运营档案的整理与管理ppt
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档案的整理与保管PPT参考课件
❖ 档案在库房外未被使用时，不得长时间摊放在桌 子上，应及时放入专用的柜子中锁好，不得擅自带 离规定的使用场所（办公室、阅览室等）；
❖ 各不同的利用者未经允许不准私自交换阅览各自 所利用的档案；
❖ 未经允许不准使用者擅自拍照、抄录、复印； ❖ 每次使用的档案数量、每批档案的使用时间长短
也应有一定的限度。
6
二、档案保管工作
❖ （五）档案保管物质条件 ❖ 1.档案库房 ❖ 2.资料库 ❖ 3.装具 ❖ 4.包装材料（档案盒） ❖ 5.技术设备 ❖ 6.消耗品
2021/3/10
授课：XXX
7
二、档案保管工作
❖ （六）档案库房管理 ❖ 1.进出库制度和八防措施 ❖ 2.库房的温湿度控制 ❖ 3.库房编号与装具的排列 ❖ 4.档案在装具中的存放方式 ❖ 5.档案存放位置索引和档案代卷卡
2021/3/10
授课：XXX
5
二、档案保管工作
❖ （三）具体任务 ❖ 1.防治档案的损坏 ❖ 2.延长档案的寿命 ❖ 3.维护档案的安全 ❖ （四）基本要求 ❖ 1.以防为主，防治结合 ❖ 2.加强重点，照顾一般 ❖ 3.自力更生，勤俭节约 ❖ 4.立足长远，保证当前
2021/3/10
授课：XXX
❖ 现场阅览、集中式的大阅览室；经允许的 拍照或复印工作原则上应由档案工作人员承 担。
❖ （4）对重要档案的保护性措施
❖ 严格限制利用；一般不提供原件（可以是 缩微品或复印件），格外注意监护问题，必 要时可责成专人始终陪伴进行利用。
2021/3/10
授课：XXX
13
二、档案保管工作
❖ （八）案例分析
❖ 档案出库、入库登记；将档案交给使用者 时的登记及交接清点、签收手续
❖ 各不同的利用者未经允许不准私自交换阅览各自 所利用的档案；
❖ 未经允许不准使用者擅自拍照、抄录、复印； ❖ 每次使用的档案数量、每批档案的使用时间长短
也应有一定的限度。
6
二、档案保管工作
❖ （五）档案保管物质条件 ❖ 1.档案库房 ❖ 2.资料库 ❖ 3.装具 ❖ 4.包装材料（档案盒） ❖ 5.技术设备 ❖ 6.消耗品
2021/3/10
授课：XXX
7
二、档案保管工作
❖ （六）档案库房管理 ❖ 1.进出库制度和八防措施 ❖ 2.库房的温湿度控制 ❖ 3.库房编号与装具的排列 ❖ 4.档案在装具中的存放方式 ❖ 5.档案存放位置索引和档案代卷卡
2021/3/10
授课：XXX
5
二、档案保管工作
❖ （三）具体任务 ❖ 1.防治档案的损坏 ❖ 2.延长档案的寿命 ❖ 3.维护档案的安全 ❖ （四）基本要求 ❖ 1.以防为主，防治结合 ❖ 2.加强重点，照顾一般 ❖ 3.自力更生，勤俭节约 ❖ 4.立足长远，保证当前
2021/3/10
授课：XXX
❖ 现场阅览、集中式的大阅览室；经允许的 拍照或复印工作原则上应由档案工作人员承 担。
❖ （4）对重要档案的保护性措施
❖ 严格限制利用；一般不提供原件（可以是 缩微品或复印件），格外注意监护问题，必 要时可责成专人始终陪伴进行利用。
2021/3/10
授课：XXX
13
二、档案保管工作
❖ （八）案例分析
❖ 档案出库、入库登记；将档案交给使用者 时的登记及交接清点、签收手续
档案的整理PPT精选文档
5
三、立档单位的变化和全宗的划分 （一）从单位的政治性质方面考察 （二）从单位的基本职能方面考察
6
四、人物全宗
人物全宗是社会知名人士（如社会活 动家、科学家、艺术家、教育家、企业家、 英雄模范等）在其一生活动中形成的档案 整体。
7
五、全宗的补充形式 （一）联合全宗 （二）全宗汇集 （三）档案汇集
22
二、案卷目录 （一）案卷目录的类型和选择 （二）案卷目录的结构和登记方法
23
第六节 档案整理工作的组织
一、档案整理工作诸环节及其相互关系 （一）档案整理工作的基本程序 （二）档案的系统化与基本编目
24
二、档案室对机关文件归档和 档案整理工作 的协调
（一）归档制度与档案室档案整理工作的关系 （二）档案形成过程中划分全宗和分类 （三）档案形成过程中案卷的编立和目录的编
21
第五节 类内案卷排列和案卷目录
一、案卷排列
（一）按照案卷所反映的工作上的联系排列 （二）按照案卷内容所反映的一定问题排列 （三）按照案卷所属的起止日期（时间）排列 （四）按文件的作者、收发文机关以及文件内容所涉
及的地区排列 （五）人事档案或监察、信访等按人头立成的案卷，
还可以按姓氏笔画、汉语拼音字母顺序或四角号码 等方法排列
30
二、归档文件整理工作的基本内容
（一）装订 （二）分类 （三）排列 （四）编号 （五）编目 （六）装盒
31
18
三、卷内文件整理 （一）卷内文件的排列和编号 （二）填写卷内文件目录和卷内备考表
19
四、案卷封面编目和案卷装封
（一）拟写案卷标题（题名）以及整个案卷 封面编目的基本要求
1．历史观点和政治上的正确性。 2．文字简练，表达准确。 3．题名基本结构力求完整。
三、立档单位的变化和全宗的划分 （一）从单位的政治性质方面考察 （二）从单位的基本职能方面考察
6
四、人物全宗
人物全宗是社会知名人士（如社会活 动家、科学家、艺术家、教育家、企业家、 英雄模范等）在其一生活动中形成的档案 整体。
7
五、全宗的补充形式 （一）联合全宗 （二）全宗汇集 （三）档案汇集
22
二、案卷目录 （一）案卷目录的类型和选择 （二）案卷目录的结构和登记方法
23
第六节 档案整理工作的组织
一、档案整理工作诸环节及其相互关系 （一）档案整理工作的基本程序 （二）档案的系统化与基本编目
24
二、档案室对机关文件归档和 档案整理工作 的协调
（一）归档制度与档案室档案整理工作的关系 （二）档案形成过程中划分全宗和分类 （三）档案形成过程中案卷的编立和目录的编
21
第五节 类内案卷排列和案卷目录
一、案卷排列
（一）按照案卷所反映的工作上的联系排列 （二）按照案卷内容所反映的一定问题排列 （三）按照案卷所属的起止日期（时间）排列 （四）按文件的作者、收发文机关以及文件内容所涉
及的地区排列 （五）人事档案或监察、信访等按人头立成的案卷，
还可以按姓氏笔画、汉语拼音字母顺序或四角号码 等方法排列
30
二、归档文件整理工作的基本内容
（一）装订 （二）分类 （三）排列 （四）编号 （五）编目 （六）装盒
31
18
三、卷内文件整理 （一）卷内文件的排列和编号 （二）填写卷内文件目录和卷内备考表
19
四、案卷封面编目和案卷装封
（一）拟写案卷标题（题名）以及整个案卷 封面编目的基本要求
1．历史观点和政治上的正确性。 2．文字简练，表达准确。 3．题名基本结构力求完整。
档案的整理与保管基本培训PPT课件
f)所在页号：卷内每份文件起始之页的编号 。
g)备注：备注项用于填写归档文件需要补充和 说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、 移出、销毁等。
卷内备考表
备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档 文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项目 包括盒内文件情况说明、立卷人、检查人和日期。
盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补 充、移出、销毁等情况。 立卷人：负责整理归档文件的人员姓名。 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 日 期：归档文件整理完毕的日期。
2.必须进行一定整理的档案，要注意研究原有的 整理基础，弄清哪些是合理的，哪些是不合理 的，对合理的部分应当吸收，对不合理的部分， 要经过仔细分析，摸清情况后再进行调整和改 动，避免人为破坏文件之间的历史联系。
❖ （三）必须便于档案的保管和利用
档案整理工作的基本出发点和最终要求是便于 档案的保管和利用。
❖ 二、档案整理工作的内容
（一）档案整理工作的内容 1.档案室对正常接收的归档案卷的进一步整理 2.档案馆对正常接收进馆的档案的进一步整理 3.档案室、档案馆对零散文件进行全过程的整理
工作程序（环节、内容）
❖ （1）区分全宗 ❖ （2）全宗内档案的分类 ❖ （3）立卷（组卷） ❖ （4）卷内文件整理 ❖ （5）案卷封面编目 ❖ （6）案卷装订 ❖ （7）案卷的排列 ❖ （8）编制案卷目录 ❖ （9）档案盒的排架
第一节 档案整理
一、（1）概述
❖
档案整理工作是将档案基础工作中的关键环节，
它是将处于零乱状态的档案进行基本的分类、组合、
排列和编目，组成一个有序体系的工作。
❖ 档案整理工作质量直接关系到档案的检索、利 用，它为档案发挥作用创造了有利条件，是开发档 案信息资源的重要基础。
g)备注：备注项用于填写归档文件需要补充和 说明的情况，包括密级、缺损、修改、补充、 移出、销毁等。
卷内备考表
备考表放在盒内所有归档文件之后，用以对盒内归档 文件进行必要的注释说明。备考表上设置的项目 包括盒内文件情况说明、立卷人、检查人和日期。
盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补 充、移出、销毁等情况。 立卷人：负责整理归档文件的人员姓名。 检查人：负责检查归档文件整理质量的人员姓名。 日 期：归档文件整理完毕的日期。
2.必须进行一定整理的档案，要注意研究原有的 整理基础，弄清哪些是合理的，哪些是不合理 的，对合理的部分应当吸收，对不合理的部分， 要经过仔细分析，摸清情况后再进行调整和改 动，避免人为破坏文件之间的历史联系。
❖ （三）必须便于档案的保管和利用
档案整理工作的基本出发点和最终要求是便于 档案的保管和利用。
❖ 二、档案整理工作的内容
（一）档案整理工作的内容 1.档案室对正常接收的归档案卷的进一步整理 2.档案馆对正常接收进馆的档案的进一步整理 3.档案室、档案馆对零散文件进行全过程的整理
工作程序（环节、内容）
❖ （1）区分全宗 ❖ （2）全宗内档案的分类 ❖ （3）立卷（组卷） ❖ （4）卷内文件整理 ❖ （5）案卷封面编目 ❖ （6）案卷装订 ❖ （7）案卷的排列 ❖ （8）编制案卷目录 ❖ （9）档案盒的排架
第一节 档案整理
一、（1）概述
❖
档案整理工作是将档案基础工作中的关键环节，
它是将处于零乱状态的档案进行基本的分类、组合、
排列和编目，组成一个有序体系的工作。
❖ 档案整理工作质量直接关系到档案的检索、利 用，它为档案发挥作用创造了有利条件，是开发档 案信息资源的重要基础。
档案管理PPT课件全文
▪ 准确地判定每一份文件和每一 组文件的价值，保管期限分别 定为永久（无限期）、长期 （16－50年）、短期（15年 以下）。
20
4、案卷装订前应做到
▪ 修复破损或页面过小的文件 ▪ 复制字迹模糊或容易褪变的文
件，对纯蓝墨水、红墨水、复 写纸、圆珠笔、印台油、铅笔 等字迹材料制成的文件材料及 传真件等进行复制。
30
▪ 同一保管期限文件的排列顺序应 保持相对稳定。转41页
31
6、文件编号
▪ 归档文件应逐件在首页上方空 白处用红色印泥或黑色墨水端
正、清晰地盖上档号章，并填 写有关栏目的内容。
全年流 水号
95 类别号 合同
期限
长期
年 度 2010 机 构 客务部 页 号 1-6
32
全宗号 年度
类别号 合同 期 限 2010 机 构 行管部 件 号
56
（1）目录夹封面
全宗名称 全宗号
天旷物业
类别
文书
期限
短期
年度
2009
57
（2）目录夹背脊
全宗号 （不填） 机构 （行管部）
类别号 A（合同）
期限 短期
年度
2009
58
（3）填写归档情况登记表
归档情况登记表
单位名称：北京游乐园
年度 保管期限
件数
保管
接收
单位 姓名 单位 姓名
备注
2002 永久
代号 A B
3 科研档案
C
4 产品档案
D
5
5 设备档案
E
6 会计档案
F
7 合同档案
G
8 员工档案
H
9 特殊载体档案 J
6
A 企业管理性档案
20
4、案卷装订前应做到
▪ 修复破损或页面过小的文件 ▪ 复制字迹模糊或容易褪变的文
件，对纯蓝墨水、红墨水、复 写纸、圆珠笔、印台油、铅笔 等字迹材料制成的文件材料及 传真件等进行复制。
30
▪ 同一保管期限文件的排列顺序应 保持相对稳定。转41页
31
6、文件编号
▪ 归档文件应逐件在首页上方空 白处用红色印泥或黑色墨水端
正、清晰地盖上档号章，并填 写有关栏目的内容。
全年流 水号
95 类别号 合同
期限
长期
年 度 2010 机 构 客务部 页 号 1-6
32
全宗号 年度
类别号 合同 期 限 2010 机 构 行管部 件 号
56
（1）目录夹封面
全宗名称 全宗号
天旷物业
类别
文书
期限
短期
年度
2009
57
（2）目录夹背脊
全宗号 （不填） 机构 （行管部）
类别号 A（合同）
期限 短期
年度
2009
58
（3）填写归档情况登记表
归档情况登记表
单位名称：北京游乐园
年度 保管期限
件数
保管
接收
单位 姓名 单位 姓名
备注
2002 永久
代号 A B
3 科研档案
C
4 产品档案
D
5
5 设备档案
E
6 会计档案
F
7 合同档案
G
8 员工档案
H
9 特殊载体档案 J
6
A 企业管理性档案
档案管理课件 七档案整理(第2、3节)
立档单位非根本性变化是指立档单位名称的 变更、职权范围的扩大或缩小、隶属关系的 改变、内部组织机构的调整、组织规模的扩 大或缩小、工作地点的迁移等，这些变化均 未引起立档单位实体独立性的改变，因此不 会导致全宗的变化。
四、全宗
（3）临时机构和派出机构档案的全宗归属 具有社会独立性的临时机构，其档案是否构 成独立全宗，应作具体分析。如临时机构存 在时间短，职能性质不重要，档案数量不多， 则可以不构成独立全宗而作为上级主管单位 全宗的一部分；如临时机构存在时间较长， 职责较重要，档案数量较多，则可以构成独 立全宗。
三、档案整理应注意的问题
（一）全面认识文件材料之间的有机联系。文件材料之间的
有机联系是相互交叉的，要分清主次。应根据单位的特点 和档案的数量、成分，协调好档案来源、时间、内容、形
式之间的主次关系和取舍关系。
（二）处理好档案整理工作与档案管理其他工作环节之间的 关系。便于保管和利用是档案整理工作，也是整个档案管 理工作的目的。必须加强档案整理工作与档案管理其他工 作的联系与配合，才能全面实现便于保管和利用的最终目 标。
分不同价值，便于保管和利用。
二、档案整理工作的原则
（一）整理档案必须遵循文件的形成规律 根据形成文件的内容特点和规律整理，才能 对档案进行恰当的分类与合理的组织；依据 形成文件的形式特点与规律整理，才能正确 的处理档案材料的特殊问题，在整理工作中 将文件材料内容和形式上的特点与规律有机 结合，才能使档案的分类、组合工作有效地 进行。
4.形式联系。指文件在载体、记录表达方式、文种等方 面的异同关系。 保持文件形式方面的联系 ，能把相同 载体、记录表达方式、文种的文件集中，便于按形式 上的特征管理和利用档案。
二、档案整理工作的原则
四、全宗
（3）临时机构和派出机构档案的全宗归属 具有社会独立性的临时机构，其档案是否构 成独立全宗，应作具体分析。如临时机构存 在时间短，职能性质不重要，档案数量不多， 则可以不构成独立全宗而作为上级主管单位 全宗的一部分；如临时机构存在时间较长， 职责较重要，档案数量较多，则可以构成独 立全宗。
三、档案整理应注意的问题
（一）全面认识文件材料之间的有机联系。文件材料之间的
有机联系是相互交叉的，要分清主次。应根据单位的特点 和档案的数量、成分，协调好档案来源、时间、内容、形
式之间的主次关系和取舍关系。
（二）处理好档案整理工作与档案管理其他工作环节之间的 关系。便于保管和利用是档案整理工作，也是整个档案管 理工作的目的。必须加强档案整理工作与档案管理其他工 作的联系与配合，才能全面实现便于保管和利用的最终目 标。
分不同价值，便于保管和利用。
二、档案整理工作的原则
（一）整理档案必须遵循文件的形成规律 根据形成文件的内容特点和规律整理，才能 对档案进行恰当的分类与合理的组织；依据 形成文件的形式特点与规律整理，才能正确 的处理档案材料的特殊问题，在整理工作中 将文件材料内容和形式上的特点与规律有机 结合，才能使档案的分类、组合工作有效地 进行。
4.形式联系。指文件在载体、记录表达方式、文种等方 面的异同关系。 保持文件形式方面的联系 ，能把相同 载体、记录表达方式、文种的文件集中，便于按形式 上的特征管理和利用档案。
二、档案整理工作的原则
档案的整理与保管基本培训课件
对分类原则进行培训。
档案标识不清晰
档案标识不规范或模糊，导致难以 辨认和查找。解决方法：采用统一 的标识格式，并对标识方法进行培 训。
档案整理不及时
由于档案整理不及时，导致档案混 乱和丢失。解决方法：建立定期整 理档案的制度，并督促员工执行。
档案保管中的常见问题及解决方法
档案保管不当
由于保管不善，导致档案损坏或丢失。解决方法： 加强档案保管制度，定期检查档案保管情况，并对 损坏档案进行修复。
01
02
尊重档案原始状态
03
不随意改变档案的原始面貌，保 持其真实性和可靠性。
04
保持档案的连续性
按照文件形成的时间顺序进行整 理，确保档案之间的联系和完整 性。
方便利用
在整理档案的过程中，应考虑如 何方便查找和使用。
档案整理流程概述
根据档案的性质、内 容、形成时间等因素 ，将档案进行分类。
将档案装订成册，以 保持其完整性。
档案的整理与保管基本培训课件
目录
• 档案整理基本原则和流程 • 档案保管技术与方法 • 电子档案的管理与维护 • 档案利用与服务 • 常见问题与解决方案 • 实际案例与分析
01
档案整理基本原则和流程
Chapter
档案整理基本原则
保持档案的完整性
尽可能不遗漏任何档案，确保所 有文件和资料都得到整理和保存 。
防潮防霉技术
通过控制档案库房的湿度 和温度，防止档案受潮和 霉变。
防虫防鼠技术
采取物理或化学方法，如 使用杀虫剂、捕鼠器等， 防止虫蛀和鼠害。
防火防盗技术
安装火灾报警器、防盗门 等设备，确保档案安全。
档案保管设施与设备
档案库房
提供专门的档案库房，用于集中存放档案。
档案标识不清晰
档案标识不规范或模糊，导致难以 辨认和查找。解决方法：采用统一 的标识格式，并对标识方法进行培 训。
档案整理不及时
由于档案整理不及时，导致档案混 乱和丢失。解决方法：建立定期整 理档案的制度，并督促员工执行。
档案保管中的常见问题及解决方法
档案保管不当
由于保管不善，导致档案损坏或丢失。解决方法： 加强档案保管制度，定期检查档案保管情况，并对 损坏档案进行修复。
01
02
尊重档案原始状态
03
不随意改变档案的原始面貌，保 持其真实性和可靠性。
04
保持档案的连续性
按照文件形成的时间顺序进行整 理，确保档案之间的联系和完整 性。
方便利用
在整理档案的过程中，应考虑如 何方便查找和使用。
档案整理流程概述
根据档案的性质、内 容、形成时间等因素 ，将档案进行分类。
将档案装订成册，以 保持其完整性。
档案的整理与保管基本培训课件
目录
• 档案整理基本原则和流程 • 档案保管技术与方法 • 电子档案的管理与维护 • 档案利用与服务 • 常见问题与解决方案 • 实际案例与分析
01
档案整理基本原则和流程
Chapter
档案整理基本原则
保持档案的完整性
尽可能不遗漏任何档案，确保所 有文件和资料都得到整理和保存 。
防潮防霉技术
通过控制档案库房的湿度 和温度，防止档案受潮和 霉变。
防虫防鼠技术
采取物理或化学方法，如 使用杀虫剂、捕鼠器等， 防止虫蛀和鼠害。
防火防盗技术
安装火灾报警器、防盗门 等设备，确保档案安全。
档案保管设施与设备
档案库房
提供专门的档案库房，用于集中存放档案。
2024版档案管理培训ppt课件
据。
法律价值
档案在法律领域具有重要的证 据作用，是解决法律纠纷、维
护合法权益的重要工具。
传承价值
档案是文化传承的重要载体， 通过档案管理可以保护和传承
人类文化遗产。
02
档案收集与整理
档案收集途径与方法
常规收集
定期从各部门、各项目 组收集档案，确保档案
的完整性和连续性。
专项收集
征集与捐赠
网络收集
针对特定项目、活动或 事件进行档案收集，确
定期或不定期举办档案展览，展示珍贵档案 和特色档案。
档案开发策略及实施
编纂档案史料 对档案资料进行编纂、整理，形成专 题史料、汇编成果等。
档案编研成果推广
将档案编研成果通过出版、发行、宣 传等方式进行推广。
档案文化创意产品开发
利用档案资源，开发具有文化创意的 产品，如档案纪念品、档案文化衫等。
数字化开发与利用
系统功能
实现档案收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等全流程管理， 支持多种检索方式和开发利用手段。
信息化实施步骤与注意事项
实施步骤
制定规划、建设系统、迁移数据、培训人员、推广应用。
注意事项
确保数据安全、注重用户体验、持续优化更新、加强培训宣传。
06
档案管理法规与标准
国家相关法律法规解读
01
《中华人民共和国档案法》
明确档案管理职责
设立档案管理部门或专职 档案管理人员，明确其职 责和权限，确保档案管理 工作的顺利开展。
建立档案工作流程
制定档案收集、整理、鉴 定、保管、利用等环节的 工作流程，确保档案管理 工作的规范化和高效化。
07
档案管理案例分析
成功案例分享与启示
案例一
法律价值
档案在法律领域具有重要的证 据作用，是解决法律纠纷、维
护合法权益的重要工具。
传承价值
档案是文化传承的重要载体， 通过档案管理可以保护和传承
人类文化遗产。
02
档案收集与整理
档案收集途径与方法
常规收集
定期从各部门、各项目 组收集档案，确保档案
的完整性和连续性。
专项收集
征集与捐赠
网络收集
针对特定项目、活动或 事件进行档案收集，确
定期或不定期举办档案展览，展示珍贵档案 和特色档案。
档案开发策略及实施
编纂档案史料 对档案资料进行编纂、整理，形成专 题史料、汇编成果等。
档案编研成果推广
将档案编研成果通过出版、发行、宣 传等方式进行推广。
档案文化创意产品开发
利用档案资源，开发具有文化创意的 产品，如档案纪念品、档案文化衫等。
数字化开发与利用
系统功能
实现档案收集、整理、保管、鉴定、统计和利用等全流程管理， 支持多种检索方式和开发利用手段。
信息化实施步骤与注意事项
实施步骤
制定规划、建设系统、迁移数据、培训人员、推广应用。
注意事项
确保数据安全、注重用户体验、持续优化更新、加强培训宣传。
06
档案管理法规与标准
国家相关法律法规解读
01
《中华人民共和国档案法》
明确档案管理职责
设立档案管理部门或专职 档案管理人员，明确其职 责和权限，确保档案管理 工作的顺利开展。
建立档案工作流程
制定档案收集、整理、鉴 定、保管、利用等环节的 工作流程，确保档案管理 工作的规范化和高效化。
07
档案管理案例分析
成功案例分享与启示
案例一
整理档案的工作总结PPT
建立数字化标准
制定统一的数字化加工、存储和检索标准，实现档案信息资源共 享。
引进先进技术
采用OCR识别、自然语言处理等先进技术，提高数字化加工效率。
加强安全保障
建立完善的安全管理体系，保障数字化档案信息的安全性、可靠性 和可用性。
提高档案管理人员专业素养
加强专业培训
01
定期组织档案管理专业培训，提高档案管理人员的业务水平和
整理档案的工作总结
contents
目录
• 引言 • 档案整理方法与流程 • 档案整理成果与效益 • 档案整理中遇到的问题与解决方案 • 对未来档案管理工作的建议与展望 • 结论与展望
01
引言
工作背景与目的
背景
介绍本次整理档案工作的原因和 背景，如机构改革、业务调整或 管理需求等。
目的
明确本次整理档案工作的具体目 标，如提高档案管理效率、保障 档案安全、便于检索和利用等。
理工作的专业水平。
05
对未来档案管理工作的建议与展望
加强档案收集与归档意识
宣传档案知识
通过培训、讲座等形式，普及档案知识，提高全 员档案意识。
建立归档制度
明确归档范围、时间和要求，确保应归尽归，防 止档案流失。
强化考核监督
将档案工作纳入部门考核体系，定期检查、通报 归档情况。
推进档案管理数字化进程
档案缺失与不完整问题
缺失原因
档案来源不明确、管理不善、历史原因等。
解决方案
加强档案收集工作，完善档案管理制度，开展档案普查与征集活动。
档案鉴定与筛选难题
鉴定困难
档案真伪难辨、价值评估主观性 强、涉及敏感信息等。
筛选标准
制定明确的筛选标准，如历史价 值、法律意义、社会影响等。
制定统一的数字化加工、存储和检索标准，实现档案信息资源共 享。
引进先进技术
采用OCR识别、自然语言处理等先进技术，提高数字化加工效率。
加强安全保障
建立完善的安全管理体系，保障数字化档案信息的安全性、可靠性 和可用性。
提高档案管理人员专业素养
加强专业培训
01
定期组织档案管理专业培训，提高档案管理人员的业务水平和
整理档案的工作总结
contents
目录
• 引言 • 档案整理方法与流程 • 档案整理成果与效益 • 档案整理中遇到的问题与解决方案 • 对未来档案管理工作的建议与展望 • 结论与展望
01
引言
工作背景与目的
背景
介绍本次整理档案工作的原因和 背景，如机构改革、业务调整或 管理需求等。
目的
明确本次整理档案工作的具体目 标，如提高档案管理效率、保障 档案安全、便于检索和利用等。
理工作的专业水平。
05
对未来档案管理工作的建议与展望
加强档案收集与归档意识
宣传档案知识
通过培训、讲座等形式，普及档案知识，提高全 员档案意识。
建立归档制度
明确归档范围、时间和要求，确保应归尽归，防 止档案流失。
强化考核监督
将档案工作纳入部门考核体系，定期检查、通报 归档情况。
推进档案管理数字化进程
档案缺失与不完整问题
缺失原因
档案来源不明确、管理不善、历史原因等。
解决方案
加强档案收集工作，完善档案管理制度，开展档案普查与征集活动。
档案鉴定与筛选难题
鉴定困难
档案真伪难辨、价值评估主观性 强、涉及敏感信息等。
筛选标准
制定明确的筛选标准，如历史价 值、法律意义、社会影响等。
档案整理规则及方法85课件
档案标识方法
1 2 3
标签标识 为档案制作标签，标明档案的编号、名称等信息。
电子标识 利用电子化手段，如RFID技术，对档案进行标识 和管理。
条形码或二维码标识 为档案制作条形码或二维码，方便快速识别和检 索。
档案索引的建立
目录索引
根据档案分类和编号，建 立详细的目录索引，方便 查找。
电子索引
利用数据库技术，建立电 子索引，方便快速检索和 查询。
电子文件管理系统
对电子文件进行集中管理，确保电子文件的真实 性和完整性。
档案信息检索系统
提供快速、准确的档案信息检索服务，提高档案 利用效率。
电子档案管理
电子档案元数据管理
01
确保电子档案的真实性、完整性和可靠性。
电子档案备份与恢复
02
防止数据丢失，保证电子档案的安全性。
电子档案长期保存策略
03
制定合理的长期保存策略，确保电子档案的长久保存。
鉴定
对档案的价值进行评估，确定 其保管期限。
归档
将整理好的档案放入指定的档 案库或档案盒中，并做好相关
记录。
档案归档注意事项
确保档案的真实性和完整性
在归档过程中，要确保档案的真实性和完整性，不得随意更改或 丢失。
合理利用现代化手段
可以合理利用计算机等现代化手段进行档案管理，提高管理效率和 利用效果。
档案整理规则及方 法85课件
目 录
• 档案整理概述 • 档案分类与归档 • 档案编号与标识 • 档案存储与保管 • 档案数字化与信息化 • 档案利用与开发 • 档案鉴定与销毁
01
档案整理概述
档案整理的定 义
档案整理
是指将无序的档案按照一定的方 法和规则进行分类、排序、编目， 使其有序化的过程。
公司档案整理规范 PPT课件
（2）整理人：负责整理该盒归档文件的人员姓名，以明确 责任。
（3）检查人：检查归档文件整理质量人员的姓名，由负有 检查职责人员填写，由其对归档文件齐全完整情况进行监 督检查。
（4）日期：整理完毕的日期。（第二年的第二季度完成整 理）
备考表格式：
八、装盒
按件号顺序装盒，切勿把不同年度和不同 保管期限的混装。（整理技巧：可将相同 文号的装在一起）
不归档文件范围（一）
上级单位的文件材料中，普发性不需本单 位办理的文件材料，任免、奖惩非本单位 工作人员的文件材料，供工作参考的抄件 等；
同级单位的文件材料中，不需贯彻执行的 文件材料，不需办理的抄送文件材料；
下级单位的文件材料中，供参阅的简报、 情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
不归档文件范围（二）
首先按机构或问题分开，每一类中分三个 保管期限。每一保管期限中从“1”开始编 年度小流水。
比如：2000年 第一个机构“办公室”中，有永久、长期、
短期三个流水号，分别从1开始。 “人事处”中同样有永久、长期、短期三
个流水号，分别从1开始。 到2001年，又分别从1开始编件号。
六、编目
归档文件保管期限分为永久、30年 和10年，根据文件本身的重要程度， 具体情况具体分析。
对文件的保管期限的确定，大家可 以参照《档案常用规范文件选编》 第257页《企业文件归档基本范围与 保管期限参考表》。
归档文件整理的八个步骤
区分年度 分类 清理和装订 单份文件的排列
编制档号 编目 编制备考表 装盒
1、件号 在最低一级目录中从001开始。年度小流水，每 年从“001”开始。 分馆编件号和室编件号两种，一般用室编件号， 进馆都可以继续沿用。
（3）检查人：检查归档文件整理质量人员的姓名，由负有 检查职责人员填写，由其对归档文件齐全完整情况进行监 督检查。
（4）日期：整理完毕的日期。（第二年的第二季度完成整 理）
备考表格式：
八、装盒
按件号顺序装盒，切勿把不同年度和不同 保管期限的混装。（整理技巧：可将相同 文号的装在一起）
不归档文件范围（一）
上级单位的文件材料中，普发性不需本单 位办理的文件材料，任免、奖惩非本单位 工作人员的文件材料，供工作参考的抄件 等；
同级单位的文件材料中，不需贯彻执行的 文件材料，不需办理的抄送文件材料；
下级单位的文件材料中，供参阅的简报、 情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。
不归档文件范围（二）
首先按机构或问题分开，每一类中分三个 保管期限。每一保管期限中从“1”开始编 年度小流水。
比如：2000年 第一个机构“办公室”中，有永久、长期、
短期三个流水号，分别从1开始。 “人事处”中同样有永久、长期、短期三
个流水号，分别从1开始。 到2001年，又分别从1开始编件号。
六、编目
归档文件保管期限分为永久、30年 和10年，根据文件本身的重要程度， 具体情况具体分析。
对文件的保管期限的确定，大家可 以参照《档案常用规范文件选编》 第257页《企业文件归档基本范围与 保管期限参考表》。
归档文件整理的八个步骤
区分年度 分类 清理和装订 单份文件的排列
编制档号 编目 编制备考表 装盒
1、件号 在最低一级目录中从001开始。年度小流水，每 年从“001”开始。 分馆编件号和室编件号两种，一般用室编件号， 进馆都可以继续沿用。
档案工作规范化管理PPT课件
➢ 3、档案库房备有防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防 虫、防尘、防污染等设备及安全设施。
➢ 4、库房应保持适宜的湿温度，即温度14——24℃，相 对湿度45——60%。库房备用湿温度计，并做好湿温度测 量记录，对不适宜的湿温度要采取措施进行调整。
➢ 5、库房内禁止吸咽和动火，严禁存放易燃易爆物品及 食品，做到卫生清洁、环境美观。并保持室内、走廊畅通 无阻。下班前关闭门窗和电气开关。
归档章样式
1、加盖归档章。归档章加盖在每份文件的首页右上角，如有其它标 记或文字时，可以酌情向左或向下适当移动
2、归档章的规格：长为15毫米 × 3，宽为8毫米×2。
全宗号
机构 （问题）
年度 期限
室编件号 馆编件号
归档章的填写
全宗号：是综合档案馆给每个应定期给同级综合档案馆移 交档案的单位所给的编号。
➢ 6、发现损坏档案者视情节轻重，依据《档案法》及有关 规定进行处罚。
➢ 7、查阅、复制涉密档案时经有关领导批准，交押证件， 档案室方可接待（只限在规定范围内进行查阅、复制）。
➢ 8、查阅档案应执行档案保密管理标准的有关规定。
档案鉴定销毁制度
➢ 1、档案鉴定、销毁工作是档案管理中极为重要的环节，是对本单位 室藏档案进行科学的、历史的、现实性的价值鉴定，是为了更好的保 存档案的精华，应由办公室负责组织各有关部门共同进行档案的鉴定 销毁。
➢ 2、按规定及时向同级档案馆现行文件中心 报送有关文件（应将报送文件目录复印件 摆出）；
➢ 3、依法及时向同级国家综合档案馆移交了 应移交档案（应将移交清册复印件摆出）；
➢ 4、按规定及时向档案行政管理部门报送档 案统计年报（应将报表复印件摆出）；
二、档案保护条件
（一）用房
➢ 4、库房应保持适宜的湿温度，即温度14——24℃，相 对湿度45——60%。库房备用湿温度计，并做好湿温度测 量记录，对不适宜的湿温度要采取措施进行调整。
➢ 5、库房内禁止吸咽和动火，严禁存放易燃易爆物品及 食品，做到卫生清洁、环境美观。并保持室内、走廊畅通 无阻。下班前关闭门窗和电气开关。
归档章样式
1、加盖归档章。归档章加盖在每份文件的首页右上角，如有其它标 记或文字时，可以酌情向左或向下适当移动
2、归档章的规格：长为15毫米 × 3，宽为8毫米×2。
全宗号
机构 （问题）
年度 期限
室编件号 馆编件号
归档章的填写
全宗号：是综合档案馆给每个应定期给同级综合档案馆移 交档案的单位所给的编号。
➢ 6、发现损坏档案者视情节轻重，依据《档案法》及有关 规定进行处罚。
➢ 7、查阅、复制涉密档案时经有关领导批准，交押证件， 档案室方可接待（只限在规定范围内进行查阅、复制）。
➢ 8、查阅档案应执行档案保密管理标准的有关规定。
档案鉴定销毁制度
➢ 1、档案鉴定、销毁工作是档案管理中极为重要的环节，是对本单位 室藏档案进行科学的、历史的、现实性的价值鉴定，是为了更好的保 存档案的精华，应由办公室负责组织各有关部门共同进行档案的鉴定 销毁。
➢ 2、按规定及时向同级档案馆现行文件中心 报送有关文件（应将报送文件目录复印件 摆出）；
➢ 3、依法及时向同级国家综合档案馆移交了 应移交档案（应将移交清册复印件摆出）；
➢ 4、按规定及时向档案行政管理部门报送档 案统计年报（应将报表复印件摆出）；
二、档案保护条件
（一）用房
企业档案管理工作PPT课件
（2）
归档时间（续2）
其它文件 参加会议文件、国内外考察、学习与培训、
谈判、技术交流、研讨会、鉴定会等带回来的 各种技术文件材料，出差人员在报销差旅费之 前将文件移交档案室归档；特殊情况下，对于 有保存价值的信函、电传、电报、谈话备忘录 等应加盖公章或由经办人签名后归档。
Page 30
（二）档案的移交归档
（二）档案的移交归档
（2）
归档时间（续1）
行政人事类、经营管理类： 在文件材料办结后的次年3月底以前移交到
档案室归档；
实物及声像档案： 贵重礼品和奖杯、奖牌等应及时向档案室
登记造册，实物可由部门暂时保管；另外录音、 录像、照片等随相关文件材料一同移交档案室, 统一编号。
Page 29
（二）档案的移交归档
•
日复一日的努力只为成就美好的 明天。 06:15:5406:15:5406:15Tuesday , January 05, 2021
•
安全放在第一位，防微杜渐。21.1.521.1.506:15:5406:15:54January 5, 2021
•
加强自身建设，增强个人的休养 。2021 年1月 5日上 午6时 15分2 1.1.521.1.5
•
科学，你是国力的灵魂；同时又 是社会 发展的 标志 。上午 6时15 分54 秒上午6 时15 分06:15:5421.1.5
•
每天都是美好的一天，新的一天 开启。 21.1.521.1.506:1506:15:5406:15:54Jan-21
•
相信命运，让自己成长，慢慢的 长大。 2021 年1月5 日星期 二6时 15分5 4秒Tu esday , January 05, 2021
档案整理培训课件(PPT 82页)
行系统分类、排列、编号后，将每一份文件的
内容、形式特征及其编号登记下来，以备查找
利用和管理统计之需。
编目工作是档案人员按文件分类、排列的
结果逐类、逐件登录，也是对归档文件内容进
行标引、著录的过程，应做到准确、全面、详
细、深入，以适应档案管理现代化及计算机检
索的需要。归档文件目录有统一的格式，使用
文档一体化管理软件的单位，在软件中逐件输
8
文
书
﹡未装订的式样同一的表格，要求一份为一件整理。
档
案
的
整
理
9
文
第二步 文件的修整
书
整理归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应
档 案
符合档案保护要求。已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪
的
变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要 在保持原貌的前提下进行。
——需保管30年以上的文件要进行修整，保管10年以下
理
或不用就可以）。
⑥页数：填写每一件
归档文件中有图文页面的
总数（归档章上的总页 数）。
⑦ 备注：注释文件
需说明的情况包括密级、
破损、修改、补充、移出、 销毁等（一般情况下空
着）。计算机文档一体化 管理系统中，备注项内可
录入其他内容，如机构或
问题名称、事由、二级目 录。
25
文
常见的错误
书
档
案
的
整
理
26
书 档
且能反映文件内容的（正 案
题名） ，填写时照实抄
的
录；文件有正副题名的， 整
正题名能反映文件内容的， 理
副题名无须抄录；文件有
并列题名的，并列题名与
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运营档案的整理与管理
1. 引言
运营档案的整理与管理是企业运营部门重要的工作之一。
通过对运营档案的有
效整理和管理，可以提高运营效率，减少信息丢失和重复工作，为企业的决策提供准确、及时的数据支持。
本文将介绍运营档案整理与管理的基本原则和方法，以及常见的工具和技巧。
2. 运营档案的分类和整理
运营档案的分类是整理与管理的基础，可以根据不同的分类方式将档案分为不
同的文件夹或文件夹组。
常见的运营档案分类包括：
•项目档案：按照不同的项目将相关的文件整理在一起，方便查找和管理。
•客户档案：按照客户的不同将相关的文件整理在一起，方便跟踪客户的需求和问题。
•竞争对手档案：将关于竞争对手的信息整理在一起，方便分析竞争格局和制定对策。
•市场分析档案：将市场分析报告、调查数据等整理在一起，方便监测市场动态和制定营销策略。
在整理运营档案时，可以使用标签、文件夹、命名规范等方法进行分类和标识，以便于快速定位和检索文件。
3. 运营档案的管理
在运营档案整理完成后，管理档案是至关重要的。
下面介绍几种常用的运营档
案管理方法：
3.1 纸质档案管理
纸质档案管理是传统的管理方式，主要包括文件柜、文件夹、标签、文件清单
等工具。
在管理纸质档案时，需要制定文件归档的规范和标准，以及档案的保管期限和归档流程等。
3.2 电子档案管理
电子档案管理是现代化的管理方式，可以将档案数字化存储，减少了纸质档案
的占用空间和管理成本。
通过使用电子文件管理系统，可以对档案进行文件夹、文件名、标签等属性进行分类和标识，方便查找和管理。
3.3 档案备份和安全管理
对于重要的运营档案，需要进行定期备份和安全管理。
可以使用U盘、硬盘、云存储等方式进行档案的备份，并制定档案安全管理规范，防止档案信息的泄漏和遗失。
4. 运营档案管理工具和技巧
为了更好地整理和管理运营档案，可以借助一些工具和技巧。
下面介绍几种常见的工具和技巧：
4.1 笔记管理工具
使用笔记管理工具，如Evernote、OneNote等，可以方便地记录和整理运营档案。
可以通过创建不同的笔记本和标签，将相关的文件和信息整理在一起。
4.2 项目管理工具
使用项目管理工具，如Trello、Asana等，可以帮助整理和管理运营项目的相关档案。
可以创建不同的项目板，将项目的文件和任务整理在一起，方便跟踪项目进展和分工。
4.3 搜索工具和技巧
使用搜索工具和技巧可以提高运营档案的查找效率。
可以使用档案管理系统提供的搜索功能，或者使用搜索引擎进行全局搜索。
同时，使用关键词和文件名的命名规范，可以快速定位目标文件。
5. 结论
通过对运营档案的有效整理和管理，可以提高运营效率，减少信息丢失和重复工作，为企业的决策提供准确、及时的数据支持。
在整理和管理运营档案时，可以根据不同的分类方式进行分类和整理，使用纸质或电子方式进行管理，并借助一些工具和技巧提高工作效率。
最重要的是，要制定和执行档案管理规范，确保档案的安全和完整性。