巧用Word的“邮件合并”功能

巧用Word的“邮件合并”功能

发表时间：2009-08-20T11:11:22.357Z 来源：《赤子》2009年第12期供稿作者：郝永华（伊春职业学院计算机系，黑龙江伊春 153000）[导读] 针对Word邮件合并功能的特点，介绍了如何利用邮件合并来创建主文档、确定数据源、插入合并域、合并数据和文档摘要：针对Word邮件合并功能的特点，介绍了如何利用邮件合并来创建主文档、确定数据源、插入合并域、合并数据和文档，从而方便快捷的完成一些较小型的数据库处理及报表的打印输出。

关键词：邮件合并；主文档；数据源；合并域

在实际工作中，我们经常会遇到需要处理大量日常报表和信件的情况。这些报表和信件的主要内容基本相同，只是具体数据有所变化。Word提供的邮件合并功能就是一种便捷的处理大量信函的工具，它最主要的用途是创建套用信函、邮件标签和信封。根据邮件合并的特点，我们可以举一反三，利用邮件合并功能来处理其他一些日常事务，如打印新生录取通知书、制作考试用的准考证、填发考生成绩通知单以及打印会议通知、婚宴请柬、工资条等等。尽管在Access、FoxPro等专门的数据库软件中也提供有报表或标签的输出功能，但其结果的再编辑能力较Word差，所以我们可以利用Word的邮件合并功能来顺利完成一些较小型的数据库处理及报表的打印输出。下面以打印新生的录取通知书为例来说明利用邮件合并功能来实现报表的快捷输出的步骤。

1 创建主文档

要打印的新生入学通知书，形式相同，只是其中有些内容不同。在邮件合并中，只要制作一份作为通知书内容的“主文档”，它包括通知书上共有的信息；另一份是新生的名单，称为“数据源”，里面可存入若干个不相同的新生信息；然后在文档中加入变化的信息称为“合并域”特殊指令，通过邮件合并功能，可以生成若干份新生入学通知书。

现有新生录取信息表，对表格中的每个新生打印出录取通知单。

首先创建主文档：

（1）新建一个新文档或打开一个现有文档，输入通知书中的相同内容；

（2）选择“工具/信函与邮件/邮件合并”命令，打开“邮件合并”任务窗格。

（3）在“选择文档类型”下，单击“信函”，使当前活动文档成为主文档。单击“下一步：正在启动文档”。此处选择要如何设置信函，可以选择a.使用当前文档，b.从模板开始，c.从现有文档开始，在本例中，我们选择“使用当前文档”。

然后在文档窗口中键入信函，或等到任务窗格在以下的步骤中提示时再键入。单击“下一步：选取收件人”，进入下一步骤——收件人的选取。

2 选取收件人

现在，主文档已经建立，接下来创建收件人数据库。数据源中的数据由不同类别的域组成，如录取通知收中的姓名、系、专业、报道时间等。数据源中的域必须唯一，且最多只能有32个字符，可使用字母、汉字、数字、下划线，但不能有空格，第1个字符必须为字母或汉字。

在本例中，我们首先将数据，录入到EXCEL的工作表中，取名为“新生录取信息表.XLS”。在“选择收件人”窗格中，单击“使用现有列表”，再单击“浏览”，然后在“选取数据源”对话框中，选定“新生录取信息表.XLS”数据表，按“确定”按钮。数据源的所有条目都将显示在“邮件合并收件人”对话框中，您可以在该对话框中仔细修改包含在合并中的收件人列表。

如果事先没有建立数据源表，可以执行“键入新列表”选项建立收件人信息表。

3 撰写信函

在需要从数据源中合并姓名、地址或其他信息的位置插入合并域。在本例中的操作方法是：在主文档中，单击要插入域的位置，单击“其他项目”，单击“数据库域”，在“域”框中，单击所需的域，单击“插入”，然后单击“关闭”。重新确定插入域的位置，重复执行该步骤，将“序号、姓名、专业”等域分别插入到文档中的相应位置。

4 预览信函

若要按顺序预览各项，请单击箭头按钮。

若要定位并预览指定的项，单击“查找收件人”，并在“查找条目”对话框中输入搜索准则。

单击“下一步：完成合并”。

5 完成合并

若要对个别文档进行个性化设置，必须完成合并，然后在合并的结果文档中编辑所需信息。单击“编辑个人信函”，在“合并到新文档”对话框中，选择要合并的记录，单击“确定”。

如果要直接从“邮件合并”任务窗格打印，在“邮件合并”任务窗格的步骤6（“完成合并”）中，单击“打印”。在“合并到打印机”对话框中，执行相应操作，再单击“确定”。

结束语

邮件合并是Word提供的一项高级功能，尤其对于不太熟悉专门的数据库软件，而又常用Word的办公人员来说，掌握了这项功能就可以方便快捷地完成一些较小型的数据库处理及报表的打印输出，从而减少重复工作，提高工作效率。参考文献

[1]国家职业技能鉴定专家委员计算机专业委员会.办公软件应用（Windows平台）试题汇编（高级操作员级）[M].北京：北京希望电子出版社，2006.

[2]李京申，罗军.办公自动软件应用高级案例精解[M].北京：希望电子出版社，2006.