文件档案资料综合管理系统培训教程

超越2000文件资料档案综合管理系统

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训

教

程

珠海泰坦软件系统有限公司

超越2000文件档案资料综合管理系统培训教程

目录

一、操作系统的硬件环境安装 (3)

二、操作系统的软件环境 (3)

三、系统的安装 (3)

四、超越2000系统模块基本组成 (4)

五、名词解释 (4)

六、未归档文件管理………………………………………………………………………… 5/6

七、归档文件管理…………………………………………………………………………… 6/7

八、系统维护

一、操作系统的硬件环境

计算机PC机及其兼容机

中央处理器使用Intel C300或以上奔腾处理器建议为P4/C4

内存要求128MB或以上建议为256M

用户在条件许可的情况下应尽可能使用较大的内存。充足的内存可以提供给数据库

系统足够

大的运行空间，可以明显地提高系统的运行速度。

硬盘要求大于2GMB空间建议为40G或以上

建义在安装超越2000文件档案资料综合管理系统时尽量使用较大的硬盘空间。

光驱如需使用光驱安装，推荐4倍速或更高倍速的光驱

显示模式分辨率：800*600点或更高建议为1024*768

高色彩或真色彩

二、操作系统的软件环境

操作系统：WIN98、WIN2000、WIN XP 建议为WIN XP

SQL SERVER或ORACLE数据库

IE浏览器：IE5.0或以上

三、系统安装

1．系统的安装向导

将超越2000文件档案资料综合管理系统的安装光盘放入光驱（CD-Rom）

WINDOWS系统会自动启动光盘中的安装向导程序,出现的界面如图1.1所示。单击“安装超越2000档案管理系统”，进入系统的安装界面。

图3.1

说明：

“安装前必读（请在安装前阅读）”：超越2000文件档案资料综合管理系统的安装说明，即本文件。

“数据库安装”：点击后开始安装SQL数据库。

●“系统安装”：安装超越2000文件档案资料综合管理系统在您的计算机中。

●“数据库初始化”：点击后进行单机版的数据库初始化。

“加密狗驱动程序安装”：在本机中注册超越2000文件档案资料综合管理系统。

“退出安装”：退出安装系统。

注意：有的电脑也有不自动启动的情况，用户可以自己在光盘根目录中找到pAutoRun.exe，双击即可。

2．安装超越2000文件档案资料综合管理系统的步骤

根据安装提示，按默认路径进行安装，一般要求安装在“C：”根目录下，点击“下一步”。

四．超越2000系统模块基本组成

安装成功后，电脑桌面上会有一个兰色图标，双击Windows桌面上兰色的“档案管理”图标，在弹出用户登录窗口中输入原始用户名:sysdba和密码:555,显示有12个相对独立的图标，称为模块，各模块简介如下：

图4.1

●未归档文件管理：对未形成档案的文件进行分类管理。

●卷内文件管理：对档案的卷内目录进行分类管理；凡是目录纸名称有“卷内”两字的表格，都在

该模块操作（如著录、检索、打印等）。

●案卷级档案管理：对档案的案卷条目进行分类管理；凡是案卷、封面都在该模块操作（如著录、

检索、打印等）。

●归档文件管理：文书档案的改革办法（又称新方法），取消案卷，以件为单位进行整理，采用A4

纸打印，“归档文件目录”在该模块打印。

●全宗管理：对档案中的全宗记录进行管理。

●资料管理：对未形成档案的资料进行分类管理。

●综合检索：针对用户对只有所查找的资料一些不完整或零碎的信息情况下,能够进行全范围的模糊

查询。

●借阅管理：将原分布于各子系统中的借阅功能进行集中管理。

●编研管理：

●统计年报：

●数据管理: 所有文件档案的类型和界面增加修改,数据移交批量修改,以及档号的对齐功能等都可

在些模块实现。

●系统维护：进行系统设置和用户管理，用户功能权限和数据权限的设置，以及数据备份等等。五．名词解释

●文件题名：文件标题，最多可输入120多个汉字。

●主题词：提示文件主题内容的规范词。一般根据《档案主题词表》、《公文主题词表》选用。

●责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。

●文件编号：文件在制发时由发文单位编的顺序号，多指文字号、图号等；录入格式如：“穗档字

[2005]012号”。

●文件流水号：一般为年度+顺序号。文件流水号是单一的，并可根据需要进行格式格式。（例如2005

年的第一份收文的文件流水号格式：S2005-001，“S”代表收文的意思，“F”代表发文的意思。位数必须统一）

●日期：文件的形成时间，点击时钟图标显示当日日期，可以修改。

●页数：每一件归档文件本身的有效页面数。

●保管期限：文件的保管年限，常分为永久长期短期。

●归档年度：该份文件应归属的年度，年度格式为4位数，如2005。

●件号：文件的排列顺序号，一般在归档文件整理和移交档案时编制，著录时件号的位数必须统一，

（例如：001、002或0001、0002），如当2000年长期可能有1000份文件时，则第一分文件的件号应为0001。

●机构问题：作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化简称。

●全宗号：档案馆指定给立档单位的代码。

●目录号：全宗内每一本案卷目录的代码。(例如：文件档案的长期的第一本目录：A2.1)

●案卷号: 档案馆(室)内案卷排列顺序号。案卷排列的顺序号位数必须统一（例如：001、002或0001、

0002）

●顺序号：卷内文件的排列顺序号。顺序号位数必须统一（例如：01、02或001、002或0001、0002）

●页号：指案卷内文件每页（张）的顺序。（例如：案卷内最后一份文件的起止号是：56至78时，

其输入格式为56-78。页号之间用半角的“-”隔开）

●份数：一卷档案内具体文件的份数。

●起止时间：一卷档案内最早和最晚的两份文件时间。除会计案卷的格式如：1997.09.01-1998.12.31

外(要含起止年月日)，其余文书案卷和科技案卷等的格式为：1997.01-1998.12（起止年月）六．未归文件管理