浅析城建档案信息化管理

自２ 世纪９ 年代起 ，全球掀起新的一轮的信息化浪 ０ ０
适应新形势下的城建档案管理工作。城市信息化建设和
电子政务的不断推进 ，在影响着人＂ ａ生产和生活的同 ｆ ９ ＂ ｉ ］
潮 ，并且迅速渗透人们的生活和工作中。电子文件的出
现 ，使整个社会信息流通的基础结构发生 了变化。电子
文件的产生，不仅仅意味着一种新型载体档案的诞生 ， 也是 自近现代档案学理论诞生 以来 ，文书、档案工作领
（ ） 三 城建档案信息化与网络利用同步 城建档案数字化及管理流程重组是一个管理思想不 断变化 的过程 ，城建档案数字化与网络利用同步即是新 技术和新理念相互融合 的表现。档案工作现在仍拘泥于 传统形式 ，资源共享观念淡薄 。档案资源的深度开发远 不能满足社会需要 。因此 ，这就要求我们要从根本上改
一
、
档案工作运作方式 的改变。同时，电子文件的原始性 、 凭证性 、完整性、安全性 、可读性等一系列的问题还摆
传统的城建档案保存方式一直采用的柜架式纸张保 存和 目录式管理 ，不仅 占用 了大量库房空间，增加 了管 理成本 ，而且易黄 、易蛀 ，保管时易损坏。同时 ，由于
在我们面前 ，需要去解决 ，因此电子文件不会在短时间 内替代纸质档案 ，二者将在很长时间中并存。 （ ） 二 信息化浪潮将挑战传统的管理模式
浅析 城 建 档 案信 息 化 管 理
口袁志海
进入 ２ 世纪 ，随着信息化进程的加快 ，信 息资源 １ 已然成为人类社会活动和经济活动的重要战略资源。城 建档案作为城市规划 、建设管理的信息资源 ，其重要性
城建档案数字化建设提上了日程。 但在很长的一段时间里 ，城建档案信息化管理仅仅 是实现了一些新技术的运用 ，是传统档案管理模式运用 新技术的改进 ，是对传统档案管理模式的数字模拟 ，并
域最剧烈 的一次 变革 ，标志着人 类记 录信 息 、传达 信 息 、保存信息的方式发生了革命性的变化 ，直接影响 了
时 ，还逐渐改变着我们的工作方式 ，这为城建档案工作
进一步发展提供 了广阔的空 间，同时也对城建档案工作 提出了更高、更新的要求。
当 前 城 建 档 案 管 理 模 式 的 现 状 与 问 题 分 析
而 就 ，而是一 个循 序渐 进 的过程 。
范化 ，而众 多的相关信息提供单位 ，只有大家按照统一
标准、格式来进行数字化 ，才能更有利于信息资源的共 享 ，才能加快城建档案信息化的进程。电子文件的收集 积累范 围，应严格按照国家有关规定执行 ，并存有备份
件 ，防 止 出现差错 。
（ ）自身技术和信息化基础设施落后 三 现 在很 多档 案 的运 用还处 在 文字 处理 、财 物管 理等数据处理 上 ，不论信 息化基础设施 建设 、应 用水 平 ，还 是互 联 网的认 知度 等方 面都 远远低 于 其他行 业 。 目前档 案管理 绝大多数仍 为纸质档 案 ，光盘技术
２ ０ 年 １ 月 ，国家档 案局 、中央档案馆 印发 的 ０ ０ ２
分类信息复杂 ，靠手工查询速度慢 ，纸质档案量大 ，查 阅起来耗时、耗力。传统城建档案使用的种种局限给城 建档案管理提出了更高的要求，信息技术的迅速发展也 给城建档案工作带来了新的研究课题。这一切 ， 都促使
《 全国档案事 业发展 “ 五”计划 》将 “ 十 加快档案信 息 化建设”、 “ 加快Biblioteka Baidu有档案的数字化进程”列入其 中，
变过去那种传统的封闭式 、坐等式狭隘思想观念 ，正确
认识城建档案信息化在现代化建设 中的作用 ，制定城建 档案信息化建设规划 ，以促进城建档案信息化建设与城 市建设 、社会需求同步发展 。 城建档案信息化的建设充分提高了城建档案的利用
财 富。
理仍是围绕纸质实体档案进行 的，对信息化的建设、利
用与传输都停留在较为落后的基础上 ， 信息化建设还处 于初步发展阶段。影响城建档案信息化进程的原 因主要 有以下几方面 ： （ ） 一 新型载体的产生给传统管理模式带来了极大
冲 击
随着城市 建设的飞 速发展 ，城建档案的数量也随 之增加 ，以传统手工处理为主的管理方式 ，显然已不能
同月国家档案局在中国档案管理现代化建设研讨会上宣
２ １ 年第５ ・ 疆 鹈兹 １ ０２ 期 璐 １
布： “ 十五”期间，我国将加快数字化档案馆的建设。 由此 ，城建档案数字化建设 的问题引起 了人们的关注。 城建档案管理将有传统 的柜架式纸张保存 和 目录式管
形成的电子文件进行收集积累 ，电子文件的收集积 累， 不仅保证电子文件的真实性 ，还维护了它的系统性 、完 整性 ，从而保护电子文件的安全 ，为电子文件的归档打 下基础 。二是数字化档案信息资源的长期存取问题 。保
和机读 方式 虽已运 用 ，但 十分 有限 ，数 据库 的建设 与
当今信息传输技术 的要 求相去甚 远 ，电子文件接收归
档管理仍 旧比较缓慢 。
二 建 设 城 建 档 案 信 息 化 管理 的步 骤
城建档 案数字化 建设 需要 大批资金 的投入 ，特别 是建设初期软硬件配置投入较大 ，建成后也需要一定的 运行成本 ，需要招纳合适的人才来进行后期维护 ，这使
理 ，转 向信息与信息 系统领域 。即将纸质档案通过扫 描 、录入信息到计算机数据库中 ，以计算机存储城建档
案信息。虽然 ，信息化的管理是适应社会发展需要的 ，
证电子文件是可存取、可利用和可理解的。三是统一数
字化标准格式问题。档案信息共享的前提是标准化与规
但由于 自身条件的限制，城建档案的数字化并不能一蹴
未从根本上真正改变管理方式。在这种管理模式 中，管
正 日益凸显出来。城建档案是国家机关、社会组织和个 人在进行城市建设的规划 、设计和施工、管理和科研等 活动中形成的具有保存价值的立卷 归档集 中保管起来的 文字 、图表 、声像等各种形式和载体的历史记录。它产
生于城市的规划 、建设与管理工作之 中，同时又服务于 城市的规划 、建设和管理 ，是国家在社会建设中的宝贵