秘书如何整理领导讲话录音

秘书如何整理领导讲话录音

整理领导讲话录音“十五字诀”

整理领导讲话录音是秘书人员的一项日常工作，也是领会领导思想、锤炼文字能力的一种有效途径。整理领导讲话录音，并不是简

单的“听到什么写什么”、复制照排。我在实践中总结了“十五字诀”，与大家交流探讨。

一是层次顺。

很多领导讲话都是即席的，当面听不影响理解，原原本本转换成文字时，就可能出现层次不顺的情况，如层次之间连接不够紧密，

各层次的内容相互穿插、重复等。这种情况下就要把层次理顺，该

是哪个层次的就调整到哪个层次，该属于哪个层次说的话就集中到

哪个层次。

比如，某位领导就加强基础设施建设问题谈了四点意见:“一、

加强领导，提高认识;二、制定并落实优惠政策，鼓励外商和民间投资;三、突出重点，集中力量抓好能源和公路建设;四、落实领导责

任制，确保各项任务完成。”这四个层次的摆布就存在两个问题:首先，第一层次的“加强领导”与第四层次重复，不如把它并入第四

层次，第一层次集中谈认识问题;其次，第二层次与第三层次应该对换，先讲重点再讲投入，因为前者是任务，后者是措施，逻辑上更

顺一些。

二是观点准。

如果表述不准确，就要修正。这里说的是“修正”而不是“改正”，因为我们整理录音必须尊重领导本来的意思，只在表述欠妥

的情况下，进行必要的技术处理，就像木工用刨子刨木料，目的是

使之平整光滑。

如，某领导即席讲话中提了这样一个观点:“各级干部尽可能放

开手脚大胆干，出了问题，只要不是中饱私囊，可以不追究责任。”

这句话的出发点是没有错的，但表述上欠周密，不是中饱私囊就不

追究责任，那么由于失职渎职给国家造成严重损失，要不要追究责

任呢?这显然是表述不够全面。所以在基本保留原意的基础上，可以

改为:“各级干部尽可放开手脚大胆干，出了问题，只要不违背党纪

政纪和政策、法律，可以免于追究责任。”这样表述就比较准确。

三是原貌在。

就像平常说话一样，哪怕是思维再敏捷、口齿再伶俐的人，也免不了会有词不达意、前后重复和思路突然中断的时候。但即席讲话

的魅力恰恰在于，偶尔的停顿、重复和频频出现的语气词，反而让

听众觉得自然、亲切;更重要的是，不少领导在即席讲话时生动幽默、妙语连珠，使会场气氛轻松活跃，让听众在笑声中受到教育和启迪，其效果比板着脸念稿子要好得多。所谓“整理”，“整”即调整，“理”即理顺，而不是让我们推倒重来。所以在整理领导讲话录音

时一定要注意:只要层次基本清楚、语句基本通顺，就要尽量保持原貌，尤其要注意保持领导原本的语言风格和讲话中的精华部分。

如，某领导在纪检工作会议上的即席讲话中有这样一段话:“我

们有的干部，喝起酒来一斤两斤不醉，打起扑克麻将来三天四夜不累，可做起工作来呢，五年六年不会!这样下去，不觉得问心有愧吗?”这话说得生动诙谐，如果把它改成“有的干部成天沉醉于吃喝

玩乐，工作上却平庸无为”，当然也说得过去，却达不到让人印象

深刻的效果。

四是意思全。

即席讲话中，有时由于思维出现跳跃，忽略了前后照应，或由于说话的节奏太快，语言运用不够周密，常常会出现意思表达不连续、不完整的现象。

如，某领导在讲话中提到:“对部分乡镇干部不安心在基层工作

的问题，我觉得要从两方面来看。一方面，在乡镇工作，条件的确

比较差，工作压力的确很重，但是，这难道就能成为甩手不干的理

由吗?大家都要求进城，那么基层的工作谁来做?农民生产生活中的

困难谁来解决?……”本来前边说“从两方面来看”，但只说了“一

方面”，接下来没有了“另一方面”，意思就残缺不全了。整理时

我们要顺着领导的思路想下去:这“另一方面”可能是什么呢?可能

是上级对乡镇干部关心、教育和支持不够，也可能是有关部门的政

策导致乡镇负担太重，择其一种补上去，意思就完整了。

五是效率高。

整理领导讲话录音是一件耗时的工作，因此我们要有责任心和紧迫感。每整理一次讲话，都要像参加一次战斗、完成一项工程一样，全身心地投入。工作出手要快，不能拖延时间。对讲话中提及的数字、事例、人名、地点等如有疑问，一定要仔细核实;对听不清、听

不准的地方，要不厌其烦反复听，找同事一起听，认真辨别。不能

因为没有及时将讲话录音整理好交领导签发而影响到讲话的时效性，影响到具体工作的推进，进而造成工作的被动。

作者:封涛文章摘自《秘书工作》杂志2015年第8期