公司礼品管理办法

公司礼品管理办法

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1.0目的：

规范公司礼品申请、采购、使用及落实的一系列流程操作，确保礼品的合理利用，为维护客群关系、渠道的运行及提升销量提供后勤保障，特制定本制度。

2.0范围：

适用于本公司所有礼品、赠品的日常管理。

3.0定义：

公司礼品所涉及的种类包括：用于促进产品销售的赠品、政府及客户人员的贵重礼品、以及员工或活动发放的奖品等。

按使用频率分可分为常用赠品和非常规礼品。

4.0权责：

4.1需求部门：公司礼品的需求提出及发放；

4.2部门总监：审批礼品的采购和使用申请；

4.3市场部：礼品的日常管理，公司礼品的规划和采购品种判断；

4.4供应链管理部：常规礼品的库存管理，礼品的采购和物流配送；

4.5财务部：礼品采购的账目处理；

4.6董事长：礼品采购的审批。

5.0内容：

5.1.礼品需求部门及申请范围：

●人事行政部：（通常属于非常规礼品）

i.用于提高和改善政府机构单位的公关活动的贵重礼品；

ii.员工关系或活动发放的奖品。

●销售部（含终端管理部）：

i.用于加强和巩固客户关系的礼品；

ii.促进产品销售的赠品。

●其他部门：用于节日慰问，加强和巩固客户关系的礼品。

5.2.常用赠品：指促进产品销售的赠品或活动、展会派发的小礼品，或者由产品转为赠品使用

用途的。

提出礼品需求：提出人申请之前咨询仓库是否有货和足够的库存，根据实际需要填写礼品种类和数量的《礼品需求单》。经签字审批确认后交与市场部备案，同时告知国内销售部文员安排发货事宜。

礼品发货：仓库根据提出人提供的收货地址信息安排发货。提出人也可根据实际情况要求将礼品直接从采购地发往礼品需求地。

收货回执：提出人收货后将送货单返还给仓库存档备案（或由第三方物流代办）。

赠品使用：赠品去向须向市场部提供详细的使用清单，派发的赠品须有《派赠清单》，捆绑销售的要有对应时期的销售数据说明或客户回执。

赠品返仓：对于使用过程中因赠品过剩多余，应在使用期限后一周内安排物流返仓。如有其他使用需求不予返仓，也应在一周内邮件告知市场部。

常用赠品的订购：

A.使用部门（国内销售部、终端管理部、外贸部）每季度末各自向市场部递交一份下季度赠

品使用预算，以备安排采购同事订货准备足够的库存，如遇国家节日假期应适当增加库存。

B.如有新品的赠品采购需求，需将款式、材质、规格等要求与市场部经理商议，并将商议结

果告知采购同事。

C.对于常用赠品的新品选购，应充分考虑我们自身产品的定位和风格。如：赠品和产品的关

联性大，赠品的使用曝光率高。采购赠品的款式、质量都要严要求高标准，避免出现赠品的使用不便或质量问题，因此而导致对公司品牌形象的下降。

D.市场部根据产品未来走向，适时制定新的礼品规划，以符合产品要求。

5.3.非常规礼品：指用于公共关系、客户关系维护、员工关系、节日慰问或活动发放等的奖品

或礼品。如金额较大或单价较高的贵重礼品，可预测性不强。（适用于非销售类部门）

提出礼品需求：提出人根据要求填写《礼品需求单》，并估算所需购买金额。购买金额1000元以下者由部门总监签字，购买金额大于1000元者须董事长签字。杜绝为避免审批将礼品

购买需求分拆多次申请的做法，一经发现，严肃处理。

礼品采购：接收《礼品需求单》后，供应链管理部采购立即安排采购事宜，并将采购期限告知提出人。如属数量较小但金额较大的贵重礼品，提出人在征得部门总监的允许下也可自行到市场采购，凭票报销。

礼品收货：仓库在礼品验货收货后，由采购或仓库通知提出人礼品到货信息。

礼品发货：仓库根据提出人提供的收货地址信息安排发货。提出人也可根据实际情况要求将礼品直接从采购地发往礼品需求地。

礼品接收确认：礼品提出人在确认礼品收货信息后，需将签字盖章的收货单、送货单、发票等凭证交与财务部备案、报销或冲账。

贵重礼品保管：对于因客观原因未赠送的贵重礼品，提出人应及时将礼品交与财务部暂时保管。

6.0引用文件

7.0相关表格：

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