文件和记录控制程序-文控程序
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5.11 外来文件控制 5.11.1 作为设计、采购、生产、检验、计量等依据的各类外来文件，由部门主管审查。审查批准后 交由文控中心统一登记在《文件清单》中，根据各部门需要及时将外来文件加盖“外来文 件” 印章后，分别发到相关部门，填写《文件发放回收记录表》。 5.11.2 外来文件的分发或发行需作好签收记录。 5.11.3 外来文件的原稿由相关部门负责保存。
5.4.2 当 DCC 发出修改文件副本给相关部门之时，应回收旧版本副本并作销毁。
5.4.3 如需回收的文件副本遗失时，有关部门需填写《文件遗失通知单》，并由其部门负责人审批
后交回 DCC 处理。
5.5 文件之使用、保存及销毁
5.5.1 文件在使用过程中不得随便更改，而各部门现场使用的文件都必须确保是最新版本。
5.7 质量、环境记录一般要求
5.7.1 所有表单表格记录必须字迹清楚，并有固定的名称。如须作更改,不得用修正液涂改,应将其删
掉,并签名作实.
5.7.2 所有表单表格记录须有记录制作或填写人签名，如有确认与审核，必须经确认与审核人签
名。
5.1.3 所有表单表格记录均应包含日期，产品型号等资料。
文件名称
3.3 受控文件和资料 – 根据公司政策，所有部门必须遵守由文件控制中心发出，并经适当被授权人士
批核之受控制文件，在受控制文件之首页上，必须盖有『受控文件』印章以兹识别。而受控制文
件有所更新时，文件控制中心须分发最新版本给所有受控制文件副本持有部门。
4.0 职责 审批权限阶层
制订
审批
质量环境管理手册
6.0 相关文件 无
7.0 记录 《文件清单》 《文件发放回收记录表》 《质量记录一览表》 《文件遗失通知单》 《文件修订、废止申请单》 《文件需求申请单》
5.9 质量、环境记录的查阅 5.3.1 重要表单表格记录查阅须与《质量记录一览表》所规定的责任者联系。 5.3.2 如需查阅表单表格记录表中未列出的记录，须与有关部门负责人联系。
5.10 过期表单表格记录的处理 5.10.1 表单表格保存期限见《质量记录一览表》，超过保存期限的表单表格记录予以销毁处理。 5.10.2 表单表格记录的保存者须每年至少对表单表格记录整一次，将过期表单表格记录予以销毁。
文件和记录控制程序
版 本： 生效日期： 文件编号：
编 制: 审 核: 批 准:
日 期: 日 期: 日 期:
受控状态：
文件名称
版本
A/0
程序文件 文件和记录控制程序
文件修改说明
初版发行
文件编号 版本 页码 生效日期
2
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生效日期
修改人
文件名称
程序文件 文件和记录控制程序
文件编号 版本 页码 生效日期
工程部
EN
品质部
QA
文控中心
DCC
5.2.3 版本（Y）:第几版本/第几次修订.文件进行较大修订时更新版本，局部较小修订时更
新版次,5次版次更新进行版本升级.新版未经修订,版本为“A”,修订次为“0”.
5.2.4 各种文件编号，以《文件总表》作管制，而文件编号不可重复使用。
5.3 文件之制定、审批及发行： 5.3.1 各式被管制的文件应依规定格式，并由指定或相关部门的专人拟案后，依职责规定送交相关 部门主管审核。 5.3.2 如于审核或批准阶段对该文件的内容有任何异议时，须由原拟案人员修改，必要时由提出异 议的审核人员可召开会议由相关人员共同讨论决定，当审批人员对该文件没有异议时，应相 应在文件上的审批栏签名。 5.3.3 文件审批后需将文件原稿交到文控中心﹝DCC﹞，DCC 检查文件并确定该文件符合要求和得 到审批后，应按文件类别登记于 《文件清单》以表示文件最新版本状态。 5.3.4 DCC 按文件制定人所拟定之分发部门将文件原稿影印后，原稿背面加盖红色『受控文件』
程序文件 文件和记录控制程序
文件编号 版本 页码 生效日期
6
第页（共5页）
5.8 表单表格记录存盘及保存 5.2.1 表单表格记录应系统地存盘，不同的表单表格记录分开存放，同一活页夹应避免不同的表单 表格记录混放，活页夹须显著地标明表单表格记录名称。 5.2.2 表单表格记录一般应按时间顺序检索。 5.2.3 所有表单表格记录应以《质量记录一览表》中规定其保存期限。
律法规及其他要求、合同文件等文件控制。
3.0 定义
3.1 本公司质量环境系统运作过程中流通的文件分类如下：
质量环境管理手册：质量环境系统之最高指导原则.
程序文件
：依质量环境管理手册订定之质量环境系统程序文件.
作业指引/规范性文件：对特定工作程序之说明.
记录
：配合程序书或工作指导书所作之记录.
3.2 DCC - 文件控制中心
3
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1.0 目的
1.1 妥善控制所有对产品质量、环境系统运作有影响的文件和资料。
1.2 确定有关部门拥有最新版本的受控文件和资料，并清楚辨明所有已作废的文件和资料。
1.3 定义品质、环境记录的收集、检查、存档、整理及控制。
2.0 适用范围
此程序适用于公司所有形式之体系受控文件和资料，其中包括管理体系文件、技术标准、适用的法
文件名称
程序文件 文件和记录控制程序
文件编号 版本 页码 生效日期
5
第页（共5页）
章，并由文控中心自行保管，分发给相关部门之副本文件需在封面及内容生效日期处加盖红
色的『受控文件』章，才可将文件发行，而收件部门需在《文件发放回收记录》上签收。
5.3.5 文件在核准后七个工作天内发行，生效日期，不应定于发放日期之前。
存一份存档，其于的回收后立即销毁，作废文件的具体保存期限根据实际情况而定；而文件
在新的版本更新之前，旧版本均生效。
5.6 表单表格记录控制
5.6.1 所有表单表格记录样本需储存于DCC，如各部门需使用该类表单表格记录，可向DCC领取，各部
门使用的与质量环境体系有关的表单表格记录有更新及新增加的，需交到DCC编号存档。
ISO专员
管理者代表/ 总经理
程序文件
ISO专员/相关负责人 管理者代表/副总经理
作业指引
部门负责人
相关部门主管
相关记录
部门负责人
部门负责人
外来文件
文控中心
部门主管
管理
文控中心 文控中心 文控中心 文控中心 文控中心
5.0 程序
5.1 文件格式 5.1.1 质量环境管理手册的撰写应包括：目的、范围、职责、内容及相关文件。 5.1.2 程序文件的撰写应包括：公司名称、文件名称、版本、生效日期、文件编号、编制人、审核 人、批准人；第二页修订记录。至于程序文件内容的撰写至少应包括：目的、范围、职责、 程序、相关文件等。 5.1.3作业指引之格式由各部门自行负责，但必须拥有数个项目：文件名称、文件编号、版本、编写 人、审批人及生效日期。
5.2 文件编号方式管理： 5.2.1 质量环境管理手册 ：JW-QEM-xxx
文件名称
程序文件 文件和记录控制程序
文件编号 版本 页码 生效日期
4
第页（共5页）
程序文件 ：JW-QEP-xxx
三级文件 ：JW-WI-bb-xxx(Y)/JW-QP-bb-xxx(Y)/ JW-EP-bb-xxx(Y)
5.3.6 当文件使用部门对收到的副本文件不够用时，应填写《文件申请表》经相关负责人批准后，
方可到 DCC 处申请影印本，但 DCC 必须填写《文件发放回收记录》以作记录。
5.4 文件之修定及回收
5.4.1 文件若需修改或增订时，由主导部门填写《文件修订/废止申请单》, 经相关部门评审确定
后，送ISO专员处确认，修改后将版本号调整，如由A至B,C至D……等。
5.6.2 DCC需制作一《表单表格记录总表》，以反映所有表单表格记录之最新版本。
5.6.3 所有表单表格记录需由负责部门审批。
5.6.4 表格编码方法如下：
JW-FM-bb-xxx(Y)
FM -
表格之英文缩写
bb -
部门代码（参考5.2.2）
xxx -
序号（001.002……）
Y
-
版本号（参考5.2.3）
5.5.2 经颁布发行有效的程序文件/规范性文件正本都由 DCC 保存，而文件的正本一般不供查阅，
任何人不得取走或损坏此等文件。如有需要或客户要求可申请影印不受控文件，所有没有
{受控文件}盖印之影印本，都被当作为不受控文件，即DCC不会更新其版本。
5.5.3 旧版文件正本 DCC 需盖上红色的“作废”印章，并与有效文件分开保存，作废的文件只保
JW: 公司名拼音简称: 炬威
QEM： 质量环境管理手册
QEP： 程序文件
WI： 作业指引
QP： 质量规范性文件
EP： 环境规范性文件
bb： 部门代码
xxx： 序号﹝01,02…﹞
5.2.2 部门二码代号
部门名称
部门代码
总经理
GM
行政人事部
MD
计划部
PU
采购部
PD
仓库
WD
业务部
SA
Leabharlann Baidu
生产部
MF
财务部
CW
5.4.2 当 DCC 发出修改文件副本给相关部门之时，应回收旧版本副本并作销毁。
5.4.3 如需回收的文件副本遗失时，有关部门需填写《文件遗失通知单》，并由其部门负责人审批
后交回 DCC 处理。
5.5 文件之使用、保存及销毁
5.5.1 文件在使用过程中不得随便更改，而各部门现场使用的文件都必须确保是最新版本。
5.7 质量、环境记录一般要求
5.7.1 所有表单表格记录必须字迹清楚，并有固定的名称。如须作更改,不得用修正液涂改,应将其删
掉,并签名作实.
5.7.2 所有表单表格记录须有记录制作或填写人签名，如有确认与审核，必须经确认与审核人签
名。
5.1.3 所有表单表格记录均应包含日期，产品型号等资料。
文件名称
3.3 受控文件和资料 – 根据公司政策，所有部门必须遵守由文件控制中心发出，并经适当被授权人士
批核之受控制文件，在受控制文件之首页上，必须盖有『受控文件』印章以兹识别。而受控制文
件有所更新时，文件控制中心须分发最新版本给所有受控制文件副本持有部门。
4.0 职责 审批权限阶层
制订
审批
质量环境管理手册
6.0 相关文件 无
7.0 记录 《文件清单》 《文件发放回收记录表》 《质量记录一览表》 《文件遗失通知单》 《文件修订、废止申请单》 《文件需求申请单》
5.9 质量、环境记录的查阅 5.3.1 重要表单表格记录查阅须与《质量记录一览表》所规定的责任者联系。 5.3.2 如需查阅表单表格记录表中未列出的记录，须与有关部门负责人联系。
5.10 过期表单表格记录的处理 5.10.1 表单表格保存期限见《质量记录一览表》，超过保存期限的表单表格记录予以销毁处理。 5.10.2 表单表格记录的保存者须每年至少对表单表格记录整一次，将过期表单表格记录予以销毁。
文件和记录控制程序
版 本： 生效日期： 文件编号：
编 制: 审 核: 批 准:
日 期: 日 期: 日 期:
受控状态：
文件名称
版本
A/0
程序文件 文件和记录控制程序
文件修改说明
初版发行
文件编号 版本 页码 生效日期
2
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生效日期
修改人
文件名称
程序文件 文件和记录控制程序
文件编号 版本 页码 生效日期
工程部
EN
品质部
QA
文控中心
DCC
5.2.3 版本（Y）:第几版本/第几次修订.文件进行较大修订时更新版本，局部较小修订时更
新版次,5次版次更新进行版本升级.新版未经修订,版本为“A”,修订次为“0”.
5.2.4 各种文件编号，以《文件总表》作管制，而文件编号不可重复使用。
5.3 文件之制定、审批及发行： 5.3.1 各式被管制的文件应依规定格式，并由指定或相关部门的专人拟案后，依职责规定送交相关 部门主管审核。 5.3.2 如于审核或批准阶段对该文件的内容有任何异议时，须由原拟案人员修改，必要时由提出异 议的审核人员可召开会议由相关人员共同讨论决定，当审批人员对该文件没有异议时，应相 应在文件上的审批栏签名。 5.3.3 文件审批后需将文件原稿交到文控中心﹝DCC﹞，DCC 检查文件并确定该文件符合要求和得 到审批后，应按文件类别登记于 《文件清单》以表示文件最新版本状态。 5.3.4 DCC 按文件制定人所拟定之分发部门将文件原稿影印后，原稿背面加盖红色『受控文件』
程序文件 文件和记录控制程序
文件编号 版本 页码 生效日期
6
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5.8 表单表格记录存盘及保存 5.2.1 表单表格记录应系统地存盘，不同的表单表格记录分开存放，同一活页夹应避免不同的表单 表格记录混放，活页夹须显著地标明表单表格记录名称。 5.2.2 表单表格记录一般应按时间顺序检索。 5.2.3 所有表单表格记录应以《质量记录一览表》中规定其保存期限。
律法规及其他要求、合同文件等文件控制。
3.0 定义
3.1 本公司质量环境系统运作过程中流通的文件分类如下：
质量环境管理手册：质量环境系统之最高指导原则.
程序文件
：依质量环境管理手册订定之质量环境系统程序文件.
作业指引/规范性文件：对特定工作程序之说明.
记录
：配合程序书或工作指导书所作之记录.
3.2 DCC - 文件控制中心
3
第页（共5页）
1.0 目的
1.1 妥善控制所有对产品质量、环境系统运作有影响的文件和资料。
1.2 确定有关部门拥有最新版本的受控文件和资料，并清楚辨明所有已作废的文件和资料。
1.3 定义品质、环境记录的收集、检查、存档、整理及控制。
2.0 适用范围
此程序适用于公司所有形式之体系受控文件和资料，其中包括管理体系文件、技术标准、适用的法
文件名称
程序文件 文件和记录控制程序
文件编号 版本 页码 生效日期
5
第页（共5页）
章，并由文控中心自行保管，分发给相关部门之副本文件需在封面及内容生效日期处加盖红
色的『受控文件』章，才可将文件发行，而收件部门需在《文件发放回收记录》上签收。
5.3.5 文件在核准后七个工作天内发行，生效日期，不应定于发放日期之前。
存一份存档，其于的回收后立即销毁，作废文件的具体保存期限根据实际情况而定；而文件
在新的版本更新之前，旧版本均生效。
5.6 表单表格记录控制
5.6.1 所有表单表格记录样本需储存于DCC，如各部门需使用该类表单表格记录，可向DCC领取，各部
门使用的与质量环境体系有关的表单表格记录有更新及新增加的，需交到DCC编号存档。
ISO专员
管理者代表/ 总经理
程序文件
ISO专员/相关负责人 管理者代表/副总经理
作业指引
部门负责人
相关部门主管
相关记录
部门负责人
部门负责人
外来文件
文控中心
部门主管
管理
文控中心 文控中心 文控中心 文控中心 文控中心
5.0 程序
5.1 文件格式 5.1.1 质量环境管理手册的撰写应包括：目的、范围、职责、内容及相关文件。 5.1.2 程序文件的撰写应包括：公司名称、文件名称、版本、生效日期、文件编号、编制人、审核 人、批准人；第二页修订记录。至于程序文件内容的撰写至少应包括：目的、范围、职责、 程序、相关文件等。 5.1.3作业指引之格式由各部门自行负责，但必须拥有数个项目：文件名称、文件编号、版本、编写 人、审批人及生效日期。
5.2 文件编号方式管理： 5.2.1 质量环境管理手册 ：JW-QEM-xxx
文件名称
程序文件 文件和记录控制程序
文件编号 版本 页码 生效日期
4
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程序文件 ：JW-QEP-xxx
三级文件 ：JW-WI-bb-xxx(Y)/JW-QP-bb-xxx(Y)/ JW-EP-bb-xxx(Y)
5.3.6 当文件使用部门对收到的副本文件不够用时，应填写《文件申请表》经相关负责人批准后，
方可到 DCC 处申请影印本，但 DCC 必须填写《文件发放回收记录》以作记录。
5.4 文件之修定及回收
5.4.1 文件若需修改或增订时，由主导部门填写《文件修订/废止申请单》, 经相关部门评审确定
后，送ISO专员处确认，修改后将版本号调整，如由A至B,C至D……等。
5.6.2 DCC需制作一《表单表格记录总表》，以反映所有表单表格记录之最新版本。
5.6.3 所有表单表格记录需由负责部门审批。
5.6.4 表格编码方法如下：
JW-FM-bb-xxx(Y)
FM -
表格之英文缩写
bb -
部门代码（参考5.2.2）
xxx -
序号（001.002……）
Y
-
版本号（参考5.2.3）
5.5.2 经颁布发行有效的程序文件/规范性文件正本都由 DCC 保存，而文件的正本一般不供查阅，
任何人不得取走或损坏此等文件。如有需要或客户要求可申请影印不受控文件，所有没有
{受控文件}盖印之影印本，都被当作为不受控文件，即DCC不会更新其版本。
5.5.3 旧版文件正本 DCC 需盖上红色的“作废”印章，并与有效文件分开保存，作废的文件只保
JW: 公司名拼音简称: 炬威
QEM： 质量环境管理手册
QEP： 程序文件
WI： 作业指引
QP： 质量规范性文件
EP： 环境规范性文件
bb： 部门代码
xxx： 序号﹝01,02…﹞
5.2.2 部门二码代号
部门名称
部门代码
总经理
GM
行政人事部
MD
计划部
PU
采购部
PD
仓库
WD
业务部
SA
Leabharlann Baidu
生产部
MF
财务部
CW