工矿企业的合同管理

作者简介:徐泉(1968-),男,江苏涟水人,高级工程师,长期从事井矿盐生产、技术、设备及工程建设的管理工作。

Contract Management of Industrial and Mining Enterprises

Xu Quan

(Jiangsu Huaiyan Mining Industry Co.,Ltd.,Huaiyin,Jiangsu,223343)

Abstract:This paper starts from the concept of contract law,summarizes the common contract characteristics and disadvantages of industrial and mining enterprises,expounds the main content of the contract and the basic methods of contract management step by step,in order to help improve the basic management of industrial and mining enterprises.

Key words:Enterprise,contract,management

摘要:本文从合同法定的概念落笔,概括了工矿企业常见的合同特点及其存在的弊病,分步阐述了合同的主要内容与合同管理的基本方法,旨在对工矿企业基础管理的提升有所帮助。

关键词:企业;合同;管理中图分类号:TS3

文献标识码:B

文章编号:1001-0335(2019)04-0042-02

工矿企业的合同管理

徐泉

(江苏淮盐矿业有限公司,江苏淮阴223343)

第50卷Vol.50

中国井矿盐

CHINA WELL AND ROCK SALT

1前言在现实生活中,公司生产经营离不开合同,个人之间的交易往来需要合同(亦称“协议”、“契约”),合同已经渗透到我们日常生活的方方面面。客观地讲,合同是保障当事人合法权益的有力手段,熟悉合同的基本概念,了解合同订立、履约的基本常识,妥善处理好合同管理的事宜,对任何工矿企业都是极其重要的。2合同的概念

2.1合同的定义。我国《合同法》第2条规定,合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。

2.2合同的原则。我国《合同法》规定,合同订立必须秉承“平等”、“自由”、“公平”、“诚实信用”、“遵纪守法”、“依合同履行义务”等六大原则;唯有依法订立的合同,才受法律保护。

2.3合同的内容。一般包括如下条款:当事人的名称或者姓名和住所;标的;数量;质量;借款或者报酬;履行期限、地点和方式;违约责任;解决争议的方法。我们习惯上把上述合同八个方面的内容称为“合同的八大要素”,各类合同基本上是由此衍生而来,或增减部分条款,皆应需而定。

3工矿企业合同特点及存在弊端

3.1工矿企业常见合同有:买卖合同、运输合同、承揽合同、建设工程合同、委托合同、技术合同、保管合同、仓储合同、借款合同、租赁合同、保险合同、担保合同、劳动合同、培训合同等14大类,其中大多数是法定的“有名合同”,少数是法律上未作出明确规定的“无名合同”。

3.2工矿企业主要涉及人、财、物的管理,因此订立合同的范畴也集中围绕这些活动而展开,一般都具有有偿、诺成和双务的特点;由于工矿企业内部管理的职能划分较细,合同履行的责任主体也随之分散;公司的不同职能部门或生产单元,对合同理解有差异,因此合同管理的成效也大不相同。3.3工矿企业合同管理存在或多或少的问题

3.3.1有的是合同前期关注人较多(譬如招标阶段),之后便少人问津,忽视合同签订的细节。或是标的表述不明,或是合同技术标准模糊,或是合同成果的交付方式不详,导致合同签订难能顺利,合同履约时难上加难。

3.3.2有的合同长篇大论,关键要素却被忽略。合同或是缺少印章(或印章使用不规范),或是缺少法定代理人、或委托代理人签字,或是签约的时间、地点不详细等,给企业经营工作带来无穷隐患。

徐泉:工矿企业的合同管理

3.3.3合同签约过程中存在的形式主义。企业授权分管领导或部门经理签订合同,而合同经办人或是执行人并不真正了解合同的细节,由此导致的合同纠纷也很常见,需要设法避免。

4合同管理的概念

4.1“合同管理”是指从合同的酝酿、订立、履行、变更(或解除)、转让、终止等全过程的管理。合同管理有其时效性,不是一撮而就的事情,需要科学规范、持续稳定的过程管理。

4.2工矿企业在员工录用、产品出售、劳务输出、材料购进等合同履行过程中,几乎人人都与合同打交道,合同的履行往往需要多个部门、多个环节通力合作才能做好。因此,合同管理具有全员性的特点。5合同管理的基本方法

5.1重视职工合同培训工作

企业必须做好全员法律、法规及合同基础知识培训,让员工们正确认知合同,了解合同从准备、订立、直至履行结束各阶段的重点工作与注意事项,进而有条不紊做好合同的管理工作。

5.2建立健全合同管理制度

在企业内部机构设置及职能划分力求相对合理的基础上,明确合同主管部门与合同执行部门(或称履行)各自的职责;制定内部合同流程及评审制度(包括外聘法律顾问等)、相对固化各类合同的模板,避免或减少合同风险。

5.3侧重抓好合同四个阶段的工作

5.3.1合同的准备工作。合同准备阶段的工作内容很多也很重要。国有企业拟签约方,往往是通过公开招投标来确定的,即便不是公开招标,也必须经过一定的洽谈过程再确定的,民营企业则另当别论。

对于必须公开招投标的项目,应按照国家法律法规及公司的相关规定履行招投标流程,中标人的主体资格、资信等级及履约能力在招投标过程中,其审核、调查、评估工作就应该基本结束;如果是非公开招投标,业主方应认真做好资格审查,譬如法人资格、资信能力、类似业绩、履约能力等等。5.3.2做好合同签订的细节工作。首先,合同必须分级管理,只有法人、委托代理人或委托授权人才能签约;其次,签约人必须了解标的物名称、数量、质量标准、交货期限与方式、结算方式及违约处置等等;再次,合同生效及其它约定事项必须清晰。

5.3.3做好合同履约阶段的工作。我国合同法及其它法律法规规定,当事人必须行使的权利与义务是有法定界限的;在实际工作中,作为签约的各方,积极努力践行约定,才是合同履行的根本保障。5.3.4合同异常情况处置。正常履行的合同固然居多,但万事万物都是变化的,合同背景及履约条件也不是一成不变的,合同履行或多或少出现问题也在所难免。一旦出现问题,合同各方都必须理性分析,并以积极的姿态妥善处理好。

5.3.4.1尽量避免因人为因素导致合同履行的出现异常,在实际操作中,明确合同具体部门及具体责任人,是落实合同督查及跟踪制度的关键。5.3.4.2非主观因素,或是不可控因素导致合同履行的变更,解决原则是实事求是,兼顾合同各方的合法权利与义务,公平公正协商解决;诉讼解决,只是不得已而为之。

5.4合同档案的管理

5.4.1合同资料的收集整理。及时做好合同及其各种附属资料的收集、整理工作(包括招标文件、投标文件、各种函件,各种技术图纸、影像资料等)。5.4.2将合同分类存档。在纸质档案整理归档的同时,有条件的录制出电子版,重要的资料最好做好备份,并按时间、分类做好合同档案的电子台账,以便查阅。

6结论

合同管理与工矿企业的生产经营息息相关,任何企业都必须高度重视合同的管理,确实加强全员法律知识、专业素养培训,全面提高企业自身的法律意识、提升企业自我维权能力,为企业的健康生存与发展,奠定良好的管理基础。

参考文献

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[2]王怀禄等.新编合同范本全书[M].中国法制出版社,2016.

[3]张卉妍.北大管理课[M].北京联合出版社,2015.

[4]魏振瀛等.实用合同手册[M].海洋出版社,1991.

(收稿日期:2019-04-11)

(编辑/周蕾)