房地产档案资料管理系统
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房地产档案资料管理系统
一、总则
第一条:为了完整、系统地保存本公司在工作活动中形成的公文、图纸、合同、资料、簿册、图表、书信、日记、录音、录像、盘片、传真等各
种门类和各种载体档案,提高归档文件材料的质量,以适用公司领导
决策科学化和公司各项工作的需要,为公司积累门类齐全、结构合理
的档案史料,特拟订档案管理办法。
二、档案的分级负责与归口管理
第二条:本公司的档案管理为“两级分工管理制”即公司为“一级管理”由综合部部负责;各职能部门为“二级管理”,由各部门自行负责。
第三条:鉴于本公司的归档文件资料面广、量大,因此必须分工归口管理,具体分工管理如下:
1、公司一级管理归档范围:
(1)部门(含部门)以上的各种计划、方案、规划。
(2)部门(含部门)以上的各种总结、报告。
(3)部门(含部门)以上的各种重要通知、通报。
(4)部门(含部门)以上的各种文件、纪要、大事记。
(5)各种协议书、合同书。
(6)各种工程图纸底图。
(7)各种设备档案及说明书。
(8)各类工程检测、鉴定报告。
(9)公司财务部、公司年初财务预算报告及年终财务报告。
(10)公司各种审计报告、资产评估报告。
(11)公司各种管理规章制度。
(12)公司各种注册、登记证件、政府批文。
(13)公司各种法律、公证文件。
(14)公司各部门经理人事档案(其余员工的人事档案由人事主任保管)。(15)有董事会成员总经理参加的重大奠基、庆典、新闻发布会等仪式和社会活动的图片资料及电视资料片。
(16)公司发展大事记。
(17)公司总经理亲自起草或修改的重要文稿。
(18)公司通讯。
2、部门二级档案管理归档范围:
(1)公司、部门及职员的各种计划、方案、规划。
(2)公司、部门及职员的各种总结、报告。
(3)公司、部门及职员的各种重要通知、通报。
(4)公司、部门及职员的各种文件、纪要、大事记。
(5)公司的各种管理制度。
(6)其它各种职能业务性文件资料等。
三、公司档案分类表
注:编号解释说明,(公司)(类别)(年份)(细目名称)(月)(日)(编号)四、档案的保管工作
第五条:档案的保管工作必须按规范进行科学管理。其程序如下:
(一)归档程序:
(二)保管程序:
第六条:归档的文件资料,必须根据其性质区别密级(秘密、机密、绝密)和保管年限(短期、长期、永久)进行分类立卷。
第七条:必须建立按分工归口管理的档案借阅管理办法。
(一)凡属公司一级管理的档案——
(1)借阅一般档案资料由综合部部长批准。
(2)借阅秘密档案资料由总经理助理批准。
(3)借阅机密档案资料由副总经理批准。
(4)借阅绝密档案资料由总经理批准。
(二)凡属部门二级管理的档案——
(1)借阅一般档案资料由部门文员办理。
(2)借阅秘密档案资料由部门负责人批准。
(3)借阅机密档案资料由总经理助理批准。
(4)借阅绝密档案资料由副总经理批准。
(三)凡借出或归还都必须健全登记和注销手续。
第八条:对已失去作用或已超过保管期限的档案资料经综合部部长鉴定后,副总经理审核,总经理批准,并进行登记后予以销毁。
第九条:档案管理部门必须做好经常性的防潮、防晒、防虫、防鼠、防火、防盗等维护性工作。
第十条:档案管理员应建立借(查)阅登记本,按文件名、借(查)阅日期、归还日期等内容填写,并由借(查)阅人签名。
第十一条:档案管理员要随时检查档案、卷宗的内容,发现问题应及时上报人事行政部经理,重要问题应及时上报总经理。
第十二条:要妥善保管档案,谨防丢失,不得随意转借,或替当事人涂改内容。
第十三条:档案柜钥匙不得随身携带,应妥善保管。
第十四条:对档案、文件的机密内容,保管人员要做到守口如瓶,严守职责,不得传播或泄露内容。
第十五条:档案管理员要经常清理档案柜卫生,要做到不堆放、不杂乱,整洁有序,醒目易找。
五、借阅人员
第十六条:为确保档案机密程度,档案资料只供本公司员工借(查)用,一般档案借阅期为七天,较重要档案为三天,重要档案不许拿走,在档
案管理人员监督下查阅。外单位若工作需要借(查)阅,必须经总
经理批准方可。
第十七条:借(查)阅人对所借(查)用一般性档案资料,须妥善保管,不得转借、拆散、抽出、复印或在文件上涂改。
六、附件
第十八条:每半年综合部组织相关人员对各级档案管理进行检查评分,
90~100分的档案管理人员记小功(奖励三天基本工资),80~89分嘉功奖(奖励一天基本工资),70~79分为合格不奖不罚,60分以下为
不合格,不合格者记小过(罚三天基本工资)并通报批评。
第十九条:本管理办法由总经理批准后实施,由综合部监控及实施。