高校图书馆数据库采购新模式

中图分类号! G250 74 文献标识码! B 文 章编号! 1008- 0821 ( 2006) 06- 0118- 02
目前, 高校图书 馆在 CALIS 的 组织 下已 成功地 以集 团 采购的形式引 进了 216 个数 据库, 全国 共有 790 个 高校 和
科研 机构、3 371个馆次参加了集 团采购。2004 年 我国高 校 图书馆系 统 购 买电 子 资源 和 捆绑 纸 本 期刊 的 总费 用 已 达
馆 管
校的价值。
∃
purchasing mode of Wuhan University library and puts forward some new modes so that to enhance the regularity and sci
entific quality.
Key words! university library; database; purchasing mode
多, 说明该数据库的检索效率越低, 查全率越低。 全文 ( 文摘) 下载量是 指用户在 一个数 据库 中下载 到
本地客户机中的全文或 文摘篇 数。这是一 个重要 的评价 指 图
标, 因为用 户对非常有用 或很重要 的文献 才使用 下载方 式 书
来进一步研究。该指标可 以很好评 价一个 数据库 资源对 本
现代情报
2006 年 6 月 June 2006
第 6期 No. 6
高校图书馆数据库采购新模式
赵莉 ( 大连轻工业学院, 大连 116034)
摘 要! 近年来, 高校图书馆在电子资源建设中加大了对数据库的引进工作, 而各高校数 据库的采购方 式不
尽相同。本文以武汉大学图书馆的数据库采购方式为依据, 提出了新的采购模式, 从而增大了数据库采购的规范 性和 科学性。
读者的声音, 最多的了解读者对数据库的满意程度。同时, 信息 部成员在为读者服 务的过 程中, 也成 为数据 库的最 多 使用者, 而数据库只 有在使 用过程 中才能 了解其 检索系 统
功能的优劣。如果数据库 在使用 过程中出 现问 题, 还需 通 过其他部门的 渠道反馈 信息, 交 流环节过 多, 必然 导致 其
技术部的 主要职责: 提供 数据库 订购和 使用所 需要 的 技术支持, 包括参与本地 数据库 的订购决 策; 相关 软硬 件 的配置; 光盘数据库和本 地镜像 数据库的 安装 和维护; 相 关应用程序的编写: 如统计软件、读者调查软件等。
采编部的 主要职责: 搜集 最新数 据库的 相关信 息并 汇 总至信息部; 参与数据库 的试用 评估; 根据 合同履 行财 务 手续; 光盘数据库的送装及数据库备份盘的登录分编工作。
数据库内容是图书馆购 买商业 数据库 的决定性 因素 之
一。对数据库内容的 评价主 要应通 过对数 据库所 收录的 内 容及 相关情况进行分析, 确 定该数 据库是 否与本 校的学 科 发展相适应, 也要确定该 数据库 收录的内 容是 否全面、 准 确、权威, 该数据 库是 否 有较 强 的 时效 性 等。一 般来 说, 数据库收录内 容越多、收 录的年 限越长越 好。从权 威出 版 物和 核心期刊的收录情 况看, 数据 库收录 的核心 期刊原 则 上应 不低于 50% 。从数据来源 情况看, 如 果多数 来源于 学 术性 较强的出版社和学 会, 则可以 确定该 数据库 具有较 强 的学术性。从网络数据库 的更新 与滞后情 况看, 数 据库 的 更新频率越高, 其内容的 时效性 越强, 通常 以日更 新或 周 更新为最佳。
2 建立新型的数据库采购模式
笔者于 2005 年 5 月参加 了 ∀ CALIS 数字 资源 评估与 建 设研讨会# , 会 上听 取了 武汉 大学 图书 馆周 明华 馆 长做 的 ∀ 电子资源采购流程与方式# 的报告, 认为武汉大学图 书馆 的数据库采购模式值 得提倡。在 此基础 上, 笔者 提出高 校 图书馆数据库新的采购模式, 以供同仁参考。
3 68 亿元人民币。数据库高 昂的购 置费用 要求购 买决策 者
在购 买前必需要有充分 的读者 调研做依 据。而我 国各高 校
数据库的采购 模式不容 乐观。因 此, 怎样才 能保证 图书 馆
用有限的经 费购 买到 有利 于本 校学 科发 展的 数 据库 资源, 已成为当前图书馆界急需解决的一个问题。
2 1 成立跨部门数据库采购小组
要建立规范科学的数 据库采 购模式, 首 先应 成立一 个 跨部门的数据 库采 购小 组。小 组成 员应 由以 下 人员 组成: 主管馆长, 信息部、技术 部、采编 部负 责人。小 组工作 可 采取主管馆长负责, 各部 门分头 执行的 方式。通 过制定 各 部门职责、任务和操作流程, 使数据库采购业务规范化。
主管馆长的主要职责 : 制定全 馆数 据库建 设方 案; 与 CALIS 全国中心、数据库 公司 等 建立 广泛 联 系, 获 取最 新 数据库动态; 全面组织、协 调本馆 数据 库采购 流程; 数 据
收稿日期: 2006 02 13 作者简介: 赵 莉 ( 1965 ) , 女, 1987 年毕业于大连轻工业学院机械设计与制造 专业, 大连轻工业 学院图书 馆信息咨 询部副研 究馆
况。包括登录次数、检索次数、全文 ( 文摘) 下载数量等。
登录次数指用户打开 一个数 据库的 次数。该 指标反 映
一个用户对数据库的兴 趣程度, 但 它并不 能实际 反映用 户 对数据库内容的使用效率。
检索次数指用 户在 一个 数据 库中 提 出检 索 式的 次数。
一个用户在一次检索时提 出的相 同或相 似关键 词的次数 越
员, 主要从事信息咨询与服务。
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库采购最终决策及合同谈判和签署等。
信息部主要职责: 搜集、汇总最新数据库的相关信息; 组织新资源的试用宣传; 试用数据库的测试、调查和评估, 并形成订购建议; 参与合 同谈判; 订 购事务 的处理 及已 购 资源的续订工作等。
1 高校图书馆数据库采购存在的问题
由于数据 库与纸本期刊 存在着 本质的 区别, 它 的采 购
图 需要履行财务 手续, 安 装和 维护 需要 得到 技 术部 的 支持,
书 馆 管
而使 用和服务又主要由 信息部 负责, 从采 购到使 用过程 中 涉及到多 个部 门。据 笔者 调查, 各高 校图 书 馆各 自 为政,
根据对数据库的内容 评价、数据 库公 司推 荐、读者 推 荐、兄弟图书馆购置情况 等综合 信息的研 讨, 由数 据库 采 购小 组决定该数据库是 否进入 试用、暂缓 试用或 拒绝试 用 等。一旦决定试 用, 信息部 、技术部、 采编 部三个 部门 同 时参与到数据库试用的准备工作中。 2 2 3 对数据库进行试用
关键词! 高校图书馆; 数据库; 采购模式
Abstract! In recently years, university libraries have put emphasized on the database purchasing in the con
struction of electronic resources. The purchasing modes vary according to different libraries. This paper analyzes the
绝大多数数据库商都可提供几个月的数据库试用服务, 在数据库 试 用 前, 由 信 息 部 负 责 宣传 工 作 ( 主 页、 BBS、 邮件 通告、海 报张贴、电话通知重点院系等) , 联系数据 库 商进行数据库 培训等。由 技术部 负责试用 条件准 备 ( 软 硬 件设 施) , 设计本馆统计软件 ( 有的数据库商直接提供) 和 网络读者使用情况调查表等。
在数据库 试用期间, 应对 数据库 的检索 系统进 行全 面 了解, 对用户使用情况进行跟踪。
数据库所提供的检索系统是衡量其质量的重要指标。
检索系统主要包括检 索功能、检 索技 术、检索 结果 的 处理方式、用户服务等。
检索功能, 主要是指系 统提供 的各 种检索 入口、采 取
的导航设置以及检索关 键词的 有效过 滤与统 计等。检索 入
果, 检索结果数据较多时是否允许在翻页的同时标记记录,
是否提供存盘、打印、邮件 发送等 多种 下载功 能, 检索 结 果是否与其他资源之间 存在链 接, 为用户 提供查 找到其 他
资源的捷径等。
用户服务, 主要是指在 检索功 能之 外, 检索 系统为 用
户提供的服务。主要包括 检索系统 提供的 帮助文 件的完 整 性、以往检索结果的处 理、常用参 考工 具的提 供、用户 对 ∃
工作热情不高, 整个工作运行效率不理想。
无论哪种采购模式, 虽然 采购前 会或多 或少 对数据 库 进行评估或调查, 但由于 没有规 范的采 购原则 作依 据, 导 致有的高校以昂贵价格购买的数据库与本院校专业不吻合, 造成数据库使用率不高; 有的院校 由于对 数据库 进行评 估 或调查不够充分, 在购买 了一种 数据库 后, 又感 觉另一 种 数据库更好, 于是就轻 易更换 数据库。 然而, 网 络数据 库 不同于其他介质, 多为远 程访问 或镜像 站点方 式, 购买 数 据库实则为租用数据库, 即在合同 期内享 有数据 库的使 用 权, 一旦中断了数据库的 购买, 那么 数据库 使用 权也随 即 取消, 如果没有备份, 图书 馆则无法 保存到 曾经 拥有的 历 史数据, 致使本来就捉襟见肘的采购经费白白流失。因此, 高校图书馆数据库的采 购急需 制定相 对规范、科 学的采 购 模式, 以避 免在 数据 库采 购中 存在 的随 意性 和 不确 定性, 用有限的资金购买到读 者最需 要的产 品, 提高数 据库的 利 用率。
理 采购模式五花 八门, 到目 前还没 有形成一 个规 范的、统 一
与 的采购模式。有的高校由 主管馆 长和技术 部直 接负责; 有
资 源
的高 校由主管馆长和信 息部直 接负责; 还 有的高 校由主 管
建 馆长直接决定, 购买后由 技术部 和信息部 负责 安装、宣 传
பைடு நூலகம்
设 和服务。笔者认为, 如果由一个部门来决定数据库的采购,
口越多, 用户使用就越方便。
检索技术包括是否允 许用户 使用各 种检索 技巧, 以 便
更准确和快速地找到 所需信 息。一般地, 采 用的 检索技 术
越多, 说明系统设计越 合理、科学, 但不能 过于 追求这 方 面的指标, 而忽略检索系统界面的友好性和简单性。
检索结果处理, 即用户是 否得到 了自己 需要 的检索 结
2 2 设计工作流程, 规范操作方式
2 2 1 数据库采购的基本原则 电子资源 建设是图书馆 资源建 设的重 要组 成部分, 电
子资源的主要服务对 象、收藏重 点、收藏 目的、收 藏特 点 等, 都要与馆藏建设总原 则相符。所 有数据 库的采 购均 由 数据 库采购小组按照数 据库采 购流程处 理; 所有 新增数 据 库都要先经试用, 并提交 书面数 据库试用 评价 报告, 所 有 撤定 数据库也需要有撤 定报告; 对 外文数 据库优 先考虑 集 团采购方式; 对于网 络数据 库要通 过以下 方式解 决备份 问 题: 纸本备份、光盘备份、购买永久使用权和集团备份等。 2 2 2 数据库内容的评价
其他 部门则处于被动地 位。各部门 之间如 果缺乏 合理的 工
作模式和有效 的运行机 制, 就难 免在工作 中出 现空当、 缺 位现象, 导致出 现问题 互相推 诿, 无人 负责。 例如: 信 息
部如 果不参与数据库的 采购, 就很 难掌握 数据库 的第一 手 材料。而他们在为读者信 息服务 的过程中 , 却能最 先听 到
检索接口的可调整性、电 子出版 物的最 新信息 报道、在 线
培训等。它属于数据库检 索系统 的延伸 服务, 但 可以有 利
于系统的方便使用, 因此 对于用户 更好地 使用数 据库帮 助
很大。
数据库能否得到有效、充 分使用 是购买 该数 据库的 根
本原因。
通过数据库的统计软 件, 可以了 解该数 据库 的使用 情