行政管理——文书档案资料管理

行政管理——文书档案资料管理

一、文书管理工作知识准备

（一）公文的一般格式

公文格式一般包括标题、主送单位（部门）、正文、附件、单位印章、发文时间、抄送（抄报）单位（部门）、公文字号、主题词等。

1．公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容，并标明发文单位和公文种类。除批转法规性文件外，公文标题一般不加书名号和其他标点符号。

2．向上级请示的公文一般只写一个主送单位（部门）；如果需要上报另一个上级单位（部门），可以采用抄报的形式。

3．发文时间以领导签发的日期为准；联合行文以最后单位签发的日期为准。

4．公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。几个单位联名发文时，只标明主办单位（部门）的公文编号。

5．公文如有附件，应当在正文之后、单位名称之前注明附件的名称和件数。

6．收、发文单位（部门）应写明单位（部门）全称或规范化简称。联合发文应将主办单位（部门）排列在前。

7．文字一律从左至右横写横排。

8．公文纸一般用16开纸，在左侧装订。通告等用纸的大小，根据实际需要确定行文关系。

二、达成工作目标的四个工作事项

（一）文书管理

企业文书是指企业在生产经营管理过程中，发挥各种职能、处理各种公务所形成的所有文件材料的总称。企业文书可以用来表达企业领导者的决策意图，行使职权；下级向上级报告情况、请示问题；对外联系工作、商洽公务以及制订计划、记载各种活动，是企业行政管理不可缺少的有力工具。

（二）档案管理

档案管理是文书管理中的一个重要组成部分。企业中重要的文件资料都具有一定的时效性，需要妥善管理，对这些文件资料的管理就是所谓的档案管理。

（三）信件管理

处理信件是行政部办公事务的主要内容，也是日常行政事务的主要内容，所以企业与外界来往的各类信件，都需经行政部统一处理。为了有效地处理往来信件，更好地完成信件管理工作，必须把握信件处理的规律。

（四）资料管理

企业的内部刊物、图书资料以及其他资料是企业文书资料的重要组成部分。内部刊物是企业经营管理理念、企业文化的重要载体，图书资料是企业的精神财富。因此，企业必须加强对图书资料及内部刊物等的管理，使其发挥更大的作用。

信件与便函的写作步骤

商业信件与便函是企业经营中不可缺少的书面沟通工具。

好的信函应该通过语气、短句、标点等元素显现出“简洁、热情、友好”的情绪。信函的表现技巧有以下几点：使用清晰、简洁而又准确的语言；不要用官话、行话、抽象的词语和废话；用短句；使用自然、幽默、友好的词汇。

1．信件

商业信件一般都按照公司的既定格式和惯例要求来书写，主要包括以下十个操作步骤。

（1）判断信件的类型，确定使用的格式。

（2）看是外文信件还是中文信件。

（3）信件标题（私人信件没有）的书写。

（4）敬语和称呼的书写。

（5）开头部分的书写：告知写信的目的。

（6）中间部分的书写：提供详情。

（7）结尾部分的书写：表明希望对方采取什么行动。

（8）祝福语或附词的书写。

（9）签字、日期的书写。

（10）另附内容（如果有的话；商业信件最好没有）。

2．便函

商业便函一般比较短，正规性也要比信件低一些。书写要求与信件基本相同，即简洁、准确、通顺、易懂；关键的一点，是便函把需要传达的议题、要点醒目地突现出来。便函的书写主要包括以下十个操作步骤。

（1）确定目标：为什么要写这个便函。

（2）什么类型的便函：问候函、问讯函、招待函、邀请函、致谢函、通知函、任职函、请假条、约会函、预订函等。

（3）组织材料。

（4）称呼的书写。

（5）开头：说明原因。

（6）中间部分的书写：写出对方必须知道的事情，不是绝对必要的内容不要写。

（7）结尾部分的书写：向对方表示感谢或提出要求。

（8）敬语、谢语的书写：根据情况确定是否需要。

（9）签字、日期的书写。

（10）添加附件：如活动项目、日程安排。