Outlook使用规则管理邮件

本文介绍什么是规则以及如何利用规则使“收件箱”中的活动保持有序状态和最新状态。

本文内容

∙规则如何帮助您管理邮件

∙从模板创建规则

∙从头开始创建规则

∙从邮件创建规则

∙定期而不是始终运行规则

∙服务器端的规则和客户端专用的规则

∙“送达”回执、投票响应和外出通知

∙会议要求、任务要求和文档

∙通讯组列表

∙将邮件转发到组织外

规则如何帮助您管理邮件

所谓规则，就是 Microsoft Outlook 对满足规则中指定的条件的正在接收或已发送的邮件自动执行的操作。您可以通过使用“规则和通知向导”选择多个条件和操作。规则仅对未读邮件起作用，对已读邮件就会失效。

规则分为两个常规类别：组织和通知。“规则和通知向导”包含最常用的规则的模板。

∙保持有序状态这些规则帮助您对邮件归档和执行后续操作。例如，您可以创建这样一个规则：对于特定发件人（如“谢晓兵”）发来的“主题”行中包含“销售”的邮件，将其标记为后续处理、归类为“销售”并移至名为“谢晓兵的销售邮件”的文件夹中。

∙保持最新状态这些规则在您收到特定邮件时以某种方式通知您。例如，您可以创

建这样一个规则：当您收到来自一个家庭成员的邮件时，自动向您的移动电话发送通知。

从空规则开始这些是从头开始创建的规则。

图 1“规则和通知向导”包含几个预定义的规则，称为模板。

例外

您可以将特殊情况下的例外添加到规则中，例如当邮件标有后续操作或标记为高重要性时。如果满足指定的任一例外，则不会对邮件应用规则。

从模板创建规则

1.在“导航窗格”中，单击“邮件”。

2.在“工具”菜单上，单击“规则和通知”。

3.如果您有多个电子邮件帐户，请在“将更改应用于此文件夹”列表中，选择所需的

“收件箱”。

4.单击“新建规则”。

5.在“步骤1: 选择模板”下，从“保持有序状态”或“保持最新状态”模板集合中

选择所需的模板。

6.在“步骤2: 编辑规则说明”下，单击某个带下划线的值。例如，单击“个人或通

讯组列表”链接时，将打开通讯簿。

7.在“步骤1: 选择条件”下，选择对其应用规则的邮件要满足的条件。

8.在“步骤2: 编辑规则说明”下，单击某个带下划线的值（如果尚未单击），然后单

击“下一步”。

9.在“步骤1: 选择操作”下，选择满足特定条件时您希望规则采取的操作。

10.在“步骤2: 编辑规则说明”下，单击某个带下划线的值（如果尚未单击），然后单

击“下一步”。

11.在“步骤1: 选择例外”下，选择规则的例外情况，然后单击“下一步”。

12.要完成创建规则，请为规则输入一个名称，然后选择所需的任何其他选项。

∙如果要对某个文件夹中的已有邮件运行此规则，请选中“立即对已在‘folder’中的邮件运行此规则”复选框。

∙要对所有电子邮件帐户以及与每个帐户相关联的“收件箱”应用此规则，请选中“在所有帐户上创建此规则”复选框。

13.单击“完成”。

从头开始创建规则

要通过选择自己的条件、操作和例外来创建规则，请执行以下操作：

1.在“导航窗格”中，单击“邮件”。

2.在“工具”菜单上，单击“规则和通知”。

3.如果您有多个电子邮件帐户，请在“将更改应用于此文件夹”列表中，选择所需的

“收件箱”。

4.单击“新建规则”。

5.在“从空规则开始”下，选择“邮件到达时检查”或“发送邮件后检查”，然后单击

“下一步”。

6.在“步骤1: 选择条件”下，选择对其应用规则的邮件要满足的条件。

7.在“步骤2: 编辑规则说明”下，单击某个带下划线的值（如果尚未单击），然后单

击“下一步”。

8.在“步骤1: 选择操作”下，选择满足特定条件时您希望规则采取的操作。

9.在“步骤2: 编辑规则说明”下，单击某个带下划线的值（如果尚未单击），然后单

击“下一步”。

10.在“步骤1: 选择例外”下，选择规则的例外情况，然后单击“下一步”。

11.要完成创建规则，请为规则输入一个名称，然后选择所需的任何其他选项。

∙如果要对某个文件夹中的已有邮件运行此规则，请选中“立即对已在‘folder’中的邮件运行此规则”复选框。

∙要对所有电子邮件帐户以及与每个帐户相关联的“收件箱”应用此规则，请选中“在所有帐户上创建此规则”复选框。

12.单击“完成”。

从邮件创建规则

您可以直接从邮件创建规则。例如，您可以创建一条规则将某人发来的邮件移至特定文件夹。

1.右键单击要基于它来创建规则的邮件，然后单击快捷菜单上的“创建规则”。

在“创建规则”对话框中，选择已经填充了选择邮件信息的选项的复选框。

2.选中“将该项目移至文件夹”复选框。

3.单击一个现有文件夹或单击“新建”创建用来存储这些邮件的新文件夹。

4.要向规则添加更多条件、操作或例外，请单击“高级选项”，然后按照“规则和通知

向导”中的其余说明进行操作。

提示要在创建规则后立即运行它，请在“规则和通知向导”的最后一页上选中“立即对已在folder中的邮件运行此规则”。

“收件箱”或您选择的任何文件夹中满足与规则相关联的条件和例外的所有邮件，都将移至指定的文件夹。要测试新规则，请打开您的新文件夹。移动的邮件是否正确？

定期而不是始终运行规则

如果要定期而不是始终运行规则，请执行以下操作：

1.在“工具”菜单上，单击“规则和通知”。

2.在“规则和通知”对话框中，通过清除规则旁边的复选框关闭该规则。

3.单击“立即运行规则”。

4.在“立即运行规则”对话框中的“选择要运行的规则”下，选中要运行的规则旁边

的复选框。

5.选择要应用此规则的文件夹。

6.选择要应用此规则的邮件的类别。

例如，可以将规则只应用到某个文件夹中的未读邮件。

7.单击“立即运行”。

服务器端的规则和客户端专用的规则

服务器端的规则如果您拥有Microsoft Exchange 帐户，则即使 Outlook 没有运行，服务器也可以将规则应用于您的邮件。这些规则称为基