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档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求
邵东档案整理的方法及分类、档号编制及质量要求（文书、业务、会计、声像、实物、电子、科技）一、档案整理几个概念(一)档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。
（二）档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。
（三）档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。
（四）档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。
二是以“件”为单位整理。
1、以“案卷”为单位整理。
1）以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。
2）所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。
立卷是一个分类、组合、编目的过程。
分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。
3）以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。
案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，硬卷皮型号有1.2，1.5，2.0cm 三个规格，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。
4）以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》5）以“案卷”为单位档案整理的适应范围（1）大部分单位短期保管（现10年）的文书档案，乡财政所、中心学校等二级机构文书档案一般按“卷”整理（2）各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。
（3）科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。
发文格式（正式文件发文样式）
发文格式（正式文件发文样式）公文用纸一般为开型（长毫米、宽毫米）单页，也可采用国际标准型（长毫米、宽毫米）.张帖地公文用纸大小，根据实际需要确定.公文用纸要符合档案保护技术要求.公文用纸地页边与图文区尺寸.公文天头（上白边）宽毫米毫米；地脚（下白边）宽毫米毫米；装订边（左白边）宽毫米毫米；翻口边（右白边）宽毫米毫米.文档来自于网络搜索国内通用开型纸图文区尺寸为：长毫米，宽毫米；国际标准型纸图文区尺寸为：长毫米，宽毫米.文档来自于网络搜索二、公文印制格式公文图文区用字一律从左至右横写、横排.少数民族文字地公文，则按其习惯书写、排印.公文地书写和印刷，必须使用规范地汉字，不能使用异体字、繁体字和未经国家语委公布地简化字.标点符号、字体、字号、数字以及计量单位使用要准确、规范.发文机关地版头推荐用黑变体字（高毫米、宽毫米）或初号宋体字，联合行文时，推荐使用小初号宋体字；公文大标题使用二号宋体字，小标题使用三号宋体字；密级、紧急程度和各种标记字符或其它重点字使用三号黑体字；主题词使用三号宋体字；发文字号、主送机关、正文、附件、成文时间、附注、抄送机关、印发说明等一般都彩三号或四号仿宋体字.公文中地数字，除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素地数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码.计量单位须使用国家法定计量单位.文档来自于网络搜索正文开头和每一段落首行空两个字，回行时顶格.正文文字地每行宽度与图文区宽度相等.页码是标记公文张页地顺序号，用阿拉伯数码标注，数字两侧各标一短横.单面印刷公文，页码位于每页图文区右下端；双面印刷公文，正面为单数，页码位于每页图文区右下角，背面为双数，页码位于左下角；没有图文区地页面不标页码.文档来自于网络搜索公文一律在左侧装订，不要在天头装订，不要压住文字，也不能只订一颗订书订.三、公文文面格式（一）发文机关（亦称“版头”、“文头”）版头是发文机关地标志，它具有法定性、权威性和效用性，通常套红，以示庄重.常用地公文版头形式有三种：、由发文机关名称加“文件”二字组成.例如：国务院文件、只用发文机关全称或规范化地简称作版头.例如：安徽省人民政府、几个同级机关（如安徽省人事厅、安徽省科学技术委员会、安徽省财政厅）联合发文，可用主办机关（安徽省人事厅）地名称加“文件”二字作版头？（例），但发文机关署名应标联合行文单位地名称；也可用几个同级机关地名称加“文件”二字作版头（例），但应将主办地机关排列在前.前者多用于上行文，后者多用于下行文.文档来自于网络搜索例：安徽省人事厅文件例：安徽省人事厅安徽省科委文件安徽省财政厅、有时根据工作需要，同一机关还可以制发专用公文版头.例如：***人民政府令、***人民政府任免通知发文机关名称必须使用全称或规范化地简称，一般用毫米*毫米（高*宽）黑变体字.联合行文，应视机关多少，选择大小适当地宋体字.在民族自治地方，发文机关名称可以并用自治民族地文字和汉字印刷.版头和版头下地一条细实横隔线（宽毫米，高毫米），居中套红印在公文首页图文区第行—行和行—行区域内.文档来自于网络搜索为了保证公文地权威性、严肃性，除“公告”、“通告”不用公文版式头外，其它各类公文均需使用公文版头.发文机关地公文版头一经确定，不可经常变动.文档来自于网络搜索（二）密急密级是指公文内容涉密地程度.公文内容涉密应分别标明“秘密”、“机密”、“绝密”，“绝密”、“机密”公文应当同时标明份数序号.密急在公文首页发文机关版头地左上角区域内标注.密急地标识为一个五角星，即“”，五角星之前标密急，五角星之后标期限，如：机密年.文档来自于网络搜索密急件地份数序号是同一文件在其总印数中逐份所给地顺序编号.一份文件一个号，依次流水编列，以便查对和清退.份号使用位阿拉伯数字在密级标识区域地上一行标注.如：某份文件份号为“”就说明这份文件是总印数中地第份.文档来自于网络搜索（三）紧急程度公文处理必须做到及时、准确、安全.紧急程度是对公文传递和办理速度地要求.标明紧急程度，是为了引起特别注意，以保证公文地时效，确保紧急事项地及时处理.文秘部门处理公文要力求“当日签收、当日登记、当日呈批、当日转办”.特别是急件，要贯彻“急事急办、特事特办”地原则，抓紧办理，行文时应根据紧急程度，分别标明“特急”、“急件”；紧急电报应分别标明“特急”、“加急”、“平急”.在特殊情况下，也可以标明“在*日*时送达”.紧急程度在公文右上角标注.公文标题内有“紧急”二字地，如“关于**紧急通知”等，也应视同急件处理.文档来自于网络搜索（四）发文字号（亦称“文号”）发文字号是由发文机关代字、发文年度和顺序号三个部分组成.年度使用公元纪年，用阿拉伯数字，两侧用方括号“[]”.例如：皖政[]号，“皖政”是安徽省人民政府地代字，“[]”是发文地年度，“号”是年发文地顺序号.几个机关联合行文，只标注主办机关发文字号.有发文机关加“文件”二字组成文头地文件，发文字号一般标注在文头之下、横线上方居中；只用发文机关作文头时地文件，发文字号则标注在横线之右下角、文件标题之上.文档来自于网络搜索上报地公文，应注明签发人.联合行文要同时注明联合发文机关地签发人.签发人姓名标在文头之下、横线以上右侧位置，或标在横线之右下角、文件标题之上.同时，发文字号则移至左侧.文档来自于网络搜索机关代字应相对稳定，不可经常变动.为保证发文字号规范，防止重号、漏雨和错号，发文字号应由发文机关地文秘部门统一管理与编写.文档来自于网络搜索（五）公文标题公文标题是对公文主要内容地揭示.要求做到准确、简要.规范化地公文标题一般应由发文机关名称、公文主题（事由）和公文种类三个部分组成.除三个部分外，在发文机关名称与公文主题之间加个介词（如：“关于”、“对”、“在”、“为”、“给”等），在公文主题与公文种类之间加一个结构助词“地”字.例如：“国务院办公厅关于发布《国家行政机关公文处理办法》地通知”，其中：“国务院办公厅”是发文机关名称，“关于”是介词，“发布《国家行政机关公文处理办法》”是公文主题，“地”是结构助词，“通知”是公文地种类.标题除发布法规性地文件可加书名外，一般不用标点符号.文档来自于网络搜索公文标题居中在公文首页红色横隔线之下、正文之上各空一行排列.当遇到下列情况时，公文标题可以省略发文机关名称或公文主题组成部分.、使用正式地套红文件版头，公文标题可以省略发文机关名称.例如：“关于印发《安徽省行政机关公文处理实施细则》地通知”.这份文件是使用“安徽省人民政府办公厅”机关固定地文件版头印发地，因此，公文标题就省略了发文机关名称.文档来自于网络搜索、印发公布性文件时，有地公文标题可以省略公文主题部分.例如：“铜陵市人民政府令”.经会议讨论通过或批准地公文，可在标题下加题注，在圆括号内注明某年某月某日经某会议讨论通过.公文标题字数不宜太多，可视情况分一行或多行排列.公文标题多行排列时，尽量不要把人名、地名以及两个字以上地词或数字分开，以防产生歧义.文档来自于网络搜索（六）主送机关（亦称“抬头”）主送机关是指发文机关要求对公文进行办理或给予答复地机关.主送机关应使用全称或规范化地简称；主送机关不是一个时，应按其性质、级别以及有关规定或惯例依次排列；同类型机关可使用统称，如“省政府各部门”.主送机关应明确、具体，标列在公文标题地下方、正文之上，从左至右顶格书写，回行继续顶格，未尾加冒号.文档来自于网络搜索主送机关地确定，应注意以下几个方面：、上行文是向上级机关请求指示、批准事项以及汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级机关地询问时使用.文档来自于网络搜索、平行文是同级机关互相商请解决有关问题或布置某项工作时使用地一种公文，主送机关可以是一个，也可以是多个.文档来自于网络搜索、下行文是上级机关要求下级机关周知、办理或执行事项时使用地一种公文.这种公文如发行范围大，主送机关可用统称.文档来自于网络搜索、张贴性在需广大群众周知地公文，如：“公告”、“通告”等一般不标主送机关；经会议讨论通过地公文，如：“决定”、“会议纪要”、“令”，主送机关名称则移至文尾抄送栏上方标明.文档来自于网络搜索、对参阅性文件，不需要明确地主送机关，可将“主送”“抄送”合并为“分送”，印在原“抄送”位置.“分送”栏一般分为三个层次：一是上级领导；二是文件内容涉及地有关单位；三是应抄送周知地单位.文档来自于网络搜索（七）正文正文是公文地主体部分，用来表达公文地内容、传达发文机关地意图.撰写公文总地要求，内容符合党地方针、政策和国家地法律、法规，情况准确，措施、要求扎实具体，观点明确，条理清楚，文字通顺、精炼，书写工整，标点正确，篇幅力求简短.文档来自于网络搜索当正文占满了公文用纸地全页，发文机关署名和成文时间不得不转下一页时，必须在下一页地首行标注“此页无正文”并加圆括号，然后在下方地适当位置标注发文机关署名牌成文时间.文档来自于网络搜索（八）附件附件是指附在正文后面地文件、材料、图像和声像资料等，是某些公文地重要组成部分.附件有地起补充、阐明作用，有地起说明、注释作用，有地起证实、执行作用.附件应在正文之后成文时间之前注明顺序和名称.除使用特殊材料制作地附件外，一般附件应放在正文未页后面一起装订.被印发、批转、转发地公文应视为正文，不能作为附件处理.文档来自于网络搜索（九）发文机关署名公文除电报、会议纪要外，大部分文件地发文机关署名都应加盖印章.印章是代表机关组织或领导人地象征，是行使法定职权地一种印信凭证.法定机关印章具有法定性、权威性和效用性.公文盖上印章，是表示发文机关对文件正式生效和确认无误地一种凭证.文档来自于网络搜索印章与公文版头一样，都必须使用全称或规范化地简称.用印位置在成文日期地中间偏上，要求上不压正文，下骑年盖月.印章必须盖得端正、清晰.文档来自于网络搜索（十）成文时间成文时间以领导人签发地日期为准；联合发文，以最后签发机关领导人签发地日期为准；会议讨论通过地公文，一般以讨论通过地日期为准；电报，以发出日期为准.文档来自于网络搜索成文时间一般在正文之后地右下方专行标注.会议讨论通过地公文，如决议、决定、条例等，一般应用小于标题地字体将会议讨论通过地时间和会议名称在公文标题之下居中标注，并加圆括号.文档来自于网络搜索成文时间一般应是公文正式生效、执行地日期，但是发布法规、规章地公文，除了标注发布时间外，还专门公布具体实施地年、月、日.成文时间使用汉字写明年、月、日，年度使用公元纪年全称，不得简写或省略.如：年月日，既不能写成“年月日”，也不得写成“九八、元、八”.成文时间必须按规定标注，切忌标注拟稿、审稿或打印时间.文档来自于网络搜索（十一）附注附注用于说明公文中在其它区域不便说明地事项.如需要加以解释地名词术词、或用于表述公文地传达范围等.附注地内容，一般在成文日期地左下方、主题词地上方，另行标注，并加圆括号.如：“（此件发止各乡、镇人民政府）”；“（此件至**月**日对外公开）”等.文档来自于网络搜索（十二）主题词主题词是为实现办公现代化地要求，便于计算机管理公文和提高查找率、查全率，根据公文基本内容按照一定地规范优选地词或词组.文档来自于网络搜索公文应根据内容和文种标明主词题.（十三）抄送机关抄送机关即需要了解公文内容以便协助办理或周知地机关，应标注在公文主题词下端、印发机关之上，上下用两条等宽地平行细实线（宽毫米，高毫米）作为界线.抄送机关在“抄送：”后面依机关性质、职权、隶属关系用其它逻辑关系依次标注抄送机关地全称或规范化地简称，移行时与上一行平行书与.抄送机关一般按上级、平级、下级机关地次序排列，同级机关按党、政、军、群次序排列.不同级别或同一级别不同性质地单位之间用逗号，同一级别、同一性质地单位之间用顿号.文档来自于网络搜索（十四）印发（翻印）机关、印发日期印发（翻印）机关、印发日期统称为印制版记.印制版记列于抄送栏之下，左侧注明印发（翻印）机关钱称或规范化简称，右侧注明印发（翻印）日期，右下角注明印发份数.文档来自于网络搜索。
文件编号的结构顺序顺序
关于公文常用序号的几点说明（数字序号顺序）一.序号序号Sequence Number，有顺序的号码，如数字序号：1、2、3……，大写汉字也算数字序号，如：一、二、三……序号可以清晰的分清同一类事物，也可以用序号作文章的小标题。
我们在写文章，特别是在写论文中经常会用一些数字序号，正确地运用序号，能使我们的文章层次清楚，逻辑分明，便于读者阅读和引述；目前较多论文在序号的写法上存在着不少的误区，如：层次大小不分、中文数字与阿拉伯数字混用、前后序号形式不统一，等等。
用得不好，让人看着别扭，甚至会影响文章的质量，可见序号也是文章的一个重要组成部分，它的规范与否同样很重要。
在评选论文时，常常会为一些文章感到惋惜，内容、文字很精彩，可数字序号的运用不规范或者混乱，让人看着不舒服。
正文层次标题序号要注意大小分级，为此，我根据自己的使用习惯，并参考一些资料，在此谈谈有关数字序号的用法，对序号规范写法作一详细说明：二、序号的结构层次顺序（一）数字序号的级别顺序为：第一层为汉字数字加顿号，例如：“一、”“二、”“三、”；第二层为括号中包含汉字数字，例如：“（一）”“（二）”“（三）”；第三层为阿拉伯数字加下脚点，例如：“1. ”“2.”“3.”；第四层为括号中包含阿拉伯数字，例如：“（1）”“（2）”“（3）”；第五层为带圈的阿拉伯数字，例如：“①”“②”“③”或者“1）”“2）”“3）”；第六层为大写英文字母，例如：“A.”“B.”“C.”或者“（A）”“（B）”“（C）”；第七层为小写英文字母，例如：“a.”“b.”“c.”或者“（a)”“（b）”“（c)”；……数字序号级别一览表：理科类论文的各层次标题还可用阿拉伯数字连续编码，不同层次的2个数字之间用下圆点(.)分隔开，末位数字后面不加点号。
如“1”，“1.2”，“1.2.1”等；各层次的标题序号均左顶格排写，最后一个序号之后空一个字距接排标题。
如“5.3.2 测量的方法”，表示第五章第三节第二条的标题是“测量的方法”。
党政机关公文格式标准格式
党政机关公文格式标准格式下文是店铺为你带来的《党政机关公文格式》(GB/T 9704-2012)标准格式，欢迎大家阅读。
《党政机关公文格式》(GB/T 9704-2012)，是由国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会发布的关于党政机关公文通用纸张、排版和印制装订要求、公文格式各要素编排规则等的国家标准，是党政机关公文规范化的重要依据，适用于各级党政机关制发的公文。
其他机关和单位的公文可以参照执行。
党政机关公文是党政机关实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。
《党政机关公文格式》国家标准按照《党政机关公文处理工作条例》的有关规定，结合这些年来党政机关公文格式的实际应用，对公文用纸、印刷装订、格式要素、式样等作出了具体规定。
特别是将党政机关公文用纸统一为国际标准A4型，首次统一了党政机关公文格式要素的编排规则，使党政机关公文的表现形式更加规范。
该标准的实施，有利于进一步提高各级党政机关公文制作水平和质量，有力推动党政机关公文处理工作实现科学化、规范化。
前言本标准按照GB/T 1.1-2009给出的规则起草。
本标准根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》的有关规定对GB/T 9704—1999《国家行政机关公文格式》进行修订。
本标准相对GB/T 9704—1999主要作如下修订：a)标准名称改为《党政机关公文格式》，标准英文名称也作相应修改;b)适用范围扩展到各级党政机关制发的公文;c)对标准结构进行适当调整;d)对公文装订要求进行适当调整;e)增加发文机关署名和页码两个公文格式要素，删除主题词格式要素，并对公文格式各要素的编排进行较大调整;f)进一步细化特定格式公文的编排要求;g)新增联合行文公文首页版式、信函格式首页、命令(令)格式首页版式等式样。
公文写作中使用正确顺序号与解决自动编号问题
公文写作中使用正确顺序号与解决自动编号问题一、文稿撰写、文件录入和文字排版的正确顺序号为：第一级；一、二、三、四……第二级；（一）（二）（三）（四）……第三级；1、2、3、4、……第四级；（1）（2）（3）（4）……二、去掉自动编号。
在word中书写文件，如没有对序号进行设置，当回车时就会出现自动编号。
只有不使用自动编号，排版才会十分自如。
去掉自动编号的方法是：打开“工具/自动更正选项/键入时自动套用格式”，去掉“自动编号列表”勾选即可彻底去掉自动编号。
三、解决多种字体和序号问题。
自动编号是有其方便的一面，但对于整篇文章排版会带来诸多的不便，特别是从多个文档中复制粘贴到一起的文件，除了字体不一，格式混乱之外，最令人头痛的就是序号不同。
解决办法：将文件全选复制粘贴到记事本中，选取自动换行，统一格式后，再从记事本中复制粘贴到word文档中排版。
在office2007版本中 word 如何去掉自动编号第一种办法：文字录入时即时去掉自动编号：当在office2007版本中 word 中输入文字时，当输入第一个编号后，回车即会出现第二个编号，同时第一个编号左边会出现一个小图标（如下图）：将鼠标对着小图标，即出现一个小三角下拉箭头，同时出现自动更正选项按钮：点击小三角下拉箭头，即会出现如下图的下拉菜单，点“撤消自动编号”即可在本文中去掉本级自动编号。
第二种去掉自动编号的办法（彻底去掉自动编号）：一、单击word中左上角的“Office 按钮”，然后单击对话框下方的“Word 选项”。
二、在“Word 选项”对话框中，单击“校对”，然后单击“自动更正选项”。
三、选择‘键入时自动套用格式“去掉”自动编号列表“勾选。
文案编辑词条B 添加义项?文案，原指放书的桌子，后来指在桌子上写字的人。
现在指的是公司或企业中从事文字工作的职位，就是以文字来表现已经制定的创意策略。
文案它不同于设计师用画面或其他手段的表现手法，它是一个与广告创意先后相继的表现的过程、发展的过程、深化的过程，多存在于广告公司，企业宣传，新闻策划等。
煤矿用规范竖表表样
Gajz—3阅办文件卡片顺序号：年月日办公室签发意见领导签阅指定阅办人意见承办人意见处理结果阅办文件卡片顺序号：年月日办公室签发意见领导签阅指定阅办人意见承办人意见处理结果煤矿重大隐患查处情况登记表Gajz—9煤矿名称：重大隐患编号：Gajz—11煤矿负责人和生产经营管理人员下井带班交班记录月日交班人：接班人：查处部门（人）查处时间登记时间重大隐患情况：当前整改或责令整改情况：隐患类别隐患级别调度室指令：矿领导批示：隐患整改结果：对有关责任人查处情况：整改合格时间检查验收人附件：Gajz —14调度（碰头）会签到表班次： 年 月 日Gajz —15单 位 姓 名 职 务 班 点下井时间上井时间下 井 路 线查处 隐患 情况隐 患 内 容现场 处理 三定 处理 需矿 处理 安监站 处理制止 三违 情况 “三 违”行 为单 位姓 名下班 注意 事项调度会议记录年月日Gajz—17签名时间签名时间迟到人员缺席人员安全生产碰头会记录班次：年月日Gajz—18主持人：记录人：参加人员：会议内容备注煤业班前会会议记录Gajz—19队级交接班记录地点主持人记录人参加人员领导签字内容Gajz—20出入井领退矿灯、自救器登记表班次：收发员：年月日班次时间地点应参加人数实参加人数记录人会议内容Gajz—21入井检身记录班次：检身人员：年月日班前会对上班存在问题与隐患的安排本班运行情况及遗留问题提出下班安全生产应处理的问题和办法交班人签字：年月日班接班人签字：年月日班Gajz—22煤业监控室值班日志通风科长：跟班矿长：技术负责人：矿长：姓名矿灯编号完好情况自救器编号完好情况领取时间退回时间完好情况姓名矿灯编号完好情况自救器编号完好情况领取时间退回时间完好情况Gajz—25煤业监测装置故障登记表年月日姓名编号工种着装是否齐全精神状况是否持证入井时间携带物品出井时间携带物品姓名编号工种着装是否齐全精神状况是否持证入井时间携带物品出井时间携带物品Gajz —27煤业井下传感器与光瓦对照检表年 月 日 填报人： 通风负责人： 监控负责人：日 期班 次发 现 问 题处 理 结 果交班人： 值班人：注：本值班日志应对监控出现的异常情况作详细记录，明确有关责任人，并报送有关领导审阅。
《归档文件整理规则》操作指南(新)
《归档文件整理规则》操作指南1、实施《归档文件整理规则》的条件已经具备：档案工作的侧重点，由重整理、保管转向重收集、利用，提供更多更完善的信息服务上来；计算机技术在档案管理中的运用越来越普遍。
2、《归档文件整理规则》的适用范围：《归档文件整理规则》针对纸质文书档案的整理归档，暂不涉及科技、会计、声像、照片等其它类型档案的整理。
各机关、团体的纸质文书档案，企业、事业单位所形成的党群、行政管理、经营管理、生产技术管理等四大类材料整理均应按省局《实施办法》进行。
3、归档文件整理的基本步骤：（1）分级别：将收集来的文件按本级、上级、下级分开，上级、下级文件按收文的时间顺序排列，本级文件按有文号文件、无文号文件、会议文件的顺序排列。
（2）分类、确定保管期限：各单位档案部门要深入到本单位各工作部门，了解文件的形成和办理情况，将各部门工作活动中形成的所有文件材料，按部门一一列出，依据国家有关规定，提出本单位的归档范围及保管期限的意见，将其反馈各部门修改和补充，整理出本单位的归档范围及保管期限表，条款宜细不宜粗。
强调一点，一般各单位召开的重要会议所形成的成套归档文件，各单位的重大活动、重要事件等形成的整套归档文件，应以其中主要文件的价值来确定整套归档文件的保管期限。
（3）装订：根据实践，建议各单位统一使用不锈钢订书钉装订。
文件采用左侧装订的方法，左边、下边要整齐。
如果某份文件特别厚，订书机无法装订，需要采用五孔装订，为保持原状，我认为三孔一线比较好。
（4）加盖归档章：归档章应加盖在文件首页的右上方，其位置应基本保持一致。
保管期限填写“永久”、“30”“10”，不能填写“1”、“2”、“3”，也不能简写成“永”、“30年”、“10年”；年度要填写齐全，如“2008”；件号填写阿拉伯数字。
（5）输入微机：每一份文件都必须准确无误地将题名、责任者、文号、日期、页数、件号输入微机，以便日后查找利用。
责任者不能用“本部”、“本局”、“本公司”。
公司文件管理规定
公司文件管理规定第一条为使公司的文件管理工作实现规范化、制度化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制定本规定。
第二条文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。
本规定中，公文指公司内外部发文文件，是具有法定效力和规范体式的文书。
第二章公文管理第三条公文管理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
公文管理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全，必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定。
第四条公文种类与应用范围1.公文种类：决定、公告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。
2.公司常用文种应用范围2.1决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员；变更或者撤销不适当的决定事项。
2.2公告：适用于对外宣布重要事项或法定事项。
一般基层单位不宜用公告的形式随意制发公告。
2.3通知：适用于转发上级单位和不相隶属单位的公文；传达要求公司各部门执行和需要有关单位阅知的事项。
2.4通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。
2.5报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。
2.6请示：适用于向上级单位提出请求，并要求回复的公文。
2.7批复：合用于答复下级单位的请示事项。
2.8意见：适用于上级单位或主管部门对重要问题提出见解和处理办法。
2.9函：适用于平行单位或不相隶属单位之间，相互商洽和联系工作、询问和答复问题，请求批准和答复事项。
2.10会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第五条职责权限1.综合部是行政公文的管理部门，负责公文的审核、印制、发放及收文登记、督办、归档保管。
涉及公司性文件由综合部负责拟稿，专业性文件原则上由相关业务部门拟稿。
2.行政公文由总司理签发，制度规定类文件由法人代表签发，公司各部门负责公文的宣扬、贯彻、落实。
集团公司文件资料编号规定
文件资料编号规定1、总则对公司形成的每份文件确定一个单独的编号,以便对文件的形成、发放、修改、归档进行管理。
2、适用范围2.1公司内部形成的各种文件；2.2外来文件。
3、职责3.1公司企业管理部中心档案室对公司文件编号进行管理；3.2公司各单位对本单位拟订及收到的外单位发来的文件进行编号,并对发给职能部门、各子、分公司和责任岗位的文件添加发放编号。
4、工作程序4.1文件资料编号形式4.1.1公司文件资料的编号均采取按文件分类类目分段编号的形式。
一般文件编号分为3段,可视需要扩展为4段。
段与段之间采用“—”分开。
第1段为一级代码,第2段为二、三级类目代码，二级代码为文件的适用性质或归属年号、届别(董事会、股东会),三级文件代码为二级文件项目下的分类代码，第3段为流水号,由2～5位数字组成,第4段为扩展号,主要用于资料附件的编号或使用流水号等。
XX—XXX—XXXX—XXX文件流水号三级类目代码见4.3.4.2二级类目代码适用性质代码见4.3一级类目代码见4.24.1.2一级类目代码采用英文字母编写,一般为两个字母；二级类目代码采用拼音字母编写,一般为两个字母，董事会（股东会）文件为年尾数字和会议顺序号，三级类目代码采用1个字母,后一位为三级类目代码,文件编号中的字母、版号字母均采用大写字母。
4.2一级类目代码:BD—董事会(股东会) BoardOF—行政文件 OfficeQM—质量手册 Quality MenuOP—程序文件 OperationWG—作业指导书 Work GuideFM—表格 FormID—公司内子公司上报文件 Inter DocumentLD—公司内子公司平行文件 Level DocumentDD—公司内子公司下行文件 Down DocumentOD—外来文件 Outer DocumentIV—投资类文件 InvestmentAR—审计报告、资产评估 Audit ReportEC—经济合同 Economic ContractRG—注册登记文件 RegisterOT—其它 Other4.3二级类目代码4.3.1董事会文件、行政文件的二级类目代码：JD—决定、决议 JY—纪要TZ—通知 TB—通报BG—报告、请示、总结 PF—批复HY—行政会议文件 HG—函OT—其它4.3.2程序文件、作业指导书、表格、公司内报送文件、经济合同、其它等二级类目的代码为:JT—集团、通用文件 QG—企业管理部 CW—财务管理部SJ—审计监察部 GC—工程事业部 GW—港湾工程JX—机械公司 SJ—黄石疏浚 GF—贵阳分公司SK—生科源 CH—赤化超 JY—金业ST—燊泰基 ZD—中东 AG—安哥拉KM—喀麦隆 HH—海虹4.3.3外来文件的二级类目代码为:ZF—政府公布的各种文件、法规GD—股东单位来文CZ—传真件GC—工程资料QS—企事业单位OT—其它4.3.4投资类文件的二级类目代码YC—其它项目立项前文件OT—其它企业管理部在所选项目经公司董事会批准立项后，即比照本条规定另给项目的通用性质代码，并对本项目有关的已编入YA、YB、YC的文件按新代码重新编号、归档。
《归档文件整理规则》
五、数码照片档案的存储
1、整理好的数码照片档案应脱机保存。推荐采用只 读光盘（一次写光盘）为存储载体。软磁盘不能作 为数码照片的载体。
2、同一个年度的数码照片档案应刻录在一张或多张 光盘中。不同年度的数码照片档案不应存储在同一 张光盘中。
3、每一个年度建立一个文件夹，每个活动再建立一 个文件夹，标明活动名称。荣誉类单独建文件夹。
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2、档案排列：先排文书档案，可选择年度— 保管期限排架法。即将归档文件按年度、再 按保管期限永久、30年、10年的顺序排架， 这种排架方法的优点是不用倒架，节省空间。 之后再排声像、会计、设备、实物、资料等。 每类之间留足够的空箱。
也可选择保管期限—年度排架法，即将归档
文件按永久、30年、10年的保管期限分箱按
年度顺序排列，每各保管期限之间留足够的
空箱。之后再排声像、会计、设备、实物、
资料等。每类之间留足够的空箱。
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谢 谢！
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感谢阅读
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6、单位组织或个人参加的重要外事活动的照 片
7、记录本单位重大事件、重大事故、重大自 然灾害及其他异常情况和现象的照片
8、记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工 程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和 著名人物的照片
9、其他具有保存价值的照片
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三、数码照片的整理
１、鉴定：归档的数码照片原则上为原件， 以确保其原始性。经过修改的照片不能作 为档案归档。
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装订前应将“件”内的各页按一定方 式对齐。一般来说，采用左上角装订 的，应将左上角对齐；采用左侧装订 的，应将左下角对齐。
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装订方式和用品的选择 ▪ 不锈钢钉装 ▪ 三角封套
江苏省《归档文件整理规则》实施办法——苏档〔2003〕14号
江苏省《归档文件整理规则》实施办法苏档〔2003〕14号1 总则为适应办公自动化及档案管理现代化的需要，更好地开发利用档案信息资源，根据中华人民共和国行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22-2000），结合我省实际，特制定本办法。
本办法所称归档文件整理是指立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
本办法适用于本省范围内的各级机关、团体、企业、事业单位。
2 整理原则遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。
贯彻“强化收集、简化整理、细化检索、深化利用”的业务工作方针，简便、高效、科学地开展归档工作，推进归档文件整理工作制度化、标准化、现代化。
3 整理要求归档文件应齐全完整，保管期限划分准确。
档案进馆单位按经当地档案行政管理部门核准的归档范围和保管期限表确保应归档文件材料齐全完整，价值鉴定准确。
整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求。
已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。
文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
归档文件整理工作应建立在文档一体化管理基础上，运用计算机及档案管理软件辅助整理工作。
所用档案管理软件须符合江苏省地方标准《文书档案文件级目录数据库结构与交换格式》（DB32/505-2002）要求。
4 整理方法4.1 件的确定本办法以件为归档文件的整理单位。
一般以每份文件为一件。
文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；会议记录、介绍信存根等一本为一件；成套的会议材料各为一件；重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不存档的，将正文与发文稿纸为一件；正文与文件处理单为一件；来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可为一件；经过若干环节、层次办理的来文、复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件；报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；未装订的式样同一的表格，以一定的单位组合，可装订在一起作为一件。
公文写作文档分级编号
公文写作文档分级编号公文写作在正文中数字序号使用的级别顺序为：“一”“二”“三”——“一”“二”“三”——“1”“2”“3”——“⑴”“⑵”“⑶”——“①”“②”“③”。
带括号的序号和带圆圈的数字序号，后面不再加顿号、逗号之类；如：⑴而不是⑴、特别要注意的是：“一⑴”输入的正确方法是“插入”—“特殊符号”—“数字符号”，而不能用键盘输入括号然后加汉字或数字。
通常的标点符号必须在中文输入法下输出。
只有平时特别注意数字序号的采用规范，就可以并使文章层次确切有理。
扩展资料公文必须标明发文日期，以说明公文从何时已经开始生效。
发文日期坐落于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右间隔。
发文日期必须载明发文日期的全称，以免日后实地考察时间出现困难。
发文日期一般以领导人签发的日期为准。
一般以领导人最后签发的日期为准，经会议讨论通过的决议、决定等以会议通过的日期为准。
应用阿拉伯数字编写成文日期，如2021年7月9日，成文日期在正文之下一般空2行、右边空4个字，用3号仿宋体排印，发文单位署名在成文日期上一行和日期居中对齐。
公文编号通常包含机关代字、年号、顺序号。
例如：“国发〔1997〕5号”，代表的就是国务院一九九七年第五号发文。
“国发”就是国务院的代字，“〔1997〕”就是年号，（年号必须采用方括号“〔〕”），“5号”就是发文顺序号。
几个机关联合发文的，只注明主办机关的发文编号。
编号的位置：凡有文件版头的，放在标题的上方红线与文头下面的正中位置；无文件版头的，放在标题下的右侧方。
编号的作用：在于统计发文数量，便于公文的管理和查找；在引用公文时，可以作为公文的代号使用。
,y:0,k:1001）排版用字的基本原则出版物的基本用字根据以下3方面因素挑选。
●开本幅面大小——用字大小与出版物幅面成正比。
●排印内容——关键的内容用字小一些。
●篇幅长短——用字大小与篇幅长短成反比。
2）正文的字体与字号我国目前印刷出版业中正文字体字号的常见用法，如表4.1.4所示。
公文呈阅、呈批及传阅制度
公文呈阅、呈批及传阅制度第一章总则第一条为规范公司文件的呈批、呈阅及传阅行为，保证文件呈批、呈阅及传阅的严肃性、有序性和时效性，制定本制度。
第二条文件的呈阅、传阅由综合管理部负责承办。
第二章文件呈阅第三条呈阅的文件包括：一、省、市、县区领导部门的下发文件;外部企、事业单位的转发转送文件。
二、公司简报、会议纪要、会议简报。
三、公司及各部门制定的规章制度、工作流程、工作或业务报告及其他需要领导审阅的文件。
四、各类与公司业务及管理相关的重要信息和消息。
第四条呈送领导审阅的文件应视其文种以规定的格式起草。
第五条呈阅件起草者应对文件进行仔细校对和修改，杜绝语法和字词错误，完成后交综合管理部审核。
对含有语句不顺或词不达意的呈阅件，综合管理部有权拒绝呈送，并要求起草者进行修改。
第六条经审核无误的呈阅件，起草者须填写“呈阅件”(见附件1)，再由综合管理部负责将文件呈送领导。
第七条呈阅件由文件名称、文号、眉首横线、阅件人、呈阅说明、末端横线、领导阅后意见栏、呈阅部门、承办人、电话等部分构成。
文件名称、文号置于眉首横线之上，阅件人、呈阅说明置于眉首横线与末端横线之间的竖虚线左侧，领导阅后意见栏位于两横线之间竖虚线右侧。
第八条文号包括部门代字和年代加序号。
部门代字为：评审部“评”;法律监管部：“法”字;计划财务部：“财”字;综合管理部：“综”字。
第九条对领导审阅后的文件，综合管理部应及时取回归档。
如领导签署了批语或意见，则综合管理部应及时向有关部门或人员传达，并督促落实。
第三章文件呈批第十条部门或个人因重要工作或业务需要向领导请求行动指示时，需写“呈批件”(见附件2)。
第十一条除文件名外，呈批件的构成与呈阅件相同。
第十二条呈批件呈送程序与呈阅件相同。
第十三条阅件领导应在呈批件上作出批示。
第十四条综合管理部应及时取回批件并向有关部门传达并督促落实。
经领导批示的文件应及时归档。
第四章文件传阅第十五条除第二章第三条应传阅的文件外，其它文件须经董事长或总经理决定传阅的文件方可传阅。
公司公文管理制度
公司公文管理制度1.公司公文管理制度11.总则为减少发文数量，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制订本制度。
2.文件管理内容主要包括：上级函、电、来文，同级函、电、来文，本公司上报下发的各种文件、资料。
按照分工的原则，全公司各类文件由办公室归口管理。
3.收文的管理3.1公文的签收3.1.1凡来公司公启文件(除公司领导订启的外)均由收发员登记签收(由上级或邮电局机要通讯员直送机要室的机要文件除外)后分别交办公室机要秘书拆封。
在签收和拆封时，收发员和机要秘书均要注意检查封口和邮戳。
对于口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收。
3.1.2对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。
3.2公文的编号保管3.2.1办公室文书对上级来文拆封后应及时附上“文件处理传阅单”，并分类登记编号、保管。
须由公司承办或归档的公司领导亲启文件，公司领导启封后，也应交办公室办理正常手续。
3.2.2本公司外出人员开会带回的文件及资料应及时分别送交办公室文书进行登记编号保管，不得个人保存。
3.3公文的阅批与分转3.3.1凡正式文件均需分别由办公室主任(或副主任)根据文件内容和性质阅签后，由机要秘书分送承办部门阅办，重要文件应呈送公司领导(或分管领导)亲自阅批后分送承办部门阅办。
为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要月即办。
3.3.2一般函、电、单据等，分别由办公室机要秘书直接分转处理。
如涉及几个单位会办的文件，应同主办单位联系后再分转处理。
3.3.3为加速文件运转，机要秘书应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如关系到两个以上业务部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2天(特殊情况例外)。
3.4文件的传阅与催办3.4.1传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家、宿舍或公共场所，也不得将文件转借其他人阅看。
公文流转管理制度三篇
公文流转管理制度三篇篇一：公文流转管理制度公文按机密程度可分为以下几类：（1）绝密，指极为重要并且不得向物管人员泄露内容的公文。
（2）机密，指不宜向公司以外人员透露内容的公文。
（3）私密，指次重要并且所涉及内容不能向公司内外物管人员透露的公文。
（4）普通，指非机密公文。
如果附有其他调查问卷之类的重要东西，则另当别论。
（5）传阅，指公司内部传递传看的公文。
普通公文的流转原则：（1）由部门经理以上级别的领导负责对公文进行审阅、回答、批办以及其他必要的处理，或者由其指定下属对公文进行具体处理。
（2）如果遇到重要或异常事项，必须及时与上一级主管取得联系，按上级指示办理。
（3）各种有关联的事项，必须与部门商议后方能处置。
机密公文的流转原则：（1）机密公文原则上由责任者或当事者自行处理。
（2）指名或亲启公文，原则上应在封面上注明公文所涉及事项的要点和发文者姓名，并由发文者封缄。
（3）到达的指名或亲戚公文，原则上由信封上所指名的人开启，其他人不得擅自启封。
如果某主管在职务上有权替代文件所指名者，不受本条规定的约束。
公文的阅览原则如下：（1）某公文被阅览后，阅览者必须签字，表示已经阅览完毕。
如有必要，可在公文的空白处填写阅览后的意见，并转给或交还文书主管。
（2）有必要在各部门传阅的公文，必须附上“传阅登记簿”，按“传阅登记簿”规定栏目填写，并最终交还文书主管。
一、实时监督，全程留痕为规范公文办理程序，办公室收文后按照审核、登记、呈批、督办等流程，采取分类流转方式，对接收到公文当天均全部通过电子政务OA流转，从公文签发、登记、领导签批、办理流转全部实行电子化办公，通过OA系统规范性流转，压实了公文交办件责任领导、具体责任人、明确了办理时限，从交办件发送到办理至办结，全程系统留痕，并纳入办公室监管，杜绝了推诿扯皮现象发生，使公文办理进一步缩短了公文办理时限，提高了公文办理效率。
对各股室因工作需要下发批复、文件和通知，由各股室负责起草，分管审核，办公室校对，主要领导签批，由局办公室统一下发。