合同报件审批及盖章的流程管理规定

青岛X X X X有限公司关于合同、报件审批及盖章的流程管理规定

1.目的：为进一步规范我公司经济合同及对外报件的审批、盖章流程管理，加强监督约束，做好风险防范，特制定本流程管理规定如下：

2.适用范围：青岛XXXX有限公司各部门

3.流程管理涵盖种类：

公司级经济合同

房屋租赁合同

工程施工合同

对外报件

4.合同、报件的审批、盖章流程及要求

公司级经济合同

公司级经济合同，由公司总经理负责前期谈判和确定。

正式合同的起草由总经理指定人员承办，合同内容须忠实体现前期谈判约定，包括业务内容、双方要求、完成时间、收、付款时间、违约责任及其他约定事项等。

合同草拟完成后，由承办人员填写《合同（协议）审批表》（见附件1）并签字，交由总经理审阅。

总经理对合同内容审核确认，并在《合同（协议）审批表》签字后，即可形成正式合同文本（如无特殊要求，合同文本一般一式三份），并报专职律师处审核。

律师对合同文本内容审核确认后，在《合同（协议）审批表》签字，并在每页合同的背面加盖“法务部合同审批章”。

经律师审核后的合同文本必须先由对方单位加盖公章，再返回公司盖章。对方将合同文本盖章返回后，承办人员持合同及《合同（协议）审批单》按顺序报请各级领导签批、盖章。

公司分管领导盖章后，合同即行生效。合同文本由分管领导处存档一份，财务部存档一份，对方单位一份。

房屋租赁合同

房屋租赁合同，由公司招商部经理负责前期谈判和确定。

正式合同的起草由招商部指定人员承办，合同应采用指定的制式印刷合同，关键部分内容应认真，仔细填写，核实价格、付款时间、违约责任及其他约定事项。

合同填写完成后，由承办人员填写《合同（协议）审批表》并签字，交由专职律师处审核。

律师对合同文本审核确认，在《合同（协议）审批表》签字后，交由财务部审核。

财务部对合同相关数据审核确认，并在《合同（协议）审批表》签字后，即可形成正式合同文本（一式三份），并填写合同编号，交签约客户先盖章。签约客户将合同文本盖章返回后，承办人员持合同及《合同（协议）审批单》按顺序报请各级领导签批、盖章。

按合同约定的时间、金额填写交款单，经财务确认，办理交款手续。

合同于盖章时在分管领导处存档一份，财务部存档一份（置换金部分财务登记），客户一份，招商部保留复印件或电子版。

合同签约完成后，由承办人员把客户信息转物业部建立档案。

签约合同到期后或客户退租后，所签合同作为客户下一期续约及新客户入驻的依据，仍需妥善保管，不得擅自销毁。

工程施工合同

工程施工合同，由公司物业部经理负责前期谈判和确定。

正式合同的起草由物业部指定人员承办，合同应采用指定的制式印刷合同，关键部分内容应认真，仔细填写，核实工程内容、质量要求、工程造价、付款方式、付款时间、违约责任及其他约定事项。

合同填写完成后，由承办人员填写《合同（协议）审批表》并签字，交由专职律师处审核。

律师对合同文本审核确认，在《合同（协议）审批表》签字后，交由财务部审核。

财务部对合同相关数据审核确认，并在《合同（协议）审批表》签字后，即可形成正式合同文本（一式两份），并填写合同编号，交签约客户先盖章。签约客户将合同文本盖章返回后，承办人员持合同及《合同（协议）审批单》按顺序报请各级领导签批、盖章。

合同盖章后，财务部存档一份，签约客户一份，物业部保留复印件或电子版。合同签定后，双方按合同约定进行施工、验收、付款。完成合同履行。

合同履行完成后，所签合同作为今后类似工程施工的参考依据，仍需妥善保管，不得擅自销毁。

对外报件

报件材料编辑：公司所有对外报件（包括文字与图片），统一由公司行政部负责编辑。

报件材料要求：要按照上级指示要点做好报件组织工作，文字撰写要做到行文流畅，层次清晰，有理有据，主题鲜明；图片选择要做到图像清晰，主题明确，图文并茂，具有鲜明的时代感，能体现企业的良好形象。

报件审核：报件所需各项材料由总经理负责审核确认，由行政部按公司对外报件标准格式统一打印制作。

报件数量：除按上级要求上报数量进行准备外，还需加印两份，一份由总经理存档，一份由行政部存档，同时保留电子版。

报件需要盖章的，由承办人填写《印章申请表》，按顺序报各级领导签批、盖章。

报件盖章后，承办人要按上级要求的日期按时办理报送，并做好后期跟进，及时获取信息反馈。

合同盖章流程的例外情况（即我公司先盖章流程）

如出现必须由我公司先盖章的情况，申请部门在履行报审合同的审批程序的同时，需另行履行合同先盖章流程：

填写《合同先盖章审批表》（见附件二），说明先盖章的原因，报分管副总、总经理特批，并注明先盖章合同的份数和先盖章合同的归档日期（自合同盖章之日起不得超过7日）后，方可加盖公章。

有下列情况之一的，合同可以经分管副总、总经理特批后，履行合同先盖章流程：

合同的对方单位是政府机关的；

合同的对方单位是具有强势合同地位的大型企业，且对方要求我公司在合同上先盖章的；

因其他原因，需要我公司先行盖章的。

承办人员将先盖章合同交付给合同的对方单位时，应当填写《签收单》（见附件三）并要求对方单位经办人在《签收单》上签字，作为将先盖章合同已交付给对方单位的证据。

承办人负责我公司先盖章合同的跟踪与收回工作，合同在盖章之日起最长7日内必须返回公司。

5.未收回先盖章合同的经济处罚

先盖章合同如7日内未返回公司，则以合同盖章之日起第8日为起算日，每逾期一日按50元的标准对承办人员给予经济处罚；

承办人员因工作疏漏，无法收回先盖章合同，给公司造成经济损失（包括但不限于诉讼费、律师费、合同对方单位持有先盖章合同追究我公司的违约责任等）的，应当承担公司损失的全部赔偿责任。

6.对公司离职人员未收回合同的审查制度

公司员工离职时，各管理部门应根据现存的《合同审批表》、《合同先盖章审批表》、《签收单》，向公司提供该人员承办的合同的跟踪和收回情况。

离职人员承办的合同存在尚未收回的情形时，公司应当在该职工收回所经手合同后，或公司对该职工进行相应的经济处罚后，再为其办理离职手续。

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