市场营销部的管理制度与规定

市场营销部的管理制度与规定

1销售工作例会制度

1、每日例会

1) 时间与参加人员：每日早上召开；市场营销部总监、市场营销部副经理、销售主任、销售代表、美工、订房文员参加。

2) 例会主持：市场营销部总监

3) 例会内容：传达上级指令，汇报检查前一天销售工作和酒店经营情况，听取客户及市场信息，掌握市场动态；布置当天重点工作，提请有关注意事项。

2、每周例会

1) 时间与参加人员：每周最后一个工作日召开；市场营销部总监、市场营销部副经理、销售主任、销售代表、美工、订房文员参加。

2) 例会主持：市场营销部总监

3) 例会内容：特殊事项会前通知，一般例行内容为：检查本周各销售经理完成销售任务情况。根据各销售经理分管的市场范围，分别检查公司、会议、长住、团队等客人实际销售间次、平均房价、销售比率。评估本周工作，分析各类客源销售中存在的问题和主要原因。各销售经理通报客户及市场信息；布置下周工作，落实各销售经理的任务与指标，并提出改进销售的建议与措施，对销售控制指标提出要求。组织业务学习或市场推销专题讨论，提高业务素质。

4) 例会通报：例会中提出的重要问题或有关重要情况由专人记录打印备案，通报总经理或有关部门。

3、每月销售会议

1) 时间与参加人员：每月第一周召开；酒店总经理、销售部全体人员以及相关运作部门经理参加。

2) 例会主持：市场营销部总监

3) 例会内容：检查上月各销售经理完成销售任务情况。根据各销售经理分管的市场范围，分别检查公司、会议、长住、团队等客人实际销售间次、平均房价、销售比率、上月预算完成情况。评估上月工作，分析各类客源销售中存在的问题和主要原因。各销售经理通报客户及市场信息、竞争对手本周客房利用率、平均房价。分析下月的销售预测、收入预算及布置下月的工作安排及销售策略。

4) 例会通报：例会中提出的重要问题或有关重要情况由专人记录打印备案，通

报总经理和有关部门。

2销售工作汇报制度

（1）日常工作汇报

酒店销售和公关活动经常是个人外出，单兵作战，情况复杂，不可控因素较多，各销售经理和销售主任外出推销或开展公关活动、遇有重要客户、重要活动和销售难点、疑点及价格超越自己权限等特殊情况，应及时报告市场营销部总监。来不及报告或因特殊原因来不及汇报时，应事后报告。

（2）每周工作汇报

各销售经理和销售主任每周汇报以工作业绩和工作实效为主。每周五市场营销部例会前填写小结报告，报部门总监审阅，并提出自己的下周工作计划。小结报告按表格式填写。

市场营销部员工每周小结报告

报告人_________周次___________日期______________

（3）月度工作汇报

市场营销部各岗人员每月28~31日对本月自己的工作做一总结，并统计实际销售成果，向销售总监汇报。汇报内容按表5-2格式填写。

市场营销部每月工作汇报表

报告人___________月度___________日期___________

3接待来访客人的制度与规定

（1）接听来访电话。客人打电话询问酒店有关事宜，均须严格执行部门接听电话程序，并做好记录，尽可能满足客人的一切合理要求。

（2）接待来访客人。对每个来访的客人，不论签约与否，一律热情接待，当有客人要约见时，要及时与客人面谈。征求意见，帮助客人解决问题。

（3）接待订房客人。对每位通过市场营销部订房的客人，接待订房的销售人员在客人入住后48小时内要尽量与客人见面表示欢迎，征求意见。

4销售合同管理制度

（1）酒店销售长住、会议、团队客房，应事先与客户签订销售合同，明确双方权利和义务，以预防和减少住房纠纷。

（2）正式签约前，各销售人员必须详细查阅客房出租状况和销售预测表，掌握哪些客房在什么时间可以留给长住、会议或团队客人，防止合同用房和前厅接待发生冲突，影响客房销售的准确性。

（3）客户意欲租用客房，销售人员要积极促销。一旦掌握了客户意向，应主动联系、访问客户，并带客户前来参观，主动介绍酒店各类客房和餐厅、娱乐设施、争取签订销售合同。

（4）客户一旦同意，销售合同由销售人员与客户协商，在遵守酒店价格政策和自己的权限范围内，本着互惠互利的原则，起草合同或协议。

（5）销售合同管理采用分级负责管理制度。用房较少的一般合同，在销售人员职权范围内直接与客户签订，自动生效。用房较多、时间较长、价格超越销售经理权限的合同，报销售总监审批。特别重要的合同，报总经理审批。

（6）各种合同签订后，合同正本交财务部保存，作为收款结帐的依据，副本在市场营销部留存，并分送前厅、客房部各一份，作为对客户服务的参考依据。

5销售资料管理制度

(1) 销售资料分类。酒店销售资料包括宣传册、VIP客人优惠卡、客房价格

表、销售任务分解表、与客户往来的电传、传真、电报、合同、协议、信件、销售统计表、销售经理工作小结等。上述资料按宣传类、经营类、合同类、客户挡案类四钟类型归类管理。

(2) 宣传资料管理。酒店宣传册、房价表、各种优惠卡等资料，由市场营销

部设专人兼职管理。各销售人员需要使用须统一领取，每次记录领用份数。

(3) 经营资料管理。销售任务表、统计表、销售经理每周、每月工作小结等

资料，有市场营销部设专人兼职管理，按销售经理分类、以时间顺序排列。每人一份档案资料，逐期汇总，以考核各销售人员的工作业绩。

(4) 客户档案。按客户名称分类，每一客户建一份档案，每次接待后按实际

情况填写。合同、协议作为客户档案的附本，按时间顺序排列，并作为酒店销售分析的重要参考依据。客户档案内容按表格式填写：

(5)VIP客人档案。按VIP客人姓名大写字母顺序分类，每个客人建一份档案，分别记录客人姓名、性别、年龄、国籍等基本情况。客人每次住店，再记录客人消费情况，并做为今后有针对性地提供优质服务的依据。档案内容按表格式填写。

酒店VIP客人档案

(6) 公关资料管理。主要收集每次公关活动名称、内容、活动方案、效果和

广告宣传媒体、价格、报刊刊出的宣传品等。按公关活动及广告宣传分类，按每次活动和广告宣传时间顺序排列，逐期累计，由营销部副经理收集整理。

(7) 资料管理与使用。市场营销部各种资料按分工范围统一保管。本部人员

借阅，用后收回；凡涉及保密性资料，均不得借出市场营销部。非本店员工，严禁借出。

6市场营销部电脑使用管理规定

本部工作人员非工作需要不得更改电脑资料。严禁外来人员进入本部使用电脑。

（1）不准将外部软件在本部电脑上运行，不准将酒店内部软件拷贝给他人。

（2）电脑出现故障时，要立即通知电脑部维修。

（3）电脑使用完毕退出自己的密码，严禁使用别人密码，关闭电脑之前，须正常退出程序。

（4）本部人员下班或外出，须将电脑关闭。

7市场营销部安全管理制度