文件和记录控制程序-文控程序
文件与记录控制程序
5.4四阶文件：各类表格记录类资料，表格后缀为表。
QR指公司质量管理体系中之所有质量记录表格；
ER指公司环境管理体系中之所有环境记录表格；
HR指公司职业健康安全管理体系中之所有职业健康安全记录表格；
QEHR指公司质量/环境/职业健康安全管理体系中之共用记录表格；
改版次及日期
改 订 理 由
承 认
确 认
作 成
次数
年月日
改订履历
XXXX
编号：
版本：版
发行日期：
文件与记录控制程序
修订：次
生效日期：
共9页
第1页
1.0目的：
为确保本公司文件及资料的完整性、正确性，以防止误用或混用及分发的适用性，同时对公司的相关记录进行程序化管理，特制定本程序。
2.0适用围:
本程序适用于公司所有文件、资料，包括质量管理、环境管理（包括环境管理体系和RoHS管理）、职业健康安全管理等方面的文件和记录的控制。
6.2受控文件、表格的编码规:
6.2.1受控文件表格资料按以下规定编号：
XX—XX—XXX—XXX（ X / X ）
↓↓↓↓↓ ↓
公司代码 文件类别码 部门代码 流水号 版本号 修订次数
6.2.2公司代码：
XXXX
编号：
版本：版
发行日期：
文件与记录控制程序
修订：次
生效日期：
共9页
第3页
6.2.3文件类别码和审批权限：
EHP：指公司环境/职业健康安全管理体系中之共用程序文件；
QHP：指公司质量/职业健康安全管理体系中之共用程序文件。
X
编号：
文件及记录控制程序(完整版)
文件及记录控制程序※※※※※※※※※此文件未经批准﹐不准复印※※※※※※※※※※1.0目的确保与质量体系相关的文件不被误用，确保记录于使用、收集、汇总、存档、处理等阶段得到适当控制，特制订本程序2.0范围适用于本公司与质量体系相关的内部及外来文件、所有同体系相关的质量记录。
3.0权责本程序由文控中心制定及管理，相关人员配合执行。
4.0定义4.1质量手册：有关公司经营组织与各机能的概括性、原则性的摘要说明。
4.2程序文件：有关事务的处理方法、手段、顺序等的说明。
4.3作业指导书:为执行品质要求，在技术、制造上所规定的具体方法、手段与判定要领等。
4.4受控文件：是指文件的分发、变更、回收等动作皆须受到管制的文件。
4.5非受控文件：是指文件的分发、变更、回收等动作不须受到管制的文件。
5.0内容5.1文件的分类：A.从管制属性可分为受控文件和非受控文件两种。
B.从文件架构上分为四级：一级文件为质量手册；二级文件为程序文件;三级文件为作业指导书；四级文件为表单、记录、资料等。
5.2文件与资料编号方法说明。
A.质量手册的编号为QM-001。
B.程序文件的编号为QP-□□□。
代表宏旭日用制品；QP代表程序文件；□□□代表文件的流水顺序号。
C.作业指导书的编号为WI-（□□）-□□□。
WI代表作业指导书；其后的三个□代表文件流水号；括号中“（□□）”为可选取项，代表部门。
D.外来文件的编号以原有编号为准。
如无原有编号，其编号为QE□□□□□□□。
QE代表外来品质文件，其前面的六个□代表年月日，后面的一个□代表外来品质文件的文件序号。
文件与记录控制程序
CHHY 标准文件与记录控制程序战略所有者: 内容所有者: 1 目的对文件的编制、批准、发放、使用、更改、作废以及质量和环境管理体系所要 求的记录进行控制，确保文件及时更新和正确使用，并保留质量和环境管理体系 有效运行的证据。
2 范围适用于公司质量和环境管理体系运行有关的文件和记录的控制。
3 定义3.1 质量环境手册（包括形成文件的质量和环境方针、质量和环境目标指标申明）： 为第一级文件，将质量管理和环境管理体系整合，概述如何确保质量和环境。
3.2 程序：为第二级文件，详述如何进行及完成质量环境手册内所表达的方针及目 标。
3.3 指导书、规定、规范、基准、标准：为第三级文件，为支援各项质量管理办法在 执行阶段时重要的依据或指导文件、标准以及环境保护的各类规章制度。
3.4 表单、记录（包括样品、样件）：为第四级文件，为验证体系有效运作，而对各个 事项的运行持续不断地加以记录。
3.5 外来文件（包括法律法规、标准和顾客提供的图样等）。
4 职责与权限4.1 总经理负责管理手册的批准发布；4.2 管理者代表负责管理手册的审核和程序文件的批准；4.3 各部门负责本部门相关文件和表单的编制、使用和保管，各部门资料管理员负 责，本部门的体系文件的收集、整理和归档。
所属中心负责人批准作业文件。
4.4 QEH 部负责会同相关部门完成公司的管理手册和程序文件的编制、审批和更改， 负责备案、保管、发放、回收和销毁，并组织对现有体系文件进行定期评审。
4.5 技术部负责技术文件的归档、发放、回收和销毁，同时负责外来产品图样的发 放、回收和保管。
4.6HR 负责人事方面的外来文件和法律法规的收集；技术部门负责顾客图纸等外来文 件的收集；QEH 部负责环境和职业健康方面的外来文件的收集；质量部负责与产品质量 有关的标准和法律法规的收集。
所有外来文件的审核、归档、发放、回收、销毁，技术 文件由技术部负责，其他文件由QEH 部负责。
文件与记录控制程序
3.5.5保管受控
a、原稿(无须盖章)由文控负责保管。
b、发放后的文件由接收者保管。
c、文件修订变更，文件发放更改时旧版文件由文控统一收回。
4.权责
4.1质量/环境手册由管理者代表编写，总经理审核，文控负责收发。
4.2质量/环境程序文件由管理者代表负责编写，总经理批准，文控负责收发。
A.质量/环境手册编码：(举例)
KD-QM-001
顺序号
质量/环境管理手册代号
公司名称代码
B、质量/环境程序文件编码(举例)：
KD-CX-001
顺序号
质量/环境程序文件代号
公司名称代码
C、工作文件编码(举例)：
KD-XXX-WI-***
顺序号
工作文件代号
部门代码
公司名称代码
备注：外来文件属特殊文件，有其不确定性，直接按照原有编号进行编号管理，须分类编制外来文件清单、加盖“外来文件”印章。
5.5.4如果收集到本公司作为新工艺、采购、生产、检验、校准等外来文件的最新版本，管理者代表应及时通知文控发放新的外来文件（发放时依5.5.3相关要求进行），原下发作为新工艺、采购、生产、检验、校准依据的外来文件应收回并作废，文控回收之外来文件同时盖“作废章”，且标识处理。
5.6作废与销毁
所有失效或作废文件由相关部门文件保管人员及时从所有发放或使用场所撤出，交于文控统一加盖“作废章”。与有效文件隔离，除留原稿作废文件存档外，其它文件可作环保纸使用。有关公司机密的作废文件不可作环保纸使用，应及时销毁。
5.8记录表格的控制
5.8.1记录表格的标识与编制
a、各部门依实际需要编制本部门的记录表格，交文控统一编码后方可使用。
b、文控对已批准使用的记录表格应编制《记录表单一览表》并保存原稿。
文件和记录控制程序(中英文)
文件和记录控制程序1.0 目的 Purpose对与管理体系有关的文件、资料和记录(含电子版)进行控制，确保所有使用部门使用的文件和记录(含电子版)都有效。
Control over documents and materials related to management system so as to ensure that all the documents and materials and records (electronic)used by each department are current and valid. 2.0 范围Scope合用于所有与管理体系等有关的文件、资料和记录(含电子版)的控制。
Applicable to the control over documents and materials and records (electronic) related to management systems.3.0 职责 Responsibility3.1 管理者代表负责手册(质量手册、 EHS 手册)及程叙文件的批准。
Management Representative is responsible for the approval of manuals (quality manual,EHS manual) and procedure files.3.2 质量部经理负责质量手册、 EHS 手册的审核，程叙文件的复核。
QM is responsible for verification of quality manual, EHS manual , recheck procedure files.3.3 体系工程师负责质量手册、 EHS 手册的编制、更改和控制；程叙文件的编写和三级文件的审核。
ISO specialist is responsible for compilation, alternation and control of quality manual and EHS manual and procedure documents and review thesupportive documents.3.4 文控室负责检查文件编号、控制，外来文件的控制、管理。
文件与记录控制程序
文件修订履历1 目的1.1 建立一套统一的文件与记录管制体系，对文件和资料的编写、审批、发放、更改、保管和报废等整个过程进行有效控制，也为保证对质量记录进行有效控制为质量改进提供参考和为质量管理体系动作提供证据，从而指导系统相关人员按正确的规程作业，促进整个管理体系的顺利运作。
2 适用范围2.1 适用于本公司质量管理体系文件和资料管理，如：质量手册、程序文件、作业指导书、表格及外部文件、资料等。
及质量管理体系运作中产生的各种质量记录的管理3 定义3.1 质量手册：是规定本组织质量管理体系的文件。
3.2 程序文件：含有为进行某项活动和过程所规定途径的文件。
3.3 作业指导书：是为协助程序文件达成所制订的指引文件。
3.4 表格：是为证明系统执行有效之记录。
3.5 外来文件:是指非本公司制定，但直接支持质量管理体系的文件，它包括但不局限于外来生产设备技术文件、外来标准（如ISO9000标准等）、法律法规。
3.6 受控文件：是指所有使用的受发放、更新及作废等控制之文件。
3.7 非受控文件：是指所有作为参考使用的文件，并不受发放、更新及作废等控制。
4 4．职责和权限4.1 《质量手册》4.1.1 由管理者代表制订。
4.1.2 总经理负责审核、批准。
4.2 程序文件4.2.1 由各部门主管制订。
4.2.2 管理者代表审核。
4.2.3 总经理负责批准。
4.3 作业指导书4.3.1 由各部门主管制订。
4.3.2 由管理者代表审核、批准。
4.3.3 有关影响组织架构方面之作业指导书均由总经理批准。
4.4 质量记录由相关部门填写,相关部门负责管理.4.5 其他内部文件4.5.1 相关工作人员负责制订。
4.5.2 各部门主管审核。
4.6 文控负责对受控文件的发放、更改、报废进行控制及公司规定的正本的保管，并负责本公司的文件总览表、文件发放与回收记录、文件更改发放与回收记录、文件和资料的保管、更新。
4.7 各部门负责保存受控文件副件，保证在其部门使用的是适宜版本，并负责其部门的受控文件副件之保管、更改。
文件及记录控制程序
C．正本文件：在每页文件背面适当位置盖“正本文件”章后由文控分类保存于资料室。
D．外来文件：在每页文件的正面右上角适当位置盖“外来文件”章后发行至相关部门。
E．作废文件：参考5.8内容。
F．印章格式如下：
1.受控文件章：2.技术文件发行章：3.正本文件章：
4.外来文件章：5.作废文件章：
文控
文控
文控
由作业部门制定
按相关要求盖章发行
所有文件发行及回收要有相关记录
按相关保存期限置于资料室保存
变更后副本文件及过期质量/环境记录申请作废
附件二：质量环境手册/程序文件封面
深圳铭鼎电业有限公司
SHENZHEN MD ELECTRIC CO.，LTD
_____________
修订记录
修订日期
修订内容
A
一年
2
管理评审报告
QR-总-002
A
一年
3
管理评审总结报告
QR-总-003
A
一年
4
质量目标一览表
QR-总-004
A
一年
5
年度内审计划表
QR-总-005
A
一年
6
内审检查表
QR-总-006
A
一年
7
纠正措施单
QR-总-007
A
一年
8
预防措施计划
QR-总-008
A
一年
部门：管理部
序号
记录名称
记录编号
版次
保存期限
3.2相关部门：
3.2.1负责制订及修改相关工序或岗位所需的指导文件。
3.2.2负责本部门职责范围内文件及资料管理。
文件和记录控制程序范文
文件和记录控制程序范文1、目的确保文件的编制、审核、审批、发布与更改的职责和程序规定，以及为提供符合要求及质量管理体系有效运行的证据而建立的记录的标识、储存、保护、检索、保留和处置所需的控制要求。
2、范围适用于本公司质量管理有关的文件、记录，包括与本公司质量管理体系有关的外来文件和为提供符合要求及质量管理体系有效运行的所有证据记录（图面管理规定另定）。
3、职责3.1 各职能部门：提出文件制定、修订、废止申请，编辑文件内容；受控文件的规定、审核、批准、签收、保管、执行。
3.2文管中心：负责依本程序规定执行审校、制作、记录、发型、回收、销毁和节约等受控作业；受控文件的原稿及行管记录的保管。
负责记录、整理、编号、整理、借阅、维护和清理等工作。
3.3相关部门：参与文件制定、修订、废止作业中的会签工作。
受控文件的会签、签收、保管、执行。
4、文件管理工作流程及说明权责部门/人工作流程图工作要点说明相关文件/记录制定单位NONOYESYES 4.1制定：文件的制定须由职能部门依各类文件格式拟稿，在以权责表审核。
（权责表5.3）4.2变更：文件若有修改或增订的必要时，有原职能部门修订，注明变更原因及修订内容，依权责表审核。
4.3废止：文件与资料若不符合现状须废止时，须由原职能部门填写《文件申请单》，注明废止原因。
依权责表审核。
文件废止后，原文件的编号不得重复使用。
受控作废文件应全部收回，予以销毁，但至少保留一份原件加盖作废章“作废”后留存。
作废文件作为重复利用纸的应作“作废”的标记或用不可擦拭比作“打叉”标记。
4.4外来文件的管制：各部门接受外来文件是。
统交由文控中心编号，编制《外来文件记录表》，并加盖“外来文件管制”章。
经编号的外来文件，其原稿由文控中心保存。
外来文件的接受、购入视同制定，更新视同修订，废止为不再使用。
《文件申请单》《外来文件记录表》管理代部门负4.5审核/会签权限见权责表5.3文件制/修/废废审议、会签确认责人管理代表总经理4.6核准权限见权责表5.3文控中心4.7文件编号：由文控中心依据文件编码原则进行统一编码，文件编号不应有重复的情形。
文件与记录控制程序
接收部门对接收的外来文件确认有必要发行时，由接收部门填写《文件拟制（修订）申请表》，经相关人员确认后发行，外来文件是外文版，申请发行部门必须译成中文后申请发行。对于品质和技术相关的外来文件须用纸质发行；其他的除特殊注明外采用电子档发行。
6.4.8.4外来文件的学习
各部门接收到品质和技术相关的外来文件后，需对文件容进行确认，并组织实施培训。
6.4.8.5外来文件的变更
当外来文件有变更时，由接收部门审核根据需要原接收文件是否需进行相应的变更。如果确定需变更，由接收部门申请重新换版发行，发行新版时应回收旧版文件。
6.4.9发给其他部门或机构的受控文件，如果之后不需要回收或回收有困难的，应盖蓝色“参考”印章。盖“参考”章的文件不再进行回收或更新。
6.6.2体系管理部门根据文件增领申请单上的数量进行文件发行。
XXXX
编号：
版本：版
发行日期：
文件与记录控制程序
修订：次
生效日期：
共9页
第4页
6.3 受控文件、表格的编制、修订
6.3.1文件、表格作成和审批见6.2.3条款。
6.3.2当三阶文件管控容涉及到到两个(或以上)的责任部门时,文件应商定由其中一个责任部门具体拟(制)定，经两个(或以上)的责任部门的经理共同审核批准。
3.3.2各部门产生的记录由各部门负责保管。
4.0相关文件
5.0名词定义：
5.1零阶文件：即外来文件,如国际规则和标准、国家法律或行业规定、顾客的要求(标准、规定等)、其他相关方的要求。
5.2一阶文件：即基本规程,文件后缀为“方针”、“手册”。方针类的文件主要有经营方针、质量、环境、安全等方面的方针；手册类的文件主要是指质量手册(QM)、环境手册(EM)、职业健康安全手册(HM)等。
文件和记录管理控制程序文件
文件和记录管理控制程序文件一、目的为了确保公司的文件和记录得到有效的管理和控制，保证其准确性、完整性、可用性和保密性，特制定本程序文件。
二、适用范围本程序文件适用于公司内部所有文件和记录的管理，包括但不限于质量体系文件、技术文件、管理文件、合同文件、财务文件、人事文件等，以及与产品和服务相关的记录，如检验记录、生产记录、客户投诉记录等。
三、职责分工1、文控中心负责制定和修订文件和记录管理的相关制度和流程。
负责公司文件的编号、登记、发放、回收、销毁等管理工作。
负责建立和维护文件和记录的管理台账。
2、各部门负责本部门文件和记录的编制、审核、批准和归档工作。
负责按照规定的流程和要求使用和管理本部门的文件和记录。
四、文件的分类1、按性质分类管理性文件：包括公司的规章制度、工作流程、岗位职责等。
技术性文件：包括产品标准、工艺规程、检验规范等。
外来文件：包括国家法律法规、行业标准、客户提供的文件等。
2、按控制程度分类受控文件：需要对其更改进行控制的文件，如质量手册、程序文件等。
非受控文件：不需要对其更改进行控制的文件，如宣传资料、参考书籍等。
五、文件的编号1、编号原则唯一性：每个文件都应有唯一的编号，以便识别和管理。
系统性：编号应体现文件的分类和层次关系，便于查找和检索。
可扩展性：编号应预留一定的扩展空间，以适应公司业务的发展和文件数量的增加。
2、编号规则管理性文件编号：公司代码部门代码文件类别代码流水号技术性文件编号：公司代码技术类别代码流水号外来文件编号：外来文件来源代码流水号六、文件的编制、审核和批准1、文件的编制文件应由具备相应专业知识和经验的人员负责编制。
编制人员应根据公司的实际情况和业务需求，确保文件的内容准确、清晰、完整、可操作。
2、文件的审核文件编制完成后，应由相关部门的负责人进行审核。
审核人员应重点审核文件的合法性、合规性、协调性、有效性等方面。
3、文件的批准审核通过的文件，应由公司的高层领导进行批准。
文件与记录控制程序讲解
记录的填写
按记录设置的项目逐项填写，不得缺项
填写记录时，一律用钢笔/签字笔/圆珠笔填写。填写 时字迹要清晰、整齐，能准确识别，填写人员签名时 必须签全名，记录上至少有一处有日期标注
各项记录和各种报告要及时填写，各项操作记录、监 视和测量记录应随时整理，不得后补、伪造
质量纪录的储存
储存的环境应能防潮﹑防火﹑防蛀等﹐应便于存取和 检索
《文件发放登记表》QR423-01/A0
QC-150526-01
与相关文件一同审批
外来文件编码规则 外来文件代号（WL）加流水号/版本号
外来文件编号由文控统一编号存档
采购记录编号以WI-740-03《采购部记录编号编制规则》执行；技术中心文件按WI-752-02《技术文件管理规定》要求 执行.
质量管理体系文件的有效性控制(文件分类)
主讲：Simonyang 2015-7-18
一、文件控制程序
目录 1.文件控制目的 2.文件职责与权限 3.文件编写及审核权限 4.文件分类 5.外来文件管理 6.文件版次规定 7.文件分发 8.文件回收及文件保存 9.文件记录表单
文件控制程序的目的：
通过对质量体系文件的控制管理，确保文件的适 用性，及能严格的控制文件分类、文件清单目录、 文件部门区分、文件放置位置、阶级文件的分布 管理、记录文件的保存现况及特殊情况下文件的 管理（保存）方式，使各部门的各项依据正确的 指针进行，保证有效的使用文件和资料。
品质部负责本程序的监督执行和公司所有记录的有效 性控制。
各部门负责与本部门相关之记录的收集、归档、贮存 及保管
记录的概念
阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件称 为记录
证明产品符合性与质量管理体系有效运行的证据性文 件被称为质量记录
文件和记录管理控制程序
文件与记录管理控制程序文件编号：XTQ-QP-001版本：A0编制：日期：审核：日期：批准：日期：深圳市xxx科技有限公司版本历史1 目的为了规范品质文件，使供方及客户之资料，以及其它外部文件得到有效控制，防止使用失效和作废的各类文件，以保证在需要的场合能及时获得最新最正确的文件。
2 适用范围2.1 公司各部门管理文件的编制、管制方法。
2.2 供方及客户文件（如技术图纸、测试报告、使用说明书等）的控制方法。
2.3 其它外来文件（如适用的法律、法规、行业标准、客户提供的图纸、技术资料等）。
2.4 确保对质量策划和运行所必要的外来文件得到识别，并控制其分发。
2.5 适用于本公司质量管理所要求的所有文件、记录的管理和控制3 定义注释3.1 受控文件：凡是直接影响产品质量的文件、资料、程序文件。
3.2 非受控文件：不影响产品质量的文件或资料，如各类参考资料。
3.3 文件：3.3.1质量方针：由组织的最高管理者正式发布的该组织总的质量宗旨和方向3.3.2质量目标：在质量方面所追求的目的。
3.3.3质量手册：质量管理的纲领性文件，它概括了本公司质量管理的构成及要素（过程）。
3.3.4程序文件：直接支撑质量手册的主要文件，是对各部门运作过程及质量要求的具体说明。
3.3.5作业指导书：它从程序文件中引申出来，详细叙述各部门运作过程及操作规程，它是程序文件的支持性内容。
3.4 记录：凡是质量管理运行中的记录、报告及与产品相关的质量数据均属于记录范围。
4 职责4.1 总经理：批准公司的质量方针/目标、质量手册、程序文件。
4.2 管理者代表：负责制定质量手册及审核相关程序文件。
4.3 各职能部门：负责编写相应的程序文件、作业指导书及相关表格，及时签收和保存受控文件、记录，并将已失效的受控文件、记录退回文控室。
4.4 文控室：负责公司文件、记录表单的编号、审核、存档、发放和管理；负责本公司外来文件、公司受控文件的整体控制，填写《公司文件清单》即受控文件的打印、分发、原版文件、外来文件的保存等。
文件和记录控制程序
文件和记录控制程序1.目的对与组织质量管理体系有关的文件和记录进行控制，确保各相关场所使用的文件为有效版本。
为确保知识可满足产品和服务的符合性，加强对组织知识的保管,规范组织知识管理工作,制定本控制程序。
2.适用范围本程序适用于与质量和环境安全管理体系有关的所有文件及记录的控制。
本程序适用于公司质量管理体系所需的知识的收集、分析、整理、传递、保管和利用。
3.引用文件《制造一体化管理手册》MQ-QEH-0014.术语组织的知识：包含a)内部知识（如知识产权、从经验获得的知识、从失败和成功项目汲取的经验和教训、获取和分享未成文的知识和经验，以及过程、产品和服务的改进结果）；b）外部来源（如标准、学术交流、专业会议、从顾客或外部供方收集的知识）。
5.职责5.1总经理5.1.1负责公司质量环境安全总目标的策划5.1.2负责管理手册、质量环境安全总目标及程序文件的批准5.2管理者代表5.2.1负责组织对管理手册的策划、编写、修订，并进行审批5.2.2负责各部门质量、环境安全目标分解、支持性三级文件的批准5.3各部门5.3.1负责程序文件及支持性的三级文件的编制、评审修订；5.3.2负责相关文件的审批、批准。
5.4体系专员5.4.1负责对公司文件进行编号，并对编号的唯一性负责；5.4.2负责对外来文件进行编号管理；5.4.3负责所有文件的登记、分发、修订、作废等管理工作；5.4.4负责收集、整理、归档、管理与本部门相关的知识。
6．流程图7．流程描述7.1文件和记录的策划公司内部知识主要包含以下:a)管理体系知识、产品设计开发及产品制造等产品相关的技术知识，并以文件化的形式进行总结和沉淀。
体系文件和记录的策划详见《体系策划与改进程序》。
b)其中公司的管理过程的识别及过程之间的相互关系及个过程的职能的分配以质量手册的形式进行策划；c)与管理体系相关的过程具体的运行流程及具体要求以程序文件和管理三级作业文件的形式完成策划。
文件和记录控制程序(含表格)
文件和记录控制程序（IATF16949-2016/ISO9001-2015）1.0目的确保文件的编制、审核、审批、发布与更改的职责和程序规定，以及为提供符合要求及质量管理体系有效运行的证据而建立的记录的标识、储存、保护、检索、保留和处置所需的控制要求。
2.0范围适用于本公司质量管理有关的文件、记录，包括与本公司质量管理体系有关的外来文件和为提供符合要求及质量管理体系有效运行的所有证据记录（图面管理规定另定）。
3.0职责3.1各职能部门：提出文件制定、修订、废止申请，编辑文件内容；受控文件的规定、审核、批准、签收、保管、执行。
3.2文管中心：负责依本程序规定执行审校、制作、记录、发型、回收、销毁和节约等受控作业；受控文件的原稿及行管记录的保管。
负责记录、整理、编号、整理、借阅、维护和清理等工作。
3.3相关部门：参与文件制定、修订、废止作业中的会签工作。
受控文件的会签、签收、保管、执行。
4.0文件管理工作流程及说明单位文控中心4.10受控文件不得随意复印、涂改；文件若用电子版本发布时，有文控中心通过内部网络发放给个相关使用部门；发分单位：“√”代表发布纸质文件；“Δ”代表发布电子文件。
4.11文件丢失或严重损坏应说明原因再办理申领手续，文件管理人员应注明丢失或损坏文件的编号以备查考。
相关文控中心4.12受控文件发放到外部（例如顾客、审核方）不再加盖“受控”章，及时复印件显示“受控”印记也不再进行跟踪管理。
4.13文件变更废止是，有文控中心受旧版文件，回收是应该核对文件发放记录，若有遗失，则备注于发放记录，并由责任单位填写《文件申请单》注明遗失原因，交于文控中心存档。
4.14程序文件设计的表单附于相应的程序文件电子档后面，由各单位根据需求请文控打印后自行影印。
若表单版次变更，有文控中心根据文件发放记录通知相关部门更换新版表单。
4.15作业指导书的发放遵循“谁使用，谁保管”的原则。
4.16须发行的外来文件，其发放、回收须进行转换，屏蔽客户信息，转化成内部文件再进行发放、回收。
- 1、下载文档前请自行甄别文档内容的完整性，平台不提供额外的编辑、内容补充、找答案等附加服务。
- 2、"仅部分预览"的文档,不可在线预览部分如存在完整性等问题,可反馈申请退款(可完整预览的文档不适用该条件!)。
- 3、如文档侵犯您的权益，请联系客服反馈,我们会尽快为您处理(人工客服工作时间：9:00-18:30)。
JW: 公司名拼音简称: 炬威
QEM： 质量环境管理手册
QEP： 程序文件
WI： 作业指引
QP： 质量规范性文件
EP： 环境规范性文件
bb： 部门代码
xxx： 序号﹝01,02…﹞
5.2.2 部门二码代号
部门名称
部门代码
总经理
GM
行政人事部
MD
计划部
PU
采购部
PD
仓库
WD
业务部
SA
生产部
MF
财务部
CW
5.9 质量、环境记录的查阅 5.3.1 重要表单表格记录查阅须与《质量记录一览表》所规定的责任者联系。 5.3.2 如需查阅表单表格记录表中未列出的记录，须与有关部门负责人联系。
5.10 过期表单表格记录的处理 5.10.1 表单表格保存期限见《质量记录一览表》，超过保存期限的表单表格记录予以销毁处理。 5.10.2 表单表格记录的保存者须每年至少对表单表格记录整一次，将过期表单表格记录予以销毁。
文件和记录控制程序
版 本： 生效日期： 文件编号：
编 制: 审 核: 批 准:
日 期: 日 期: 日 期:
受控状态：
文件名称
版本
A/0
程序文件 文件和记录控制程序
文件修改说明
初版发行
文件编号 版本 页码 生效日期
2
第页（共5页）
生效日期
修改人
文件名称
程序文件 文件和记录控制程序
文件编号 版本 页码 生效日期
5.5.2 经颁布发行有效的程序文件/规范性文件正本都由 DCC 保存，而文件的正本一般不供查阅，
任何人不得取走或损坏此等文件。如有需要或客户要求可申请影印不受控文件，所有没有
{受控文件}盖印之影印本，都被当作为不受控文件，即DCC不会更新其版本。
5.5.3 旧版文件正本 DCC 需盖上红色的“作废”印章，并与有效文件分开保存，作废的文件只保
律法规及其他要求、合同文件等文件控制。
3.0 定义
3.1 本公司质量环境系统运作过程中流通的文件分类如下：
质量环境管理手册：质量环境系统之最高指导原则.
程序文件
：依质量环境管理手册订定之质量环境系统程序文件.
作业指引/规范性文件：对特定工作程序之说明.
记录
：配合程序书或工作指导书所作之记录.
3.2 DCC - 文件控制中心
3
第页（共5页）
1.0 目的
1.1 妥善控制所有对产品质量、环境系统运作有影响的文件和资料。
1.2 确定有关部门拥有最新版本的受控文件和资料，并清楚辨明所有已作废的文件和资料。
1.3 定义品质、环境记录的收集、检查、存档、整理及控制。
2.0 适用范围
此程序适用于公司所有形式之体系受控文件和资料，其中包括管理体系文件、技术标准、适用的法
5.3.6 当文件使用部门对收到的副本文件不够用时，应填写《文件申请表》经相关负责人批准后，
方可到 DCC 处申请影印本，但 DCC 必须填写《文件发放回收记录》以作记录。
5.4 文件之修定及回收
5.4.1 文件若需修改或增订时，由主导部门填写《文件修订/废止申请单》, 经相关部门评审确定
后，送ISO专员处确认，修改后将版本号调整，如由A至B,C至D……等。
6.0 相关文件 无
7.0 记录 《文件清单》 《文件发放回收记录表》 《质量记录一览表》 《文件遗失通知单》 《文件修订、废止申请单》 《文件需求申请单》
5.4.2 当 DCC 发出修改文件副本给相关部门之时，应回收旧版本副本并作销毁。
5.4.3 如需回收的文件副本遗失时，有关部门需填写《文件遗失通知单》，并由其部门负责人审批
后交回 DCC 处理。
5.5 文件之使用、保存及销毁
5.5.1 文件在使用过程中不得随便更改，而各部门现场使用的文件都必须确保是最新版本。
工程部
EN
品质部
QA
文控中心
DCC
5.2.3 版本（Y）:第几版本/第几次修订.文件进行较大修订时更新版本，局部较小修订时更
新版次,5次版次更新进行版本升级.新版未经修订,版本为“A”,修订次为“0”.
5.2.4 各种文件编号，以《文件总表》作管制，而文件编号不可重复使用。
5.3 文件之制定、审批及发行： 5.3.1 各式被管制的文件应依规定格式，并由指定或相关部门的专人拟案后，依职责规定送交相关 部门主管审核。 5.3.2 如于审核或批准阶段对该文件的内容有任何异议时，须由原拟案人员修改，必要时由提出异 议的审核人员可召开会议由相关人员共同讨论决定，当审批人员对该文件没有异议时，应相 应在文件上的审批栏签名。 5.3.3 文件审批后需将文件原稿交到文控中心﹝DCC﹞，DCC 检查文件并确定该文件符合要求和得 到审批后，应按文件类别登记于 《文件清单》以表示文件最新版本状态。 5.3.4 DCC 按文件制定人所拟定之分发部门将文件原稿影印后，原稿背面加盖红色『受控文件』
3.3 受控文件和资料 – 根据公司政策，所有部门必须遵守由文件控制中心发出，并经适当被授权人士
批核之受控制文件，在受控制文件之首页上，必须盖有『受控文件』印章以兹识别。而受控制文
件有所更新时，文件控制中心须分发最新版本给所有受控制文件副本持有部门。
4.0 职责 审批权限阶层
制订
审批
质量环境管理手册
5.7 质量、环境记录一般要求
5.7.1 所有表单表格记录必须字迹清楚，并有固定的名称。如须作更改,不得用修正液涂改,应将其删
掉,并签名作实.
5.7.2 所有表单表格记录须有记录制作或填写人签名，如有确认与审核，必须经确认与审核人签
名。
5.1.3 所有表单表格记录均应包含日期，产品型号等资料。
文件名称
ISO专员
管理者代表/ 总经理
Hale Waihona Puke 程序文件ISO专员/相关负责人 管理者代表/副总经理
作业指引
部门负责人
相关部门主管
相关记录
部门负责人
部门负责人
外来文件
文控中心
部门主管
管理
文控中心 文控中心 文控中心 文控中心 文控中心
5.0 程序
5.1 文件格式 5.1.1 质量环境管理手册的撰写应包括：目的、范围、职责、内容及相关文件。 5.1.2 程序文件的撰写应包括：公司名称、文件名称、版本、生效日期、文件编号、编制人、审核 人、批准人；第二页修订记录。至于程序文件内容的撰写至少应包括：目的、范围、职责、 程序、相关文件等。 5.1.3作业指引之格式由各部门自行负责，但必须拥有数个项目：文件名称、文件编号、版本、编写 人、审批人及生效日期。
存一份存档，其于的回收后立即销毁，作废文件的具体保存期限根据实际情况而定；而文件
在新的版本更新之前，旧版本均生效。
5.6 表单表格记录控制
5.6.1 所有表单表格记录样本需储存于DCC，如各部门需使用该类表单表格记录，可向DCC领取，各部
门使用的与质量环境体系有关的表单表格记录有更新及新增加的，需交到DCC编号存档。
文件名称
程序文件 文件和记录控制程序
文件编号 版本 页码 生效日期
5
第页（共5页）
章，并由文控中心自行保管，分发给相关部门之副本文件需在封面及内容生效日期处加盖红
色的『受控文件』章，才可将文件发行，而收件部门需在《文件发放回收记录》上签收。
5.3.5 文件在核准后七个工作天内发行，生效日期，不应定于发放日期之前。
5.2 文件编号方式管理： 5.2.1 质量环境管理手册 ：JW-QEM-xxx
文件名称
程序文件 文件和记录控制程序
文件编号 版本 页码 生效日期
4
第页（共5页）
程序文件 ：JW-QEP-xxx
三级文件 ：JW-WI-bb-xxx(Y)/JW-QP-bb-xxx(Y)/ JW-EP-bb-xxx(Y)
程序文件 文件和记录控制程序
文件编号 版本 页码 生效日期
6
第页（共5页）
5.8 表单表格记录存盘及保存 5.2.1 表单表格记录应系统地存盘，不同的表单表格记录分开存放，同一活页夹应避免不同的表单 表格记录混放，活页夹须显著地标明表单表格记录名称。 5.2.2 表单表格记录一般应按时间顺序检索。 5.2.3 所有表单表格记录应以《质量记录一览表》中规定其保存期限。
5.11 外来文件控制 5.11.1 作为设计、采购、生产、检验、计量等依据的各类外来文件，由部门主管审查。审查批准后 交由文控中心统一登记在《文件清单》中，根据各部门需要及时将外来文件加盖“外来文 件” 印章后，分别发到相关部门，填写《文件发放回收记录表》。 5.11.2 外来文件的分发或发行需作好签收记录。 5.11.3 外来文件的原稿由相关部门负责保存。
5.6.2 DCC需制作一《表单表格记录总表》，以反映所有表单表格记录之最新版本。
5.6.3 所有表单表格记录需由负责部门审批。
5.6.4 表格编码方法如下：
JW-FM-bb-xxx(Y)
FM -
表格之英文缩写
bb -
部门代码（参考5.2.2）
xxx -
序号（001.002……）
Y
-
版本号（参考5.2.3）