中小学校档案分类方案

中小学校档案分类方案

（供参考）

为了适应本校档案综合管理的需要，统一本校档案实体分类，实现档案分类、排列、检索、编目标准化和规范化，提高科学管理水平，充分发挥档案的作用，更好地为学校教学工作服务，现根据《广东省机关档案分类办法》和上级主管部门有关档案业务管理的规定，结合本校的实际情况，特制定本方案。

一、分类原则

1、以本校所形成的全部档案为对象，依据本校的机关工作职能，结合其档案内容和档案的载体形态特点，便于科学管理和开发利用。

2、分类后的档案，分别用英文字母按顺序编大类代号，以阿拉伯数字编分类号、目录和案卷序号。

3、本办法适用本校全部档案进行实体的分类、组卷和排架管理。

二、类别设置

根据档案集中统一管理的原则，本校在各项业务工作活动中形成的全部档案作为一个全宗。全宗内的档案按其性质、业务特点及载体分为七大类：

各大类按文件材料的性质可再分若干属类，用阿拉伯数字作代号，从左至右依次为一级属类、二级属类......。属类之间用“.”间隔，每一大

类代字加数字形成分类号。

三、分类编号方法

A、党政工团档案（文书档案）

文书档案不设属类，其分类、组卷应遵循“年度——机构——问题”的原则，结合文件的保管期限及其有机联系，灵活掌握。案卷按永久、长期和短期分开两个系列，各系列从“1”起多年编一个案卷流水号，每一案卷流水号合编一本目录号，目录号按自然数列排列。保管期限代号为：永久、长期合编为12，短期为3。档号的结构模式为：大类代字+保管期限代号+目录号+案卷顺序号。分类编号举例如下：

A 12 ．1 -— 1

案卷顺序号（第1卷）

目录顺序号（第1本目录）

保管期限代号(永久、长期合编)

大类代号（文书档案）

B、基建档案

基建档案按工程项目设置一级属类。各项目分别进行分类组卷，每一基建项目组成若干个案卷；文字材料与图纸材料一般分别组卷；档案材料少的可把文字材料与图纸混合组卷，文字材料在前图纸在后；文字材料案卷可订装或不订装，图纸案卷不订装；不装订案卷要在每份文件的首页加盖档号章。各项目案卷分别从“1”起编案卷顺序号。档号的结构模式为：大类代号 + 属类代号 + 案卷顺序号。例如：

B 1 —1

案卷顺序号（第1卷）

属类代号（某一基建工程项目）

大类代号（基建档案）

C、设备、仪器档案

设备仪器档案按设备、仪器的种类、型号或台（套）设置属类进行整理。每一种类、型号或台（套）的设备组成1卷或若干卷，分别编案卷顺序号。其档号结构模式为：大类代号 + 属类代号 + 案卷顺序号。例如：

C 1— 1

案卷顺序号（第1卷）

属类代号（某一台、套设备）

大类代号（设备、仪器档案）

D、会计档案

会计档案按不同种类设置：1、报表，2、账簿，3、凭证，4、其他4个一级属类。

报表：每年组成1卷，永久保存，多年编一个案卷流水号，编制一本档案目录，目录号按自然数列排列。账簿：按现金账、银行存款账（25年保存）和总账、明细账（15年保存）分开整理，各自多年编一个案卷流水号，单数目录为25年，双数目录为15年。凭证：为15年保存，多年编一个案卷流水号，目录号按自然数列排列。其他类：主要包括会计档案移交、销毁清册等，分种类按年度——问题组卷，多年编一个案卷流水号，编制一本档案目录，目录号按自然数列排列。会计档案档号结构模式为：大类代号+ 属类代号 + 目录号 + 案卷顺序号。例如：

D 3·1—1

案卷号（第1卷）

目录号（第1号目录）

属类代号（凭证）

大类代号（会计档案）

F、声像档案

声像档案设 6 个一级属类，列表如下：

声像档案按属类分别整理归档。照片按内容和时间先后进行组卷编号。反映同一内容（活动）的一组照片要放在同一案卷内；每一案卷内的照片编一个照片流水张号；成组的照片（两张以上）要加编总说明。底片按形成时间先后装入专门的底片册内编流水张号。录音、录像、计算机使用的光、磁盘以盒、盘组成保管单位进行编号。声像档案按属类分别多年编一个案卷流水号，编制一本档案目录，目录号按自然数排列。其档号结构模式为：大类代号+属类代号 + 目录号 + 案卷顺序号。例如：

F 1 ．1— 1

案卷顺序号（第1卷）

目录号（1号目录）

属类代号（照片）

大类代号（声像档案）

G、教学档案

教学档案设置：1、教学管理，2、学籍管理，3、题库，4、体育卫生，5、教师个人业务5个一级属类。

1、教学管理：按教学年度整理立卷，多年编一个案卷流水号，编制一本档案目录，目录号按自然数排列。

2、学籍管理：包括学籍册、学生名册、插班生登记表等，按教学年度、分班级分类整理立卷，多年编一个案卷流水号，编制一本档案目录，目录号按自然数排列。

3、题库：按教学年度、

分科组分类整理立卷，多年编一个案卷流水号，编制一本档案目录，目录号按自然数排列。4、体育卫生：按自然年度整理立卷，多年编一个案卷流水号，编制一本档案目录，目录号按自然数排列。5、教师个人业务；教师个人业务档案按个人组卷，每人一个案卷号，全部教师个人业务档案合编一个案卷流水号，编制一本档案目录，目录号为“1”。教学档案档号结构模式为：大类代号+属类代号 + 目录号 + 案卷顺序号。例如：

G 1 ．1— 1

案卷顺序号（第1卷）

目录号（1号目录）

属类代号（教学管理）

大类代号（教学档案）

H、荣誉（实物）档案

荣誉实物档案包括奖旗、奖状、奖杯、荣誉证书等。以可折叠和不可折叠分一级属类，可折叠代号为H1，不可折叠代号为H2。各属类按时间先后顺序进行整理编号，每件为一卷，多年编一个案卷流水号。其档号结构模式为：大类代字 + 属类代号 + 目录号＋案卷顺序号。分类编号举例如下：

H 1. 1—1

案卷顺序号（第1卷）

目录号（第1号目录）

属类代号（可折叠）

大类代号（荣誉实物档案）

本方案自印发之日起执行，由本校综合档案室负责解释和修改。