采购部工作手册11

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采购部

工作手册

目录

目录 (1)

1. 采购部组织结构 (2)

2. 采购管理办法 (3)

3. 采购部工作职责 (5)

4. 采购部工作职责 (5)

4.1作业层面的职责 (5)

4.2采购经理工作职责 (5)

4.3采购员岗位职责 (6)

4.4采购岗位说明 (6)

5. 采购部门工作职能 (8)

6. 采购工作流程 (9)

7. 采购询价流程 (12)

8. 供应商管理制度 (13)

9. 采购工作考核制度 (14)

10. 采购工作奖惩制度 (15)

附件1：部门表单 (17)

附件2：工作流程图 (25)

采购部组织结构

一、采购部门在企业中的隶属关系

1．采购部门隶属于生产副总经理（主要职责是协助生产工作顺利运行）

2．采购部门隶属于行政副总经理（主要职责是获得较佳的价格和付款方式，以达到财务上的目标）

3．采购部门直接隶属于总经理（发挥降低成本的作用，使得采购部门成为企业创造利润的另一种来源）

4．采购部门隶属于资材部副总经理（主要职责是配合生产部门和仓储部门，达成物料整体补给作业）

二、采购部门与其他部门的关系

1．采购与销售部门的关系：相互反映

2．采购与生产管理部门的关系：信息互动、互相协作

3．采购与仓储管理部门的关系：相互合作

4．采购与财务部门的关系：应付账款、计划和预算方面相互作用

采购管理办法

总则：采购过程中要遵循哪些原则，才能使采购效益最大化呢？以下引用“5R”原则，其

目的指导公司在适当的时候以适当的价格从适当的供应商处采回适量的所需商品。

一、适价：

1. 多渠道获得报价：这不仅要求有渠道供应商报价，还应要求一些新供应商报价。公

司与某些现有供应商的合作可能已达数年之久，但它们的报价未必优惠。获得多渠道的报价后，就会对该商品的市场价有一个大体的了解，并进行比较。

2. 比价：俗话说“货比三家”，由于供应商的报价单中所包含的条件往往不同，故采购

时必须将不同供应商报价中的条件转化一致后才能进行比较，只有这样才能得到真实可信的比较结果。

3. 议价：经过比价环节后，筛选出价格最适当的二至三个报价环节。随着进一步的深

入沟通，不仅可以将详细的采购要求传达给供应商，而且可进一步“杀价”，供应商的第一次报价往往含有“水份”。但是，如果采购的商品为卖方市场，即使是面对面地与供应商议价，最后所取得的实际效果可能要比预期的要低。

4．定价：经过上述三个环节后，双方均可接受的价格便作为日后的正式采购价，一般需保持两至三个供应商的报价。.

二、适质

1. 一个不重视品质的公司在今天激烈的市场竞争环境中根本无法立足。采购人员不仅

要做一个精明的商人，同时也要在一定程度上扮演管理人员的角色，在日常的采购工作中要安排部分时间去推动供应商改善、稳定商品品质。

2. 若因来商品质不良，往往导致公司会花费大量的时间与精力去处理，会增加大量的

管理费用。

3. 若因来商品质不良而导致销售计划推迟进行，有可能引起不能按承诺的时间向顾客

交货，会降低客户对公司的信任度。

4. 若因来商品质不良引起顾客退货，有可能令公司蒙受余种损失。

三、适时

1. 若公司已接到销售订单，供应商却不能如期达到，这样会引起客户强烈不满。

2. 若公司提前太多时间采回来放在仓库里等着销售，又会造成库存过多，大量积压采

购资金，这是很忌讳的事情。

四、适量

批量采购虽有可能获得数量折扣，但会积压采购资金，太少又不能满足生产需要，故合理确定采购数量相当关键，一般按经济订购量采购，采购人员不仅要监督供应商准时交货，还要强调按订单数量交货。

五、适地

1．天时不如地利，公司在选择供应商时最好选择近距离供应商来合作。近距离供货不仅使得双方沟通更为方便，处理事务更快捷，亦可降低物流成本。

2．越来越多的公司甚至在建厂之初就考虑到选择供应商的“群聚效应”，即在周边地区能否找到所需的大部分供应商，对公司长期的发展有着不可估量的作用。

在实际的采购工作中若仅将上述“5R”中的一个方面考虑到时，就要牺牲其他方面。例如，若过分强调品质，供应商就不能以市场最低价供货，因为供应商在品质控制上投入了很多精力，它必然会把这方面的部分成本转嫁到它的客户身上。因此，采购人员必须纵观全局，准确地把握企业对所购物品各方面的要求，以便在与供应商谈判时提出合理要求，从而争取有更多机会获得供应商合理报价。

采购部工作职责

一、作业层面的职责

品质

1．能够明确说明规格

2．提供客户的验收标准给供应商

3．参与品质问题的解决

4．协助供应商建立品质管理制度

5．尊重供应商的专业技术

交货

1．给供应商正确能够达到的交货期

2．提供长期的需求计划给供应商

3．使供应商同意包装及运输方式

4．协助供应商处理交货问题

价格

1．给供应商公平的价格

2．让供应商分享共同推行价值分析的成果

3．尽快付款

其他

1．对供应商的问题及抱怨尽快回复

2．提供技术和测试仪器，使供应商生产更佳的商品

3．使供应商尽早参与产品的设计

二、采购经理工作职责

●拟定采购部门的方针与目标

●编制年度采购计划与预算

●采购制度的建立与改善

●主持或参与采购相关的业务会议，并做好部门间的协调工作

●制定采购谈判的策略和方案并加以实施

●采购合约与订单的起草，签发以及管理

●制定采购计划，审核采购需求，决定合适的采购方式

●撰写部门周报与月报

●主持采购人员的教育训练

●对公司采购和供应管理的政策和程序进行有益的宣传并提出建设性的改良建议

●开发并提高采购与供应系统以及库存管理系统中的技术含量

●分配，选择和维护潜在供应资源，对具有优势的投标进行评估，建立与供应商良

好的伙伴关系