学校档案与办公室人事工作的关系

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办公室业务・科学管理与决策

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办公室业务2012・6

文／何玉辰

学校档案与办公室人事工作的关系

【摘要】学校档案对于学校的办公室人事管理有着重要的作用。本文主要从人事档案角度切入，分析学校档案管理与办公室人事工作的关系。

【关键词】学校档案；人事关系

一、学校人事档案的重要性

人事档案是表明一个人的社会背景、人生经历、道德品质、能力水平、工作表现、职业规划生涯的证明材料，它是一个人的出身、身份、学历、职务职称、经历、能力、品德等情况的最原始资料。学校人事档案是学校人事管理制度的一项重要依据，是记录学校教职员工的原始资料的凭证，是学校考察和了解校内教职员工的重要依据，它是识别师资人才的重要途径，更是进行任免、晋升、奖励、调动等工作的依据。学校师资人才的引进、合理利用、人事管理、社会保障等工作都需要以真实科学的人事档案资料为依据，而这些信息的获取和使用都离不开人事档案工作的有效运作。所以，正确了解学校人事档案的真正价值，充分发挥人事档案工作在学校管理中的重要作用具有十分现实的意义。

二、学校人事档案管理中存在的弊端

现今的人事档案管理体制还处于新

旧交替的时期，其管理模式既有旧体制上的新突破，又存在着沿袭旧体制的现象。虽然近年来学校教职员工人事档案管理是传统的“档案随人走”的人事管理模式的体现，但却不利于人才流动，又影响了人事档案管理质量，因而其中的档案管理权限自身也存在着一些矛盾冲突。

中学现有的人事档案管理存在着很多问题，比如没有指导好教职员工认真负责的填写好每一份档案材料，导致档案出现准确性、完整性差、错漏频频的问题，档案内容空洞的多、真实性少，档案质量不高、缺乏利用价值。一些学校认为人事档案用处不大，给学校的新职工建立档案时显得马马虎虎，随意性很大，致使教职员的工作经历，如学历、职称年限、教龄、工龄记录不完整、不符合实际，

导致教师职称、职务、工资晋升等受到影响，管理如此粗放，保管手续不严格等给学校的人事工作带来了诸多的不便。

有些学校的档案室杂乱，管理设施设备落后，管理手段陈旧，管理方法难以革新；最重要的是管理人员的服务意识不到位，对于需要入档的信息、资料收集不及时，无法满足新形势下学校对人才的了解和掌握，从而使档案具有的利用价值功能被弱化。并且，还有的档案管理人员对档案存放的环境要求应付了事，只满足于不丢失。这样的管理现状明显已经不适应信息时代人事档案管理工作的需要。

三、如何完善学校人事档案的管理

(一)完善硬件设施，做好档案设施建设工作。保管档案的最基本的要求是要有设计合理、设备齐全的库房，同时要做好防光、防尘、防火、防盗、防虫、防鼠、防潮、防高温等工作；档案管理人员要责任心强、熟悉学校档案工作、有好的思想素质、较强的业务能力，并制定有规范的档案室管理制度，严格按规章制度办事。

(二)提高档案管理人员素质能力。管理档案的人员自身要遵守管理员制度，具备职业操守，用严谨科学的态度对待档案工作。学校应该根据需要培养档案管理人员的新知识、新技术，支持鼓励档案管理人员多参加省、市、区举办的档案业务培训，不断提高档案业务素质。以现代化的档案管理模式、科学的管理方法，以竞争机制把真正优秀的档案专业人员选拔到档案管理职位上，通过职称晋升和工作业绩，全面激发管理员的工作热情献。为学校教育教学和人事改革做出积极的贡献。

(三)对待档案材料整理工作要细致认真。档案材料的管理有一套严格的、高1标准的要求，按《档案法》规定建立合适的档案归类程序，收集好归档材料，以规范化的管理保证档案材料及时收集、规范准确。不但对收集来的材料进行甄别、归类、排序、编目，在此过程中完

善和补充完整档案内容。归档材料应是

具有完备的手续，材料完整真实，字迹清晰，对象明确、有相关单位或个人的签字以及形成材料的有效日期。如果经过鉴别查实不属于归档范围的材料，若是伪造的材料就必须严肃追究责任；若是应销毁的材料要做详实的记载，经过相关主管负责人审核批准；若是转出的要办理登记手续。

(四)档案管理手段现代化。新时期，人事档案管理也要创新，要不断掌握现代档案管理理论、学习档案管理新技术，以创新的精神动态管理人事档案，运用先进的档案管理软件，通过互联网建立现代化档案管理系统。有条件的学校还可以建立规模化的数字化档案管理，以新技术完善档案的数字化信息服务体系。

(五)完善人事档案信息管理服务系统。学校人事管理系统内容复杂、信息繁多，其主要目的是为人事变动、人事资料的统计查询服务，根据其工作性质，要归纳总结出它的实现功能，做到人事档案信息的安全性和保密性。

(六)人事档案管理员要严格遵守保密规定。无关人员不得进入档案管理室，也不能让任何人私自夹带资料进出档案室，档案管理人员自己也要遵守相关保密制度，不能私自向无关人员谈及档案内容，每天下班之前要仔细对档案室进行安全检查，假日做好安全预防工作。

人事档案记录了学校的每个人在不同时期不同工作岗位上、工作经历上的变化轨迹。是学校及相关组织部门人事工作调动的重要依据，并且还涉及了诸多的福利政策，比如医疗保险、养老保险、失业保险等国家推行的福利政策。在办理个人相关手续时，比如教职工的工资变动、职称评定、评优评先和各种相关保险时的原始根据。所以，对于中学来说，是十分重要的，我们一定要高度重视，做好人事档案的管理工作。

（作者单位：广东省肇庆市田家炳中学综合档案室）