企业不相容职务内部控制的探讨

企业不相容职务内部控制的探讨

内容提要：随着社会主义市场经济的发展，加强内部控制已成为我国企业的一项重要工作。由于不相容职务内部控制问题是内部控制的基本问题，是组织设计和企业管理中常遇到的问题，在企业内部控制中处于比较核心的地位。近年来，随着经济节奏的加快，管理层次、深度的加大，更使企业不相容职务内部控制显得越来越重要。

企业不相容职务内部控制是现代企业管理的重要手段，对其研究在国际上已日渐成熟，本文从对不相容职务内部控制的内容，构成等方面出发，结合实际案例，着重对“不相容职务相互分离控制”的具体情况分几个方面谈了其控制方法和实际工作中存在的问题。提出了如何加强单位不相容职务相互分离控制，进一步提高单位内部会计控制质量的建议。

关键词：不相容职务；内部控制；职务分离；内部审计；控制监督

随着市场经济的发展，经济节奏的加快，企业为了扩大销售、拓展市场、强化企业市场竞争地位和实力，进而对企业内部控制产生了高度的重视，随着管理层次的不断深化和加强，使我国企业的内部管理不再局限于资金管理，而是企业的不相容职务管理。加强企业内部不相容职务控制是一项复杂而又精细的工作，然而，从我国近几年披露企业的年报可以看到，企业在不相容职务内控方面存在着一些问题。首先，我国一些企业对业务流程缺乏有效的不相容职务内部控制，导致企业的业务资源载体个人化，使有些业务人员佣兵自重，待价而沽。其次，很多企业该分离的职务不分离, 给一些思想不健康、职业道德较差、私欲膨胀、

利欲熏心的人提供了可乘之机。再次，一些股份有限公司虽然设立了股东会、董事会和监事会，但并没有形成有效的制衡机制，董事长和总经理集于一身，缺乏有效的分工和互相制约，股东会、董事会和监事会形同虚设，监事会更是处于可有可无的境地。

企业不相容职务内部控制的失效，使企业在激烈的竞争中造成巨额的经济损失，甚至搞垮了整个企业。大量的案例表明，企业不相容职务内部控制失效的影响是难以估量的，其后果令人触目惊心。可见，企业忽视不相容职务内部控制所付出的代价是昂贵的。

二、企业不相容职务内部控制的问题

（一）对控制认识不足，岗位设置缺乏牵制性

现时企业人员的素质、职业道德水平都是参差不齐的，对内部控制认识不足也是在所难免。长期以来无论是正规的会计学历教育还是会计后续教育，关于内部控制的内容都很浅显而不系统，财务人员对内部控制知识也十分缺乏。例如一些会计人员缺乏从事会计工作应具备的基本知识与技能。更有一些会计人员虽然具有一定的业务技能，但由于没有及时对新知识及新颁布的会计法规进行学习，导致账务处理违反了新会计法规制度的核算要求。甚至有的中小型企业的会计档案无专人管理，出纳员可以轻易取得以前年度的会计资料。这些无疑给会计基础工作的内部控制顺利开展造成了极大的隐患。

由于上述原因，有些企业库存材料的采购人、保管人甚至领用人都是同一人。更有一些企业的会计人员根本不具备从业资格，只是靠人情关系混进会计队伍，呆在中小企业的会计岗位上，这些人对于法律、准则、制度懂得不多，只凭自己的意愿办事，严重影响了企业内部的运行和管理，使内部控制难以正常开展。其实，人是企业最重要的资源，也

是重要的内部控制因素。尤其是中小型企业，它的经营活动单一，经营规模比较小，人员配置不可能像大型企业那样做到专业对口、各司其职。往往一人身兼两职甚至身兼数职，造成岗位设置缺乏牵制性。

（二）存货的管理机制不健全

企业存货的采购、验收、入库、领用是存货内部控制的重要环节，但一些企业对存货的管理警惕性不高，对存货的管理问题疏忽，给企业造成损失。其中，在原材料和库存商品的管理方面问题特别突出。

1．原材料管理

采购的控制是尤其重要的，但有些企业并不以为然，有关的部门应该办理哪些方面的工作没有明确的分工，特别是在采购、验收、付款、记录等环节没有实行有效的职权分离，验收人往往和采购人员是同一个人, 导致不相容职务相容，这样容易增加营私舞弊的可能性。例如：A 企业采购部门李某，其职务是采购员，但在每次的采购业务中，他既充当了采购员的角色，又充当了验收员的角色，其实，企业正常的采购流程应该是先由采购部门填制订购单，在由验收部门填制验收单，最后交仓管部门填写入库单。实质上，李某本来属于采购部门的职务已经与验收部门的职务相容了。

2．库存商品管理

一些企业由仓库部门的人员兼任财务部门人员的职务，担任库存商品发出时的账户处理。由于仓库管理人员的会计知识比较缺乏，账户处理不熟练，导致账面数额混乱，库存商品已经出库了，但财务账面上却没有反映，账实不符。

（三）忽视货币资金不相容职务内部控制的关键点

现金收付业务控制和银行存款业务控制是货币资金内部控制的关键

点，也是容易容易出现错弊行为的。目前，由于一些企业对内部控制的认识还不够，对内部控制的设计不够合理，在对货币资金的不相容职务内部控制上，配备的人员不足，使得财务人员往往身兼数职，容易对货币资金业务的关键环节拥有绝对的处置权。类似行为得不到有效的控制，就容易造成管理上的漏洞。

例如：年方三十岁的王某, 在某企业任会计兼出纳、某设施总公司会计兼出纳、某企业工程指挥部会计兼出纳。她身兼数职, 拥有数千万元资金的保管权, 可以说是职位不高权却很重。她身兼三个单位的会计和出纳, 这就为她贪污巨款创造了有利条件，使她能轻易地贪污公款达300万元。

其实，多少有点管理知识的人都知道出纳人员管钱不管账、会计管账不管钱、采购员不能兼任保管员的管理办法。但《会计法》已颁布施行有十年之久，王某所在的三个单位领导人中竟然没有人知道账、款分管的规定。可见，该分离的职务不分离, 给一些思想不健康、职业道德较差、私欲膨胀、利欲熏心的人提供了可乘之机。

（四）固定资产不相容职务内部控制缺失或形同虚设

做好固定资产管理工作，是企业生产经营的关键。但在现实中，许多企业在固定资产管理方面还存在一些漏洞，各部门的全职设置不明确，使固定资产在使用过程中有许多不符合实际情况的地方。

第一，一些企业对固定资产的管理虽然建立了相应的内部控制，但对固定资产管理部门、财务部门、使用部门的职权缺乏明确的规定，职责分工制度、岗位责任制不健全，欠缺相互牵制制度。往往同一个部门或个人办理固定资产业务的全过程，导致固定资产的管理处于无制度可依、无责可咎的无序状态。