办公设备管理制度

办公设备管理制度--规章制度

办公设备管理制度一

第一章总则

第1条为了保证公司办公设备正常运转，提高办公设备工作效率和使用效率，特制定本制度。

第2条本制度所指办公设备包括电话、电脑、打印机、复印机、传真机等。

第3条本制度适用于公司全体员工。

第二章办公设备购买

第4条办公设备购买由各部门在年初部门计划中统一列入预算，经公司领导审批后由办公事务部门统一以招标形式购买。

第5条对于临时增购的办公设备要经总经理审批同意方可。

第三章电脑使用管理

第6条专人专管

(1)每台电脑指定专门人员上机，负责日常操作，非操作人员不得随意上机。

(2)电脑使用人员设密码管理，密码属公司机密，未经批准不得向任何人泄露。

第7条操作规定

(1)严禁在电脑上从事与本职工作无关的事项，严禁使用电脑玩电子游戏。

(2)不得使用未经病毒检查的软盘，防止病毒入侵。

(3)严禁私自拷贝、泄露涉及公司有关机密的文件资料。

第8条病毒防护

(1)装有软驱的计算机一律不得入网。

(2)对于联网的计算机，任何人在未经批准的情况下，不得从网络复制软件或文档。

(3)对于尚未联网的计算机，其软件的安装由电脑室负责。

(4)任何计算机需安装软件时，须由相关专业负责人提出书面报告，经部门主管同意后，由专业人员负责安装。

(5)所有计算机不得安装游戏软件。

(6)数据的备份由相关专业负责人管理，备用的软盘由专业负责人提供。

(7)软件在使用前，必须确保无病毒。

(8)任何人未经过他人同意，不得使用他人的电脑。

第9条硬件保护

(1)除负责硬件维护的人员外，任何人不得随意拆卸所使用的计算机设备。

(2)硬件维护人员在拆卸计算机时，必须采取必要的防静电措施。

(3)硬件维护人员在作业完成后或准备离去时，必须将所拆卸的设备复原。

(4)各部门负责人必须认真落实所辖计算机及配套设备的使用和保养责任。

(5)各部门负责人必须采取必要措施，确保所用计算机及外设始终处于整洁和良好的状态。

(6)所有带锁的计算机，在使用完毕或离去前必须上锁。

(7)对于关键的电脑设备应配备必要的断电继电设施以保护电源。

第10条电脑保养

(1)保持电脑的清洁，严禁在电脑前吸烟、吃东西等，严禁用手、锐物触摸屏幕。应退

出系统并关闭电脑，盖上防尘罩。确保所用的电脑及外设始终处于整洁和良好状态

(2)定期（每月末）时电脑内资料进行整理，做好备份及删除不必要的文件资料，空间的畅足。备份的磁盘由电脑管理员保管。

(3)定期（每月一次）由指定的专业电脑维护公司进行维护和保养。

第四章电话使用管理

第11条电话由行政部统一负责管理，各部门主管负责监督与控制使用。

第12条每次通话时间以3分钟为限。通话时应简洁扼要，以免耗时占线、浪费资金。

第13条使用前应对通话内容稍加构思或拟出提纲。

第14条各种外线电话须配置专用长逢电话记录表，并逐次记录使用人、受话人、起止时间、联络事项及交涉结果。该记录表每月转办公事务主管审阅。

第15条长途电话限主管以上人员使用，其他人员使用长途电话需先经主管批准。

第16条禁止因私拨打长途电话。

第五章打印机、复印机使用管理

第17条打印机、复印机由专人负责管理使用，其他人员未经批准不得擅自使用。

第18条打印、复印文件资料要办理审批手续，详细填写打印、复印的时间、标题、份数、密级，经主管批准签字后方可。

第19条凡需打印的文件、表格等，字迹要清楚、语句要通顺。打印的文件由拟稿部门负责校对。

第20条为确保复印机的安全运转，每天开机时间不宜过长，急件经主管批准后，方可临时开机。

第2l条打印复印人员要严守文件内容，做到不泄密、不失密。

第六章传真机使用管理

第22条传真机由专人保管使用，其他人员不得自行使用。

第23条不得使用传真机传送个人材料，机密文件需经公司领导批准。

第24条建立传真登记、签收制度，立档备案。

第25条每天下班后，传真机设置为自动接收，以防止遗漏重要文件。

第七章其他办公设备使用管理

第26条专管专用。公司所有办公设备都要指定专人使用，其他人员若使用必须经设备主管人员批准方可。

第27条办公设备要定期进行养护，以免老化影响使用。

第28条办公设备使用人员要保证设备的安全。如果能够上锁，全部上锁；如果因使用人员过失造成办公设备丢失，要追究相关责任人责任。

第八章办公设备使用监管

第29条公司办公事务部门负责对办公设备使用情况进行不定期检查。

第30条公司办公事务部门对违规使用人员有提请处罚的权力。

办公设备管理制度二

第一节办公设施管理

一、办公设施分类

办公设备：包括电脑、打印机、复印件、传真机、服务器、软件、等物品。

办公家具：包括办公桌椅、会议桌、洽谈台、文件柜等物品。

二、办公设施采购

（一）办公设施的采购，由行政部统一购买。每年年未由各部门提出下一年度购买需求，提交行政部汇总并编制下一年度办公设施购置计划和预算，经财务部复核、总经理审核后，报董事会审议。

（二）根据年度办公设施购置计划，由使用部门提出书面报告，经综合行政部与财务部会审，报总经理批准后，归口行政部购置。计划外的办公设施购置，除办理以上手续外，需特别说明购置的理由，并报董事会批准后实施。

（三）购置、建造单项价值在5万元以上或总价值在20万元以上办公设施时，必须按招标方式进行，并报董事会备案。

三、办公设施的管理

（一）办公设施编号

1、办公设施实行编号管理，由行政部会同财务部，在办公设施交付使用的当天，进行登记并统一编号。

2、编号办法：编号形式为：公司英文标识+分类符号+计算机代码。

①办公设备编号（****-YP-XXX；包括：电脑，打印机，软件，服务器,传真机等物品）。

②办公家具编号（****-JJ-XXX；包括：办公桌椅，会议台，洽谈台,文件柜等物品）。

（二）办公设施标牌制作

1、定制统一的办公设施牌，标牌的内容包括：公司英文标识+分类符号+计算机代码。

2、标牌的材料为即时贴，由行政部会同财务部在办公设施交付使用的当天，进行登记并贴上标牌。

四、办公设施的异动管理

（一）办公设施的租赁、出租、出借、抵押、担保、调入、调出、报废等，必须由使用部门提出书面报告，经行政部与财务部会审，由财务经理审核确认并报总经理批准后方可办理相关手续。

（二）办公设施的内部转移，由使用部门或使用人提出书面报告，经行政部与财务部会审，报总经理批准后实施。

（三）按规定程序发生的办公设施异动，行政部应在手续完成后的当天作相应的登记，并填写《办公设施异动通知单》，财务部应在手续完成后的三天内根据《办公设施异动通知单》作相应的帐务处理。

（四）涉及办理产权登记的办公设施，由行政部负责办理产权登记手续及根据产权变动情况办理产权变更登记手续。

五、办公设施的维修

由使用部门提出维修计划并填写《办公设施维修申请单》，经行政部与财务部会审，500元以下维修费用，报副总经理批准；500元以上报总经理批准。

六、重大办公设施的原始发票复印件由行政部负责妥善保存，做好登记帐，如经批准用于抵押需提交原始发票时，应留复印件保存，并做好相应的辅助登记帐，注明抵押合同号、抵押事项、抵押期限、债权人、经办人、批准文件等主要内容，到期办妥相关手续后，及时收回原始发票专门保管。

七、因管理或使用不当造成办公设施毁损、丢失的，由直接责任人承担直接经济损失。

八、行政部与财务部应每半年对办公设施进行一次全面的核对清理，清理时应做到标牌与清单相符、清单与明细帐相符、明细帐与总帐相符。对于不符的，应查明原因，并在次月15日前，将办公设施清理情况专题报告公司领导，同时对办公设施的变动情况提出处理意见或建议。

第二节电脑管理