资料归档规范

资料归档规范

1.目的

规范公司的所有资料归档管理工作，确保公司业务信息安全。

2.范围

适用于本公司所有资料归档管理工作。

3.职责

3.1各部门负责职责范围内的记录资料保存和整理。

3.2IT管理人员负责全公司电脑中的电子记录归档管理。

3.3人事行政部定期收集全公司的记录资料进行归档保存。

4.要求

业务资料范围和形式

4.1.1本公司列入归档要求的资料包括：

a)顾客档案资料；

b)与顾客的合约文件；

c)顾客提供的相关资料；

d)各部门业务开展过程产生的记录资料；

e)电脑、网络中的电子记录；

f)采购过程相关资料。

g)财务部所有相关资料

4.1.2资料的形式包括：书面、电子、图像、视频、录音带等。

归档基本原则

a)分散集中原则：各部门资料自行分散保存和整理，人事行政部定期

收集统一归档；

b)及时完整原则：所有资料应在资料产生之后及时并完整的收集；

c)真实有效原则：所有资料应如实产生，如实保存，确保有效；

d)规范管理原则：资料归档要求责权明确，管理科学规范。

归档管理要求

4.3.1各类资料由第一责任人负责收集保存，并定期移交归档。

4.3.2各部门各岗位人员产生资料后，应在本项任务结束后10内进行整

理后保存，并在3个月后移交归档。财务部应在每月终了要及时将

当月形成的会计资料收集齐全、完整，3个月后统一进行装订，不

得遗漏。会计年度终了后，第二年的第一季度，移交集中入库，统

一管理。

4.3.3归档资料应使用原始版本，责任人视需要个人保留副本资料。

4.3.4资料移交前，应按相关追溯特点进行整理、组卷，并编制索引目录。

4.3.5资料中的记录填制要求和保存期限等按《质量手册》4.2.4规定执

行。

4.3.6公司网站、网络及T3软件中的数据，由管理人员定期进行数据备

份，并每季度刻录一次进行归档保存；各岗位电脑中的资料，由使

用人员视工作需要进行备份管理；必要时，应将电子资料打印成书

面归档保存。

4.3.7人事行政部管理人员每季度对各部门保存达3个月以上的资料进

行收集归档管理，除各部门日常工作所需的资料外，其他资料全部

统一归档保存。资料收集交接时，填制“资料交接记录”。

4.3.8人事行政部管理人员对收集的资料进行统一分类、建册、编制目录、

保存。涉及公司机密的资料应列为密卷，确定密级，归档时应在档

案封面右上角加盖密卷章。

4.3.9人事行政部应设立用于保存业务资料的专用场所，并配备相应的防

盗、防火、防强光、防潮湿、防虫蛀等方面的设施，确保资料的安

全性和有效性。

4.3.10归档资料每年终进行一次全面的清查和整理，检查资料的完整

性、对应性；发现资料破损或遗失时，应联系资料提供部门尽可能

重新提供副本或相关资料；超过保存期限或破损无法继续保留的资

料，进行作废处理。

借阅和作废处理

4.4.1本公司工作人员需查阅已归档资料时，应填写“文件借阅登记表”，

查阅尚在部门保管中的资料，由保管部门主管批准；查阅已集中归

档的资料，由人事行政部主管批准。

4.4.2作废的归档资料需销毁时，应报公司经理批准后销毁，销毁应由部

门主管指定监销人现场监督，并签字确认。

5.支持文件

质量手册4.2.4

6.相关记录

6.1资料交接记录

6.2文件借阅登记表