督导技巧与员工激励

共同承担责任
工作安全感 引发骄傲感
建立团队时的错误
挑选队员程序错误 团队关系盖过结构 不合时的目标 团队缺乏必需的技术
不适当的权力
团队发展阶段
组合期
发挥期
摸索期
共识期
有效团队的特质
制定清晰的目标
分享成果 形成高效的团队 明确职责
有效的解 决问题 良好的对 外关系
合理的组 织结构 开放式的 沟通
•追求成熟感的程度 •责任感 •学历及经验
选择领导方式
领导方式
四个主要的领导方式：
•专权式 •咨询式
•协商式
•放权式
选择领导方式
决定领导方式的因素
下属的成熟程度：
•工作技巧 •足够的经验 •独立行事 •办事积极 •承担责任
工作的客观条件
•时间因素 •工作的复杂程度 •工作成败带来的影响 •组织文化
概述
指导
帮助员工
训练员工 侧重于技术层面 辅导 帮助员工克服心理上的困扰
增加归属感
减少经济损失
指导
外在和内在环境 适当的指导环境和气氛 • 参与式管理
• 加强沟通
• 正面激励 鼓励下属自我发展 • 自我发展的重要性 • 议定发展计划
指导
指导计划 分析员工的指导需要 • 沟通
科学管理学派 人际关系学派
系统理论
权变理论
督导人员的责任及角色
管理阶层及各阶层的主要功能 高层管理 1880 1900 1920 1930 1940 1950 1960 现在
中层管理 计划
组织
人事
领导 及激励
控制
低层管理
督导人员的责任及角色
制订目标
外在环境
竞争者
高层
政治 经济
督导
其他 部门 公司 文化 公司 标准 其他 同事
激励技巧
激励理论
需要层次论 具有优先次序的五 个层次。
自我 实现 需要 自尊和地位需要 归属和社交需要 安全和保障需要 基本生活需要
激励理论
双因素模式 产生激励
激励因素
成就 承认 工作本身 责任 晋升 成长 。。。 监督 公司政策 工作条件 工资 同事关系
导致不满
保健因素
个人生活 与下属关系 地位 保障 。。。
目标的五个特性
有挑战性
可以达成
明确及可以量度 有期限
编排优先处理项目矩阵
重要性 时限 急 缓 重 轻
取得团队共识
确定优先处理的目标 制定个人工作计划表
① ③
② ④
有效管理时间
组织工作
收集资料 小组合作 授权员工 控制进度
目标 完成 时限 任 务 完 成 程 50% 度
100%
内在因素
外在因素
激励理论
ERG模式 发展
个 人
关怀
存在
激励理论的应用
需要层次论及ERG模式
ERG模式
发展
需要层次论
自我实现 自尊和地位
行动
给予成长机会 鼓励成就 赞扬良好表现 给予更大工作责任 举办社交活动 团队建设 提供福利 提供安全的工作环境
关怀 存在
归属和社交 安全和保障
基本生活
公平的薪水 足够的休息时间 舒适的工作环境
实际的信息来源：
直属主管
自己在企业中的地位及被接受
的程度
办公室流言
小组会议 报告板
沟通不当
沟通存在问题的形式：
如果你想这样，为什么不早些说明？
我希望你下次解释清楚一些。 对不起，我以为你最希望我这样做。
沟通模式
发讯人 产生意念 化成表达方式 回馈 沟通渠道 收讯人 干扰
领悟
行动
•下属没有自主权
领导理论
民主式领导与独裁式领导 李克特的四种管理制度
组织因素 独裁 民主
剥削式
仁慈式
咨询式
参与式
高
上司对下属的信任程度 低
上司采用奖罚的程度
惩罚
奖励
上司与下属的沟通程度 低
高
领导理论
情景领导
根据员工的成熟度形成的不同的风格：
•命令式 •诱导式
•参与式
•授权式
员工的成熟度包括：
督导技巧与员工激励
课程内容
督导人员的自我发展
帮助员工技巧
组织性技巧
督导人员的自我发展
领导技巧
沟通技巧 时间管理
策划与跟进
督导人员的责任及角色
督导人员： 行政机构或企业的第一线管理人员 第一线的经理 一般员工和高中管理层的桥梁
督导人员的责任及角色
管理理论发展的四个阶段 1880 1900 1920 1930 1940 1950 1960 现在
高瞻远瞩
分配资源 避开问题 激励下属 评估标准
策划的种类
四类策划需求或计划形式：
策略性计划
中期计划 运作计划 日常工作计划
策划的方法
订立目标
订立目标的五个原则
配合企业目标 限定完成时限 高而可达
订立目标
可以量度
详细明确
策划的方法
行动策划包括：
确定工作
排列工作次序 估计时间 衡量资源 决定地点
授权的好处
削弱了主管的权力？否！
更多时间
减少瓶颈 鼓励员工 发展员工
不愿意授权的原因
普遍不愿意授权
缺乏信心
害怕挑战 失去控制 效率假象
何种工作可以授权
非常规工作 常规而琐碎 的工作
可能授权
不能授权
一定要授权
可能授权
低风险
高风险
授权的程序
订立任务
•经验丰富 •颇有经验 选贤任能 •极具潜质 •陈述背景 落实分工 •详述工作 •支持指导 跟进完成 •商定进度 •通知各方
辅导
辅导时要注意的事项 时间 地点 准备
授权
概述
授权包括两个元素
任务本身
权力 •准许支配一些资源 •容许决定方法
下放权力的程度
督导人员授权的程度 下属的权力
督导人员的权力
督导人 员保留 绝大部 分权力
行动前 需得到 督导人 员的批 准
自行决 定方法， 定期向 督导人 员报告
下属不 需要常 向督导 人员报 告
文字，小组谈话和个别谈话
采取沟通渠道的因素：
时间 成本 地点 详细程度 隐私需要 关系 记录需要
反应需要
沟通模式
收讯人
收讯人的背景和性格影响沟通效果
收讯人可以利用的信号：
保持视线接触
让对方把话说完
表示赞同 提出问题
沟通模式
领悟
行动
发讯人激励对方采取行动的方法：
安全 保障
计划进度 实际进度 纠正行动
实际 上级 完成 时限 时间
项目进度审查表
0
进度审查点
时间
有效管理时间
工作习惯
欠缺纪律
无谓干扰
电话
访客
费时会议 不懂拒绝
策划与跟进
概述
策划的三个方面
目前运作情况及希望达到的目标
决定需要进行的工作 去完成任务的方法
策划的好处
策划较为显著的好处：
奖励或惩罚 需要 成本效益分析 平衡需求
沟通模式
回馈
沟通渠道的选择影响回馈效果 干扰
造成沟通障碍
语意障碍 物理障碍 心理障碍
•情绪
•感知 •选择性
时间管理
时间失控的原因
缺乏 组织
用人 不当
时间失控
缺乏 计划
缺乏 控制
虚度 时间
有效管理时间
工作计划
工作计划可分每月、每星期和每日等形式
主管因素 小组合作因素 措施转变因素
激励三步曲
采取行动
个人因素
•提出问题所在 •消除心理障碍 •作出适当的安排
小组合作因素
•改进组员的合作关系 •帮助员工建立人际关系 •排解纠纷 •适当的人事安排
主管因素 安排适当训练
指点和鼓励
措施转变因素
纠正误解 反映员工意见
指导与辅导
领导理论
特征理论 人格特征：通晓知识，有干劲，富想象力，创造力，进取心，
果断，有决心，有毅力，体力充沛，热诚
社会特征：老练，具同情心，耐心，有威信 生理特征：身材高大，外貌英俊，体格强健
领导理论
领导风格
以员工为中心：
•关心下属 •协助改善工作成效 •较少惩罚 以生产为中心： •强调生产 •经常惩罚 •忽视其他要求
互相支持 互相信赖
积极的处 理争议
解决疑难
常见的错误
未能察觉问题 不敢面对问题 仓促行动 不敢作出决策
解决疑难的模式
察觉问题 界定问题 三类问题： •实际运作
•人事关系
•制度结构 审度情况 采取短暂措施
解决疑难的模式（续）
提出建议 六种寻找解决方案的方法： •脑力激荡 •查阅资料
解释规则的原因和意义，使员工乐于遵守
规范日常运作的秩序
纪律出现问题的原因
员工不知道规则 规则不切实际 管理及组织因素
纪律出现问题
规则不协调 个别员工的因素
督导人员有心无力
执行纪律
预防性执行纪律： 订立标准 鼓励回馈 执行纪律的原则：
•引导对方说话
•作出回应
评估结果
辅导
察觉问题的方法 观察 工作表现
•效率降低 •自觉性降低 •失去工作热诚
身体状况
•头痛 •肠胃不适 •精神不集中
行为表现
•情绪低落 •容易发怒 •失去忍耐力
•不能面对压力
•抽烟过多
•失眠
•多疑
•疲倦 •对同事及组织能力起疑 •态度变得负面
同事间的报告
自动请求帮助
内在环境
公司 结构 企业 目标 企业 政策
企业目标 长期策略
单位目标
长/中/短计划
劳工市场
政策
政策
程序Baidu Nhomakorabea运作标准
供应商
程序 运作标准
社会
股东
顾客
贷款者
程序
管理人员须制订不同种类的目标
督导人员的责任及角色
制订目标的原则
执行中层对高层的承诺 具体详尽 集中于日常的操作
•目标具体明确，可以达到 •外在环境因素及公司内部因素 •考虑上层要求及具体的资源 •确定员工个人的晋升目标，帮助员工的事业发展
分配工作
分配工作需要注意如下四点：
有心
有力 有时间 有人缘 策划常用的工具有： 清单 流程图 甘特图
跟进
评估实际结果与预期是否一致，必要时采取更正行动：
订立标准
量度表现 比较表现和标准 矫正行动
员工表现 任务程序 进度指标
帮助员工的技巧
激励技巧
指导与辅导 授权
领导理论
以员工为中心和以生产为中心
乡村俱乐部式管理者
9，9 9 1，9 8 7 中庸之道管理者 关 6 心 5，5 5 员 4 工 3 2 9，1 1 1，1 1 2 3 4 5 6 7 8 9 无所事事管理人 关心生产
团队式管理者
生产力推动者
领导理论
一般性督导与严格督导
一般性督导：
•较少检查下属的表现 •下属有较多的自主和决策 严格督导： •严厉控制
•专家意见
•项目小组 •外来信息 •自我创新
解决疑难的模式（续）
评估建议 判断准则 •必须准则 •希望准则
了解结果
•确定 •预计风险 •不确定 选择方法
解决疑难的模式（续）
决策及执行 下决策 下决策方式 执行决策 评估结果
执行纪律
概述
纪律亦是规则 员工的行为指标 执行纪律的目标： 增进沟通，制定恰当的行为规范
• 观察
• 记录及报告 •新系统或机器 决定指导目标
指导
指导计划（续） 指定指导计划 • 示范
• 教练式指导
• 个别指导
事前准备 整体简介 细分工序 学员试做 学员独立操作
指导
指导计划（续） 执行指导计划 • 态度专注
• 运用述意技巧
• 体察对方感受
•不要妄下评价 •不要惧怕沉默
授权的态度
授权的态度
尽量放手
显示信任 永远支持 取得承诺
组织性技巧
建立团队
解决疑难 执行纪律
建立团队
概述
形成一支队伍 队员间默契和通力合作 发挥队员所长 团队的三个重要的成功指标 热忱 学习 成果
成为团队成员的好处
互相学习的机会 发表自己的主张 了解更多的信息 分享成果
沟通技巧
概述
沟通的需要： 了解上层的政策和目标，演绎为自己的工作蓝图 发出清晰的指示，令下属根据指令行事
传达下属的意见或困难
员工信息
员工最想知道的信息：
企业未来的发展计划
升职机会 人事政策和程序
希望的信息来源：
直属主管
小组会议 高层管理人员
与工作有关的资料
如何增进生产力 企业和竞争者的成绩比较
激励理论的应用
双因素模式
激励行动 帮助员工制定事业计划 授权给员工 提供训练机会 分配员工不同的工作 公正的评价表现 与员工沟通公司政策 改善督导技巧 维持工作安全 改善员工人际关系
保健行动
激励三步曲
留意征兆
个人因素
主管因素 小组合作因素 措施转变因素
激励三步曲
了解原因
个人因素
沟通模式
发讯人
发出信息的人
资讯来源的可信性基于五种因素：
职位
专业
信誉 形象
公平
沟通模式
产生意念 沟通的第一步 注意的两点
整理意念 保持客观
化成表达方式 表达方式有：文字，语言，图表和动作 四种恳请方式
威吓性恳请
感情性恳请 奖励性恳请
激励性恳请
沟通模式
沟通渠道
督导人员的责任及角色
督导人员所需的技巧
技术 概念 人事
技术
概念
人事
高层管理人员
中层管理人员
低层管理人员
领导技巧
领导技巧
权力和力量的五个来源
•加薪 •晋升 •归属感
•业务纯熟
奖励权
专长权
•绩效评估
•知识丰富
领导
惩罚权 •困难的工作
•员工的认同 •胜任工作 •处事公正
认同权 法定权
•地位