工程设计电子档案管理办法

目次

1总则 (2)

1.1目的 (2)

1.2范围 (2)

1.3规范性引用文件 (2)

2一般规定 (2)

2.1定义 (2)

2.2基本程序和要求 (2)

3电子文件归档 (2)

3.1归档范围 (2)

3.2类型 (3)

3.3归档和验收 (3)

4电子档案的管理和利用 (3)

4.1管理要求 (4)

4.2利用 (4)

4.3鉴定与销毁 (4)

本规定所有权属中国石化工程建设公司。未经本公司的书面许可，不得进行任何方式的复制；不得以任何理由、任何方式提供给第三方或用于其它目的。

第 2 页共 4 页C-DR010202C-2003 管理规定1总则

1.1 目的

为规范公司工程设计电子档案管理工作，发挥其在设计工作中的作用，特编制本办法。

1.2 范围

1.2.1 本办法规定了电子文件归档、电子档案的管理及利用的基本程序和要求。

1.2.2 本办法适用于公司管理归档的工程设计和与工程设计相关的电子档案管理工作。

1.3 规范性引用文件

a) 《知识产权保护规定》 C-TS040201C-2000

b) 《技术档案管理办法》 C-DR010201C

c) 《设计文件修改标记规定》 P-EM704821C

2一般规定

2.1 定义

2.1.1 能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列称为电子文件。

2.1.2 具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件产品和软、硬件说明称为电子档案。

2.2 基本程序和要求

2.2.1 电子档案由档案室归口管理。电子文件的收集、整理和归档，由项目经理（设计经理）指派专人负责，档案室协助指导。

2.2.2 项目组成立后项目经理（设计经理）向档案室提出项目数据公用盘申请，档案室会同信息技术中心按项目文件的组成方式在公用盘上建立分区并进行相应的授权。

2.2.3 项目结束前项目经理应组织各专业负责人完成电子文件的清理及校核。

2.2.4 电子文件归档后档案室通知信息技术中心对该项目公用盘使用权封闭。

2.2.5 电子档案应与相应的纸质档案在文件成品状态（含更改后的状态）、相关软件文件及说明等方面相互保持一致。

3电子文件归档

3.1 归档范围

管理规定C-DR010202C-2003

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a) 工程设计各阶段形成的设计成品的电子文件，包括说明书、各类表格、图纸等。

b) 项目管理文件的电子文件。

c) 公司各类标准、标准图的电子文件。

d) 科研开发成果的电子文件。

3.2 类型

归档电子文件类型包括：

a) 图象文件：由图纸扫描或其他方式产生的二维点阵图文件（PDF、JPG、TIF、BMP等）。

b) 图形文件：由CAD系统生成的二维或三维图形文件（DWG、DGN等）。

c) 文本文件：用字处理技术处理形成的文字文件、表格文件等（DOC、XLS、TXT等）。

d) 数据文件：各种类型的分析、计算、测试、设计参数及管理等数据文件（DBF、MDB等）。

e) 计算机程序：以设计为目的而在某一软件平台上开发设计的系统软件、支撑软件和应用软件的程序，并应包括软件说明的纸质文件。

3.3 归档和验收

3.3.1 归档的电子文件的编号应与相对应的纸质文件的编号一致（按文件的形成规律编写）。

3.3.2 归档人应在相对应的纸质文件归档前将电子文件传送到档案室指定的服务器上，并附上电子文件目录。

3.3.3 归档的电子文件应具有完整性和系统性，内容应与其相对应的纸质文件保持一致；纸质文件归档时档案室应对其电子文件是否已归档进行检查。

3.3.4 归档的电子文件应能在指定存在的环境平台上完整、准确地读出。

3.3.5 有保密要求的电子文件，在归档前应与纸质文件同时按《知识产权保护规定》办理密级申请，归档后按批准的密级管理。

3.3.6 有“使用权限保护”要求的电子文件，应经电子文件形成部门的负责人批准后向技术部申请办理使用保护范围。

3.3.7 电子文件以磁盘、磁带、光盘等介质形式归档时，文件不得加密或压缩，归档人应交付归档电子文件目录并注明文件类型，档案管理人员应对其进行计算机病毒和可读性检查。

4电子档案的管理和利用

第 4 页共 4 页C-DR010202C-2003 管理规定

4.1 管理要求

档案室负责电子档案的管理，信息技术中心负责电子档案管理系统正常运行所需的软、硬件的技术支持。

4.2 利用

4.2.1 存储电子档案的介质（如磁盘、磁带、光盘等）不外借。电子档案提供利用方式为公司局域网上查阅、传输及档案室查阅和拷贝等。

4.2.2 需要下载复用电子档案时，应由项目经理或室主任批准，档案室负责按要求授权或将所需电子档案发送到指定的服务器。

4.2.3 需要制作电子档案拷贝向公司外（业主、合作伙伴等）发送时，一般只提供图象格式（PDF）的电子版文件。如合同有特殊要求（生成格式文件），应向技术部提交申请，并经公司主管副总经理审批，审批通过后，档案室按批复办理。

4.2.4 修改电子档案应参照《设计文件修改标记规定》同时修改纸质档案，经档案室验收后替换库存的电子档案及备份。

4.3 鉴定与销毁

4.3.1 电子档案的鉴定与销毁应和与其对应的纸质档案同时进行。

4.3.2 由于各种原因导致存储电子档案的介质不能正确读取时，经鉴定确实不能修复使用的应予销毁。

起草人

校核人

主审人

标准化审查

会签人

批准人

批准日期2004年1月18日