文书档案立卷归档制度 平时归卷

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档案室管理制度

档案室管理制度

档案室管理制度一、档案立卷归档制度1、立卷原则:文书档案实行以卷为单位装订(即案卷级整理方法)的原则,其他会计、声像按国家相关规定执行。

2、立卷归档范围和文书档案保管期限:按照我委编制并经县档案局审批允许的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》执行。

3、立卷归档时间:⑴机关文书档案应坚持做好平时采集,把已处理完毕的文件按流水号采集齐全,于第二年初进行整理、归档,六月底前完成归档工作。

(2)机关会计档案在年终立卷后由财务部门暂时保存一年,第二年六月底前移交综合档案室。

(3)声像档案在每项活动结束后,及时交综合档案室归档。

(4)其他门类和载体的档案应按有关规定向综合档案室移交归档。

4、文件整理归档要求:按照《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》、《机关档案工作业务建设规范》的要求,遵循文件材料形成的规律和特点,保持文件间的联系,区别不同价值,便于保管和利用。

⑴不同年度的文件普通不得放在一起归档 ;但跨年度的请示与批复,放在复文年归档;没有复文的,放在请示年归档;跨年度的规划放在针对的第一年归档;跨年度的总结放在针对的最后一年归档;跨年度的会议文件放在会议开幕年归档;非诉讼案件放在结案年归档;其他文件材料的归档按有关规定执行。

⑵文件材料应区别不同情况进行罗列。

一个问题的请示、报告、批复应依序罗列在一起(批复在前、请示在后,正件在前、附件在后) ,印件在前、定稿在后;转发件在前、原件在后;其他文件材料依照有关规定及其形成规律或者特点进行罗列。

(3)文件材料的罗列,应按不同门类、载体和不同保管期限分别罗列。

文件材料整理后装盒的罗列自上而下,自左向右。

罗列方法应结合本机关的具体情况,历年来的归档罗列要统一,先后一致。

(4)文件材料整理归档目录应区别不同保管期限,分年度编制归档目录,在一个全宗内,归档目录号不得重复。

二、档案保管制度1、综合档案室做到办公、阅档、库房三分开。

2、配置足够的档案柜以及相关设备。

学校安全档案管理制度

学校安全档案管理制度

一、立卷归档制度1、凡本单位在党、政、工团、基建、教学形成的具有查考利用价值的文件材料(包括文字、统计数学、图纸、相片、录音(像)、报表等)均属归档范围。

2、每年文书档案由文书人员负责在第二年三月份结束归档工作,学籍档案、德育档案、实验教学档案、信息技术档案、电教档案、图书室档案由负责人在第二常年度9月份结束归档工作。

立卷归档,并向综合档案室移交。

3、归文件材料必须收集齐全,组卷合理,分类清楚,卷内文件排列系统,保管期限划分准确,案卷标题简明确切,装订结实、美观,字迹工整、清晰。

二、档案借阅制度1、凡本单位人员因工作需要查档案,一般在档案室查阅,如需借出,须办妥手续后方可借出,并在2—3天内归还。

2、借阅档案,必须履行登记手续,填写借阅登记及档案利用效果。

3、查阅或需摘录机密档案,须经领导批准,并在指定地点查阅,不得翻阅其他无关材料。

4、凡外单位来查阅档案,须持单位介绍信,并说明查阅内容,年代和目的才能查阅,除特殊情况外,一律不外借。

5、借阅档案必须妥善保管,爱惜使用,禁止私看折卷,抽页,随意涂改做记号,不得擅自复制、转借他人或单位,一经发现依法处理。

6、凡未经整理,登记完毕的档案,一律不外借。

三、档案保密制度1、严守有关保密守则。

2、不随便携带机密材料和档案库房、箱、厨钥匙。

3、不准将机密材料、内部资料、作为废纸出售。

4、提供利用秘密文件资料,严格按照密级规定执行审批手续。

四、档案室管理制度为了加强档案室管理工作,切实做到“八防”,确保档案的安全和质量,特制定本制度:1、档案室应有专人专管,非档案工作人员未经同意不得随意入内、开启。

2、档案室内严禁吸烟,工作人员离开档案室时,要关闭门窗,切断电源。

3、档案室内要经常进行通风,打扫,保持清洁干燥,按时更换防虫药品。

4、档案箱排列整齐,分类存放,每年清库查对档案一次,确保档案安全。

5、调查档案要严格履行登记手续,做到调卷登记,还卷注销。

五、档案统计、鉴定、移交制度档案统计:1、建立档案统计台帐,对收进、移出的档案资料做到帐物相符。

档案立卷归档制度

档案立卷归档制度

夷陵区疾病预防控制中心档案立卷归档制度1、立卷归档的范围已在拟定的《文件材料归档范围》中明确规定,档案管理人员在立卷归档时应积极收集归档。

2、每年立卷归档的时间要求在次年第二季度中旬内完成。

3、立卷时,案卷质量总体要求是:遵循文件、材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。

具体应做到以下几点:(1)归档文件材料的种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

(2)在归档的文件材料中,应当将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件等,分别立在一起,不得分开;文电应合一立卷。

(3)不同年度的文件一般不得放在一起立卷,但跨年度的请示与批复,放在复文本立卷,没有复文的,放在请示年立卷;跨年度的计划,放有针对的第一年立卷;跨年度的总结,放在针对的最后一年立卷;跨年度的会议文件,放在会议开幕年立卷;其它文件材料的立卷应按有关规定执行。

(4)卷内文件材料应根据不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起。

即:批复在前,请求在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成规律和特点,按有关规定排列。

(5)卷内文件材料应按排列顺序装盒,依次编写页号或件号。

装盒的案卷,应统一在有文字每页材料正面的右角上、背面的左上角填写页号;加盖档号章,并逐件编件号;图表和声像材料等也应在装具上或在声像材料的背面逐件编号。

(6)永久、长期和短期案卷必须按规定的格式,逐件填写卷内文件目录,对文件材料的题名不要随意更改和简化;没有题名的应拟写题名;有的虽有题名,但无实质性内容的,亦应重新拟写;没有责任者、年、月、日的文件材料要考证清楚,填入有关项目内容;会议记录应每次会议的时间和主要内容;填写的字迹要工整;卷内文件目录应放在首页。

(7)声像材料应用文字标出摄像或录音的对象、时间、地点中心内容和责任者。

(8)有关卷内文件材料的情况说明都应逐项填写在备考表内。

若无情况可以说明,也应将立卷人、姓名和时间填上,以示负责。

文书档案立卷归档制度模版

文书档案立卷归档制度模版

文书档案立卷归档制度模版一、概述本文书档案立卷归档制度模板旨在规范文书类档案的管理流程,确保档案的准确、完整、安全、便捷地归档和检索。

二、适用范围本制度适用于各类单位和组织的文书档案的管理工作。

三、定义1. 文书档案:指各类单位和组织生成并具有业务背景和事实真实性的文件、资料等记录形式。

2. 立卷:指按照一定规范整理文书档案并编制卷内目录的过程。

3. 归档:指按照规定的档案管理流程,将立卷编制完成的文书档案存放到指定位置的行为。

4. 档案管理员:指被授权管理、保管文书档案的负责人员。

四、立卷程序1. 收集将各类单位和组织生成的文书档案按照时间顺序进行收集,确保完整性和时效性。

2. 分类根据文书档案的性质、内容和形式,进行分类,建立相应的分类目录。

3. 鉴定对收集到的文书档案进行鉴定,确保其真实性和合法性。

4. 编目将鉴定合格的文书档案进行编目,包括卷内文件的题名、日期、份数等基本信息。

5. 整理归档按照编目完成的文书档案,依次整理归档,注意保持卷内文件的整洁和有序。

6. 编制卷内目录在每个卷内的首页编制卷内目录,包含文件的题名、页数和位置等信息。

五、归档规定1. 储存位置文书档案应储存在防潮、防火、防尘、通风良好、安全可靠的档案室内,禁止将档案存放在易燃、易爆、易腐蚀等有害环境下。

2. 分区存放文书档案按单位和组织的业务进行分区存放,每个区设立相应的标识标牌。

3. 档案柜档案室内设立专用的档案柜,每个柜子配有锁,负责人对柜子的钥匙进行严格管理。

4. 编号管理对每个档案柜、卷内和文件进行编号管理,确保档案的唯一性和可追溯性。

5. 出借和借阅凡需出借或借阅档案的,必须填写借阅申请,经主管领导批准后方可执行,并按规定的期限进行归还。

6. 档案销毁根据档案保管期限的规定,到期的档案应按相关规定进行销毁,严禁随意销毁档案。

六、档案管理责任1. 负责人各单位和组织应指定专人负责文书档案的管理工作,并制定具体的管理责任制度。

文书档案立卷归档制度(5篇)

文书档案立卷归档制度(5篇)

文书档案立卷归档制度[找文章到☆一站在手,写作无忧。

]为保证公司档案的完整性,加强文书档案立卷工作,特制定本制度。

一、公司各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的材料,都要按年度分别立卷归档。

二、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整。

结案后及时交专(兼)职档案人员归档。

工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

三、文件材料的收集管理1、坚持部门收集、管理档案材料制度。

各部门均应指定专(兼)职档案人员,负责管理本部门的归档材料,并保持相对稳定。

人员变动应及时通知公司档案室。

2、凡公司缮印发出的公文(含定稿和两份列印的正件与附件、批复、请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。

3、一项工作由几个部门参与办理,在办理过程中形成的档案材料,由主办部门收集归卷。

会议文件由会议主办部门收集归卷。

四、各部门专(兼)职档案员的职责:1、了解本部门的工作业务,掌握本部门材料的归档范围,收集管理本部门的归档材料。

2、认真执行平时归档制度,对本部门承办的档材料及时收集归卷,每年____月份前将应归档材料归档完毕,并向档案室办好交接手续。

3.承办人员借用归档材料时,应积极地提供利用,做好服务工作,并办理临时借用材料登记手续。

五、归档范围1、重要的会议材料,包括会议____通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议记录、____等。

2、上级机关发来的与本公司有关____决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等材料。

3、公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。

4、公司____请示与上级机关的批复。

5、公司反映主要职能活动的报告、总结。

6、公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报等。

7、公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。

8、公司干部任免的文件以及关于职工奖励、处分的文件。

9、公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录影等。

文书档案立卷归档制度

文书档案立卷归档制度

文书档案立卷归档制度
是指对机关或单位的文书档案进行管理的一套规范化制度。

该制度的目的是确保文书档案的安全、完整、有序和易于检索,便于机关或单位的日常工作和对公众的服务。

文书档案立卷归档制度主要包括以下几个方面的内容:
1. 立卷要求:对于每一份文书档案,要求进行合理的立卷,包括确定档案立卷的主题、范围、日期、责任人等。

立卷要求可以使文书档案的分类和归档更加系统和规范。

2. 归档规范:对于已经立卷的文书档案,要求进行规范的归档。

归档包括对每一份文书档案的整理、编目、封装、编号等工作。

归档的规范可以使文书档案易于保存和检索。

3. 档案管理:对于已经归档的文书档案,要求进行有效的管理。

管理包括档案的存放、保管、整理、检索等,以确保文书档案的安全和完整性。

4. 档案利用:对于需要利用文书档案的机关或单位,提供便捷的档案利用服务。

利用可以包括档案查询、复印、借阅等,以满足机关或单位的工作需要。

总体来说,文书档案立卷归档制度是一个完整的档案管理体系,可以帮助机关或单位建立良好的档案管理制度,提高工作效率和服务质量。

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档案管理制度汇编

档案管理制度汇编

档案管理制度汇编一、文书档案立卷归档制度二、声像档案管理办法三、文书档案分类标准及保管期限区分四、文件、档案保存年限表一、文书档案立卷归档制度□ 总则第一条根据邮电部《邮电文书立卷归档办法》为加强本公司文书立卷工作,特制定本制度。

第二条归档的文件材料必须按年度立卷,本单位内部机构在工作活动中形成的各种有保存价值的文件材料,都要按照本制度的规定,分别立卷归档。

第三条公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存)。

结案后及时交专(兼)职文书人员归档。

工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

□ 文件材料的收集管理第四条坚持部门收集、管理文件材料制度。

各部门均应指定专(兼)职文书人员,负责管理本部门的文件材料,并保持相对稳定。

人员变动应及时通知档案室。

第五条凡本公司缮印发出的公文(含定稿和两份打印的正件与附件、批复请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。

第六条一项工作由几个部门参与办理,在工作活动中形成的文件材料,由主办部门收集归卷。

会议文件由会议主办部门收集归卷。

1.公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员核报差旅费时,必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续、档案室签字认可后财务部门才给予核报差旅费。

2.本公司召开会议,由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续,档案室签字认可后财务部门才给予报会议费用。

第七条各部门专(兼)职文书的职责:1.了解本部门的工作业务,掌握本部门文件材料的归档范围,收集管理本部门的文件材料。

2.认真执行平时归档制度,对本部门承办的文件材料及时收集归卷,每年的三月份前应将归档文件材料归档完毕,并向档案室办好交接签收手续。

3.承办人员借用文件材料时,应积极地提供利用,做好服务工作,并办理临时借用文件材料登记手续。

□ 归档范围〖HT〗第八条重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。

文件材料立卷 归档 步骤

文件材料立卷 归档 步骤

文件材料立卷归档步骤(一)平时归卷平时归卷就是在日常工作中将办完的文件材料随时收集、整理、分类存放,有条理地管理起来,到年终再做必要的调整,就可以成为正式案卷。

平时归卷的好处在于:第一,有利于把文件收集完整,防止丢失和遗漏;第二,有利于组织平时查找利用,方便工作;第三,有利于分门别类地整理,保证案卷的质量;第四,有利于节省人力和时间,以免年终突击立卷。

平时归卷的要求主要有以下几个方面。

第一,做好平时归卷的准备工作,即按照问题分类,随时做好案卷类目的编制。

第二,搞好平时收集,随时清理办完的文件,使归卷工作经常化。

要做到应该办理的文件,办完后即收回归卷,要随办随收,随收随归。

只需传阅不做具体处理的文件,阅后即收回归卷。

尤其是会议材料,领导开会回来后,要马上收回。

第三,归卷文件要做到“四个清楚”、“十个完整”。

四个清楚即收文清楚、发文清楚、领导手中文件清楚、所属业务部门的文件清楚。

十个完整即正件与附件完整、打印件与底稿完整、请示与批复完整、转发件与原件完整、账内件与账外件完整。

平时归卷还要注意检查收回文件有无缺张少页或残损不清的现象,检查签批手续、处理结果及时间等是否完备。

要及早发现问题,及时解决,以免到年终不好查找。

(二)案卷整理的要求案卷的整理与归档是文书或文书部门根据文书归档制度的要求,将一个年度全部处理完毕的文书材料,在平时归卷的基础上,进一步系统地加以整理,全部立成案卷,以便向档案室移交。

按照立卷类目归入各个卷夹内的文件,在立卷之前,必须逐卷逐件进行检查、整理,若发现与立卷要求不相符合的文件,要及时进行调整,然后再确定文件的组合而立成案卷,以确保立卷的质量。

立卷文件整理的要求主要有以下几个方面。

1)检查立卷文件是否齐全、完整文书立卷,必须要做到立卷的文件材料的齐全和完整。

其次,还要检查借阅文件登记本,将借出的文件全部收回。

2)检查卷内文件是否符合归档范围文书立卷归档有一定的范围与要求,在检查时就要看归卷的文件材料是否符合归档范围的要求。

立卷归档制度

立卷归档制度

立卷归档制度
立卷归档制度是指组织、机构或企业为了管理和保存文件而制定的规章制度。

立卷归
档制度主要包括以下方面的内容:
1. 文件立卷:按照一定的文件分类和编目规则,将文件按照时间顺序进行编制、整理
和装订,形成文件册、卷或卷册。

2. 文件分类:根据文件的性质、内容、用途等加以分类,如行政文书、合同协议、财
务报表等,并在文件册、卷或卷册上标明分类信息。

3. 文件编目:为每个文件册、卷或卷册进行编目,包括文件标题、日期、编码等信息,方便查找和管理文件。

4. 归档存储:将已立卷的文件按照一定的存储要求,如防火、防潮、防虫等进行存储,确保文件的安全和完整。

5. 文件检索:建立文件检索系统,使得用户可以根据文件的标题、日期、编码等信息
进行快速检索和查找。

6. 文件保管期限:根据国家法律法规和组织机构的规定,对文件的保管期限进行明确,并进行定期检查和销毁。

7. 文件借阅和归还:建立文件借阅和归还制度,包括借阅登记、文件借阅期限、归还
要求等,确保文件的正常使用和秩序。

8. 文件销毁:按照文件保管期限和销毁规定,对已经过期或不再需要的文件进行安全
销毁,防止信息泄漏。

通过建立和实施立卷归档制度,可以规范文件管理,提高工作效率,保障文件的安全和完整性。

档案管理及立卷归档办法知识介绍

档案管理及立卷归档办法知识介绍

档案管理及立卷归档办法知识介绍第一部分:文书立卷工作的内容及要求立卷工作的任务就是由文书处理部门或业务部门来进行文件材料的收集、整理及归档,具体来说就是由各部门的文书立卷人员把本部门工作活动中形成的、处理完毕的,具有查考保存价值的文件材料进行系统整理,编立成案卷。

立卷工作是文件转化为档案的必不可少的环节,很重要,它是机关工作的重要基础工作,它是文书工作的结束,又是档案工作的开始,可以说立卷归档是文书工作和档案工作的“结合部”,是两者交接的一个环节,文书立卷归档工作质量的高低,直接影响着档案部门工作的水平,影响档案工作各个环节的工作开展,如整理及提供利用,同时也关系到机关各项工作能否顺利进行。

为了做好立卷归档工作,保证案卷质量,以达到档案规范化、标准化的要求,首先要强调的是:立卷归档工作的责任部门。

一、立卷归档工作的责任部门按照国家档案管理的一般性原则要求,文件材料的收集归档工作应该是谁形成谁收集谁立卷归档。

早在一九五六年国务院常务会会议通过的《国务院关于加强国家档案工作的决定》中就规定了“全面推行文书处理部门立卷,以建立统一的归档制度。

各机关办完的文书材料,应该由文书处理部门整理立卷,定期向机关档案室归档,改变把零散文件随办随归和成堆归档的错误做法。

实行文书处理部门立卷,就可以发挥文书处理部门熟悉有关业务和文件处理过程的优点,提高案卷的质量和立卷工作的效率;就可以由文书处理部门暂时保存本年度的文件,大大减少归档和调卷的手续,并且改变承办人员分散保存档案的现象,从而有利于保守国家机密的工作;同时,还可以使机关档案室腾出手来,做好档案的整理和组织利用等工作;更好地为机关工作服务。

”时间过去了整整半个世纪,国务院的这个《决定》到今天,仍然是文书立卷工作的指导思想。

《交通文件材料立卷归档办法》中第四条规定:“应当立卷归档的文件材料必须坚持文书部门或业务部门立卷制度。

….部属单位及双重领导行政、企业、事业单位的文件材料立卷工作,由文书部门或业务部门负责。

文书档案立卷归档制度

文书档案立卷归档制度

文书档案立卷归档制度下面是应届毕业生求职网提供的优秀制度文章供您参考:为保证公司档案的完整性,加强文书档案立卷工作,特制定本制度。

一、公司各部门在工作活动中形成的各种有保存价值的材料,都要按年度分别立卷归档。

撰写个人心得体会2篇,撰写分析整改材料1篇,并按照大家提出的在写作方面多下功夫,以提高写作水平等3条意见,制订了整改措施。

二、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整。

结案后及时交专(兼)职档案人员归档。

工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

三、文件材料的收集管理通过开展形式多样的档案宣传活动,积极搭建档案与公众交流的桥梁,进一步增强社会档案意识和公民的档案法制观念,拓展档案社会服务功能,使档案工作更加贴近中心、贴近实际、贴近群众。

1、坚持部门收集、管理档案材料制度。

各部门均应指定专(兼)职档案人员,负责管理本部门的归档材料,并保持相对稳定。

人员变动应及时通知公司档案室。

(2)更新应及时。

实验室人员有经常获得培训和继续教育的机会,因此,专业技能会逐渐提升,上岗项目也会增加,而《人员技术档案》是人员整体情况的综合反映,所以要及时更新。

实验室人员应把参加培训的信息、培训结果以及其他个人的相关信息变更及时通知档案管理人员。

优化课堂教学。

严抓纪律,采用多种教法,如讨论、评论、阅读、自学等方式,启发学生动口、动手和学会学习。

2、凡公司缮印发出的公文(含定稿和两份列印的正件与附件、批复、请示、转发文件含被转发的原件)一律由办公室统一收集管理。

3、一项工作由几个部门参与办理,在办理过程中形成的档案材料,由主办部门收集归卷。

会议文件由会议主办部门收集归卷。

四、各部门专(兼)职档案员的职责:1、了解本部门的工作业务,掌握本部门材料的归档范围,收集管理本部门的归档材料。

2、认真执行平时归档制度,对本部门承办的档材料及时收集归卷,每年三月份前将应归档材料归档完毕,并向档案室办好交接手续。

学校档案立卷归档制度范文(二篇)

学校档案立卷归档制度范文(二篇)

学校档案立卷归档制度范文一、背景介绍随着社会的不断发展和学校规模的不断扩大,学校的档案管理工作变得越来越重要。

为了更好地保护和管理学校档案,提高档案工作的效率和质量,我校决定制定并实施学校档案立卷归档制度。

本制度的实施旨在规范学校的档案管理流程,确保档案的安全和完整性。

二、管理范围本制度适用于我校所有部门和单位的档案管理工作。

所有与学校工作相关的档案都应按照本制度的要求进行立卷归档。

三、档案立卷归档流程1. 档案归档人员收集档案材料,并按照文件的内容和性质进行分类归档。

2. 归档人员按照档案目录的要求,为每个档案制作档案目录,并将档案材料按照目录的顺序进行整理。

3. 归档人员将整理好的档案材料按照相应的编号进行标识,并确定档案的存放位置。

4. 归档人员将档案目录和档案材料一并装订成册,并在封面上注明档案编号和标题。

5. 归档人员将已经立卷归档的档案送交档案室进行备案,并在档案目录上进行登记。

6. 档案室负责对收到的档案进行审核,并按照备案流程进行盖章和归档。

四、档案分类为了方便档案的管理和检索,我校将档案分为以下几类:1. 学生档案:包括学生的个人信息、学习成绩、奖惩记录等;2. 教师档案:包括教师的个人信息、职称评定、教学质量评估等;3. 行政档案:包括学校的行政管理文件、决策会议记录等;4. 财务档案:包括学校的财务收支记录、经费使用情况等;5. 招生档案:包括学校的招生计划、招生政策、报名情况等。

五、档案保管1. 档案室应设立专门的存放区域,确保档案的安全和完整性。

档案室要定期进行防火、防潮、防虫等工作,确保档案的质量。

2. 档案室要建立档案借阅制度和档案查阅记录,确保档案的使用和管理规范。

3. 档案室负责对档案进行备份和电子化处理,确保档案的安全和备份。

六、档案保密1. 档案室应制定档案保密制度,规范档案的保密工作。

所有对档案有接触的人员都应遵守档案保密的要求,不得泄露档案的内容。

2. 档案室应对敏感信息和个人隐私进行特殊保护,不得随意调阅和外传。

档案立卷归档管理制度

档案立卷归档管理制度

档案立卷归档管理制度第一章总则第一条为加强档案管理工作,规范档案立卷和归档程序,保证档案管理工作的规范性和有效性,特制定本制度。

第二条本制度适用于本单位所有的档案管理工作,包括档案的立卷、整理、归档、借阅和销毁等工作。

第三条本制度的宗旨是:遵循档案管理法律法规,严格执行规章制度,确保档案管理工作的合法性、安全性和有效性。

第四条本单位成立档案管理委员会,负责制定档案管理工作规章制度,指导和监督全市档案工作。

第二章档案的立卷管理第五条档案的立卷工作要有明确的规范和流程,包括以下几个步骤:(一)确定档案的种类和范围;(二)编制并印制档案目录;(三)建立档案管理系统;(四)严格执行档案立卷标准。

第六条对于不同的档案种类和内容,要根据实际情况制定不同的档案立卷标准,并确保其符合档案管理的规定。

第七条档案立卷工作由专门的档案管理人员负责,要有相应的档案管理培训和资格证书,确保工作的专业性和规范性。

第八条档案的立卷必须按照时间顺序进行,逐级审核,确保档案内容的真实性和准确性。

第九条对于重要的档案要进行备份和加密处理,确保安全性和可靠性。

第十条任何单位或个人不得私自篡改、销毁或转移档案,违者将受到相应的法律责任。

第十一条对于档案损坏或丢失的情况,必须及时报告,由档案管理委员会进行调查处理。

第三章档案的归档管理第十二条档案的归档管理是档案管理工作中的重要环节,必须严格执行规定的程序和标准,确保档案的安全和完整。

第十三条档案的归档工作应按照以下步骤进行:(一)确定档案的归档规范和流程;(二)编制归档目录和归档清单;(三)建立归档管理系统和档案馆;(四)严格执行归档标准和规定。

第十四条归档管理工作要有专门的人员负责,要有相应的档案管理培训和资格证书,确保工作的专业性和规范性。

第十五条对于不同的档案种类和内容,要根据实际情况制定不同的归档标准,并确保其符合档案管理的规定。

第十六条档案的归档必须按照时间顺序进行,逐级审核,确保档案内容的真实性和准确性。

文书立卷的程序及规范

文书立卷的程序及规范

文书立卷的程序及规范在现行组织中,文书立卷的一般程序如下:按照立卷计划进行平时归卷;年终调整定卷;卷内文件的排列与编目;案卷的装订;案卷的排列与编目。

以上工作的内容可以用下列同时表示:不合格不合格第一节 文件的平时归卷与年终定卷一、平时归卷平时归卷,是指现行组织的文书工作人员(或负责立卷人员)在本组织立卷计划的指导下,将处理完毕的文件随时或定期收集集中,进行初步鉴定、分类,放入卷夹(盒、柜)进行妥善保管的活动。

(一)平时归卷程序1、做好归卷的准备工作。

在上年度底或下一年度初,文书人员(或负责文件收集积累的人员)按照本机关文书立卷类目条款或文件分类表的终端类名以及这些条款或类名可能形成的文件数量,设置一个或多个卷家或卷盒,在每个卷夹或卷盒上标明条款名称(类名)、类别、薯类、条款顺序号,如果必要,也可以直接或同时标注纯编号系统,如“1—2—4”等,然后,将其排列在文件柜中,平时已办理完毕的文件,随时就可以将其“对号入座”地归入相应的卷夹或卷盒中。

2、收集文件。

平时归卷工作实质上就是对文件进行平时收集和积累。

收集文件时应尽量做到齐全完整,对外发文,应在文件发出后将定稿和正文(1~2份)归卷;对手文件可以结合催办工作做好平时归卷。

3、认真核查。

在收集文件时,应认真检查核实所收集的文件是否是本组织文件立卷范围和计划所要求的文件,对不符合要求的应及时剔除,以免增加文件数量,给平时查找和管理带来不必要的阻碍。

4、归入卷夹。

文件收集到文书部门(立卷部门或承办部门等),经过认真核查确认后,最好能够随即归入相应的条款卷夹(盒、柜)中,进行分类保管。

在平时归卷的过程中,有关某一主题(或问题)的文件已收集齐全完整,已不再产生归卷文件,或者针对一些定期性的,有连号的文件材料如简报、情况反映等等,可以先行立卷,这项工作称为“平时立卷”。

平时归卷与平时立卷是两项工作,平时规矩是将同类别的文件归并、汇集在卷夹中,平时立卷是对已符合立卷条件的文件经过系统化整理编目组成案卷的过程;平时归卷是平时立卷的基础,没有平时归卷,平时立卷就无法进行。

【十一、文书档案立卷归档制度】 文书立卷归档要求遵守一定的制度

【十一、文书档案立卷归档制度】 文书立卷归档要求遵守一定的制度

《【十一、文书档案立卷归档制度】文书立卷归档要求遵守一定的制度》摘要:加强公司立卷工作特制定制,坚持部门收集、管理件材制,.了部门工作业掌握部门件材归档围收集管理部门件材十、档案立卷归档制()总则条加强公司立卷工作特制定制二条归档件材必须按年立卷单位部机构工作活动形成各种有保存价值件材都要按照制规定分别立卷归档三条公承办部门或承办人员应保证办件系统完整(公上各种附件律不准抽存)结案及交专(兼)职人员归档工作变动或因故离职应将办件材向接办人员交接清楚不得擅带走或销毁(二)件材收集管理四条坚持部门收集、管理件材制各部门应指定专(兼)职人员责管理部门件材并保持相对稳定人员变动应及通知档案室五条凡公司缮印发出公(含定稿和两份打印正件与附件、批复请示、发件含被发原件)律由办公室统收集管理六条项工作由几部门参与办理工作活动形成件材由主办部门收集归卷会议件由会议主办部门收集归卷.公司工作人员外出学习、考察、调研究、参加上级机关召开会议等公活动相关人员核报旅费必须将会议主要件向档案室办理归档手续档案室签认可财部门才给予核报旅费.公司召开会议由会议主办部门指定专人将会议材、声像档案等向档案室办理归档手续档案室签认可财部门才给予报销会议费用七条各部门专(兼)职职责.了部门工作业掌握部门件材归档围收集管理部门件材.认真执行平归档制对部门承办件材及收集归卷每年3月份前应将归档件材归档完毕并向档案室办交接签收手续3.承办人员借用件材应积极地提供利用做工作并办理临借用件材登记手续(三)归档围八条重要会议材包括会议通知、报告、议、总结、领导人讲话、型发言、会议简报、会议记录等九条上级机关发与公司有关定、议、指示、命令、条例、规定、计划等件材十条公司对外正式发与有关单位往十条公司请示与上级机关批复十二条公司反映主要职能活动报告总结十三条公司各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报十四条信访工作材十五条公司与有关单位签订合、协议等件材十六条公司干部任免件材以及关职工奖励、处分件材十七条公司职工劳动、工、福利方面件材十八条公司历史沿革、事记及反映公司重要活动剪报、照片、录音、录像等(四)平归卷十九条各部门都要建立健全平归卷制对处理完毕或批存件材由专(兼)职集统保管二十条各部门应根据部门业围及当年工作任编制平件材归卷使用“案卷类目”“案卷类目”条款必须简明确切并编上条款二十条公承办人员应及将办理完毕或领导人员批存件材收集齐全加以整理送交部门专(兼)职归卷二十二条专(兼)职人员应及将已归卷件材按照“案卷类目”条款放入平保存件卷夹“对入座”并收发登记簿上明(五)立卷案卷质量要二十三条统立卷规保证案卷质量立卷工作由相关部室兼职档案员配合档案室档案员责组卷、编目二十四条案卷质量总要是遵循件形成规律和特保持件有机系区别不价值便保管和利用二十五条归档件材种数、份数以及每份件页数应齐全完整二十六条归档件材应将每份件正件与附件、印件与定稿、请示与批复、发件与原件、多种形成件分别立起不得分开电应合立卷;绝密电单独立卷少数普通电如与绝密电有密切系也可随绝密电立卷二十七条不年件般不得放起立卷但跨年请示与批复放复年立卷;没有复放请示年立卷;跨年规划放针对年立卷;跨年总结放针对年立卷;跨年会议件放会议开幕年其他件立卷按照有关规定执行二十八条卷件材应区别不情况进行排列密不可分件材应依序排列起即批复前请示;正件前附件;印件前定稿;其他件材依其形成规律或特应保持件密切系并进行系统排列二十九条卷件材应按排列顺序依次编写页装订案卷应统有每页材正面右上角背面左上角打印页三十条永久、长期和短期案卷必须按规定格式逐件填写卷件目录填写迹要工整卷目录放卷首三十条有关卷件材情况说明都应逐项填写备考表若无情况可说明也应将立卷人、检人姓名和日期填上以示责备考表应置卷尾三十二条案卷封面应逐项按规定用毛笔或钢笔写迹要工整、清晰三十三条案卷装订和案卷各部分排列格式案卷装订装订前卷件材要金属物对破坏件材应按裱糊技术要托裱迹已扩散应复制并与原件并立卷案卷应用三孔线封底打活结方法装订三十四条案卷各部分排列格式软卷封面(含卷件目录)件封底(含备考表)以案卷排列次序装入卷盒置档案柜保存三十五条制印发日起实施。

立卷归档制度

立卷归档制度

立卷归档制度
立卷归档工作是文书处理过程的最后环节,是档案工作的基础,为了使案卷更好的利用,发挥其作用,便于管理和查找,特作如下规定:一、归档时间:各部门要在每年12月份把文字材料,移交本机关档案人员; 二、归档要求: 1、凡是本机关在贯彻执行党的路线、方针、政策和年度工作活动中形成的各类文件材料都应归档立卷;2、归档的文件材料,应保持它们之间的历史联系,并根据其性质区分保存价值,分类整理,确定保管期限立卷;案卷标题简明确切,以便保管和利用; 3、具有永久和长期保管价值的案卷内“备考表”必须按要求填写; 4、对需要归档的案卷,在装订必须认真检查;园珠笔、铅笔、复写纸的材料一律不得归卷,有者必须用钢笔重新抄写或复印;装订做到结实、整齐、美观,便于长久保管; 5、每年的文件材料,要在第二年的四月末前装订成册;。

浅谈如何做好文书档案的立卷工作

浅谈如何做好文书档案的立卷工作

浅谈如何做好文书档案的立卷工作摘要:作为一个单位的管理人员在对文书档案立卷时必须加强两个环节的工作:一是平时归卷工作要坚持不遗失,二是案卷的整理工作要科学有序,这样使整理归档的每一份案卷都能达到完全、准确、系统、安全、有效利用。

关键词:案卷归档整理文书档案的特点是文件多,内容广泛。

每一卷完整、高质量的文书档案的建立,需要经过原始文件材料进行收集、分析、分类、整理、立卷、编目、归档而成,然后送交档案室,各环节缺一不可。

对文书立卷必须注重平时归卷和案卷的整理两个环节。

一、平时归卷平时归卷就是在日常工作中,将已经办理完毕的文书材料,随时收集齐全,按照事先编好的案卷类目,归入有关卷内,到年终整理后,正式组成案卷。

也就是把年终突击立卷工作,放到平时来做,化整为零。

坚持平时归卷是建立每一份完好档案的基础性工作,主要包括文件资料的收集、积累和分类。

首先明确归档范围,凡是在学校活动中形成的记录资料及办理完毕的上级来文,具有查考价值的收发文、本校拟定的文件、编印的出版物、图表、重要电话记录等,均属于立卷归档的范围。

但是,收集过程中要注意剔除不该归卷的文件,主要指重复文件、未成文的草稿,与本单位无关的文件或非隶属机关送来的文件、函件,以及内容被其它文件所包含的文件资料等。

文书立卷,贵在坚持平时归卷。

以我校的档案工作为例,平时归卷主要是抓好以下几个方面工作。

1.做好文书立卷前的准备工作。

负责立卷的人员按照上级部门的要求,根据本校档案的立卷规则,将办理完的各类文件及时“对号入座”。

2.严格办文制度,保证文件资料符合立卷要求。

办文人员认真履行文书处理条例,注意文件的质量与形式的统一,现实作用与档案价值的统一,文件书写和印刷要符合立卷的规定,杜绝用铅笔、圆珠笔书写文件内容。

3.坚持常规归卷。

每年(或学期)初按照立卷的原则和方法,拟定比较详细的立卷计划,编制好平时归卷夹。

比如,设置“对外发文”、“对内发文”、“正在处理文”、“校内请示文”、“上级来文”等文件资料夹,做到随时收集、分类,并定期进行整理。

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平时归卷
第一条各部门都要建立健全平时归卷制度。

对处理完毕或批存的文件材料,由专(兼)职文书集中统一保管。

第二条各部门应根据本部门的业务范围及当年工作任务,编制平时文件材料归卷使用的"案卷类目"。

"案卷类目"的条款必须简明确切,并编上条款号。

第三条公文承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料,收集齐全,加以整理,送交本部门专(兼)职文书归卷。

第四条专(兼)职文书人员应及时将已归卷的文件材料,按照"案卷类目"条款,放入平时保存文件卷夹内"对号入座",并在收发文登记薄上注明。

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