工程建设项目竣工档案数字化管理的实践探析

工程建设项目竣工档案数字化管理的实践探析

摘要：随着我国社会主义市场经济的飞速发展，我国科学技术的发展也极为迅速，工程建设项目中运用网络信息技术已经不是什么新鲜事。数字化技术的应用

有助于提高竣工档案管理的工作效率，有助于实现数据信息的整合和处理，可以

为筛选和提取信息资料提供科学的保障。因此，在竣工档案管理中建立数字化系

统和平台是十分必要的，也是提高竣工档案管理工作质量的重要途径之一。基于此，本文主要对工程建设项目竣工档案数字化管理的实践做具体论述，希望通过

本文的分析研究，给行业内人士以借鉴和启发。

关键词：工程建设；项目竣工；档案数字化；管理；实践

引言

随着信息技术的不断发展，做好新形势下的竣工档案管理工作越来越重要。对于工程建

设项目的档案管理而言，为了顺应信息化时代的发展，进行工程竣工档案的数字化建设已成

为档案管理工作发展的趋势。档案数字化管理是档案信息化建设的重要内容，本文即针对工

程项目档案数字化管理中存在的问题进行分析，并给出了相应的解决方法。

1竣工档案管理工作数字化的必要性

在工程建设项目中，竣工档案管理工作具有一定的复杂性，且工作量较为庞大，而随着

行业的发展，档案的数量不断增加，若是仍然采用传统的管理方式，不仅会影响到工作效率，还会为档案查阅、调取、使用等带来阻碍。因此，在步入数字化时代以后，竣工档案管理工

作的数字化发展已经成为一种必然趋势。一方面，能够改变传统纸质档案自身存在的弊端，

以电子档案的形式，将所有档案信息保存起来，避免在因纸质档案损毁而影响档案信息的精

准度；另一方面，可以有效提高工作效率，简化竣工档案管理工作，在调取档案时只需要搜

索关键词即可，在提高工作效率的同时，还减轻了管理人员的工作压力，对于竣工档案管理

工作的进一步优化有着重要的现实意义。

2数字化时代工程竣工档案管理现状

2.1缺乏对档案信息化管理的重视程度

通过对目前竣工档案管理的现状进行了解发现，大多数建设单位并没有充分认识到在数

字化时代，对档案实施信息化管理的重要性，往往仍然采取着传统的竣工档案管理方式，仍

还有部分单位认为竣工档案管理的信息化水平与自身发展并没有产生很大关联，认为竣工档

案管理并不是管理工作的重点。对于领导者来说，由于其对竣工档案管理缺乏正确的认识，

没有意识到进行信息化的竣工档案管理会对发展起到积极的促进作用，为此在实施开展竣工

档案管理工作时，也并没有因为数字化时代、信息化时代的影响而改变传统的竣工档案管理

模式，恰恰是因为缺乏对档案信息化管理的重视程度，进而导致目前在竣工档案管理上仍然

处于效率低下的状态，并不能紧跟时代、社会发展的趋势，进行竣工档案管理模式的优化。

2.2竣工档案管理工作者信息化工作能力有限

对于在数字化时代下的竣工档案管理工作来说，为了能够真正意义上使得竣工档案管理

能够顺应数字化时代发展的需求实现信息化，那么竣工档案管理工作者的工作能力以及信息

化水平就显得至关重要。但是，通过对目前竣工档案管理工作者的信息化能力进行调查发现：

大多数的竣工档案管理工作者在信息化软件以及先进办公设备的使用上反应速度以及适应能

力都相对来说较弱，并不能快速、灵活地运用一些现代化、先进的办公软件。由于竣工档案

管理者工作缺乏必要的信息化技能以及运用现代化设备的能力，使得竣工档案管理工作很难

真正意义上实现信息化，很难顺应数字化时代发展的需求。

2.3数字化档案利用率较低

由于受到传统观念的限制，人们大都觉得纸质版文档的借阅及使用都是触手可及的，而

忽视了以网络形式向人们呈现的丰富的资源宝库。这样使得电子文档的设计开发没有得到充

分的利用，而同时却耗费了人力资源。

3竣工档案管理中数字化技术应用对策

3.1搭建竣工档案管理云计算信息处理平台

竣工档案管理中数字化技术应用对策之一是搭建竣工档案管理云计算信息处理平台。新

时期，云计算技术主要是根据用户的操作指令，采用网络技术，运用搜索引擎获取大量的信

息和资料。具有一定的网络虚拟性，利用虚拟的语言形式将档案资料提供给用户。竣工档案

管理需要建立云计算平台，实现档案资料的共享，建立云平台可以及时更新信息，还可以实

现资料的快速共享和传播，进而提高竣工档案管理的便利性。

3.2更新硬件设备

竣工档案管理中数字化技术应用对策之二是更新硬件设备。为了更好地实现数字化，建

设单位在今后应该根据可动用资金数量，阶段性的更新硬件设备，这样才能够为数字化发展

创造一个良好环境。首先，更新硬件设备应做好原设备上的保存工作，也可以存储在“云”端，硬件设备更换以后的重新下载；其次，在设备更换完成以后，单位必须要对设备进行调试，

确保所有的设备都能够进入正常工作状态，尤其是计算机，作为数字化档案实现的主要载体，其性能、安全稳定性关系到数字档案的上传、下载、存储等。竣工档案管理中数字化技术应

用必须保障计算机系统安全无漏洞，为后续开展的各项工作提供充足保障；最后，除了硬件

设备本身，建设单位还需要保障硬件设备运行的环境，为其提供专门的房间，做好保密、监

控等安全运行工作，同时还应定期对设备进行检查，防止数据的丢失。

3.3创建信息化竣工档案管理平台

竣工档案管理中数字化技术应用对策之三是创建信息化竣工档案管理平台。对于进行竣

工档案管理模式的优化与创新来说，进行信息化档案管理平台的创建是至关重要的。第一，

应该加大对竣工档案管理的资金、技术投入力度，在互联网上进行竣工档案管理主页的设计

与创建。通过创建出独立的竣工档案管理主页，进而可以形成档案信息资源的共享。第二，

为了能够实现竣工档案管理模式的创新，应该运用专业的计算机技术进行信息化竣工档案管

理软件的设计，通过设立软件，可以在软件当中进行档案信息的收集以及归档，从而大大提

升了竣工档案管理的工作效率。例如运用大数据技术与云计算就可以进行竣工档案管理数据

平台的搭建，同时也可以实现档案的收集、归档等工作，实现了竣工档案管理模式的创新。

第三，需要加强对竣工档案管理工作者的培训，通过为其提供专门的竣工档案管理信息化处

理方式等方面的培训，提升其信息化竣工档案管理的工作能力。除此之外，也可以适当为竣

工档案管理工作者提供一些福利制度，从而提升其提高自身工作能力的积极性，进而可以很

好地提升竣工档案管理的工作效率，使得竣工档案管理工作更加顺利、可持续地开展。

3.4运用现代化管理手段

竣工档案管理中数字化技术应用对策之四是运用现代化管理手段。现代化管理手段主要

是指数字虚拟技术、高微缩技术、智能技术及电子印章技术等。随着科技的快速发展，这些

现代化技术在各个行业中的应用日益广泛。就档案管理工作的特点来看，建设单位可以引入