物资供应管理办法

晋城煤业集团物资供应管理办法

第一章总则

第一条为了加强和规范集团公司物资供应管理工作，落实计划与采购、监督与检查、指导与协调、服务与管理职能，实现物资供应管理工作的制度化、规范化、标准化、信息化目标。制定物资供应管理办法。

第二条物资供应管理办法包括：计划管理、采购管理、供应商管理、仓库管理、废旧物资管理、低值易耗品管理、物资统计报表管理。

第二章管理体制及职责

第三条管理体制

一、实行集团公司、矿（公司）两级管理体制。

二、物资采购权归晋城煤业集团装备物资分公司（以下简称：装备物资分公司），对所有物资实行集中统一管理。

三、各矿（公司）物资供应部门负责需求计划的汇总上报，物资验收、仓储管理、发放及与基层有关的管理事项。

第四条装备物资分公司，负责集团公司本部、分公司物资的采购供应，负责煤炭板块所属各子分公司（十大矿）生产、建设所需设备、配件、材料的统一采购供应，负责集团公司各非煤企业大宗原材料、主要设备及配件的集中采购供应，并负责对各矿（公司）

物资供应部门工作给予指导、管理、监督和检查。集团公司对供应商实行统一管理。

第六条集团公司各矿（公司）物资仓储由各矿（公司）管理，装备物资分公司有权调拨集团公司各单位的库存物资。

第七条特殊情况下，经装备物资分公司审核批准，可委托基层供应部门自行采购。

第八条装备物资分公司工作职责

一、负责贯彻落实集团公司物资供应管理工作的方针、政策，制定物资供应管理制度和管理办法。

二、负责设备、配件、材料集中采购供应、服务和装备物资、火工品业务管理的平台和载体。服务生产、保障供应。

三、负责定期布置、安排、总结集团公司的物资供应管理工作。对集团公司物资供应管理工作进行指导、检查、监督和考核。

四、负责集团公司物资平衡调剂、废旧物资管理和仓库管理工作。积极推行物资代储代销工作。

五、负责分管预算指标的落实，加强全面预算管理，确保完成各项指标。

六、负责集团公司供应系统的业务培训工作。

七、负责集团公司的物资统计报表和建立并完善供应管理信息系统。

八、完成集团公司领导交办的其它工作。

第九条各矿（公司）物资供应部门工作职责

一、接受装备物资分公司的业务指导，落实本单位物资供应管理工作。

二、负责本单位物资需求计划的编制、汇总，并按时上报装备物资分公司。服务基层、保障供应。

三、负责本单位物资统计报表的编制，按时上报装备物资分公司，建立和保管物资统计资料档案。

四、加强仓库和现场管理，做好物资的验收、保管、保养、发放和使用，配合上级部门做好物资调拨工作。

五、负责制定、落实本单位的储备资金及废旧物资的回收、利用、处理等项管理工作。

六、负责本单位物资安全管理工作，建立完善各项安全管理制度，定期进行安全检查，发现问题及时处理。

七、完成装备物资分公司交办的其它工作。

第十条 物资供应管理业务流程图

第十一条流程图说明

一、区队、车间使用计划：根据月作业计划及材料、配件消耗定额，由区队、车间材料员和工程技术人员负责编制，并报供应（机电）部门。

二、调整汇总：供应（机电）部门对区队、车间上报的材料、配件计划进行审核、调整并汇总。

三、利库调整：供应（机电）部门汇总区队、车间使用计划后，进行利库，对计划进行核对，形成汇总计划。

四、矿（公司）需求计划：供应（机电）部门对计划进行编制汇总，形成本单位的月需求计划。

五、审批：本单位需求计划经供应（机电）科长、主管领导审批盖章后，上报装备物资分公司（计划同时在供应管理信息系统生效）。

六、汇总：装备物资分公司对各矿（公司）上报的需求计划进行汇总。

七、平衡调剂：装备物资分公司汇总计划后，在集团内部进行平衡调剂。

八、采购计划：平衡调剂完毕后，装备物资分公司按照物资采购权限，确定物资采购方式。编制采购计划。

九、招标采购：公开招标物资计划，经集团公司分管领导审批后，实施招标采购。其它物资由装备物资分公司组织采购。

十、签订合同：按规定程序进行招标比价后，与供应商签订合

同。

十一、到货验收：到货后，由使用单位组织有关部门或技术人员进行验收。验收无误后，报财务部门按合同规定办理付款手续。

十二、入库：验收完毕后，办理入库手续，登账上卡。

十三、保管：按照不同物资的保管保养要求，对设备、材料、配件进行保管。

十四、出库：按区队、车间使用计划和各矿（公司）需求计划发放出库。

第三章计划管理

第十二条材料配件计划的编制

一、计划编制的原则：实事求是、保障供应、统筹兼顾、经济有效。

二、计划编制的依据：物资采购计划要根据年度消耗量、前期库存量（含代储代销物资）结合合理储备来确定。年度消耗量的确定要依据生产任务、生产条件、消耗定额、工程计划等综合要素测定，并与年度各矿（公司）生产成本、工程资金计划中有关预算指标相统一。

第十三条计划的分类

一、按计划提报单位层次可分为：

（一）区队、车间物资使用计划

（二）矿（公司）物资需求计划

（三）集团公司采购计划

二、按计划提报时间可分为：

（一）年度物资需求计划

（二）月度物资需求计划

（三）应急物资需求计划

（四）临时急用物资需求计划

第十四条计划的审核

各单位需求计划必须经各矿（公司）主管领导、供应（机电）科长、计划员签字及单位盖章后上报装备物资分公司。

第十五条计划编制上报时间

一、年度物资需求计划：使用单位于上年11月前上报装备物资分公司。年度计划主要是全年常用批量物资计划，占全年需用量的70%以上。

二、月度物资需求计划：正常计划，使用单位于每月5 日前上报装备物资分公司。由于生产任务、工程或设计变动和计划不周，使用单位需对材料及配件计划提出补充（追加），应在当月的20日前上报装备物资分公司。追加计划每月一次，补充量不得超出本单位当月正常计划量的10%。

三、应急物资需求计划

面对突发性生产安全事件及季节性灾害应急抢险救灾物资的需求，使用单位提出申请，经领导核准，先组织到货再补办相关手续。

四、临时急用物资需求计划

对生产临时急用的物资，使用单位在急用报告上必须有供应（机电）科长签字并加盖单位公章，写清物资的使用地点，急用原因、型号规格、物资编码、要求到货时间等。急用计划同时必须在“供应管理信息系统”中报送，填写计划类别时：报送时间超过当月5号的选择当月的“追加计划”；若超过当月20号的选择下个月的“正常计划”。

对不常用的和量大的需求计划使用单位必须附有计划使用说明。

所有计划的报送必须运用“供应管理信息系统”。

第十六条设备计划

发展与建设局下达设备及设备大修计划后，使用单位填写资金跟踪卡附技术要求报送装备物资分公司。技术要求应包括：设备名称、主要参数、质量要求、计量单位、数量、供货时间、使用地点或用途等内容。技术要求必须有相关人员及部门的审核签字，所提供的设备名称、主要参数必须与计划及资金跟踪卡相一致。属于备用和增容的设备要注明原设备生产厂家，出厂编号。设备计划的报送要运用“设备管理信息系统”。

第十七条需求计划的确认。年、月度正常计划由装备物资分公司统一确认，纳入物资招标或其它方式采购范围，临时（急用）需求计划由装备物资分公司审核后制定采购预案，并实施招标或其它方式采购。对确认的需求计划，装备物资分公司必须全力组织采购，

确保生产、建设需要。

第十八条各矿（公司）物资供应部门要增强物资计划的准确性、严肃性，可执行性，任何单位和部门不得无计划订货、无计划结算，无计划发货，违者严肃追究相关人员的责任。

第十九条各级物资供应部门要从加强计划管理源头入手，处理好生产与储备之间的矛盾，在保证生产的同时，合理储备。

第四章采购管理

第二十条采购原则

物资采购遵循的原则是：透明、公开、公平、公正。坚持技术先进、质量可靠、经济合理和货比三家的原则。

第二十一条采购权限

一、按照?晋城煤业集团招标管理暂行办法?、?晋城煤业集团物资招标采购实施细则?，属于招标采购范围的物资是：1、国家及省批准建设的工程建设项目、纳入基本建设项目管理的自有资金项目所涉及到的设备、配件、材料采购；2、企业自有资金：单项合同估算价在100万元以上的设备、配件、材料采购。

属于上述情况的物资采购上报集团公司招标办公室进行。

二、除第一种情况以外的物资采购由装备物资分公司组织进行。

三、特殊情况下，装备物资分公司可委托各矿（公司）物资供应部门进行采购。

第二十二条采购方法及方式

除第二十条第一种情况以外的单项合同估算价在10万元-100

万元人民币的可采用邀请招标采购方式、竞争性谈判采购方式、单一资源商务谈判方式。所有采购方式在执行过程中要实施集体性、精细性商务谈判。通过阳光化的采购过程降低物资采购价格。

一、采用邀请招标方式采购

（一）单项合同估算价在10万元-100万元的物资；

（二）技术复杂或有特殊要求，公开招标只有少数几家潜在投标人可供选择的；

（三）涉及国家安全、国家秘密或者抢险救灾，适宜招标但不宜公开招标的；

（四）采用公开招标形式的费用占项目总价值的比例过大时；

（五）法律、行政法规规定不宜公开招标的。

二、采用竞争性谈判方式采购

（一）招标后没有供应商投标或者没有合格的或者重新招标未能成立的；

（二）技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；

（三）采用招标所需时间不能满足安全生产紧急需要的。

三、采用单一资源商务谈判方式采购

（一）只能从唯一供应商处采购的；

（二）必须保证原有采购项目一致性或服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购的；

（三）发生了不可预见的紧急情况不能从其它供应商处采购的；

（四）国家及地方法律法规政策有特殊要求的。

四、单项合同估算价在10万元人民币以下的可采用比价方式采购。

符合上述第二条和第三条情况的可不进行比价采购。

第二十三条对于集团公司内部所属企业生产的产品，在同质同价下，优先使用集团公司内部产品。

第二十四条物资采购合同管理

工业品买卖合同是规定和约束双方权利和义务的法律文本，可保护双方经济利益，最大限度地减少经济纠纷，采购物资时必须签订合同。

一、签订工业品买卖合同的依据是物资采购计划，合同签订的出卖人必须是经过招标、比价等形式所确定的供应商，合同价必须是招标、比价等形式确定的价格。

二、工业品买卖合同采用国家标准合同和招标文件条款规定格式。要对合同条款认真填写，依照采购计划认真填写物资的名称、规格、质量标准等，避免填写失误造成进货错误。按照合同法认真填写涉及纠纷、赔偿、仲裁的条款，避免合同欺诈给企业带来损失。

三、工业品买卖合同的签订要严格执行集团公司?合同管理办法?、?授权委托管理办法?、?关于进一步加强集团公司合同管理的通知?。合同经双方签字盖章即发生法律效力。若解除、变更、终止均须双方协商达成一致意见。

四、合同履行

合同生效后，按合同交货进度，及时催促卖方按时发货。收到货物后，按验收程序及时进行。验收合格的货物办理验收单，并持有关发票到财务部门办理结算手续。

五、合同存档

各级物资供应部门要妥善保管已签订的合同及其技术协议、变更文件或通知，要建立合同台账，按类别、日期进行整理和保管。

六、问题处理

（一）如发现货物品种、数量或重量与合同不符的；经检测，质量与合同约定标准不符的，可拒绝接收或将货物退回卖方并及时告知卖方，就退货、经济补偿、赔偿和罚款事宜按合同规定进行谈判。

（二）如发现缺货、供货延迟等问题，应及时上报主管领导处置，寻找替代品或供应商。并保留追究经济赔偿的权力。

第五章供应商管理

第二十五条供应商的准入

一、准入的方式

（一）供应商的准入要与物资需求状况相结合，因供应商库内无满足要求的供应商或可供物资供应商的产品质量、技术性能等不能满足采购需要时，可新增供应商。

（二）各矿（公司）推荐新增供应商时必须有推荐报告，报告中应有使用单位的试用评价（或调研报告）及矿（公司）领导的批示，方可进入装备物资分公司对供应商的审查程序，对供应商全面

资质认定后，进入备选供应商库。

第（二）条必须符合第（一）条的基础上才可新增

（三）原厂配件供应商实行直接准入制度。

二、通过准入方式进入的供应商必须具备以下条件：

（一）具有法人资格或具有独立承担民事责任的能力;

（二）注册资金50万元以上。

（三）遵守国家法律、行政法规，具有良好的信誉;

（四）具有履行合同的能力和良好的履行合同的记录;

（五）具有良好的资金财务状况;

（六）具有良好的售后服务条件和能力。

（七）根据采购项目的特殊性，对供应商的其它特定要求条件。

三、供应商的准入程序

（一）通过准入方式进入的供应商，携带相关资质证件（按归档资料）填写供应商基本资料调查表。

（二）对备选供应商进行调查。对供应商采取历史（业绩）评价、样品评价、现场评价的方式进行。a. 对供应商以往提供的类似产品或其它产品在集团公司的使用情况及其他情况进行评价;b. 将

供货商提供的样品进行试用，实际验证评价;c. 赴供方所在地对其产品进行评价。合格后填写新增供应商审批表，经相关人员审批后，确定为合格供应商。

四、供应商的建档

新增的合格供应商，实行一厂（公司）一档

具体归档资料：

①供应商基本资料调查表。

②供应商营业执照（复印件并加盖公章）、税务注册登记证（复印件并加盖公章）；

③生产许可证（复印件并加盖公章）；

④国家规定的有关入井产品的安全标志（防爆）等证件（复印件并加盖公章）；

⑤质量、环境、职业安全健康管理体系认证和其它有关证件（复印件并加盖公章）；

⑥其它有关证件（复印件并加盖公章）；

第二十六条供应商的管理

建立供应商管理库和供应商档案，对供应商库成员实行动态监督，定期对供应商进行综合评价，确定资质等级。既要做到对优秀供应商的适时准入，还要对不合格供应商进行淘汰，形成竞争机制。

一、建立健全供应商档案，加强供应商基础信息管理，完善供应商信息数据库。

二、建立对供应商分类管理。根据以往业绩和评价将供应商划分为长期战略伙伴、普通客户及备用客户，进行分类管理，对长期战略伙伴优先提供招标、比价的机会，普通客户次之。

三、每年对供应商进行评价，对存在质量问题、不能满足供货要求的供应商库成员进行质询、淘汰更换。对长期评价保持优良的可晋升为战略合作伙伴关系。

四、所有的投标商都必须在合格供应商库中选取，如果供应商库中确实不能满足需要时，可以通过网上了解和实地考察增加投标商。

五、参于招标、比价的供应商必须资质证件齐全，涉及到井下安全生产的产品必须有相应的生产许可证、煤安标志证及防爆合格证等。

六、选取供应商时，优先选取集团公司内部企业，优先选取生产厂。如果供应商库中确实没有生产厂的，可以选择代理商，但代理商必须有生产厂的代理证书，否则不予选取。

七、对供应商实行专业化管理，明确供应商的供货范围，取消“万能供应商”。

第二十七条供应商评价。

一、供应商评价工作由装备物资分公司牵头组织，相关人员及使用单位共同参与。

二、通过评价划分长期战略合作伙伴、普通客户及备用客户。长期战略合作伙伴必须是制造商，免于评价。

三、所有中间供应商要进行评价。

四、年度内有不良记录的厂家要进行评价。

五、每年进行一次供应商总评，对上年度供货的合格供应商进行综合评价，主要评价其产品的质量、价格、履约能力、安全、环境、售后服务等。评价结果分为四个等级优、良、合格、差。经评价，合格的继续保留、差的淘汰。

第二十八条供应商的退出

一、凡因供应商品质不良或交期延误而造成的损失，由供应商负责赔偿，并取消其合格供应商资格

二、评价结果差的供应商直接淘汰。

三、凡有下列行为之一者，应立即终止供应商供货资格。

①产品相关证件失效，未及时补办的；

②进入合格供应商名单后连续三年未发生业务的。

四、凡有下列行为之一者，应立即终止供应商供货资格，三年内不得进入合格供应商名库。

①质量管理和技术水平下降，不能保证所供产品质量；

②提供的相关证件及资料有伪造现象，所供物资以次充好、以假充真等商业欺诈行为的；

③代理商用其他产品冒充所代理厂家产品的；

④报价不实事求是，采取低价策略进入后不能履约的；

⑤涉及各种违法行为，特别是经济犯罪行为的（包括在其他单位涉案，并列入检察机关通报的供应商）。

第六章仓库管理

第二十九条仓库布局与建筑

一、仓库平面布局和货物流程合理，仓库建筑坚固适用，符合采光、通风、防尘、防潮、防火要求，库区、料棚平整，道路畅通。

二、库内设施齐全，有仓库管理五项基本制度，即：保管员岗位责任制度、物资验收制度、物资保管保养制度、物资发放制度、防火制度及安全保卫制度，并悬挂张贴在明显位置。库房办公室要有储备资金动态牌板，按月填写物资分类储备资金占用情况。每个库内要设置四号定位图版。

第三十条物资验收

一、物资验收依据

物资入库验收就是依据与供应商签订的合同或协议及供应商所附有关质量证明书、合格证、技术图纸、装箱单、磅码单、发货明细表等，按有关验收标准对物资进行品名、规格、质量、数量、性能等指标的检验和确认。

二、验收的准备工作

（一）熟悉精通验收标准、验收凭证等验收资料。

（二）配备、会用并经常保养好验收需用的器具。对所有的验收器具，必须事先检查、校对，保证准确。

（三）对验收人员要定期进行物资验收知识的培训，使其熟练掌握、应用。

（四）确定好物资的存放地点、堆码形式及保管方法。

三、物资验收的期限

物资验收工作要求及时、准确，要求见物、见单后立即验收。一般物资最迟不超过三天，大宗材料和大型设备不超过七天。（机电处规定的15天）验收无误后，要及时签章、登卡、入账。机电设备需注明生产厂家和出厂日期。

四、数量的验收

根据合同、协议的规定，对到货入库物资的数量进行清查核实，确保数量准确。验收方法一般有：检斤、检尺、点数、复合验收（采用两种或两种以上的方法）

（一）抽样验收：所有物资到货，必须首先清点件数和数量。凡有下列情况之一者，可采取抽样验收。

1、证件齐全，数大、件多、包装完整无疑者；

2、验收易损坏物资或包装破坏后不易恢复的物资，在抽样时，件数必须清点，以生产批次或运输批次抽样5—10%以鉴别质量性能是否合格，数量是否准确。

（二）理论换算：按国家规定和合同要求换算方法，换算验收。

（三）重量检斤：用国家规定的标准器具，称重验收。

（四）检尺验收：用国家规定的标准器具，按国标规定的检测方法或合同要求进行验收。

（五）点数计重：统一重量的包装物资（如水泥）可点数计重验收。

（六）求积验收：黄砂进货时，可过磅称重。但验收盘点时，

可堆成一定形状后，丈量求积换算重量。

（七）数量验收误差

1、以个数为计量单位的不准有误差。

2、以重量为计量单位的准许有3‰误差；贵重金属不准有误差。

3、以长度为计量单位的准许有1%误差；坑木木材以m3为计量单位的，准许有1%误差。

4、一切物资验收，均需按合同规定的计量办法验收，在规定误差范围内，按实发数量收账。超过上述误差者，则做为数量不符验收。

五、规格质量的验收

（一）规格的验收：根据技术特征或合同的规定，对验收物资要全部进行尺寸规格的检验。

（二）质量的验收：根据物资种类和属性，按有关质量标准和合同要求，对到货入库物资进行外观和内在质量检验。

1、进行质量验收首先要对物资外观质量验收，验收人员通过感观对物资的包装、外形是否损坏或污染等进行验收。

2、对一些需要进行物理、化学性质进行检验的物资，验收人员可通过配备的检验设备进行检验，如不具备检验设备等工具，可送交具备资质的专门或指定的检验部门代为检验。

六、物资验收责任的划分

（一）一般性材料和小型设备，由仓库验收组验收。

（二）大型成套，技术性能较强的机电设备和物资（含进口）

到货后，应由使用单位报请有关技术部门或国家商检部门按照集团公司机电设备管理办法或国家有关规定负责验收。

（三）验收人员对所有物资验收都要做验收记录，并应妥善保管备查。

七、验收中发现问题的处理。

（一）货物与凭证不符的不验收。

（二）发现数量不符、质量不合格、短缺、损坏、无质量证明和技术资料不全的不验收。

（三）未经验收或验收不合格，不能动用。设立“待验收区”和“不合格区”。

（四）对上述情况要认真填写记录及时通知主管领导和供应商，按有关规定及时处理。

八、物资验收合格后，由验收人员或保管员在物资验收单上签字，填写品名、规格、型号、单价、数量、以及来料单位，编号后登记入账。

九、填写物资验收报告

进行物资验收时，要做好验收记录，验收工作完毕，要及时填写验收报告。验收报告包括以下内容：

（一）检验物资的品名、规格、数量（应收数量，实收数量）（二）入库时的包装情况

（三）到库的日期与检验日期

（四）供方提供证件情况