装饰公司档案管理条例

装饰公司档案管理条例

装饰公司档案管理条例

第一章总则

第1条、为加强公司档案管理工作，进一步发挥档案为公司经营管理直接服务的作用，根据《中华人民共和国档案法》和《北京市企业档案管理暂行规则》的要求，结合公司具体情况，特制定本条例。

第2条、本条例所界定的档案资料是指公司在经营管理活动全过程中形成的具有查考、利用和保存价值的文字材料、图纸、图表、声像等资料的总和。

第3条、档案的管理和开发利用是公司基础管理工作的重要组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项重要工作，公司所有员工对档案管理工作均需承担义务，任何部门、企业（单位）、个人不得以任何借口、任何方式私自留存原始档案材料或阻碍档案收集归档工作。

第二章机构设置及职责范围

第4条、公司总经理办公室是公司档案管理工作的主管部门、总经理办公室由专人具体负责公司系统的档案管理工作。

第5条、公司总经理办公室直接负责公司的档案管理工作，同时负责公司系统档案管理的组织领导工作。公司各部门及分公司应设专职或兼职人员负责档案管理工作。

第6条、公司档案管理人员的主要职责是：

1、负责公司档案室的管理工作。

2、制定各类档案管理办法、明确归档范围和分类、编号方案，制定档案工作计划。

3、依据档案管理规定，收集整理各类档案资料，负责立卷、归档工作。

4、档案资料的鉴定、验收和交接。

5、档案资料的入库管理和维护。

6、档案的开发利用和信息处理。

7、对公司各部门及分公司档案管理进行业务指导和监督。

8、处理与档案管理有关的其它事务。

第三章档案管理的要求

第7条、公司档案室由总经理办公室专人负责管理。档案应一律保存在编号的铁皮柜内。档案室要保持通风、清洁、安装防盗、防火装置，确保档案安全。

第8条、公司各部门及分公司因工作需要借阅一般性档案资料应填写登记表，由档案借阅部门负责人批准后方可借阅。重要档案资料的借阅须经总经理批准。外单位人员借阅本公司档案，须持单位介绍信，并按文件性质的批准权限办理借阅手续。

第9条、凡经批准借阅的档案资料，不得私自转借、拆散、涂改，原则上只可在总经理办公室阅读，复印档案必须经档案借阅部门负责人批准。

第10条、根据国家有关规定和公司实际情况，公司档案的保管期限定为永久、长期和短期3种：

1、永久保管：凡是反映公司主要经济和管理活动以及基本历史面貌的，对公司的建设发展有长远利用价值的档案资料，列为永久保管。

2、长期保管：凡是反映公司系统的经济和管理活动，在较长时间内对公司建设和发展有利用价值的档案资料列为长期保管，时限一般为10年。

3、短期保管：凡是在较短时间内对公司系统的经济和管理活动有利用价值的档案资料，列为短期保管，时限一般为3年以下。

第四章归档工作的程序及要求

第11条、划定归档范围，目的是保证确有参考价值的文件资料能齐全完整地立卷保存，既避免遗漏重要文件，以不使案卷重复庞杂。

第12条、公司总经理办公室档案室归档范围一般包括公司系统在经济或管理活动中形成、使用并办理完毕，具有参考价值的文件资料。主要有：

1、公司各部门及分公司形成的直接反映本身业务工作的重要文件。

2、与各部门及分公司产生的文件有密切联系的上下级单位的批复、批准、请示、报告等文件资料。

3、各部门及分公司开展工作需要遵循和查考的上下级单位的文件资料。

4、具有参考价值的不相隶属单位的文件资料。

5、具体归档范围详见附件。

第13条、立卷应根据文件的形成规律，如：时间、组成机构、问题、性质、名称等进行分类，以便查找。

第14条、卷内文件的排列应保持内在联系，一般应把来文和复文放在一起，来文在前，复文在后；批复在前，请示在后；正文在前，附件在后；打印件在前，原稿在后。

第15条、跨年度的文件，一般应放在针对的年度，多年的计划、规划放在开始的一年，多年的总结放在最后一年，既有计划又有总结放在总结为主的一年。

第16条、卷内文件经过系统排列后，应用阿拉伯数字编写页号，以固定排列顺序，方便查找。

第17条、编号的位置应当统一，一般左侧装订的案卷编在右上角，凡有字迹的纸页每页正面编一个号，大张图表折叠后也编一个页号，卷内有印刷小册子的只编一个页号，另在备考中注明。

第18条、编号宜使用铅笔，以区别原有文件页码，并便于编排时修改，必要时也可使用编号机。

第19条、在每卷文件前须填写卷内文件目录，用以介绍卷内文件内容与组成。卷内文件目录包括：顺序号、作者、文件标题、发文日期、所在页号、备注等。

第20条、卷内文件目录除一份附在卷内文件首页之上外，应复印一份填写卷号，按案卷排列顺序装订成册，做为查找文件的工具。

第21条、备考表是用来说明卷内文件的状况，应注明卷内文件实有页数、立卷日期、立卷人签名，日后卷内文件如有变动，档案管理人员应及时注明。

第22条、案卷封皮应用统一的厚纸印制，使用毛笔或钢笔正楷字填写，主要包括：组织机构名称、案卷标题、卷内文件页数、立卷日期、保管期限、全宗号、目录号、案卷号等。

第23条、归档案卷均应装订，以避免文件散失或损坏，未经许可不得随便拆卷。对于某些特殊珍贵的手稿、照片、图纸，可采用卷盒、卷袋保管。

第24条、案卷装订前，须去掉文件上的金属钉、针，以防年久腐蚀文件。凡书写未留装订线的应补贴加边，残破文件应当修补。装订时使用线绳勒紧结牢，注意防止倒置、脱漏页张。

第25条、案卷经过编目装订后，应按保管期限分别排列，并注意保持每卷之间的内在联系，以系统反映本部门的年度工作。

第26条、将系统排列的案卷按案卷顺序号、案卷标题、卷内文件起止日期、卷内文件页数、保管期限、备注等编号登记就形成案卷目录，该目录可作为各部门向总公司档案室移交案卷的依据和凭证。

第五章档案移交办法

第27条、每年3月底前，为公司各部门及分公司向公司档案室移交档案的截止时间。各部门档案管理人员应按本条例要求完成上年度文件资料的收集、整理、立卷，经公司档案