浅谈民生档案在企业管理中的作用 张峻

浅谈民生档案在企业管理中的作用张峻

发表时间：2018-04-17T14:38:30.533Z 来源：《电力设备》2017年第32期作者：张峻

[导读] 摘要：民生问题是与人民群众最直接相关的重要问题，企业同样也涉及到民生档案资源建设管理、保管及提供利用的问题（国网浙江省电力公司紧水滩水力发电厂浙江丽水 323000）

摘要：民生问题是与人民群众最直接相关的重要问题，企业同样也涉及到民生档案资源建设管理、保管及提供利用的问题。结合我在实际工作中所遇到的提供利用民生档案的情况，分析了企业民生档案资源建设的必要性以及民生档案在企业中的利用情况，提出今后做好民生档案工作的努力方向。

关键词：企业民生档案；管理；利用

二OO七年十二月二十九日，国家档案局印发《关于加强民生档案工作的意见》（以下简称《意见》），《意见》指出，要把做好民生档案工作作为档案部门贯彻十七大精神和落实科学发展观的战略举措来抓。民生档案包括各类与民生有关的专门档案，是党和政府保障民生、改善民生的很好帮手。由此，我们可以清楚地认识到，民生档案来源于不同行业和部门，种类较多，内容丰富，惠及百姓，服务民生。广义上讲，凡是与民生相关的材料，包括社保、就业失业、房地产、婚姻、学籍等，通过及时收集和归档形成的档案，都是民生档案。

一、企业的档案资源建设与利用的现状

我所在的国网紧水滩电厂属国家大（Ⅱ）型电力企业，担负系统调峰、调相及事故备用任务，自1985年10月建厂以来，为稳定浙江电网和促进浙南经济社会发展发挥了应有的作用。厂档案管理工作于1985年初起步，1990年6月成立的综合档案室成为全厂科技、文书、会计、特种载体为一体的信息中心。我厂一直重视档案管理工作，但是，早年间，遇到需要利用民生档案的是少数情况，所以在大部份人眼中，企业里并不存在什么民生档案，企业里的档案只是生产、科技、技术档案，文书档案里归档的也只是那些红头文件！可在实际工作中，虽然企业的民生档案不如公共档案馆涉及的面广，室藏不如公共档案馆涉及的多，但也有包含个人利益的民生档案。如：入厂报到证明、工资档案、工伤鉴定证书及材料、社保档案，工作调动、会计报销凭证等一系列和职工切身利益直接挂勾的文件材料。企业的这些民生档案发挥了很大的作用，为职工提供凭证，保障自身利益不受损失。比如，以前分到厂里来的大学生，经过在国企工作多年积累经验后，调离我厂，他们有的自谋业，有的去了别的公司，其中就有些人要求查档案，档案管理人员帮助他们查找毕业分配到我厂时的档案，复印报到证明等等。但是企业的民生档案与其他技术档案、科技档案相比数量有限。随着国企体制改革的深入发展，特别是社会转型及政府信息公开以来，职工对于自身利益密切相关档案信息的需求急速增长、原有的室藏已不能满足人们的需求。

从我厂档案室利用档案目的来看，查、借阅档案主要分为：解决生产难题（设备管理、技术改造）、工作查考、编史修志、个人查证几大类，近些年来，民生档案的查询需求明显增加：2009-2011年间，紧水滩电厂多名离职职工和曾在厂做过临时工的职工家属为了办理社会养老保险，来厂要求帮忙查找其在厂工作的相关资料。人力资源部到档案室调阅了建厂初期这些人员进厂的录用通知书、劳动合同、解除合同文件、养老金缴纳凭证、工资单、行业养老统筹政策等共54卷档案，因为当时养老金缴纳凭证不全，云和县社保局档案也没留底，档案人员不厌其烦地翻遍1985-1989年的凭证和工资单，终于查到了可用依据。例如：刘X X，女，原为我厂合同制工人，后因个人原因，1998年与我厂解除劳动合同，按有关规定，我厂在办理完解除劳动合同的相关手续之后，将其个人的档案材料移交至户籍所在地的社保部门保管。但由于多种原因，当刘X X在年满50周岁后，需要办理退休手续确定其实际工龄时，发生了无法查到其个人档案的情况。刘X X只好求助我厂相关部门，请求我厂出具相关证明材料。档案人员通过查找，为她提供了她本人的合同签订材料及工资发放单，解决了她的燃眉之急。诸如此类的情况还有不少，尤其是在厂做过临时工的职工家属，由于历史原因，当时并未签订劳动用工合同，具体在厂做临时工的时间又因当事人记忆模糊，发放的工资也不是从工资渠道领取，因此增加了查询难度。后来，档案人员请当事人仔细回忆当年是如何领工资的，由谁负责，并向在厂的老财务人员了解当年这些临时工工资发放情况，最后在会计档案凭证中查到临时工的工资发放单，根据《浙江省职工基本养老保险条例》和《城市居民养老保险制度》，档案帮助他们增加了养老金缴费年限，提高了社会保险养老待遇和退休金（每月可领取800多元），充分发挥了民生档案的凭证价值作用。之后几年间，人力资源部陆续发生职工就确定工龄及用工方式要求查找相关民生档案材料的事件，都取得了满意效果。

企业的档案管理者，积极扩展服务功能，利用室藏档案服务民生，是档案管理者的责任。近几年来，我厂档案室查阅、利用民生类档案文件、资料人次、利用接待量持续增长，提供证明份数不断增加，从利用内容来看热点主要集中在职工办理工伤、查找工龄、办理退休、职称评定等涉及个人利益的事情上。

二、加强管理，统筹兼顾，与相关部门共同做好民生档案工作

综上所述，企业的室藏民生档案资源的利用越来越集中在维护个人权益方面。我厂档案室从2005年迄今，为职工解决生活中遇到的问题提供了大量的凭证，档案为他们享受社会和企业待遇提供了可靠的依据。

企业室藏档案是档案利用的基础。档案是一切社会活动最原始的记录。职工为维护个人合法权益，查阅档案的越来越多。如何使企业更好的利用涉及民生问题的档案为查、（借）阅者提供可靠的证明材料非常重要。这就需要相关部门重视民生档案的管理工作。首先，档案部门要积极发挥业务优势，积极争取各相关部门的参与，落实责任，促进部门之间左右联通，上下互动，既分工又合作，要加强民生档案资源的建设，整理好企业职工需要的档案信息，保管好涉及个人情况的信息档案，对于涉及到企业的民生档案，从档案收集、整理、直到档案归档整个过程要给予统一规划，集中管理。这也需要上级档案部门的指导，企业民生档案资源的建设收集、整理、归档及保管，对利用率高的档案更要加强管理，及时解决具体工作中产生的问题。要坚持以人为本，转变重事轻人，重物轻人，要重视所有涉及人的档案的价值，努力建立覆盖普通群众的档案资源体系；第二，加强企业民生档案的收集管理。必须严格执行归档制度。要做到与民生有关的文件材料得到及时收集与归档。专责档案员要和主要产生民生类档案的部门有关人员多联系，多沟通，多询问，确保民生档案及时建档，有效管理，不流失、不散失，保证各个部门形成的民生档案齐全完整，为服务民生提供真实可靠的信息来源。第三，创新服务方式，增强服务效果。要充分利用我厂现有的档案数字化成果，发挥档案管理平台作用，档案人员在提供服务的过程中，要尽可能全面考虑，在符合管理规定的情况下扩大查询范围，避免漏查。第四，抓好档案人才工作，建立一支有专业知识、有文化素质，政治强、业务精、纪律严、作风好的档案干部队伍，不仅有专业知识，还需要进行继续教育不断的补充新技术、新方法，从而提升档案人员整体业务水平。