公司财务报销管理制度

青岛天地荟食品有限公司

财务报销管理制度及报销流程

第一部分总则

一、为了加强公司内部管理，规范公司财务报销行为，倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。

二、本制度根据相关的财经制度及公司的实际情况，将财务报销分为日常办公费用、工薪福利及相关费用、专项支出、应付账款等，以下分别说明报销相关的借款流程及各项支出具体的财务报销制度和报销流程。

三、本制度适用公司全体员工。

第二部分借支管理规定及借支流程

一、借款管理规定：

1、因公出差借款：出差人员凭审批后的《出差申请表》按批准额度办理借款，出差返回5个工作日内办理报销还款手续。

2、业务办公借款：员工业务办公借款所需资金在200元以下的，原则上不予借款。业务办公借款必须有已批准的资金使用计划或采购申请、用餐申请等特定项目，借款金额不能超过资金批准计划范围内。业务办公借款（含现金和支票）应在业务办理完毕后五日内到财务部办理销结账手续。若因特殊情况借款未用，应及时还清借款。

3、借款金额超过5000元应提前一天通知财务部备款。

4、借款未还者原则上不得再次借款，逾期未还款且经财务部催促后仍不办理销结账手续者转为个人借款从当月工资中扣回。

5、出差及业务办公借款应专款专用，借款销账时以借款申请单事由为依据，据实报销，超出借款单范围使用的，须经主管领导批准，否则财务人员有权拒绝销账。。

二、借款流程：

1、借款资料：借款人按规定填写《借款单》，注明借款事由、借款金额（大小写须完全一致，不得涂改）、支票或现金，出差借款应向财务部提供审批后的《出差申请表》。业务办公借款需向财务部提供已批准的资金使用计划或采购申请、用餐申请。

2、审批流程：主管部门经理审核签字（生产系统由厂长签字总监审核）→财务经理复核→总经理审批（总经理不在青岛时胶南业务授权张吉昌副总审批签字、青岛业务授权贺丽丽主任审批签字）。

3、财务付款：财务部根据审批后的借款单、已批准的资金使用计划或采购购置用餐申请办理付款手续。

第三部分日常费用报销制度

一、日常费用名细

1、日常费用主要包括差旅费、电话费、交通费、办公物品设备购置费、低值易耗品及备品备件、业务招待费、培训费、资料费等。

2、在一个预算期间内，各项费用的累计支出原则上不得超出预算。

3、报销5000元以上费用需提前一天通知财务部以便备款。

二、费用报销审批程序

1、报销人根据费用性质填写对应报销单据，报销单据经办人需签名→相应的票据作为附件粘贴于报销单据后面→需办理申请或出入库手续的应附批准后的申请单或出入库单→部门经理或（（厂长→生产总监）审核签字→财务部复核→总经理审批（总经理不在青岛时胶南业务授权张吉昌副总审批签字、青岛业务授权贺丽丽主任审批签字）→到出纳处报销。

2、月度所有费用凭证在装订前由总经理进行审查补签。

三、费用报销单据注意事项

1、填写报销单应一律用蓝、黑钢笔或签字笔填写，书写字体规范，单据不能涂改。

2、严格按报销单据项目要求认真填写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。

3、附件相应单据必须粘贴整齐，若单据不齐、粘贴不合格财务不予受理。

4、报销的单据必须是合法有效的原始凭证，即税务监制发票盖有单位财务或发票专用章。因特殊原因无法取得合法的原始凭证，需用其他用途发票冲抵，则必须将原始的收据（盖有公章）作为附件粘贴，并作注明，否则一律不予报销。

5、实际报销的金额低于粘贴的票面金额的，在报销单上按实际报销金额填写，在粘贴单上注明。如付款单据为白条或收据无有效印章，需公司副总经理于原始单据上签字后方可报销。

6、为掌握费用开支情况，公司要求原始凭证一律按实际发生的项目开具，如项目过多，必须使用发票明细表作为附件粘贴。

四、各项费用报销标准及规定：

（一）差旅费

1、员工出差需填写《出差申请报告单》，写明出差天数、出差事由和出差路线等事项。

2、普通员工出差需经本部门经理批准，部门经理出差需经总经理批准。

3、因紧急情况未能履行出差审批手续的，出差前可以通讯方式请示，出差回来后补办手续。凡未经批准的出差所发生的费用公司有权不予报销。

4、员工出差前应到公司办公室办理出差登记手续，返回后及时报到。

5、出差人员返回公司三天内应写出详细的出差报告报直接上级审阅。未写出差报告直接上级可拒绝给予费用报销签字。

6、出差的行程路线须与出差申请单上标明路线相符，不得无故绕行。公司有权对出差期间发生的不合理费用不予报销。

7、出差人员应按公司规定乘坐交通工具，一般不得超标。确因工作需要或紧急事务报总经理批准。未经批准，按标准报销，超出部分费用自理。经批准乘坐飞机，其乘坐往返机场的大巴费用可凭票报销，无机场大巴可报销出租车票。

8、涉及国外学习、考察、参观的出差计划、费用一律报公司总经理审核批准。

9、差旅费主要包括交通工具、住宿费、伙食补贴、本地交通费用及交际应酬费。

备注：自带交通工具的出差人员由公司根据里程报销油费和过路过桥费。

11、住宿费报销标准

公司根据经济及消费水平对出差目的地做如下区域分类：

一类地区：指北京、上海、广州、天津、深圳、珠海、厦门

二类地区：指重庆、各省会城市、计划单列市和沿海开放城市。

三类地区：指除一、二类地区以外的地区。

备注：出差同行人员中职务级别不一致，低职务级别的同行人员可享受最高级别人员的住宿标准。

出差人员如为同性双数，按以上标准的50%执行。

住宿费在规定的限额标准内凭发票按实际住宿费报销；实际住宿费超过规定限额标准的部分自理，不予报销。

12、伙食补贴标准