工程建设项目档案数字化建设措施

工程建设项目档案数字化建设措施

随着信息时代的到来，网络技术与计算机技术在社会各个领域中得到了广泛应用，给人们生产、生活、学习、工作带来了许多便利，对档案管理工作而言同样如此，通过应用计算机技术，档案管理模式发生重大变化，由手工管理模式转化为数字化管理模式。本文对当前工程建设项目档案数字化建设进行分析，以期有效提升工程建设项目档案管理水平，为工程档案社会价值的发挥创造有利条件。

标签：工程建设项目；档案数字化；措施

引言

城建工程项目档案是对城市发展和各项建设活动的真实记录，也是城市长远规划、建设管理、改造以及维护的重要依据，在城市建设方面发挥着巨大的参考和保存价值。当前电子信息技术发展速度飞速，计算机、互联网和智能手机的普及与应用，不仅改变了人们的工作模式，也让传统城建工程建设项目档案管理方式发生了新变化。档案数字化主要以档案资料规模、完整性以及质量为依托，在维护原始档案真实性的前提下，促使工程档案管理模式向数字化转变，为工程档案开发与利用提供便利，提高档案资料的利用率与价值。因此启动“标准档案室”建设，促进档案室硬件建设规范化，加强基层档案室的档案数字化管理已经刻不容缓。

一、档案数字化管理的意义

随着信息化技术的迅速发展，工程建设项目的信息存储量变得越来越大。对于传统的档案管理方式而言，各种复杂的档案信息只能通过纸质记录来完成，这就会耗费大量的人力物力。同时，由于文档信息较多，容易出现归类错误甚至没有归档的情况，而且可能由于档案管理人员缺乏工程项目建设的基本专业知识或不熟悉流程等原因，在接收档案时不明确，造成归档质量不高。而档案的数字化管理在一定程度上巧妙地解决了这些问题。

数字化主要是以计算机信息处理技术为支撑，对数据信息进行数字编码，满足快速传输以及准确处理的需求，凸显技术的综合性。档案室管理数字化的发展与计算机技术以及多媒体技术具有不可分割的关系，是新型的档案信息模式，依托数据库、压缩以及扫描技术，实现传统纸质档案管理模式向数字化电子档案的过渡，更显档案数字化信息库的特征。依托数字化存储方式，加之网络化传输的应用，通过计算机系统进行信息处理，满足档案信息利用与共享的目的。在数字化的应用下，档案被合理优化与整合，对提升资源共享率意义深远。

二、工程建设项目档案室数字化存在的主要问题

（一）档案管理人员的素质有待提升

我国档案管理人员队伍主要存在的问题是档案管理人员的业务水平与综合素质有待提升，且档案管理人员队伍老龄化问题严重。由于档案管理工作对年轻人缺乏一定的吸引力，许多年轻人都不愿从事该类工作，在择业中通常会选择具有挑战性与发展前途的工作，加剧了档案管理人员队伍的老龄化问题；年事已高的档案管理人员通常思维守旧，不能很好地适应数字化管理，在开展数字化档案管理工作中经常不能熟练操作计算机。此外，受传统思想观念的束缚较深，基层档案管理人员在新时代背景下缺乏创新意识，忽视对档案资源的发掘工作，制约了档案管理数字化进程。

（二）缺乏先进的数字化设备

软件资源、硬件资源以及网络资源等是档案室数字化管理的基础，然而，受到资金限制，企业无法配齐各种数字化设备，尤其是计算机系统与程序过于陈旧，阻碍档案管理的工作质量与效率提升。在推进档案数字化管理进程中，计算机设备是不可缺少的重要内容，是实现档案数字化管理的基础。因此，要想实现档案管理数字化，企业要积极引进各种先进的现代化设备，及时更新陈旧的设备程序与系统等，从而满足新时期档案数字化管理的需要，为档案资料的可靠性与真实性提供重要保障，实现对各种档案资料的长久保存，充分挖掘档案资料的价值。

（三）档案数字化管理存在风险

随着信息时代的到来，网络技术与计算机技术在社会各个领域之中应用广泛，在给人们带来许多便利的同时引发了信息安全问题，特别是计算机系统中的档案信息极易受到病毒与黑客攻击，加大了企业档案管理工作的难度。此外，在纸质档案转化电子档案的过程中，档案编辑多采用电子编码技术，但该技术在应用中存在一定的不足，具体表现为原始凭证在被修改后不存在遗留痕迹，导致管理人员无法在第一时间被发现。

三、工程建设项目档案管理数字化建设措施

（一）完善档案数字化标准体系

档案室管理数字化建设的意义在于提高档案信息资源的利用率，促使其发挥最大效用，所以城建部门应统一建立数字化管理标准，引入适用性、实用性都较强的信息系统，基于互联网建立档案资源共享平台，显著提高档案信息与人才资源等的有效利用，以免浪费资源。详细而言，相关部门要从管理、业务、技术三个方面建立对应的标准和规范，并加强相关标准、法规、规范的推广。其中管理方面的标准规范主要用以规定城建档案的查询、利用、保管、存储等；业务方面的标准规范电子档案管理、档案术语等标准；而技术方面的标准规范主要包含网络数据传输格式、数据存储压缩格式规范、档案室软硬件基礎设施技术等。

（二）加强档案管理数字化基础设施建设

加强档案室基础设施建设，主要包含以下三个部分：（1）硬件环境。硬件环境包含办公环境建设、计算机系统硬件平台以及现代化库房建设。而硬件基础设施主要包含档案数字化处理设备、服务器、网络通信设备等等。（2）系统软件。系统软件建设需要根据城建档案管理需要，选择成熟、先进的软件，构建容量大的分布式数据库和大规模并发访问的服务管理系统。软件系统不仅可以完成档案利用、业务管理等工作，还可以跟数据库系统有机融合，从而实现档案数据录入—管理—输出全过程应用。（3）网络环境。环境作为城建档案管理数字化建设的前提，网络环境又包含档案室内部局域网、连接互联网的公众网以及连接政府的政务网。

（三）建设档案管理数字化建设平台

城建档案室管理数字化建设是一项复杂、系统的工程，需要全面调查并掌握馆藏情况，如档案类型、状态、馆藏数量、档案信息利用等状况。要从实际馆藏情况出发，制定科学合理的电子化科学规划，如计算机、扫描仪等硬件配置计划，数字化处理规划。城建档案管理数字化建设要遵循“突出重点、分布开展”的原则，要优先对利用率高和馆藏重点的档案进行电子化，确保广大利用者需求得到满足。在城建档案管理数字化建设中，应该打造电子档案应用共享平台，在内部局域网服务器上设置专区，对城建档案作出科学合理的分类，建立完善的档案目录，为城建档案的保存、查询与利用提供便利。

（四）加强档案管理数字化队伍建设

城建档案管理数字化建设对相关人员的专业水平提出了更高的要求，除了要求他们具备统计类专业知识，还应该具备计算机专业技术，对此城市建设单位要重视城建档案队伍建设，要采取有效措施提升他们的综合素质。例如：可以定期组织城建档案各基层单位档案管理人员参与档案信息化知识的专业培训、讲座等等，并对培训进行考核，从而提升其档案管理综合素质。通过远程培训的方式，让档案管理人员深刻感受到数字化建设的魅力，从而提高他们参与档案数字化建设的积极性，确保城建档案管理数字化建设有序开展。

四、结束语

为了顺应时代的不断发展，档案管理工作也应与时俱进，档案室的条件好坏直接影响档案的保护工作的效果，随着信息技术的发展及社会的不断进步，数字化档案管理已经成为档案管理的发展趋势，针对工程建设项目档案数字化管理的实践过程中出现的问题，还需进一步探究及解决，以促进档案管理机制越来越健全。

参考文献：

[1]关莉.城建档案管理数字化建设问题的相关思考[J].现代国企研究，2017（04）