湖北自考文书与档案管理复习资料

第一章思考与练习1、什么是文书工作？文书工作的特点是什么？答：所谓文书工作，有广义和狭义两种概念。

广义的文书工作，就是指运用科学的原则、程序和方法，完成对机关文件的制发、处理与管理的一系列工作。

狭义的文书工作，就是指机关单位内文书工作人员所承担的文书的收发、登记、催办、整理与保管等方面的工作。

文书工作的特点是：（1）政治性（2）机密性（3）规范性（4）时间性（5）事务性2、文书工作的重要作用表现在哪些方面？答：文书工作的重要作用表现在以下几个方面：（1）助手作用（2）纽带作用（3）“门户”作用（4）查考作用3、文书工作的基本原则是什么？答：文书工作的基本原则就是及时、准确、安全。

4、联系自身实际，谈谈如何加强自身的修养，提高自身的素质，为今后做好文书工作打下基础。

答：文书工作是一项科学的、严肃的工作，要求从事这项工作的人员具有较高的素质修养。

所以文书人员应该具备以下几点素质：（1）要有较高的政治素质有较高的政治素质主要表现在两个方面：一是坚持四项基本原则，同党中央保持一致。

二是有较高的政治理论修养和政策水平。

（2）要有良好的工作作风培养良好的工作作风是做好文书工作的前提。

每个文书工作人员必须有强烈的助手意识和参谋意识，主动为领导的科学决策献计献策，真正以高度负责的精神做好自己的本职工作。

（3）要有较强的业务水平作为一名文书人员，应热爱本职工作，具有广博的知识和合理的知识结构。

不仅要提高自己分析问题和解决问题的能力，还要努力学习专业知识，拓宽自己的知识面。

总之，作为一名文书工作，各方面必须具有良好的素质，才能做好本职工作。

5、谈谈运用文书形式进行管理的优缺点。

答：文书的优点：所述内容详细周密，记载信息稳定准确，多次传达而不会发生误差；对领导意图具有正式代表性，能作为办事依据和查考凭证；一文多发，可多头同时进行，突破时空的限制。

文书的缺点：必须要有一套统一的文书工作制度，以保证文书运行畅通，确保信息的沟通。

6、机关文书工作的组织形式有哪几种？答：机关文书工作的组织形式分为3 种，分别是集中形式、分散形式和混合形式。

第二章思考与练习1、简答题（1）简述文书的含义。

答：文书指的是一种记录信息、表达意图的文字材料。

文书包括公务文书和私人文书两种。

（2）公文有多少种稿本？答：公文有8 种稿本，分别是草稿（草案）、定稿、正本、副本、存本、试行本和暂行本、修订本、各种文字文本。

（3）现行公文有多少类，举例说明。

答：现行行政公文的分类：命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。

2、辨别所标发文字号的正误，标错的应修改。

（1）财政局发（1992）5 号更正：财政局发〔1992 〕5 号（2）市报发【98】18 号更正：武汉市发〔1992〕18 号第三章思考与练习1、收文和发文的处理各包括哪些环节？答：收文包括以下环节：传递、签收、登记、审核、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档和销毁。

发文包括的环节：草拟（拟稿）、审核、签发、缮印、核对、用印、登记、分发、立卷、归档和销毁。

2、收文登记的作用是什么？答：概括的说主要有以下几点：a. 便于管理与保护文件，防止积压和丢失。

b. 便于检查公文的运转，随时掌握文件的运行情况。

C. 便于统计文件和做好催办工作，有助于发现问题，总结经验，研究改进的措施。

d. 便于作为核对与交接文件的凭据，便于加强经手人的责任心，并且使责任明确。

3、拟办和承办有哪些具体要求？答：拟办是一项政策性、技术性较强的工作，要求做到以下几点：（1）要清楚、熟练地掌握有关政策和规定，力求使提出的拟办意见即符合实际，又符合政策规定。

拟办意见要周到细致，要综合考虑各个方面因素的影响。

（2）要及时了解和掌握本机关及机关各部门的职责范围及业务变化情况，同时还要熟悉办公程序和有关规定。

（3）拟办之前，要认真研究文件的内容和发文机关的要求，以便有针对性地提出切实可行的拟办意见。

（4）拟办意见要简明扼要，抓住关键。

承办的具体要求：公文承办时，凡经过领导批办的文件，应该根据领导批示的意图、意见具体办理，“不得延误推委”；“紧急公文应当按时限办理，确有困难的应当予以说明” ；凡未经领导批办的文件，可以遵循党和国家的有关方针政策的精神、有关的规定，以及以前的惯例，酌情处理。

4、简述批办的作用。

答：批办的作用是：a. 能够使机关或部门的领导人及时阅读重要的收文，掌握上级指示精神、工作发展情况和其他有关信息。

b. 能够加强对文书处理工作的领导，对下级指明领导意图，交代办文的具体要求，合理组织力量和分配任务，迅速妥善地办理公文，推动工作的顺利进行。

C.能够避免承办人在文书处理上走弯路，或由于分工不明，职责不清，导致观望等待而拖延时间等。

5、公文审核的重点是什么？答：审核的重点是：是否应当由本机关办理；是否符合行文规则；内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定；涉及其他部门或地区职权的事情是否已经协商、会签；文种使用、公文格式是否规范。

6、公文的签发应注意些什么？答：以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发；以机关内某一业务机构或部门名义发出的文件，则应由其负责人签发。

7、拟稿时有哪些基本要求？答：（1）要符合国家的法律法规、方针政策及有关规定。

（2）拟写的文稿要情况确实，观点明确，表达准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，文字精练，字词规范，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。

（3）文稿中的人名、地名、数字、引文要准确无误。

（4）文稿中涉及到计量单位时，必须使用国家法定的标准计量单位。

（5）拟稿用词要准确，用字要规范。

8、催办的方式有哪几种？答：催办的方法一般使用“催办单” ，单上写明承办文件号及承办期限，发给承办单位。

对紧急重要的文件，可随时打电话或到承办部门询问承办情况。

另外，可以建立“文件催办登记薄” ，按薄催办，事毕登记办理结果，加盖“办理完毕” 之类的印戳；也可以使用催办卡片，事毕登记，抽出另存；还可以使用催办笔记，将应催办的文件记载下来，办毕勾销。

9、特殊文书指哪些？答：文件的特殊处理指急件、机要文书、人民来信来访的处理。

10、急件、机要文书处理应该主要注意什么问题？答：急件办理中应注意的问题：对于发文单位的要求：（1）文件的决策者或签发人，应当实事求是地从发文内容和性质去考虑，严肃慎重地决定应否列入急件。

（2）一旦确定为急件，拟稿人须加速撰写，签发人须加速审核，其他环节的工作人员也必须加速缮印、校对、封发等。

（3）要根据文件内容需要和送达时间，仔细地安排确定递送渠道和方式。

对送文人员和收文部门的要求：（1）做好急件的一切交接工作（2）一切递送人员对急件都要做到随手随送（3）加强催办。

机要文件的管理应注意问题：（1）提高保密意识（2）尊重保密部门的意见（3）加强对机要工作的环境、设备与用具的管理4）控制密件发行和阅读范围5）采取各种措施以保证密件在传递中的绝对安全。

答：处理人民来信的基本程序是：一拆封；二阅信；三登记；四办理；五立案；六复信。

第四章思考与练习1、简述文书立卷的基本原则。

答：（1）保持文件之间的内在联系和完整性（2）要正确反映机关工作的历史面貌（3）要便于管理、查找和利用2、怎样选择立卷的环节和立卷人员？答：确定立卷环节一要以便于及时归卷和调卷、节省人力与时间、提高机关工作效率为前提；二要以能熟悉掌握文件的处理情况和形成过程为条件；三要以各个机关不同的具体情况为一句。

明确立卷人员，推行文书处理部门立卷，并不是说要这些部门的每个人都来立卷，而是由这些机构内担任文件的收发、运转、催办等工作的人员负责立卷。

3、举例说明结合运用特征组卷的几个具体方法。

答：（1）根据问题特征结合作者特征组卷法。

例如：“外贸部关于改进出口商品包装质量的通知、通报、意见” ，卷内文件概括反映的问题是“改进出口商品包装质量” ，作者都是“外贸部”。

（2）根据时间特征结合作者和名称特征组卷法。

例如“国美电器股份有限公司1999 年销售统计报表” ，卷内文书内容涉及的时间是“ 1999 年”，文书名称是“统计报表” ，作者是“国美电器股份有限公司” 。

（3）根据通讯者特征结合问题特征组卷法。

例如：“省教委与国家教委关于高校管理体制改革的往来公函” ；“国美电器股份有限公司与彩虹电器股份有限公司供销业务往来文书”。

这两个案卷涉及的通讯者分别是“省教委与国家教委”和“国美电器股份有限公司”，实际的问题分别是“高校管理体制改革”和“供销业务” 。

4、举例说明编制立卷类目的方法。

答：第一种是按组织机构设置分类编目。

例如：**** 单位文书立卷类目一、教育培训处1-1. 教育工作计划长期1-2. 教育工作总结永久1-3. （略）二、宣传部2-1.宣传工作计划、总结永久、长期2-2.宣传工作会议材料永久2-3.略第二种是按问题分类编目，即按文件内容所反映的主要问题编制立卷类目。

5、简述平时归卷工作的步骤及其内容。

答：平时归卷工作的步骤主要有收集、鉴别和归卷。

收集就是指及时收集机关办理完毕的公文。

鉴别主要是检查公文的办毕情况。

归卷就是要把随时收集、鉴别的公文随时归卷，不要积压、错归，且要填写《归卷文件登记薄》。

6、举例说明拟写案卷标题要求与方法。

7、什么是归档？归档制度的主要内容有哪些？答：归档就是文书部门立好的案卷，按照归档制度逐年移交给机关档案室集中统一保管。

归档制度包括归档范围、归档时间和归档要求三项内容。

下篇档案管理第一章思考与练习1、试述档案的起源与演变。

答：档案的起源：档案是人类社会活动的产物，是人们社会实践活动的历史记录，并非是随人类的出现就同时出现的一种社会现象和物质实体。

在漫长的原始社会，人们为了不让记忆受到时间和空间的限制而遗忘和失真，人们创造了结绳和刻契来录。

随着社会生产的发展，人们的交往日益扩大；文字的发明，为档案的产生提供了社会条件。

人们在社会实践中使用文字记录，并且将这些文字记录保存起来便形成了档案。

档案演变中的几种档案：甲骨档案、金石档案、简牍档案、缣帛档案和纸质档案。

2、试述档案的作用。

答：（1）机关工作的查考凭证（2）社会实践和生产活动的参考依据（3）科学研究的可靠资料（4）宣传教育的生动素材3、什么是国家档案全宗？答：国家档案全宗，又称“国家全部档案“，是指归国家所有的、由国家统一管理的具有政治、经济、科学文化或历史意义的一切档案财富的总和。

4、简述档案的种类。

答：根据档案载体材料的不同可将档案分为：甲骨档案、缣帛档案、铭刻档案、石刻档案、简牍档案、纸质档案、胶片档案、电子档案八大类。

根据档案记录的信息媒介的不同可将档案分为：文字档案、图表档案、声像档案三大类。