某公司质量体系认证文件

**市*****公司

文件编号：Q/GS-4.2.4-01

文件名称：质量记录控制程序

编写：审核：批准：分布范围：总经理 1 份

管理者代表 1 份

工程部 1 份

采购部 2 份

总监 1 份

营销部 3 份

品管部 1 份

生产部 3 份

文控中心 1 份

行政部 1 份

财务部 4 份份

版本号：A/00 发行时间：14-01-29 共2 页第1 页

文件编号：Q/GS-4.2.2 -01 版次：A/00 共3 页第2 页

文件名称：质量记录控制程序

发行时间：14-1-29 修改日期：

1.0 目的本程序文件规定了表格的编制和质量记录（以下简称记录）的标识、收集、编目、归档、贮存、保管、处理以及借阅的管理方法。

2.0 适用范围本程序文件适用于各部门的记录控制。

3.0 职责

3.1 各部门负责统筹表格的编制和控制。

3.2 各部门分别负责本部门记录的控制。

4.0 程序

4.1 表格的编制和标识

4.1.1 所有的记录表格都由各部门根据其工作性质、工作范围和工作目的统筹进行编制或修订。

4.1.2 文控中心制订表格的编码，编码定在表格的右上方，编码包含有公司码、控制码、日期码。

4.1.3 文控中心将已编制或修订好的修订好的表格填写在<表格登记一览表>上，以用于查询表格的最新版本，确保使用的表格是最新的。 4.1.2记录的收集、编目、归档、保存、处理。

4.1.2.1 各部门定期（根据需要，每天、每月或每年）将相关的记送交相应部门。

4.1.2.2 归档

记录归档原则：

原则（一）是同年同种产品（型号）的同种记录归为同册，不同种记录归为同一档号。

原则（二）是同年同种归为同档号，不同种但记述的是同一事物的记录归为同册。

4.1.2.3 贮存

4.1.2.3.1 收集的是本年记录，各部门负责人按归档原则，把编入同册的记录放在一起，当夹本记录过多时，可按月或按半年的周期将前面的记录从夹本中取出，然后加上档案封面贮存在临时档案柜内。 4.1.2.4各部门负责人将记录存放后做好标识，以便快速查询。

4.1.2.5 文控中心以保证记录在贮存期内能够保持良好的状态且不会有遗失的情况发生。

4.1.2.6 质量记录贮存位置应保持通风、干燥。

4.2 各部门自行控制的记录是不同种

4.2.1 各部门自行保管的记录的归档原则：

原则（一）是同种记录归为同册；

原则（二）但记述的是同一事物的记录归为同册。记录贮存在专用夹中或文件柜中。

4.2.2 各部门按记录的性质和有效期自行制订记录的贮存期限，贮存期限应填写在〈表格登记一览表〉上，记录超过了期限可作废品处理。

4.3 外来记录的控制

4.3.1 外来记录编写序号码，序号码写在记录的右下角，序号由多位数字组成。

4.3.2 有关部门按上述编码方式对接收到的外来记录编号。

4.3.3 外来记录的归档：可将一种记录单独归为一册或与本公司记录混合为一册。

4.3.4 根据外来记录的性质和有限期，制订记录的贮存期。

4.3.5 外来记录的保存期为一年，超过保存期的作废品处理。

5.0 记录 <表格登记一览表> 编写：审核：批准： .**市***公司文件编号：Q/GS-4.2.3 –01

文件名称：文件和资料控制程序

文件名称：文件和资料控制程序

发行时间：14-1-29 修改日期：

1.0 目的本程序规定了质量体系文件（只包括二级文件和三级文件）的批准、发放、更改，以保证文件在受控状态下使用

2.0 适用范围适用于二级文件和三级文件

3.0 职责

3.1 二级文件由各相关部门编写，管理者代表审核，总经理批准。

3.2 三级文件由使用部门进行编写，由使用部门经理审核，管理者代表批准。

3.3 文件由文控中心控制。

4.0 程序

4.1 二级文件的控制

4.1.1 编写各部门依照IS09001—2000 国际标准要求，结合本公司实际情况进行编写。

4.1.2 审核和批准

4.1.2.1 编写完后，总经理召集有关部门经理讨论，讨论完由与文件内容有主要关系的部门经理在文件“审核”处签名，管理者代表批准，批准后文件交文控中心。

4.1.2.2 审核通不过，文件应修改或重写。

4.1.3 发放

4.1.3.1 文控中心参考<文件编码程序>文件中 “二级文件编码”给文件制订编码。

4.1.3.2 打印文件原稿为正本，复印件为副本，正本由文控中心存入文件档案，副本作为发放文件。

4.1.3.3 文控中心根据分发范围的发出数量，复印相应数量的文件，并在复印文件的每一页盖上“受控制文件”的印章。

4.1.3.4 文控中心按发放范围，将文件全部发给有关部门负责人，负责人在<文件签收记录表>中签名。

4.1.3.5 各部门负责人将文件发放到有关车间，班组并做好签收记录。

4.1.3.6 文控中心在文件发出后，填写文件目录。

4.1.4 更改

4.1.4.1 当出现下列情况时，文件持有者可提出文件的更改。

A. 体系运行中，文件不能满足要求。

B. 生产工艺的更改导致文件的更改。

C. 采取纠正措施时，导致文件的更改。

D. 其它原因。

4.1.4.2 文件更改由管理者代表批准，使用部门进行更改。

4.1.4.3 文件修改完后，由原审核部门主管审核，总经理批准。

4.1.4.4 更改批准后，文控中心制订文件版本。

4.1.4.5 同4.1.3.2，4.1.3.3， 4.1.3.4， 4.1.3.5。