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文秘管理制度

文秘管理制度

1、按要求及时领取文件, 通知等。

2、做好文件的分类、登记、传阅、存档、保密工作

3、做好相关文件要求的催办、落实及上报工作。

微机、复印机管理制度

1、为了保证微机、复印机正常使用, 减少不必要的浪费, 除本科室外其它任何科室项目部人员不准直接上机操作。

2、项目部或其它科室人员如需打印或复印资料, 由办公室安排。

3、微机、复印机由专人负责管理, 正确使用, 节约耗材, 减少浪费, 并建立纸张使用登记薄, 对纸张做到张张有记录。

4、对复印资料登记不实人员, 每次发现罚款50 元。

关于办公用品、家俱管理制度

所有办公用品, 家俱的购置与管理由办公室统一负责管理。

1、购置程序: 先书面申请, 经分管经理, 经理批准后购置。

2、合理调配使用办公家俱与低值易耗用品, 并分别入账, 立卡定期进行清资盘点, 做到物尽其用, 帐物相符, 对丢失物品必须查明原因, 追究责任。

3、严格控制办公用品, 办公家俱费用的支出, 报批手续。按财务管理办法执行。

4、严格控制印刷费用开支, 一切生产办公表格印刷, 必须报计划经分管经理同意, 由办公室统一印刷, 违者费用自负。

关于印章管理

1、公司印章由办公室专人负责。

2、各科室、项目部印章也要派专人负责。

3、用印前, 认真检查有无领导人批准签字, 认真填写用印记录, 详细记录用印时间、用印单位、用印内容、批准人、承办人等。

4、刻制印章必须经公司领导同意后, 由办公室按照总公司管理程序办理。私自刻制印章均按”私刻公章”移交司法机关处理。

会议管理制度

1、办公室负责会议通知

2、负责会议签到。

3、应到会人员有事向分管经理请假。

4、禁止会议期间随意走动, 外出。

5、会议期间手机关机, 不准抽烟。

用电管理规定

为加强用电管理, 减少费用支出, 分公司用电管理特作如下规

1、办公室负责用电管理体制工作, 需要派专人负责用电管理, 并建立用电管理制度, 努力降低电费支出。

2、违规使用电器, 私拉乱接及偷电的部门和个人, 经发现没收电器、电线等, 处500元罚款, 并通报批评。

3、办公室要杜绝常明灯现象（财务科除外） , 下班要随时关灯, 否

则, 每次罚违规科室100元, 违规使用电器（如电炉子、电暖气）

每

次罚科室200 元。

用水管理规定

为加强用水管理, 减少费用支出, 分公司对用水管理特做如下规

1、办公室负责用水管理工作, 并派专人负责用水管理, 并建立用水管理制度, 努力降低水费支出。

2、杜绝常流水现象, 使用完毕, 随手关闭水闸, 出现闸门、水管漏水应及时修复。

3、专管人员应对办公场所、施工现场用水供水管线, 供水设施进行经常检查, 发现有跑、冒、滴、漏现象应及时处理, 以减少水资源的浪费。

办公室主任岗位职责

认真学习领会上级精神, 督促检查领导交办的各项工作任务协调各种关系。

二、组织召开各种工作会议, 负责上级来文的处理。

三、负责外来人员的接待工作。

四、抓好考勤及卫生工作, 不定期的进行检查。

五、组织文件的复印、打印、装订工作, 做到准确及时, 无特殊情况不拖延。

六、严格控制办公费用的开支, 做好办公用品的采购与发放。

七、严格控制车辆费用的支出, 及时安排好公司的派车用车计划车辆保养、维修和年审工作。

八、组织做好公司印鉴的使用、函电收发和报刊征订分发工作。

九、努力完成领导临时交办的各项任务。

勤务员职责

负责各类文件资料的传递, 电话接传。及时传达领导的各项批示精神, 做好准确无误

三、负责报刊、杂志的领取分发

四、负责会议室、办公室及经理、副经理室的卫生开水供应工作。

五、协助做好外来人员接待服务工作。

六、保管好领导办公室内的公共财物。

七、完成领导交办的各项任务。