什么是公文主题词

什么是公文主题词

什么是公文主题词？主题词，又叫“关键词”，是指公文中最能概括其内容特征的词语。将这样的词语选择出来，标注在文件的尾栏前，供编制文件索引和计算机检索文件。

随着办公自动化的逐步推广，运用计算机进行文件处理和档案管理日益普及，标注主题词已是文件制作的必需环节，因此，应力求将有价值或需经常查找利用的各类正式文件、电报、讲话、简报等文书材料标注主题词。

标注主题词应注意以下三点：

掌握选词原则。要选用最能反映文件内容、性质特点的规范化的词和词组。每个词一般不超过四字，如“函”、“调整”、“商品化”、“行政人员”等。每一份文件的主题词最少选两个词，最多一般不超过七个。其中最末一个词专用于表示该文件的文种。标引次序应根据主题词的涵

义由小到大，从内容到形式。如：《国务院办公厅关于制止预收、预付货款的紧急通知》，其主题词标为：“控制、货款、通知”；《国务院关于重视加强有机肥料工作的指示》，其主题词标为：“农业、有机肥、指示”。

使用主题词表。国务院办公厅《国务院公文主题词表》收录了786个词和词组，较为完备地囊括了国家行政机关办文中所需用的主题词，可看作是目前较为统一规范的主题词表。各地、各部门都可根据各自的实际情况拟定本地、本部门统一的主题词表。主

题词表一经确定，标注主题词时，一般得从中选用，而不要脱离主题词表随意另选。个别确属工作需要而主题词表中又未列出的词语，可以统一在主题词表中作调整补充。

词表一般分为三个层次。第一层是对主题词区域分类，如“综合经济”、“财政、金融”类等。第二层是类别词，即对主题词的具体分类，如“工交、能源、邮

电”类中的“工业”、“交通”、“能源”和“邮电”等。第三层是类属词。第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。

标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。如《国务院关于加强水土保持工作的通知》，先标类别词“农业”再标类属词“水土保持”，最后标上“通知”。

根据需要，可将不同类别的主题词进行组配标引。如《国务院关于加强农业生产资料价格以及对其主要品种实行最高限价的通知》，可标“农业、物资、物价、管理、通知”。

当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时，可只在类别词中选择适当的词标引。

附表中的主题词与主表中的主题词具有同等效力，标引方法相同。不同的是，如果附表反列的地区的实际名称发生了变化，使用本表的各单位可先按照变化后的标准名称进行修改和使用。

明确标注工作职责。主题词的标注，应坚持“谁办文，谁标注”的原则，以保证标注主题词的准确性。