产品采购管理制度

产品采购管理制度 The document was prepared on January 2, 2021

产品采购管理制度

1. 总则

为规范公司商务采购工作，特制定本制度。

本制度适用于公司的商务采购活动。

2. 采购原则

. 严格执行询议价程序

物品、物资采购必须有三家供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终价格。临时性应急购买的物品除外。

报价单内容应该涵盖报价方的公司简介、公司名称、品牌名称、产品款式、单位、单位报价、联系人和联系电话、厂家厂址，最好加盖报价方公司章。

. 采购会审、合同会签制度

物品采购必须经过物流、财务、采购部门参与，并调研汇总各方意见，经总经理审核。

. 职责分离

采购人员不得参与货物和服务的验收。

采购货物质量、数量、交货等问题的解决，应由物流部根据合同要求及有关标准与供应商协商完成

. 一致性原则

采购人员采购的物品或服务必须与采购单所列要求规格、型号、数量相一致。在市场条件不能满足采购部门要求或成本过高的情况下，及时反馈信息供申请部门更改采购单作参考。

. 廉洁制度

所有采购人员必须做到：

自觉维护企业利益，努力提高采购质量，降低采购成本。

加强学习，提高认识，增强法治观念。

廉洁自律，不能向供应商索要钱财物卡等。

严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。

工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。

努力学习业务，广泛掌握与采购业务相关的新设备及市场信息。

3. 采购程序

供应商的选择

供应商必须证照齐全，具有相关资质，详见采购合同管理制度。

对于经常使用的商品或服务，采购部应较全面地了解掌握供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商档案，做好记录，会同物流、财务、安房产公司对供应商定期进行评估。

在选择供应商时，必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象，供应商的报价不能作为唯一决定的因素。

为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。

采购程序

使用部门提出采购需求----采购部询价并货比三家---采购部负责人及公司总经理确定供货商-----签订采购合同------支付货款

采购审批中如果没有填写项目编号/合同编号，应退回。

采购询价、综合评估、会签合同，由采购部门协调物流部、财务及使用部门共同完成，报总经理审批。采购部负责合同条款的谈判，付款申请、索赔、采购档案的建立，市场信息的收集。同时，与供方和生产厂联系货物接送的时间、方式、到货情况、质量反馈及确认售后服务事宜。

采购需求发生变化时，需求部门/单位出具采购变更申请，由采购部经理、总经理签字确认后交采购部执行。

付款程序

采购部根据付款计划提出申请，部门经理、总经理签字，后附付款明细单或合同编号，交给财务部办理付款手续。无论汇款还是支票要求复印存档。

发票：付款时必须索要发票，核对发票内容是否和合同一致，交给财务部核销。

4. 违约处理

货物出现延期后，采购部负责跟进索赔事宜。

货物出现质量问题后，由使用部门提出意见，报使用部门负责人签字，交采购部处理。采购部接到意见后，将情况上报总经理，并按投诉做紧急处理，将情况发邮件并书面报给供应商，要求供应商换货、退货、赔偿。

采购部与供应商协商不成或造成损失的，由财务部核算损失，采购部负责追索。追索不成，由法院裁决。

5. 审计监督

采购全过程进行财务监督和审计。

在采购询价、议价、合同签订、合同执行和采购结算过程中，除有业务部门及相关领导参与外，财务部门要全程参与。财务部门主要负责价格的核查及审计。采购人员要自觉接受审计及针对采购活动的监督和质询。对采购人员在采购过程发生的违反廉洁制度的行为，将按公司有关制度处理。