去实施的有效秘书工作制度，使秘书工作重新走向现代化、科学的轨道）

1985年第三次全国秘书长办公厅工作会议的展开（重要）

（着重研究在新形势下如何更好地发挥秘书部门的参谋助手作用）

“四转变”1，偏重办文办事——既办文办事又出谋献策

2，从收发传递信息——综合处理信息（收发信息和信息反馈）

3，单凭老经验办事——实行科学化管理

4，被动服务——争取主动服务

“三服务”1，为中央服务2，为中央各部和各省各自治区服务3，为人民服务

第二章秘书系统及其组织形态

第一节秘书系统的基本要素

一、主体要素二、手段要素三、对象要素

第三章秘书系统的职能（重点）（特征和原则是重点）

秘书系统的职能：辅助决策、处理信息、督促检查、协调关系、办理事务

第一节辅助决策

含义：在决策的全过程中，给予决策主体全面的信息支持和经验、能力和精力等方面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。

特征：1、经常性2、多功能性3、综合性4、全过程性

原则：1、定位原则2、超前原则3、信息原则4、协调原则5、谏诤原则

主要环节：1.发现问题，提供决策课题，协助领导系统确定决策对象和目标

2.搜集并提供信息，为领导系统的决策提供科学依据

3.拟写和预审备择方案

4.组织专家和有关方面对决策方案进行咨询、评估、论证、听证

5.反馈信息，检出偏差，提高决策的正确性

第二节处理信息

含义：通过各种方式可以被传递、被感受的声音、图像、文字所表证并与某些特定的事实、主题或事件相结合的消息、情报、知识均泛称为信息。

信息特征：1、客观性2、传感性3、可变性4、共享性

处理信息的原则：1、及时性原则2、保真性3、适用性4、系统性5、浓缩性6、预测性主要环节：1.信息搜集 2.信息加工3.信息传递 4.信息贮存5.信息利用和检索

第三节督促检查

特点：1.权威性2.时限性3.实效性

原则：1.督促与检查相结合原则2.指导协调原则3.调查反馈原则 4.以点带面原则

第四节协调关系

协调含义：协调主体运用自己的影响力，调节或消除协调对象之间的矛盾的一种活动。

特征：1.从属性2.广泛性3.间接性

原则：1.客观公正原则 2.沟通协商原则 3.化解矛盾4.思想领先 5.分级归口6.灵活适度

主要环节：1.充分调查研究，全面掌握信息 2.吃透领导意图，明确协调目标

3.运用正确手段，开展协调活动

4.督促各方守约，落实协调结果

第五节办理公务

秘书事务：秘书主体在辅助领导者实施管理的过程中直接作用于具体事和物的劳作过程，又称秘书实务。

特征：1.服务性2.繁复性3.程序性4.突击性

原则：1.主动性原则2.计划性3.规范性4.创新性5.协调性6.公关性

第四章秘书和领导者的关系

第一节秘书与领导者关系概述

一、秘书和领导者之间的关系是同一性和差异性相互联结、相互依存的辩证关系。

同一性的表现：1.目标一致性2.智能互补性3.人格的平等性

差异性的表现：1.法定地位差异2.工作职能差异3.个性差异

二、秘书与领导者辩证关系的特征：1.强制性特征2.首属性特征

第二节秘书对领导者的补偿作用

一、精力补偿（秘书对领导者最基本的补偿作用）

1.科学管理领导者时间，合理安排领导者活动

2.做好挡驾工作

3.为领导活动做好铺垫

4.完成交办事项

5.为领导活动提供后勤保障

二、知识补偿三、能力补偿

四、思维补偿

1.同向和反向思维补偿

2.前馈性、同步性、后续性思维补偿

五、心理补偿

1.权威心理补偿

2.自信心理补偿

3.情感心理补偿

第三节秘书与领导者沟通交往的原则

1.正位

2.适人

3.合时

4.择地

5.善言

6.渐进

7.谦让

第五章秘书修养

第一节含义：秘书在德、才、胆、学、识等方面经过学习和锻炼所达到的水准。

第二节秘书职业道德修养

秘书职业道德的规范：1.尽职尽守 2.实事求是 3.廉洁奉公 4.任劳任怨 5.谦虚谨慎

6.保守秘密

7.文明守信

第三节秘书知识和能力修养（重要）

秘书知识和秘书能力修养的原则：1.适应性原则 2.比例性3.个性原则4.动态性原则

秘书知识结构（重要）：1.基础知识2.专业知识（秘书业务知识和秘书单位的专业知识）

3.辅助知识

秘书能力结构：（11个）1.应用写作能力 2.口头表达能力 3.听知能力 4.阅读能力

5.协调能力

6.策划组织能力

7.预测能力

8.应变能力

9.观察能力10.交际能力11.操作能力

第四节秘书心理修养

秘书心理健康的基本品质：1.忠诚 2.机敏3.稳重4.坚毅 5.随和 6.幽默7.自制

秘书的心理调适：1.压抑心理调适2.焦虑心理 3.厌烦心理4.依赖心理5.羞怯心理

6.自负和自卑心理

下编现代秘书实务

第六章文书写作略

第七章文书处理

第一节文书处理的原则：1.及时2.准确 3.安全 4.精简 5.高效6.统一

第三节发文与收文处理程序

发文处理程序：1.拟稿 2.发文审核3.签发 4.复核5.编号6.缮校7.用印或签署8.发文登记

9.封发

收文处理程序：1.签发2.拆封 3.收文登记 4.收文审核5.分文6.拟办7.批办8.传阅9.承办

10.催办11.办结