改进学籍管理的建议

关于改进学籍管理的建议

各位领导：

随着招生规模的不断扩大，在校生人数连续增长，学校专业门类扩增，以及学生对自己权益保护意识的增强，学校的学籍管理工作也日益复杂，今年开学，就有一位07届的毕业生反映自己的毕业证专业弄错了，经查，该生07年入学时录取数据为美术对口生，专业为广告设计与制作，但07年注册时的原始数据却将其专业注册为旅游管理，2010毕业生资格验证签名时因该生已不在校，无法签名，由其辅导员代签，结果致其专业错误，这一事件凸显出我校学籍管理的漏洞，给我很大的触动，由此我想到，更建立严格的学籍管理制度，在此向领导提出如下建议：

一．建立院系二级管理机制

目前,我院学籍管理的基本模式是招就处学籍管理员+辅导员,即招就处学籍管理员统管数据,辅导员承担所管理班级的学籍管理,这一模式在实践中有如下弊端,已根本不能适应当前学籍管理的需要.

1.没有任何文件规定辅导员有本系学籍管理的职能

辅导员本身职责很多,承担学籍管理的职责仅限于”协助”,如报告本班学生的学籍异动、退学等，但向谁报告呢，我院各专业各校区分布情况复杂，要求每个辅导员向学籍管理员报告也就非常困难，并且辅导员众多且每学年人员变化较大，无法对其组织有效的学籍管理培训，就无法掌握学籍管理的流程，其结果只能是单个的学生一有情况就到招就处为理，也使学籍管理员应接不暇。

2．招就处对辅导员并无管理权限

辅导员由各系委派，对辅导员的考核由各系负责，招就处无此权限，所以，硬性地要求辅导员做学籍管理，只能换来各辅导员对于工作的不配合，或敷衍了事，发下去的学籍核对表册，许多辅导员便将工作交给学生干部代做，甚至要求辅导员签名的地方都不签，导致学籍管理工作效率低下。

3．一对多的模式无法有效管理

在学校规模不大的情况下，学籍管理员+辅导员模式尚不能有效落实，若学校规模扩大了，辅导员人数众多，则更不可能实现良好的学籍管理，学籍管理不能只看眼前情况，发现一个问题处理一个问题，而应建立长效机制。

4．辅导员流动的后果无人承担

我院花艺系05届学生辅导员黄律离职后，今年他任职的毕业班数据和相片混乱，但无

人核对，导致发毕业证工作十分被动，后来是学生领毕业证期间到校自己核对相片后，才将相片纠正过来，并有三位学生专业弄错的情况，既使工作变得复杂，也给学校的声誉造成了一定的损失。

由于以上管理模式的不合理，导致学籍管理出现如下后果：

1．不能保证学籍信息的准确性

我担任学籍管理员以来，极少有辅导员主动向我报告学籍异动的情况，遇有学生自动退学等情况，辅导员或学生往往只在学生信息旁边注明“已退学”，而不会出具系部盖章的退学情况证明，这导致即使明知学生退学，我也不敢注销该学生的情况，直接后果是报送就业数据时，某学生明明已退学，却仍要算该系的学生。

2．职责不明，无法追责

今年发毕业证时，发现有四例学生专业弄错的情况，但都已经是糊涂帐，无法知道是谁的责任，只能想方设法替其弥补，导致工作被动。

从横向来比较，各兄弟院校都已建立院系两级管理模式，有些院校甚至已建立有效的校园网核对机制，如民政职院，校园网核对率达100%，该院已多次获学籍管理先进单位的称号。从学校内部来看，全校性的工作如教务工作有各系教学秘书负责，学生工作有各系的行政秘书负责，就业工作有各系的就业专干负责，唯独学籍工作，在各系中并无人对接。因此，可行的方式是在各系中设专职或兼职的学籍管理员，以更好地为学生服务，就此工作我曾征询过几位系主任的意见，但有的系说由就业专干来负责，有的系说由行政专干来负责，莫衷一是，无法统一，因此，需由学院来确定此事。

二．完善各项学籍管理制度。（略）

其中系学管员的主要职责：1.报告本系学籍异动()情况 2、报告本系学生退学情况

3．报告本系五年制和三年制学生的分布情况

三．借助校园网，实现学籍核对功能

对于新入学的新生，在未进行学籍注册之前，我校的核对基本是以手工方式进行，稍不注意就容易出错，如能在校园网中实现学籍核对功能，则学生上网即可核对自己的注册数据，更有利于保障其权益。且此功能从技术上讲实现起来并不难，且必定是未来几年学籍管理要做的工作。至于注册之后,学生登录学信网即可核对自己的学籍,只要广为宣传,

让学生知道自己有此权益,那么学籍数据就不易出错了.