第二章 账务处理子系统(1)

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计算机环境下账务处理流程
业务人员 原始单据
凭证编制 岗位
凭证审核 岗位
记账与结 账岗位
编制凭证 记账凭证 录入凭证
企业基础 信息文件 （如科目
文件）
凭证审核 是
临时凭 证文件
期末转账凭证
记账与 结账
初始设置 科目表 银行对账 对账结果
报表岗位
历史凭 证文件
汇总文 件
查询与生成
企业银行 账表文件
各种总账、日 记账、明细账
………
科目名称 管理费用 事业部2 办公费 一组 二组 差旅费 一组 二组
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科目编码 科目名称 辅助核算
6602
管理费用 部门核算
660201 办公费 部门核算
660202 差旅费 部门核算
660203 保管费 部门核算
Βιβλιοθήκη Baidu
660204 业务招待 部门核算
费
……
…….
一个科目可以链接多个部门；一个部门可 以链接多个科目，形成立体科目
序号 字段名称 1 科目编码 2 科目名称 3 科目类型 4 科目级别 5 上级科目 6 是否末级科 目 7 辅助核算
8 余额方向
说明 如1001，1002 如现金、银行存款 如资产、负债 如一级、二级、三级 等 上级科目编码 如“T”为末级科目，“F”为非末级科目
可以定义“部门核算”、“项目核算”等，使得 科目与部门档案、项目档案建立动态链接；可以 增加核算内容
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2.科目编码方法 （1）顺序编码 （2）位数编码 （3）分组编码
如： 1601001-1601099 固定资产-机床
1601101-1601199 固定资产-电脑 1601201-1601299 固定资产-汽车
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3.科目编码设计的基本原则
（1）规定性原则 一级科目及部分明细科目应根据财政部和
制度的规定，确定会计科目的结构，即分几级 明细科目，每级明细科目的长度等，实际上主 要是设计明细科目编码的结构问题。
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设计方法归纳起来可以分为三类：
（1）定长定位。 大多数用此法，即科目编码体系中各
级科目编码的长度是固定的，如确定会计科 目的结构为4-2-2。 用友软件对编码方案设计的限制条件见下图：
主管部门的统一规定进行。
目前财政部规定一级科目编码一般为4位 以“1”开头的为资产类科目； 以“2”开头的为负债类科目； 以“4”开头的为所有者权益类科目； 以“5”开头的为成本类科目； 以“6”开头的为损益类科目
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（2）层次性原则
为了使科目编码具有层次性，需将某科目的直接上
级科目编码作为该科目编码的前部。如：
（2）临时凭证文件结构设计方案一
序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11
项目 凭证类型 凭证号 日期 摘要 科目编码 借方金额 贷方金额 附单据数 制单 审核 记账
说明 如“收款” 如“10005”，要求连续编号 如“2008/02/23” 通常凭证的每行都考虑有一个摘要（多摘要） 如“100201”
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章节内容
▪ 2.1账务处理流程分析 ▪ 2.2总账系统总体设计 ▪ 2.3总账系统初始化 ▪ 2.4 日常业务处理 ▪ 2.5 账表查询 ▪ 2.6 出纳管理 ▪ 2.7 期末业务处理
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第一节 账务处理流程分析
▪ 要求掌握的主要内容： ▪ 计算机环境下账务处理业务流程 ▪ 计算机环境下账务处理基本操作流程
说明 如“收款” 如“10005”，要求连续编号 如“2008/02/23” 此项可以选用 制单人员名字 审核人员名字， 未审核为空 记账人员名字，未记账为空
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②凭证业务文件数据结构
序号 项目 1 凭证编号 2 摘要
3 科目名称 4 借方金额 5 贷方金额
说明 如“10005”，要求连续编号 通常凭证的每行都考虑有一个摘要 （多摘要） 如“银行存款”
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第一节 账务处理流程分析 ▪ 一、手工环境科目汇总表核算形式账
务处理流程图
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业务人 员 凭证编 制岗位
凭证审 核岗位
记账与 结账岗 位
手工账务处理流程
原始单据
编制凭证
记账凭证 （收款、付款、转账凭证）
审核凭证
已审核凭证
收款、付款、转账凭证
收款凭证、付款凭证
收款、付款、转账凭证
出纳登记 日记账
会计登记各 种明细账
序号 字段名称
说明
1 科目编码 如1001，1002
2 科目名称 如现金、银行存款
3 科目类型 如资产、负债
4 余额方向 如借、贷
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（3）科目文件的结构设计方案二
如果企业采用不定长设计科目编码体系，那么科目文 件可以设计7个字段
序号 字段名称 1 科目编码 如1001，1002
说明
2 科目名称 如现金、银行存款
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第二节 账务处理系统的总体设计
▪ 一、账务处理子系统的设计目标
1. 及时准确地采集和输入各种凭证，保证进入计 算机的会计数据及时、正确和全面
2. 高效、正确地完成记账等数据处理过程 3. 随时输出某个时期内任意会计科目发生的所有
业务，随时输出各个会计期间的各种账表，为 企业管理提供信息 4. 建立总账子系统与其他子系统的数据接口，实 现会计数据的及时传递和数据共享
1601
固定资产
160101
固定资产——甲车间
160101001 固定资产——甲车间——A型机床
160101002 固定资产——甲车间——B型机床
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（3）一致性原则
为了在科目编码中体现出这种规律性，即相同的内
容需要以相同的编码来反映。例如：
5502
管理费用
550201
管理费用——办公室
55020101 管理费用——办公室——办公费
银行对账 单文件
各种报表 8
账务处理操作过程
系统管理
建立账套
增设操作员 基础设置
分配权限
初始设置
部门档案 客户分类 供应商分类 会计科目 凭证类别 项目档案 职员档案 客户档案 供应商档案
录入期初余额 填制凭证
业务处理
审核凭证
记账
出纳管理
账簿管理 月末转账
查询辅助账 月末处理
2020/5/12
结账
此项可以选用 录入人员名字 审核人员名字， 未审核为空 记账人员名字，未记账为空
以下是录入凭证的界面
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录入凭证界面
上述凭证的在数据库中存储结果是怎样的？
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（3）临时凭证文件结构设计方案二
序号 项目 1 凭证类型 如“收款”
说明
2 凭证号
如“10005”，要求连续编号
3 日期
如“2008/02/23”
总账会计编制 汇总表
登记总账
总账
明细账
期末处理
报表 岗位
现金银行 日记账
各种报表（资产负债表、现
编制报表
金流量表）
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▪ 二、计算机环境下账务处理流程图
计算机的处理速度、存储能力、准确性等 均是手工处理不能相比的。IT环境下账务处理 流程不能照搬手工环境下的账务处理流程，而 应突破长期手工处理所形成的定势，设计出更 适合计算机处理、效率更高、处理更合理的系 统。
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如借/贷
➢（5）科目文件的组织方式。 ▪ 以“科目编码”为索引关键字
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2.临时凭证文件
（1）临时凭证文件的作用 用来临时存储未记账的所有凭证，记录
在一定时期内所发生的各项经济业务的文 件。
一旦记账，凭证就从凭证文件转移到 “历史凭证文件”，所以任何一张凭证都 不可能永远在此文件中存储。
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4 摘要
通常凭证的每行都考虑有一个摘要（多摘要）
5 科目编码 如“100201”
6 借贷标志 如“借”或“贷”
7 金额
8 附件
此项可以选用
9 录入
录入人员名字
10 审核
审核人员名字， 未审核为空
11 记账
记账人员名字，未记账为空
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（4）临时凭证文件结构设计方案三
①凭证内容文件数据结构
序号 项目 1 凭证类型 2 凭证编号 3 制单日期 4 附单据数 5 制单 6 审核 7 记账
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记账凭证内容文件
凭证 编号 001
002
制单日期
2002-121
2002-122
附单 据数
1
2
摘要 购入原材料 销售商品MD
制单 审核 记账 贺敏 刘明 贺敏 贺敏 刘明 贺敏
记账凭证业务文件
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▪ 三、IT环境下和手工环境下账务处理流程 的异同
1.数据处理的起点和终点不同 2.数据处理方式不同 3.数据存储方式不同 4.对账的方式不同 5.会计资料的查询统计方式不同
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第二节 账务处理系统的总体设计
▪ 要求掌握的主要内容：
▪ 账务处理系统主要功能结构 ▪ 账务处理系统会计科目编码体系 ▪ 账务处理系统主要数据文件
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用友软件对编码方案设计的限制条件
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（2）不定长方法 是指科目编码体系在不超过总长度的 前提下，除一级科目编码长度固定外， 其他各级科目编码的长度是不固定的， 可由用户自行随意设计。
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但按此法设计科目编码，无法判断出科 目编码的惟一直接上级科目编码。
又在通用会计软件中，凭证中科目发 生额是根据最低级明细科目的数据自动产生 的。因此，要实现按不定长方法设计科目编 码，必须在相应的文件中增加几个字段：科 目级别、上级科目、末级标志等，以区分不 同的属性
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二、 账务处理系统的功能结构图
账务处理系统主要功能结构（一）
账务处理系统
系统初始化
会计科目 凭证类别 期初数据 辅助核算 外币及汇率 其他设置
日常账务处理
凭证填制 凭证修改 凭证审核 出纳管理 银行对账
记账
账簿查询输出
总账查询 明细账查询 日记账查询 辅助账查询 日报表查询
账簿打印
期末处理
转账处理 对账 结账
部门代码
部门名称
1
事业部1
11
一组
12
二组
2
事业部2
21
一组
31
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二组
四、账务处理系统主要数据文件的设计
1.科目文件 （1）设计科目文件的意义
用来反映企业的科目体系结构和所有科目及 其属性，并为编制凭证、记账、账簿和报表查 询提供支持
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（2）科目文件的结构设计方案一 企业采用定长定位方式设计会计科目编码体系
55020103 管理费用——办公室——工资
550202
管理费用——财务部
55020201 管理费用——财务部——办公费
55020203 管理费用——财务部——工资
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（4）简短性原则。 应选择最小值的编码 （5）扩展性原则。 设计科目编码时，在考虑一定的扩展性的前提
下，应保证其编码的简短性
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4. 会计科目编码体系的设计 会计科目编码体系的设计首先要遵循会计
凭证 记账
凭证 汇总
总账
明细 账 账表 输出
日记 账
支票 登记 簿
银行 对账
自动 转账
对账
结账
修改 口令
数据 备份
数据 恢复
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三、会计科目编码及其体系设计
1.会计科目编码设计的必要性 （1）采用会计科目编码便于反映会计科目间的
逻辑关系 （2）保证会计科目的唯一性 （3）便于计算机处理和分类 （4）节省存储空间 （5）提高处理速度
第二章 账务处理系统
1
教学目的及要求
▪ 系统学习账务处理功能的基本知识和基本工作 原理。
▪ 要求掌握账务处理系统的基本业务流程、账务 处理初始化的基本内容和工作原理。
▪ 掌握账务系统初始化中设置会计科目、录入期 初余额及设置分类、档案资料的方法；
▪ 掌握日常业务处理中凭证处理和记账的方法； ▪ 熟悉期未业务的内容和处理方法。
科目编码 6602 660201 660201001 660201001001 660201001002 660201002 660201002001 660201002002
…………
科目名称 管理费用 事业部1 办公费 一组 二组 差旅费 一组 二组
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科目编码 6602 660202 660202001 660202001001 660202001002 660202002 660202002001 660202002002
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科目：550201013
科目级别：3级 上级科目编码：550201
科目末级标志为“真”
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（3）立体科目 立体科目方法是指将科目中大量重复
的科目从科目体系中分离出来，按照项目 进行存储，并将项目与科目建立动态链接， 在满足优化会计科目体系的同时，达到精 细核算的目的。
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如：假设某单位采用群码，其科目编码结构是4-2-3-3， 科目编码设计举例如下：
3 科目类型 如资产、负债
4 科目级别 说明科目的级次，如一级、二级、三级
5 上级科目 标明上级科目的编码
6 是否末级科 如“T”为末级科目，“F”为非末级科目 目
7 余额方向 如借、贷
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（4）科目文件的结构设计方案三
如果企业采用立体科目方法设计科目编码体系，那么科 目文件的结构将更加复杂，其结构至少包括八个字段
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账务处理系统主要功能结构（二）
账务处理系统
初始 设置
凭证 管理
出纳 期末 管理 处理
账簿 管理
会计 辅助 报表 管理
系统 服务
其他
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账务处理系统主要功能结构（三）
账务处理系统
初始化 凭证管理 账簿管理 出纳管理 期末处理 系统服务
设置 账套
设置 权限
设置会 计科目
录入期 初余额
凭证 录入
凭证 审核