电算化会计档案管理工作的浅谈

电算化会计档案管理工作的浅谈
[摘要] 随着社会的发展，办公自动化的广泛应用，会计领域也深受影响，电算化会计是现代会计管理的主流，原来手工会计下所采用的档案管理办法已不适应电算化会计的需要。

本文以电算化会计档案管理为中心，简约介绍了电算化条件下的会计档案管理的特点，分析了现代会计档案管理工作中的问题，并提出了相应的对策。

[关键词] 电算化会计档案管理
一、会计电算化下会计档案的概念和特点
1.电算化会计档案管理的概念
电算化会计档案是指：储在计算机硬盘中的会计数据以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面形式的会计数据；而会计数据是指记账凭证、会计凭证、会计账簿、会计报表等数据。

2.电算化会计档案管理的新特点
（1）载体的变化
与传统的手工会计相比较，电算化会计是运用计算机或者其他磁性介质为载体将原来手工纸制的会计凭证、会计账薄和会计报表等会计档案来实现保存，再连接打印机规范打印保存。

这样会计档案管理在载体性、信息性和安全性上有着巨大的变化，使得会计档案管理迈进了信息时代。

在新的档案保存方式下，会计档案有着占用空间小，保管易，查寻方便等优势，其特有的存储形式，也使得这
些档案必须在计算机硬件和软件系统中才能查看得到。

（2）档案有一定的统一性
由于电算化会计档案是在经过计算机中特定的编制好的程序软件环境下进行处理产生会计数据资料，这样就是得会计档案从会计分录，到科目汇总表，账簿都有特定的格式，就使得会计档案有一定的统一性。

（3）资源的有效配置
由于电算化会计档案主要是基于信息网络技术条件，利于会计信息的传送，检索，有利于其信息资源共享。

这样方便会计档案的查阅同事有利提高会计档案的使用率。

二、高校财务会计档案管理存在的问题
综合上述电算化会计的众多特点可以看出，电算化下的会计档案又它的优点但同时也存在不少问题。

1.对会计档案的重视不够。

由于电算会计发展时间不长，许多单位对电算化下的会计档案不够重视，没有对会计华下的财务档案设置专员管理，大多数是由会计人员主兼管，其他财务人员协作的模式，这样使得会计档案的装订，归档都由不同人员完成，如此工作的分散就使得会计档案的管理工作达不到基本的操作规范，档案在移交给管理机构时往往只移交纸质档案纸质档案，磁质档案不移交不能是纸质文档何磁质同步归档，影响了档案的整体性，未能达到电算化档案管理工作的质量和效果。

2.电算化会计档案管理是一种综合技术性强的工作对从事人员
要求较高。

既需要具掌握一定财会专业知识也需要具备较好的计算机操作技能的人员。

如果计算机业务技能不熟，就会在管理当中因操作错误破坏数据，后果不堪设想。

反之如果没有较强的财会专业技能就不能正确处理会计资料，进行档案管理。

目前，会计档案管理主要有会计人员兼任，他们掌握熟练的财会专业知识，但是欠缺计算机的日常维护技能，未能对会计电算化后的电子文件、程序文件、财务数据等定期备份，未及时形成磁介质的电子档案。

会计档案的不完整使得财务数据的安全性得不到保障，一旦计算机及服务器出现故障，就会造成财务数据丢失，给单位带来无法挽回的经济损失。

3.安全性方面，电子档案虽具有储存容量大，查阅方便快捷，能满足档案利用者又快又好地利用所需的资料和数据，最大限度地发挥会计档案服务的功能。

但是电子档存放的磁性介质或光盘易被遗失、损坏，因此在安全管理方面，防盗、防火、防潮等是电算化会计档案管理的一项重要内容。

但电子档案又存在易改动、易删除和可复制，加上工作人员对电子数据的非法修改可以做到不留痕迹等不稳定的因素网络化的管理为网络社会的黑客、网络犯罪分子造成可乘之机，工作人员缺乏会计电算化安全基本知识，不遵守单位的数据安全规则，将计算机病毒带人会计系统中，是会计数据备份不及时，造成电子数据永久丢失，相对传统会计档案管理，电算化会计档案的安全管理难度较大，较为复杂，一旦出现安全管理事故，损失则更大。

这样从而增加了财务数据的脆弱性。

4．电算化会计档案查阅需要在特定的环境进行。

传统的纸质会计档案直观可视性强，而电算化会计档案必须借助于计算机及其特定的软件软件系统才可显示识读所需的数据与资料。

在无特定的平台电算化会计档案则无法打开，这样电算化会计档案就而失去利用价值。

三、高校财务会计档案管理存在问题的解决办法
1.提高认识，加强领导。

要高度重视财务档案管理工作，树立好财务档案管理的意识，明确档案管理人，专人负责档案的收集、整理、归档、查阅等日常档案工作。

各会计单位建立会计档案的管理办法或制度，并严格执行使会计档案管理规范化，以确保会计档案的真实可靠性。

2. 强化财务管理人员素质。

会计电算化档案管理人员要求掌握计算机应用维护和会计专业技能，在相关的队伍建设方面应该增加专业的技术人才，以加强对电算化会计档案进行规范化管理。

在没有引进符合此岗位的复合型才次前应该对现有的档案管理人员进行多途径、多形式的培训学习，让档案管理人员了解会计档案的重要性，提高他们的专业技能和责任心。

以便加强对电算化会计档案的管理，为电算化会计档案的规范化、科学化、安全化管理提供保障。

使电算化会计档案在各项工作中发挥作用。

3.加快会计档案工作现代化步伐，加强管理，利用大量的会计档案资料为各类财务检查提供最真实的依据。

充分发挥财务档案的潜在作用，更好地为财务工作服务。

在现代化信息安全问题大部分
都是因内部管理不善引起的，各单位要成立专门的组织负责网络信息安全管理工作。

在电算化会计档案管理工作中，建立专用的会计档案室，用以保管存储会计信息的磁性材料，同时通安装网络安全软件，加强信息网络的安全建设，确保会计信息的网络安全。

话说“三分技术、七分管理”各单位要加强电算会计化档案的管理制度，明确何细化安全保护具体要求如各责任者之间的权限设置，数据加密和认证，实时网络监测，防范越权或个人对数据库的不适当操作破坏会计档案数据。

4．科学保存，定期检测，确保电算化会计档案安全有效利用。

电算化会计档案是现代信息社会的产物，必须用现代化设施设备加以保管，以防止电子档案受潮、磁化、或破坏；定期检测已归档的电算化会计档案，及时做好数据备份防止磁性介质的损坏导致电子档案的丢失或不完整。

对归档的电算化会计档案要根据规定编制检索工，方便以后查询检测。

利用各种财务基础数据资料分析高校经济发展，财务运行中的特点、存在的不足，研究预防对策，为领导决策服务。

参考文献：
[1]董锦锦，谈如何做好电算化会计档案的安全管理工作，学理论.
[2]汪永军，新会计准则下财务分析的研究，中小企业管理与科技.
[3]俞峰，浅谈电算化会计档案管理中的问题和对策措施，中小
企业管理与科技.
基金项目：
湖南机电职业技术学院资助项目（ky11a09）。