施工项目文件及信息管理要点

施工项目文件及信息管理要点1 文档管理制度

1.1 公司文档管理制度

1.2 针对项目的文档资料的主要内容

1.2.1 文件管理

1) 文书人员在起草文件之前，应首先了解事情的背景、起草该文件的目的及所需注

意事项，并收集相关素材，做好前期的准备工作。

2) 文书人员在起草文件的过程中，要做到内容详实、准确并根据文件的性质及运用

场合的不同而选用不同的书写和表达方式，做到适时、贴切。

3) 各种文件在下发之前要经总经理审阅，文件下发时要迅速、及时，并做好下发记

录；若是一些需要回收的表格和文件，还要做好事后的回收工作。

4) 文件下发后要及时进行整理存档；对于回收的资料也要及时整理存档。

5) 有限定发放范围的文件，要注意做好相关的保密工作。

1.2.2 档案资料管理

1) 档案资料在收发借阅存档销毁各环节中，应严格登记。

2) 借阅文件应在借阅指定地点进行并在指定期限内按时归还，借阅文件资料时严格

按照文件密级管理为准执行，同时办理档案资料借阅手续。

3) 所有档案资料均要定期清查，借出的档案资料要在指定期限内归还，若发现丢失

的要及时追查处理，并且及时采取补救措施；对绝密的档案资料要在主管的监督

下进行核对，必须做到物单相符。

4) 借阅的文档资料未经领导批准，不得随意扩大阅读范围，否则将进行严肃处理。

5) 机密、绝密类文档资料如需复制和摘抄，必须经总经理批示。

6) 收发传递和外出携带绝密类文件时，应由指定人员负责，并采取必要的安全措施。

7) 对各类文档资料应指定其存档期限，以便及时清理。

8) 在部门主管安排、监督下，定期对退档资料进行销毁，并且及时在文档目录上做

出更改，确保现有文档资料与目录清单一致。

9) 档案柜中的资料应保持干净、整洁、明了。

10) 各部门文档负责人对自己所负责保存的文档资料要有详细的目录，对有价值的文

档要及时备份并做好保密工作，若因丢失、文件备份不及时或泄露相关机密，从而给公司带来损失的，视情节轻重予以责任人相应的处罚。

11) 文档资料负责人对所有保存文档要按顺序分类存放，同时做出相对应的文档目录

清单，如果有新资料入档，必须在文档目录中及时添加。

12) 若文档负责人离职时，须按文档目录清单做好工作交接，按照文档目录清单与现

存文档核对，如果出现物单不符，给公司造成损失的，视情节轻重予以责任人相应处罚。

13) 新接管档案管理的负责人要尽快熟悉负责保存的文档，继续做好文档的保存、保

密工作，并及时对文档进行更新、备案。

14) 如因档案资料保管人工作疏忽或交接手续不严谨造成文件资料丢失的要追究相应

责任。

2 项目文档资料控制流程

1)总控制流程：

2) 项目部与业主/监理间文件控制流程（下图左）；项目部内部文件控制流程（下图右）

3 文档控制实施措施

3.1

项目部文件包括但不限于以下文件： （一）项目文件立卷索引 1、合同和商务 2、估算和费用控制 3、工程变更 4、项目管理

5、项目技术标准、规范、说明书

信息反馈

送交

6、信函

7、项目控制

8、施工

9、试运服务

10、其它

（二）项目管理文件

1、有关信函

2、项目审查会议

3、会议记录

4、电话记录

5、项目管理计划

6、项目实施计划

7、项目情况摘要

8、开工报告

9、项目进展情况报告

10、项目管理协调程序

11、项目费用估算

12、项目进度计划

13、风险分析

14、试运情况报告

15、运行情况报告

16、项目完工报告

17、项目审计报告

18、其它重要文件

3.2 项目部文件编号形式：

1) 对向业主报送的文件按照以下原则进行编号

2) 项目部内部文件采用以下编号形式：

3.3 文档管理总体原则

1) 由项目办公室统一编发项目文档管理统一规定，各职能部门统一归口管理各自的

文档资料。

2）各职能部门建立系统的文档收、发管理台帐。

3）除必须为纸质文件外，适当采取电子文件形式发放文件，以达到节约和绿色办公的目的。

4) 文档资料按分类、分级建档保管。

5）所有文件均应建立电子台帐，分密级，以便相关人员查阅。

3.4 文档资料的接收管理

1）资料员负责文件的接收、编号、登记。对原始编号的文件，按专业类别以流水号形式进行编号登记。

2）文件接收时应签字确认。在签字确认前对所接收的文件进行核对，确保文件的正确。

3）文件接收后，立即分类建档，并建立电子版台帐。

3.5 项目文档资料发放

1) 项目各部分资料员负责本部门文档资料对内、对外的发放，发放时必须提供所发

放文档资料的目录并完成、保存签收记录。

2) 按公司程序文件的要求以及对口管理的原则，由主管经理确定文件的发放对象、

范围与数量。项目资料员根据领导的圈阅意见发放。

3) 文档发放应及时录入发放信息，做好签字人、签字日期均真实，不得代签，日期

必须为接收文件时间。

3.6 外来文档资料管理

1) 外来文件包括业主、监理、供应商、政府部门等。对外来文件，按不同的职能部