谈谈银行办公室职能及其主任职责定位的问题

谈谈银行办公室职能及其主任职责定位的问题今天，在这里召开全系统办公室主任会议，我认为很重要、很必要。

因为办公室及其主任的职能职责决定了召开会议的重要和必要。

虽然一个会议不能解决全部问题，但它是为了更好地解决问题而开的。

以召开会议的形式推进工作，能够起到回顾总结、探索经验、交流思想、学习借鉴的作用，达到承前启后、开拓创新的目的。

很幸运的是，能应邀列席这个会议，又一次与大家坐到了一起。

据我了解，上上下下都是好样的，无论董事长、监事长、行长还是经营班子全体成员，无论各部门负责人、分支行负责人还是全体员工，一直以来，都是抖擞精神，昂扬斗志，有活力、有朝气，状态可嘉，形象良好，无愧于一支奋发向上、登高远望、攀崖淌流、勇往直前的地方经营队伍，特别是办公室主任及其成员，多年来肩负重任，尽职尽责，任劳任怨，默默奉献，为推进的发展作出了积极贡献，工作可圈可点，成绩可喜可贺。

毫不掩饰地说，由于曾在XX工作过，我一直关注的发展，对你们前进过程中每迈出的重要一步，都充满着赞赏，对你们所做的工作和取得的成绩，既萌发几多感慨，也沉浸几多欣慰，虽然作为局外人，但我仍然分享着你们的硕果和喜悦。

我也曾经当过办公室主任，虽然是党政机关，但性质和职能一样，所做的工作大同小异，无非是对象不同而已。

或多或少的经历，与你们的酸甜苦辣具有同感，对办公室的职能和办公室主任的职责有所体会和感悟。

昨天XX主任告诉我，你们董事长要我在会议上讲一讲，起初我还想推辞，觉得身份不合适，唯恐有不便之处。

但今天我还是来了，原因很简单，那就是我对这支队伍充满感情，对的发展充满信心。

既然来了，总还得多少说一说，鉴于这是个办公室工作会议，我就与大家交流交流关于办公室工作及其办公室主任的有关问题，但愿我们彼此之间都有收获。

需得说明的是，交流的内容，实践居多，理论几乎属于空白，即使是实践体会也是肤浅之见，一孔之见，泛泛而谈，不必在意，仅供大家做些参考到底讲些什么，昨天晚上我七拼八凑罗列了十个问题，归结起来想讲二十个字的问题，那就是“明晰、弄清、把握、肩负、确立、提升、洞察、着力、处理、注重”。

也许不那么准确、得体、严谨，但临时抱佛脚，我也只好献丑于诸位了。

要明晰一个定位：我认为，无论任何部门、任何单位，无论是哪一级部门、哪一级单位，无论是行政机关、还是公司企业，办公室的定位，好比“门面+窗帘”。

打开“门面”就意味着在办公、在营业。

关上“门面”就意味着没有办公、没有营业；拉开“窗帘”就意味着面向世人，拉拢“窗帘”就意味着与世隔绝。

这说明办公室的工作停不得，也说明办公室地位特殊、作用重要。

纵观各行各业，可以说，办公室是“错综复杂”的部门，“千头万绪”的事务，“冠冕堂皇”的岗位，“鲜为人知”的工作。

要弄清两个概念：先谈谈办公室的概念。

办公室也可以说是一个部门、一个企业的办公场地，在这个办公场地里，按功能分布着不同的办公地点。

而办公室是众多职能划分的一个重要板块，是“单位”中的“部门”，或是“部门”中的“单位”，既是全面融入的组成部分，又是相对独立的职能板块。

虽然每个分工板块都有办公室，每个人或几个人都有办公室，但这是办公场地的统称，换句话说，那是放办公桌的地方。

作为众多办公地点当中的“办公室”，其基本概念就是“部门的神经系统、办公的核心部位”。

所谓神经系统，就是在一个部门肩负着牵一发而动全身的职责。

所谓核心部位，就是在一个部门中发挥承上启下、协调左右的作用。

办公室既是一个单位的部门，同时在某些方面又代表单位行驶职权，比如以办公室的名义行文实质上就是代表单位行文，指示层次上的差异问题。

我认为，作为办公室主任，就是承担“办公室”主要任务的工作人员，其基本概念就是“大内总管+跑堂师傅”。

所谓大内总管，就是包罗万象、事无巨细、无处而不及，无为而不治。

所谓跑堂师傅，就是手不住、脚不停，巡回往复于各个环节之间。

要把握三个特性：无论党政机关还是企事业单位，办公室都具有综合性、规范性、从属性的特点。

一是综合性。

办公室作为综合办事机构，工作千头万绪。

决策部署要通过办公室传达，多种信息要在办公室汇集，各方关系要由办公室协调，工作运行要靠办公室保障。

必须通盘考虑、统筹照应，突出重点、有序推进，确保工作有效展开。

办公室职能的核心是协调服务，而协调服务的关键在于参谋到位。

所谓“参谋”，就是要参与谋划，特别是要先谋、善谋。

所谓“到位”，就是思路要着眼全局，内容要围绕中心，建议要有理有据，对策要实在可行。

只有这样，才能真正“参”在点子上、“谋”在关键处。

办公室要把提高参谋水平作为重要取向，精力向这里集中，力量向这里倾斜，真正使办公室成为“参谋部”。

办公室的工作面宽事杂，从管家理财到用水用电，从员工就餐到清洁卫生，从车辆管理到安全保卫，看似平常甚至琐碎，却都服务于中心、配合着全局。

作为办公室主任，要悉心从全局工作来考虑每一个运行环节，从配合领导工作来看待每一项具体事务，力求缜密一些，细致一些，完美一些。

二是规范性。

一个单位的办公室，从办文办会到统筹协调，从文件收发到值班登记，从接待安排到后勤服务，每项工作都有明确的规定、严格的程序，具有很强的规范性。

与此同时，办公室要适应中心工作的节奏和要求，又必须做到高效运行。

但要注意，机械地规范可能影响效率，片面强调效率又可能失之规范，决不能图省事、“下跳棋”。

办公室的每一项工作涉及多个环节，某一个环节工作的延误，都会影响整体效率。

因此，每个环节的工作都要达到一流标准，该履行的职责一定要负责把关，防止草率从事、“划圈”了事，更不能责任下推、矛盾上交。

要强化时间和效率意识，分别轻重缓急，明确时限要求，加快工作节奏，快事快办、急事急办，防止“老病”复发、拖延误事，造成一般文件呈送领导都是“急件”、重要信息报送领导都是“旧闻”。

三是从属性。

办公室的主要职能是服务决策层，根据意图和需求开展工作，在内容、程序、时间、方式等方面都具有从属性和被动性。

只有努力把握意图，自觉适应需求，才能在被动中争取主动。

要注意把握时代变化的大趋势，注重从上级指示精神、重要会议以及政策文件中捕捉信息，对经济社会中带倾向性、苗头性的问题敏锐反应，不断增强工作的预见性。

要善于长计划短安排，每年、每个阶段要抓什么工作，开什么会议，搞什么活动，年初都要有通盘考虑和常规安排。

要注重从工作常态中把握定势，从变化中找到规律，进而对例行性、日常性工作制定操作规范。

对各项工作要注重打足提前量，超前研究问题，预先制定方案，做到思之在前、谋之在先，防止“临时抱佛脚”、领导催着办。

要肩负四个职能：总体来讲，办公室的职能大同小异，无论是行政机关，还是企业公司，其办公室的职能概括起来是四句话十二个字，即“文会事、审督调、综牵传、补替通”。

所谓文会事，就是办文、办会、办事；所谓审督调，就是审核、督办、调研；所谓综牵传，就是综合、牵头、传递；所谓补替通，就是补缺、替代、沟通。

简而言之，就是“承办文会事，负责审督调，联系上中下、沟通你我他”。

要确立五个观念：一个部门或一个企业的办公室，在该部门、该企业的发展中，扮演着十分重要的角色。

鉴于办公室的重要职能，在树立观念的问题上，要在“多”字上做文章，力求多多益善，集腋成裘。

一是要树立多悟的观念。

凡事都要多思考、多琢磨、多领悟。

通过勤动脑子多思考，可以迸发精彩纷呈的火花，有益于升华思想境界。

通过煞费苦心多琢磨，可以发掘丰富多样的亮点，有益于激发思维敏捷。

通过静下心神多领悟，可以产生举一反三的灵感，有益于强化主观能动。

二是要树立多学的观念。

多学则自清、多学则自明、多学则自精，作为办公室主任，要做到先学、勤学、深学。

先学是履职之责，勤学是工作之需，深学是提升之要。

三是要树立多干的观念。

多干，是办公室职能所定、职责所致，要有一种“我不干谁来干”的思想，要有一种“你不干我来干”的精神，要有一种“我先干起来你再跟着干”的方法。

四是要树立多创的观念。

办公室处于一个部门或一个企业的前沿，要多洞察、多体验、多创新。

通过多洞察，为履职“躯体”增添“营养”。

通过多体验，为履职“树干”增添“枝叶”。

通过多创新，为履职“舞台”增添“演艺”。

五是要树立多为的观念。

有为才能有位，有位必须多为，只有多多作为，才能作为多多，不作为就将失去作为的舞台，少作为亦将减少作为的机会。

要提升六个能力：一个部门或一个企业要向前推进，关键取决于贯彻落实层面。

作为办公室，是这个要做落实层面的综合部门，要在提升能力上做文章、花力气、下功夫，真正做到能说会道，能写会做。

一是要提升参谋能力。

通过多学、多思、多悟、多调研，当好决策参谋。

二是要提升统筹能力。

要善于综合、敢于牵头、乐于协调、勤于督查、精于办会，全方位强化履职水平。

三是要提升办文能力。

文稿、文件、文秘、文电的高质量起草、出台和高效率运行，对于一个部门或一个企业的发展至关重要，作为办公室，要切实加强这方面的工作，把住质量的“生命线”。

四是要提升推进能力。

再好的决策和部署，都要靠贯彻落实，作为办公室，既要当好“排头兵”，发挥“先遣队”的作用，又要充当“推进器”，发挥“催化剂”的作用。

五是要提升应变能力。

事物的发展运行中，不可能一帆风顺，难免出现这样那样的问题，甚至是急难问题，或者是意想不到的问题，作为办公室，要注意总结历史经验，增添新的措施，努力提高应对水平。

六是要提升交际能力。

交际就是交往、交流、交结，无论对内对外，交往、交流、交结都至关重要，作为办公室，在这方面要多下工夫从全面提升办公室能力的需要出发，这里我要多说几句。

办公室犹如一部“机器”，由许多承担不同功能的“部件”组成。

“机器”的协调运转，既有赖于单个“部件”的正常工作，更离不开组成“部件”的整体联动。

提高办公室的履职能力，要在“四个好”上着力。

一是要建设一个好班子。

办公室具有“复合型”的特点，办公室主任肩负“多面手”的职能。

办公室班子成员，是办公室各项工作的领导者、组织者和推动者。

整体功能发挥得好不好，首先体现在领导班子的状况如何。

对办公室领导班子而言，尤其要在团结和廉洁上下功夫。

团结，就是要增进合力。

“班长”要统揽全局、公正处事，抓要务、谋大事，并注意调动和激发“一班人”的积极性。

其他成员要分工负责，各司其职，配合支持。

成员之间要加强沟通，相互补台，思想上求共识，行动上求一致，不断增强班子的整体合力。

廉洁，就是要严守“规矩”。

廉洁自律的各项规定，是为政者必须遵守的基本“规矩”，是不能逾越的规定底线。

二是要带出一支好队伍。

带好队伍是办公室主任的重要职责。

作为办公室主任，既要在工作上把方向、出思路，又要在带队伍上下功夫、见实效，防止光照全局而“灯下暗”，外面有序而“家里乱”。

三是要形成一种好风气。

风正才能心齐，和谐才有基础。

办公室的作风，不仅直接关系整体功能的发挥，还会影响单位的形象。