干部人事档案管理制度

人事档案管理制度

第一章总则

第一条：为规范人事档案管理工作，提高档案管理水平，有效的保护和利用档案，使之科学化、规范化、制度化，在企业经营活动中充分发挥人事档案的作用，更好地为公司各项工作服务，特制定本管理制度。

第二条：人事档案工作是公司组织人事工作的重要组成部分，也是公司档案工作的重要组成部分。它是为贯彻执行公司战略、方针、政策服务的；是全面地考察了解和正确选拔使用员工的重要依据。

第三条：本制度适用于公司及其各个部门。

第二章管理职责

第四条：人力资源部

（一）负责制定、修改和完善公司人事档案管理的相关工作管理制度与实施细则等规范；

（二）负责本制度在各部门实施执行的具体指导和监督检查；（三）负责公司全体员工的人事档案管理工作；

（四）负责对员工人事档案管理工作进行检查与督导；

（五）人力资源部人事档案管理的职责具体如下：

1）收集、鉴别和整理档案材料；

2）办理档案的查阅、借阅和转递手续；

3）登记职务及工资变动情况；

4）为有关部门提供档案信息情况及有关材料；

5）做好人事档案的安全、保密、保护工作；

6）办理人事档案有关的其他事宜。

第五条：人事档案管理人员工作要求和职责

（一）热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，熟练掌握员工人事档案管理工作的专业知识，不断提高业务水平和工作能力；

（二）严格执行保密守则，不向无关人员泄露员工人事档案内容；（三）贯彻执行主管部门档案管理工作的方针、政策及有关条例，管理好本单位员工人事档案，接受上级的监督、检查与指导；

（四）负责本单位人事档案信息的维护与管理，负责档案材料的收集、鉴别、整理、转递、保管和提供查（借）阅等工作；

（五）调查研究员工人事档案工作情况，制定各项规章制度及工作流程；

第三章人事档案内容

第六条：员工人事档案正本的内容和分类：

第四章档案的整理

第八条：整理员工人事档案，必须做到档案材料认真鉴别，分类准确，材料齐全，编排有序，目录清楚，装订整齐，达到每卷档案完整、真实、条理、精练、实用的要求。

第九条：每卷档案材料应根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排序，并在每份材料的右上角上编写类别号和顺序号，在其右下角编写页码。

第十条：档案材料排序的方法：

（一）按档案材料形成时间排序的有第一、二、三、四、七、九、十类：

（二）按档案材料内容主次关系排序的有第五、六、八类。其中第五

类及第八类应将同一件事的结论性材料排在前；第六类材料，入团志愿书应排在入团其他材料之前，入党志愿书应排在入党其他材料之前，先排入团后排入党材料。

第十一条：档案材料目录是查阅档案内容的索引，要认真进行编写，具体要求如下：

（一）题目与材料相符，过长的可简化，但要反映材料的主要内容，无题目的可自行拟题目；

（二）材料形成时间一般采用材料形成的最后落款时间；

（三）档案材料页码按图书编页法进行编页，每面为一页，已印有页码的材料应如数填写。

第十二条：档案材料统一使用十六开规格办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、纯兰或红色墨水及复写纸书写。

第五章人事档案的收集、保管和销毁

第十三条：员工所在单位的组织、人力资源部对职工进行考察、考核、培训、奖惩等所形成的材料要及时收集，整理立卷，保持档案的完整。

第十四条：立卷归档的材料必须认真鉴别，保证材料的真实、准确、文字清楚、手续齐备。材料须经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章、签字后归档。

第十五条：按规定需要销毁档案材料时，必须认真履行登记手续并经单位主管领导批准，方可销毁。

第十六条：档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格应统一使用国家有

关规定的标准。

第十七条：严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。对违反规定者，应视情节轻重，严肃处理。对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。

第十八条：档案管理单位应建立健全查（借）阅、收集、鉴别归档、转递、检查核对、保管保密、管理人员职责、送交档案材料归档工作的八项制度及各项工作程序，并做好防火、防蛀、防潮、防光、防高温、防盗等六防工作。

第十九条：人力资源部的档案管理人员在以下几个时段特别需要做好人事档案资料的归档工作。

1、新员工报到时；

新员工报到后，收齐新入职员工的所有手续、证件、资料后，统一装入新建的档案袋内，并在档案袋封面左上方书写上档案袋编号（同员工的工号相同）、员工姓名、性别。办理完试岗派遣手续后的三个工作日之内，将以下档案、证件和资料进行再次归档：

⑴、《职位申请书》（必须要有初试、复试、录用的审批人签字及录用时的薪资标准等意见签署、贴上一张一寸的彩色照片）；

⑵、身份证（双面都印在同一页上，A4纸）、学历证、学位证及其他相关资质证件的复印件。2、员工办理正式入职手续时；

办理完入职手续后的三个工作日之内，将以下档案、证件和资料进行再次归档：

⑴、签署好的《担保书》；

⑵、《试岗通知单》（必须有其直接上级对其在试岗期间表现的评价）；

⑶、《录用通知单》、《实习协议》。

3、员工办理转正手续时；

员工转正手续完成后，各级人力资源部门人事专员必须将以下资料收集齐后，归入该员工的档案袋：

⑴、员工保管的《实习协议》和《录用通知单》；

⑵、该员工的《转正申请表》、《转正通知单》；

⑶、《劳动合同》；

⑷、《竞业禁止合同书》。

4、员工办理调动手续时；

各级人力资源部门，在完成员工调动手续的三个工作日内，将员工调动手续资料装入该员工的档案内，具体的资料有：

⑴、《人事异动审批表》；

⑵、《员工调动工作移交表》；

⑶、《文件档案资料移交明细表》、《物品资产移交明细表》、《客户资料移交明细表》、《待办工作（事宜）移交明细表》；

⑷、《调令》。

5、员工办理离职手续时；

人事处在办完员工离职手续的三个工作日内，将离职相关资料装入该员工的档案内，必须装入的资料有：

⑴、该员工的书面离职申请书；