WORD中邮件合并的应用实例

否 适 合使 用 邮 件合 并 ， 一 方 面 是 主 文 档 的建 立 ． 另 为数 据源 的建 个工 资 条 ， 其 另 存 为 模 板 备 用 。 将 立 或 选择 提 供 了标 准 和 思 路 ３ 进 行 邮件 合 并 、 ３ 、在 主 文档 中插 入合 并 域 ： 用 工 资 条 模 板 新 建一 个 Ｗ０ｄ文 档 ． 键 单击 工 具 栏 ． 择 ” ｒ 右 选 前 面 两件 事情 都 做 好 之 后 ．就 可 以将 数 据 源 中 的相 应 字 段 邮件 合 并 ” 令 ． 开 ” 件 合 并 ” 具 栏 ． 击 ｌｒ 数 据 源 ” 命 打 邮 工 单 Ｉ开 手 按 合并 到主 文 档 的 固定 内容 之 中 了 ． 表格 中 的记 录行 数 ． 定 着 主 钮 。 打 开 对 话 框 中双 击 存 放 的 数 据 表 ． 开 ” 择 表 格 ” 话 决 在 打 选 对 文件 生 成 的 份数 整 个 合 并 操 作 过 程 将 利 用 ” 件 合 并 向 导 ” 邮 进 框 ． 中包 含 有 数 据 的 工作 表 ， 击 ” 选 单 确定 ” 钮 。 按 行， 使用 非常 轻 松容 易 。 将 光 标 插 入 表 格 第 一 个 项 目的 位 置ｆ 如 ．序 号 ” 的 单 元 例 ” 下 ４ 将 数 据 源 中的 数 据合 并 到 主 文 档 中 。 、 格１单击” ． 邮件合并” 工具栏 中的” 插入域” 按钮 ， 打开 ” 插入合并 数据 源 中 的每 一 行 （ 记 录 ） 会 生 成 一 个 单 独 的 表 格 、 或 都 邮 域 ” 话框 。 击 ” 据 库 域 ” 项 ， 选 中 ” ” 表 中 的” 号 ” 对 单 数 选 再 域 列 序 选 件 标 签 、 封 其他 。 以 将合 并 文 档 汇 集 到 一 个新 文档 中 以便 于 项 ． 击 ” 入 ” 钮 就 可 以将 序号 合 并 域 插入 到 表 格 中 。 信 可 单 插 按 以后 审 阅 或打 印 ； 果 不想 保 存 合 并 结 果 ． 可 以将 合 并 文 档直 如 也 以上 操 作 完 成后 ． 击 ” 闭” 钮 ． 光标 放 人 表 格 第 二 个 单 关 按 将 接 发 送 到 打印 机 、 电子 邮件 地 址 或 传 真 号 码 。 项 目的 位 置 。 例如 ．姓 名 ” 的单 元 格 。再 次 打 开 ” 入 合 并 域 ” ” 下 插 实 例 一 ： 面 以创 建 用 户话 费单 为 例 ． 用 邮 件 合 并 功 能解 对 话 框 ． 选 中” ” 表 中 的 ” 名 ” 项 。 击” 下 使 再 域 列 姓 选 单 插人 ” 钮 就 可 按 决 实 际问 题 以将序 号合 并 域 插 入 到 表 格 中 。 首 先 准备 好 数据 源 ． 为要 调 用 电子 表 格 ． 因 标题 以 及不 规 范 重 复 上 面 的操 作 将 所 有 合 并 域 插人 工 资 条 中 的对 应 位 置 。 的记 录行 都 要 删 除整 理 一 下 在 整 理 过 程 中 要 删 除空 白行 或 无 如 果需 要 生 成 所 有 员 工 的工 资 条 ． 以选 中” 部 ” 项 ： 可 全 选 打 意义 的行 ． 以免 出错 ！ 以上 文 件 整 理好 以后 以数 据 源 ．ｓ 名 保 印 当前 记 录 时 可选 中 ” 前 记 录 ” 项 ： 则 可 以 选 中 ” ” 项 ， ｘ 为 ｌ 当 选 否 从 选 存 到 桌 面 备 用 然 后 输 入 记 录 的起 止 序 号 ． 击 ” 定 ” 钮 就 会 在 新 文 档 窗 口 单 确 按 ２ 打 开 ＷＯ Ｄ ０ ３文 字 处 理 软 件 （Ｏ Ｏ版 可 能 有 所 不 一 生 成工 资条 、 Ｒ ２０ ２Ｏ 样 ）在 ” ． 工具 ” 单 中 选 择 … ” 函 与 邮 件 ” 单 … 一 邮 件 合 菜 信 菜 ” 并”
接 上 面 ， 选 数 据 源 以后 ， 续 下 一 步 ” 写 邮件 ” 这 时是 点 继 撰 ， 在 ＷＯ Ｄ 中 编 辑 ． 的文 字 是 固定 的 ． 们可 以直 接 打 上 去 ． Ｒ 有 我 有 数 据 源 就是 含 有标 题 行 的数 据 记录 表 ．其 中 包 含着 相 关 的 的 是 变 化 的 ， 如 姓 名 和 话 费数 据 ， 要 打 一 张 变 一 个 的 ． 要 比 是 就 字 段 和 记 录 内 容 。 数 据 源 表 格 可 以 是 Ｗｏｄ Ｅ ｃ ｌＡ ｃ ｓ ｒ 、 ｘ ｅ、 ｃ ｅｓ或 用 到 右边 的 ” 他 项 目” 进去 其 插 Ｏｕｌｏ ｔ ｋ中 的联 系 人记 录 表 ｏ 下一 步 ．预 览 信 件 ．证 书上 的字 体 和 大 小也 可 以调 整 一 下 在 实 际工 作 中 ． 据 源通 常 是 现 成 存 在 的 ． 如你 要 制 作 大 先 ． 果 合适 就 可 以打 印 一 张 出 来 比 对一 下位 置 ． 后 再 进 行 调 数 比 如 然
四个 步 骤 ： １ 打 开 或创 建 数 据 源 ： 、
量 客 户信 封 ． 数 情况 下 ． 多 客户 信 息 可 能早 已被 客 户经 理 做 成 了 整 。 Ｅ ｃｌ ｘｅ 表格 。 中含 有 制 作 信 封 需 要 的 ” 名 ”” 址 ”” 编 ” 其 姓 、地 、邮 等 实 例 二 ： 常见 的工 资 条 打 印 为 例 ． 绍 ｗ０ｄ合 并 Ｅ ｃｌ 以 介 ｒ ｘｅ 字 段 。在 这 种 情况 下 ， 直 接 拿 过 来 使 用 就 可 以了 。 不 必 重 新 数 据 的方 法 你 而 制作 。也 就是 说 ， 准 备 自己建 立 之 前要 先考 查 一 下 ， 否 有现 在 是 １ 建 立数 据 源 、
１２ ６
福
建
电
Baidu Nhomakorabea
脑
２１ ０ ０年第 ８期
ＷＯ Ｄ中邮件合并的应用 实例 Ｒ
张 保华
（江 苏常 州 工程 职 业 技 术 学院 江 苏 常 州 ２ ３ ６ １ １４）
【 摘 要 】 在 日常 的 办公 过 程 中， ＯＲＤ 和 Ｅ Ｃ Ｌ得 到 了广 泛 的 应 用 。在 很 多 时候 需 要 填 写各 种 各 样 的调 查表 、 表 、 ： Ｗ Ｘ Ｅ 报 套 用信 函 、 封 等 ， 些 资 料 的 格 式 都相 同 ， 信 这 只是 具 体 的数 据 有 所 变化 。 这 些数 据往 往 存 放 在 Ｅ ＣＥ 而 Ｘ Ｌ文件 中。 因此 为 了减 少
成 的可 用 。
如果 没有 现 成 的则 要 根 据 主 文 档 对 数 据 源 的 要 求 建立 ． 根 据 你 的 习惯 使 用 Ｗｏ 、 ｘｅ 、 ｅ ｅｓ都 可 以 ， 际 工 作 时 ， ｒ Ｅ ｃ ｌＡ ｅ ｓ ｄ 实 常常 使 用 Ｅ ｃｌ ｘｅ 制作 。 ２、 建主 文档 ： 创 ” 文 档 ” 是 固 定 不 变 的 主体 内 容 ． 主 就 比如 信 封 中的 落 款 、 信
不 必要 的 重复 工 作 ， 高 办公 效 率 ， 以使 用 Ｗ ＯＲ 中的邮 件合 并功 能来 与 Ｅ Ｅ 交换 数据 。 提 可 Ｄ ＸＣ Ｌ
【 关键词】 ：ＷＯＲＤ 邮件合 并
ＷＯ Ｄ的 邮 件 合 并 由 两 个 部 分 组 成 ：第 一 部 分 为 主 文 档 ． Ｒ 包 括 要 重复 出现 在资 料 调 查 表 、 表 、 用 信 函 信 封 等 中 的通 用 报 套 信 息 ： 外 一部 分 称 为数 据 源 ． 据 源 中 包 括 了 在 各 个合 并 文 档 另 数 ３ 出 现 邮 件合 并 向导 ： 、
～ 一
选 择 右 边 向 导 中 的” 函 ” 选 框 ． 一 步 ” 在启 动 文 档 ” 信 复 下 正 默 认 的 ” 前 文 档 ” 一 一 步 ” 取 候 选人 ” 一 认 ” 当 … 下 选 … 默 使 中各 不相 同的 数据 ． 例如 调 查 表 中 的 身 份 证 号 码 ． 用信 函 中的 用现 有 列 表 ” 一 一 步 ：撰 写 信 件 ” 到 这里 一 直 是 下 一 步 ． 套 一 下 ” ． 到 收 件人 的姓 名 和地 址 。 据 源 可 以是 已有 的 电 子 表格 、 数 数据 库 或 了这 里 ， 选 取 数 据 源 了 ， 要 出来 一 个 浏 览 窗 Ｉ。 找到 桌 面 上 这 个 ： １ 者 文 本 文件 ． 可 以是 使 用 ｌ Ｂ 合 并 帮 助 器 ” 建 的 ＷＯ Ｄ 表 备用 的 数 据 源 ．ｓ电 子表 格 文 件 ．打 开 ”我 们 要 打 印 的 数 据 出 也 ｌ件 由 创 Ｒ ） 【 ｌ ” ． 格 。 邮件 合 并 功能 就 是 在需 要 加 入 变 化 的信 息 的地 方 插 入 称 为 来 了 ，全 选 ” 确 定 。 这个 数据 表就 可 以使 用 了 ． 面接 着 讲 如 ” 后 下 合并 域 的 特 殊 标 识 ． 合并 域 是 占 位 符 ． 于 指 示 ＷＯ Ｄ 在 何处 何 安 排这 些数 据 到 ＷＯ Ｄ 中 用 Ｒ Ｒ 插 人 数 据 源 中 的数 据 ＷＯ Ｄ的 邮 件 合并 功能 的使 用 包 括 以下 Ｒ ４ 设 计 ＷＲ Ｄ 中 的格 式 ： 、 Ｏ
在 Ｅ ｃｌ ｘ ｅ 中创 建 一 个 工 作 表 ．在 首 行各 单 元 格 中依 次 输 入 工 资 项 目（ 列标 题） 例 如 ： 号 、 名 、 即 ， 序 姓 岗位 工 资 、 龄 工 资 等 ， 工 它们 是 Ｅ ｃ１ 据 被 Ｗｏｄ识 别 并 调用 的依 据 在 第 二 行 依 次输 ｘ ｅ数 ｒ 入 每人 的工 资 数 据 ． 作 表 中的 计 算 单 元 格应 事 先 设 计 好 公 式 。 工 数据 输 入 并 完 成 计 算 之 后 ， 工 资 表 ” 以” 为名 保存 。 ２ 创 建 Ｗｏｄ模 板 、 ｒ
函 中的对 每个 收信 人 都 不 变 的 内 容 等 使 用 邮 件 合并 之前 先 建 在 Ｗｏｄ中 新 建 一 个 文 件 ， 面 设 置 为 Ａ ｒ 页 ４纸 ． 照应 打 印 按 立 主 文档 ． 是一 个 很好 的 习惯 。 方 面 可 以考 查 预 计 中的 工作 是 工 资项 目的名 称 ． 作 出一 个 表 格 ． 一 页 纸 中设 计 能 打 印 ３ ４ 一 制 在 －