通讯工具及通讯费用管理规定

安瑞科集团总部通讯工具及通讯费用管理办法
1.总则
1.1目的：为加强安瑞科集团通讯工具及通讯费用的管理，充分发挥通讯工具的实效作用，更好地适应安瑞科集团快速发展的需要，特制定本办法。

1.2原则：总额控制，厉行节约，确保工作需要。

1.3适用范围：本办法适用于安瑞科集团总部办公固定电话、移动电话、私人固定电话和通讯费用的管理。

2.管理职责划分
2.1总经理办公室(以下简称“总经办”)为安瑞科集团通讯工具及通讯费用的归口管理部门。

2.2安瑞科集团财务部对已经审批签字的话费报销凭证有监督、稽核权。

2.3所有通讯费用报销必须严格执行审批程序，通讯费用经总经理签字，财务部门方能予以报销。

3.固定电话的管理
3.1办公固定电话
3.1.1配置原则及审批程序
3.1.1.1配置原则：遵循厉行节约的原则，以部门为单位，根据工作需要及业务性质核定办公固定电话的配置。

3.1.1.2审批程序：各部门直接向总经办提出申请，总经办依配备标准及合理性进行审核，经总经理审批后配置。

3.1.2费用控制
3.1.2.1总经办每月对话费进行分析，对费用偏高现象进行调单抽查，发现违规电话给予相应处罚。

处罚按部门领导负责、部门共同承担、个人加倍罚款的原则进行。

3.1.2.2对新增办公固定电话系统，应先进行市场分析比较，综合考虑费用成本，选用最经济的电话网络系统。

3.2私人固定电话
3.2.1报销范围：职级为副经理级（含）以上人员可报销一部私人住宅固定电话（含小灵通）通讯费，不含初装、移装等费用。

属一个家庭的员工只报销一部固定电话费用，采取“就高职级人员标准”原则。

3.2.2报销标准：职级为副经理级的员工每月80元；职级为经理级及以上的员工每月150元。

3.2.3报销程序：由个人到总经办登记报销的电话号码，自行交费,按程序进行审批,到财务部门报销，每次报销累积不能超过三个月。

4.移动通讯费用的管理
4.1报销对象
4.1.1集团正式下发聘任文件，确认职级为副经理级（含）以上的管理人员、专业技术人员。

4.1.2拟聘职级相当于副经理级（含）以上的管理人员、专业技术人员（指新入职的实习人员）。

4.1.3工作需要或工作地点不固定的特殊岗位人员。

4.2报销原则：
4.2.1符合报销条件的人员限报一部移动电话费用。

因工作调动而同时拥有两部移动电话的，存续时间不得超过2个月。

4.2.2符合报销条件的人员在报销标准之内执行。

因工作调动而同时拥有两部移动电话的，其费用额度总计不能超标。

4.2.3特殊情况超额报销的，按4.
5.3“报销特批程序”执行。

4.3报销标准
4.3.1话费报销标准根据岗位沟通幅度、重要性和工作流动性确定。

沟通幅度按照企业内部或外部联系发生频率确定；重要性按照其所在岗位的重要程度确定；工作流动性按照出差几率、流动性大小、户外工作时间与户内工作时间的比值大小确定。

4.3.2综合考虑以上因素后，依工作岗位、工作性质和对外联络的业务量核定报销额度。

若在实际工作中连续三个月实际话费与标准偏差较大，可依据话费清单和工作量重新核定标准。

4.3.3因工作需要出差期间的日话费报销标准，按照核定额度的日平均
标准（每月按25天计算）加倍执行。

4.3.4拟聘职级相当于副经理级（含）以上的管理人员、专业技术人员在实习期间移动话费报销标准，根据工作需要进行核定，但月标准不得超过200元。

4.3.5话费报销标准见《安瑞科集团总部人员移动话费核定标准》。

4.4报销标准的申请
4.4.1所在部门提出书面申请，该部门主管领导核定报销额度后，交总经办审核，报总经理审批后执行。

4.4.2集团新招聘的中、高级管理人员，在试用期内，因工作需要报销话费的，由人力资源部提出话费报销标准，报总经办审核，经总经理审批后执行。

4.4.4兼有数职的人员，申请标准采取就高原则。

4.5移动电话费用报销程序
4.5.1电话费由个人自行缴纳，当月的话费在次月10日前凭报销凭证经总经办审核并登记备案后，报总经理批准，到财务部门报销，不得隔月报销。

4.5.2报销话费的单据必须是电脑打印且显示当月实际发生费用的正规凭证，在核定标准范围内扣除移动梦网等不予报销的费用后，按实际发生费用报销。

4.5.3因特殊工作需要话费超标者，由本人写出书面申请，持本人当月话费详细清单，经部门主管领导核定，由总经办审核，报总经理审批是否报销超标话费。

4.5.4工作调动或岗位变动的人员，依实际变化情况由新单位根据新岗位重新核定话费标准，。

4.5.5非跨地区调动的人员，原单位只报销离开本单位当月的话费；跨地区调动的人员，双号并存报销不能超过2个月，且合计话费不超标。

原则上，原单位报销老号码的费用，新单位报销新号码的费用。

4.5.6工作中途休假（病、事、产假）超过30天的，应停止报销手机话费，确因工作需要报销话费的，参照4.5.3“报销特批程序”执行。

5.通讯工具使用要求
5.1凡公司报销通讯费用的人员，必须保证24小时开机。

5.2通话要求简明扼要、厉行节约。

5.3报销通讯费用人员，变更通讯号码应及时通知总经办以便及时调整电话号码表。

5.4总经办应建立电话费用管理台帐，做好季度话费统计及汇总分析。

总经办有权对各办公用固定电话进行随机抽单检查，对分析结果及抽查情况适时进行通报。

6.违规处罚
6.1电话使用时不遵守节约要求，长时间打私人电话给公司造成严重浪费的，给予通报批评或取消报销资格。

6.2无特殊情况，关机、换号不通知、不接电话，影响正常工作的，视情节轻重，免报当月电话费或取消话费报销资格。

6.3凡发现非正常工作职责内的电话，视情节轻重将追究使用部门负责人及当事人责任，并给予相应处罚。

7.附则
7.1各成员企业可参照本办法制定本企业的通讯工具及费用管理实施办法。

7.2各成员企业的电话费用分析报表，于次季度第一个月的10日前报安瑞科集团总经办，对报销超标话费的情况予以说明。

7.3本办法由安瑞科集团总经办负责解释、修订。

7.4本办法自2004年8月15日起执行。

7.5原《安瑞科集团移动电话通讯费用管理规定》即行废止。