中高端会议完整接待流程

会议完整接待流程???

一、会议坐席安排图解

一．会议主席台座次安排：

1. 领导人数为单数：

2. 领导人数为双数：

二．宴请座次安排：

A ：中餐：主陪面对门

B ：西餐

三．照相：

（次序排列等同与主席台排列方式）

四.沙发室小型会议／商务接洽：

五．长条桌会议／商务接洽：

１．Ａ为上级领导；

２．主办方在进大门的左边，承办方在进大门的右边．

六．小车座位的安排：

二.?会前：

住宿饭店、会议场所。并制定完备的会议预案书???

会务接待组织架构图

1

保各项工作高效优质无差错。

1.3按规定要求保持会议和接待场所内各类设备设施的完好，发现异常或损坏及时报修。

1.4服从领导安排，做好各项接待服务工作。会议或接待途中不得离岗或做份外事，加强责任性，确保

会议的圆满召开。

1.5做好各类会议用具的清洁消毒工作，保证用具的完好。

2贵宾接待厅岗位职责

2.1负责贵宾的礼仪接待和清洁工作。

2.2按规定要求检查贵宾接待厅的各类设施设备，发现异常或受损的及时报修。

2.3了解和掌握当日的接待任务及贵宾抵离时间、业主方主管部门对本次接待任务的要求，切实做好接

待服务工作，确保各项工作高效优质无差错。

2.4在业主接待来宾事，根据服务规范要求，做好礼仪服务工作。

2.5加强责任性，在业主接待来宾工程中，不得离岗，要勤观察，掌握接待状况，及时提供配合和服务。

2.6严格执行安全和保密制度，不得随便让他人进入贵宾接待厅。

3会议场所岗位职责

3.1做好会议场所的日常清洁工作。

3.2了解和掌握当日的会议和接待情况，按照服务规范和要求，做好每一次会议的接待、服务工作，确

保各项工作高效优质无差错。

3.3按规定要求保持会议和接待场所内各类设备设施的完好，发现异常或损坏及时报修。

3.4服从领导安排，做好各项接待服务工作。会议或接待途中不得离岗或做份外事，加强责任性，确保

会议的圆满召开。

3.5做好各类会议用具的清洁消毒工作，保证用具的完好。

4贵宾接待厅岗位职责

4.1负责贵宾的礼仪接待和清洁工作。

4.2按规定要求检查贵宾接待厅的各类设施设备，发现异常或受损的及时报修。

4.3了解和掌握当日的接待任务及贵宾抵离时间、业主方主管部门对本次接待任务的要求，切实做好接

待服务工作，确保各项工作高效优质无差错。

4.4在业主接待来宾事，根据服务规范要求，做好礼仪服务工作。

4.5加强责任性，在业主接待来宾工程中，不得离岗，要勤观察，掌握接待状况，及时提供配合和服务。

4.6严格执行安全和保密制度，不得随便让他人进入贵宾接待厅。

1制订目的

规范@@@@@@接待管理，发挥@@@@@@的总体功效。

2适用范围

适用于@@@@@@的会务接待工作。

3责任归属

3.1人事行政部、物业管理处是本规程的归口管理部门。

3.2人事行政部：负责@@@@@@接待管理的牵头、组织和协调。其中：会务接待主要职责如下：3.2.1接受预约、设施准备、迎送访客、准备茶饮、通知员工、收发来宾卡、预定出租车以及为访客提供

收发传真、信息咨询和其他为访客提供方便的相关服务。

3.2.2管理接待设施，保证设施时刻处于正常备用状态，环境时刻处于整洁状态，包括：会议室、茶水间、

卫生间及其附属设施等。

3.3总经理秘书：负责联络和协调总经理、副总经理的访客，为会务接待提供支持和协同。

3.4物业管理处：负责秩序维护、车辆停靠、卫生保洁，并为会务接待提供支持和协同。

4接待流程

4.1访客包括客户、合作伙伴、政府官员、供应商及其他相关人员。惠生科技园原则上不接受无关人员

的参观考察。

4.2访客接待应严格限于办公楼一楼接待区域，未经特别许可，任何来访者不得进入员工办公区域。该

特别许可，除设施维修人员由人事行政部批准外，应来自于副总经理或总经理，经批准的访客应按

指定通道通行，并只能在许可的限定区域内活动。

4.3接待流程：

4.3.1计划和预约

良好的计划是接待工作的前提保证，全体员工在商业接待中应提前预约。为提高工作效率，预约可

通过书面、邮件、电话或口头告之的方式进行，会务接待负责接收和登记预约，内容包括人数、时

间、访客类别、需用设施等。

4.3.2接待准备

会务接待负责根据预约需求，安排会议室和准备相关设施，如会议室布置以及准备投影仪、视频设

备、白板、纸笔等。电子设施由人事行政部IT工程师负责为会务接待提供支持。

4.3.3迎接和联络

访客抵达时，由会务接待负责迎接，并引领至指定区域，同时及时通知被访人。

4.3.4商务性招待

会务接待负责根据访客类别，安排茶水、饮料、水果、点心等，并注意适时补充，包括必要时在会

议休息间隙简单迅速地清理会议室，但前提条件是访客不受任何打扰。

4.3.5访客送行

根据访客类别不同，必要时会务接待应陪同访客至出口处并礼貌道别。

4.3.6接待区域清理

访客离去后，会务接待负责及时安排现场清理和设施归位，使相关区域和设施立即恢复备用状态。

4.4订餐流程

4.4.1计划和预约

访客就餐须由对口接待部门提前预约，便于餐厅准备，一般应于就餐当日上午10:00前完成，重要

客人应尽可能提前一天预约。任何预约均应经总经理、副总经理或部门经理批准。

4.4.2登记与准备

会务接待负责接收和登记预约，内容包括人数、时间、标准、特殊要求等，并通知餐厅准备。