工程监理资料归档规定

工程监理资料归档规定

1、编制目的

建设项目档案管理是工程管理的重要内容。将工程监理过程中所形成的文件（含电子文件）按照有关规定及要求，进行规范化、标准化管理，并实现计算机存储检索、网络运行之功能，更好地为电力工程监理和各项工作服务，特制定本规定。

2、编制依据

2.1 GB/T11822 《科学技术档案案卷构成的一般要求》

2.2 GB50319 《建设工程监理规范》

2.3 GB/T50328 《建设工程文件归档整理规范》

2.4 DA/T28 《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》

2.5 GB/T18894 《电子文件归档与管理规范》

3、适用范围及说明

本规定适用于公司所承揽的火力发电厂工程、110kV以上输变电工程、房屋建筑及市政建设工程所形成的监理资料的整理及归档。

本规定只对公司工程监理档案（第6大类）资料的整理和归档进行了规定，不适用于其他类别资料的整理和归档。

4、职责

4.1经营部负责将合同文件及时交档案室整理、立卷和归档。

4.2各工程项目监理部负责工程监理归档资料的整理立卷、编目、归档移交。

4.3质量安全部负责工程监理档案的验收、保管、借阅等管理。

5、工程监理资料整理、归档要求

5.1总体要求

5.1.1部门负责人（总监）应指定专人负责组织工程监理档案的整理立卷、编目、归档移交工作，工程监理档案应在工程达标验收后1个月内向公司质量安全部全部移交。

5.1.2档案移交时同步移交纸质的《监理归档文件总目录》（20806-N01）一份、卷内目录（附录B）2份（一份在卷内、一份在总目录后）放在总目录后的卷内目录右下角应编写页码，并将页码标注在总目录的备注栏内。

5.1.3所有纸质归档文件在档案移交时同步归档电子文件或扫描件，具体移交范围按《工程监理资料档案的组卷、分类及保管期限一览表》（附录A）执行。

5.2纸制文字性归档文件的质量要求

5.2.1归档的工程监理文件应为原件。

5.2.2监理文件的内容及其深度必须符合《建设工程监理规范》的要求。

5.2.3工程文件的内容必须真实、准确，与工程实际相符合。

5.2.4工程文件载体应采用耐久性强的书写材料，如：碳素墨水、蓝黑墨水，不得使用易褪色的书写材料，如：红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等。

5.2.5归档文件应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

5.2.6文字材料幅面尺寸规格宜为A4（297mm×210mm）。

5.2.7文件的纸张应采用能够长期保存的韧力大、耐久性强的纸张。

5.3电子档案的归档要求

5.3.1电子档案的归档载体形式为光盘。光盘使用公司统一购置的档案专用光盘，刻录、移交均为一式两份，以确保数据安全。

5.3.2电子档案归档范围包括：

a)资料目录。包括《监理归档文件总目录》（电子版）、《归档资料电子版目录》，格式要求为EXECL格式；

归档资料电子版目录（EXECL格式）格式如下：

归档资料电子版目录（EXECL格式）

注：除“柜号”项不填外，其他项目由监理部填写完整。

b)监理策划文件，包括：监理规划、监理细则、安全监理工作方案等监理作业文件；

c)监理报告及记录文件，包括：工程质量评估报告、监理工作总结，专业、阶段、专题性报告，监检汇报等由计算机产生的有关归档监理文件和资料；

d)工程影像资料文件。归档要求见5.4。

e)纸质档案电子扫描件。归档要求见5.5。

5.3.3电子文件档案档号按《工程监理资料档案的组卷、分类及保管期限一览表》（附录A）制定，并按以下要求进行组卷：

5.3.3.1电子文件档案按一级目录（类目名称）进行组卷，档号省略三级分类号。如“025号”项目的电子文件档案第一卷档号为“025-66-001”，档号标记在光盘包装盒上。

5.3.3.2光盘内档案资料逐级建立文件夹，一级文件夹名由项目编号和《工程监理资料档案的组卷、分类及保管期限一览表》（附录A）中“工程监理电子档案”类目下所列的“归档范围名称”组成，例如“025号”项目“监理策划文件”电子文件档案文件夹名为“025-监理策划文件”。若同类文件占用空间过大，需存储在不同光盘上的，可将该类文件分若干文件夹存储，文件夹名按先后顺序编制流水号，例如“025号”项目“纸质档案电子扫描件”分为若干文件夹存储在不同光盘上，各文件夹名依次为“025-纸质档案电子扫描件（1）”、

“025-纸质档案电子扫描件（2）”等。

二级文件夹建立规则为：

a)“资料目录”文件夹可不建立二级文件夹。

b)“监理策划文件”、“监理报告及记录”文件夹中二级文件夹按电子文件对应的纸质归档资料卷册建立，每一卷建立一个文件夹，文件夹名为对应纸质档案的“档号+案卷题名”。

c) “工程影像资料”文件夹中各级文件夹以公司《工程影像资料管理规定》要求建立。

d) “纸质档案电子扫描件”文件夹中按对应的纸质归档资料分类号建立文件夹。例如“025号”项目“汽机专业工程质量检验记录”资料二级文件夹名为“025-633”。

5.3.3.3光盘内存储的内容应按一级文件夹名列出目录，一级文件夹内应附该文件夹内电子版目录（列出一级文件夹内包含的下一级文件夹或文件即可，要求为EXECL格式）。

5.3.3.4归档时应随光盘同时移交

6.4.3.3条所列两级目录的纸质文件。

以025号项目为例，一、二级文件夹设置示例如下：

5.4工程影像资料的归档要求

5.4.1工程监理影像资料归档范围包括视屏资料、音频资料、数码照片资料，文件类型要求为电子文件，储存载体统一要求为光盘。

5.4.2内容要求：

a)能够反映上级领导及公司领导亲临现场视察指导的内容；

b)重大会议（有会议标题）的场景；

c)全面反映主要旁站监理内容和工程总体质量控制情况；

d)隐蔽工程验收时的质量状况（照片内要显示用黑板标注出的验收部位、内容和时间）；

e)反映现场发生的有关工程质量、安全文明施工的问题及经整改后的情况；

f)反映现场发生的重大事件、重大质量（安全）事故、重大自然灾害及其它异常情况和现象（时间、场所、人物、多视角观察记录）；