档案分类编号与入库管理
档案管理办法方案
档案管理办法方案第一章总则第一条为了加强对公司档案的管理、收集和整理工作，规范公司档案管理流程，完善档案管理制度，充分发挥档案的作用，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，结合公司实际情况，特制定本办法。
第二条本办法适用于公司所有直属部门。
在公司档案管理工作中，公司各部门及个人必须严格贯彻执行公司有关档案保密、知识产权保密的相关制度，严密保管，确保档案的完整与安全。
第三条本办法中的档案是指过去和现在的公司各部门及个人从事经营、销售、研发、管理等活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、数字、图表、声像等不同形式的历史记录（含纸质材料和缩微胶片，照片，录音、录像和计算机磁带等）。
是公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料，其构成包括经营销售、物资采购、技术研发、财务管理、劳动工资等方面档案。
第二章立卷归档制度第四条立卷归档基本制度档案工作实行文件材料形成部门立卷制，“统一领导、分级管理”，即凡部门形成的具有保存价值的文件材料，由立卷人按文件的自然形成规律，加以系统整理组卷，编排件号、页号、填写卷内目录和备考表，交本部门档案工作人员检查，领导审批，留存备份后移交行政部管理，同时履行移交手续。
（一）行政部在总经理办公室领导下，负责全公司主体档案的管理，并对部门及所属单位档案管理工作进行指导、监督和检查。
（二）各部门确定人员负责归档文件材料的收集和整理，能形成电子档案的材料要存电子档，并由专人负责，按各种档案归档时间定期提供给行政部集中管理。
第五条行政部接收档案的基本要求（一）归档的文件材料(包括纸质、照片、录像带等各种载体形式)应完整、准确、系统，按照自然形成规律，保持历史联系，区别保存价值，填清密级程度，分类整理、立卷，并认真填写移交清单；需经组织审查盖章或本人签字的，应在盖章签字后方能归入档案。
（二）归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。
（三）各部门归档的文件及电子档案材料，要在相应档案归口部门留备份，保证文件的可用性和安全性。
档案管理规章制度细则
档案管理规章制度细则在发展不断提速的社会中,制度起到的作用越来越大,制度是一种要求大家共同遵守的规章或准则。
大家知道制度的格式吗?下面是由作者给大家带来的档案管理规章制度细则7篇，让我们一起来看看！档案管理规章制度细则篇1为有效地保存制度，特制度《档案鉴定、销毁制度》。
一、必须建立由档案工作分管领导、有关职能科室负责人领导和档案员组成的档案鉴定领导小组。
定期对档案进行全面和部分档案的鉴定。
二、根据国家和有关部门规定，确定各类档案的保管期限，正确划分需要保密档案的密级。
三、对档案的全面鉴定每五年进行一次，对部分档案根据实际需要确定。
通过鉴定的档案，必须写出鉴定报告，注明鉴定意见和日期，并由鉴定领导小组负责签名。
四、通过鉴定的档案，力求达到保定期限准确，保管单位质量符合标准，对在鉴定中发现的问题，应及时责成有关部门和人员整改；对已超过保管期或失去价值的档案，必须慎重处理，严格掌握，还有一定价值的档案可暂封存，待观察后再行销毁。
五、对确定销毁的档案，应先造好清册，提交销毁报告，经有关领导审批后，报送档案主管机关备案，在销毁档案时要严格执行有关保密规定。
六、要档案的保管过程中，要切实做好档案销毁后的善后工作。
档案管理规章制度细则篇2一、定期把各部门上交的具有保存、查考、利用价值的各种载体形式的历史记录收进档案室。
二、室藏档案、资料要分类单独存放，档案柜、架等要排列整齐、美观。
三、档案的收进、整理、利用要详细统计，并做到数字准确、真实。
四、查阅档案要严格履行手续，阅完经核对无误后，及时入库。
对借出的档案要按期限及时归还。
五、室藏档案、资料要每半年清点一次。
六、要加强对档案的安全工作，制定八防，配齐防火、防盗、防虫等设备，室内严禁吸烟，确保档案资料万无一失。
七、档案室由档案干部专人管理，查档人员及其他人员不得随便进入。
八、对应该立卷归档的材料必须由幼儿园各部门收集齐全，并进性整理，定期交档案室集中统一管理，任何部门或个人不得据为己有或拒绝归档。
水利项目部档案管理制度
一、总则为加强水利工程建设项目档案管理，确保档案的完整、准确、系统、规范和安全，充分发挥档案在水利工程建设与管理中的作用，依据《中华人民共和国档案法》、《水利工程建设项目档案管理规定》等法律法规，结合本项目部实际情况，特制定本制度。
二、档案管理职责1. 项目经理负责档案管理工作的全面领导，确保档案管理工作的顺利实施。
2. 档案管理员负责档案的收集、整理、归档、保管、利用等工作。
3. 各部门、班组应积极配合档案管理员，按照职责分工，做好档案收集和管理工作。
4. 人员调动时，应办理档案移交手续，确保档案的连续性和完整性。
三、档案管理内容1. 档案收集：项目前期、实施、竣工验收等各阶段形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
2. 档案整理：对收集到的档案进行分类、编目、整理，确保档案的完整性和准确性。
3. 档案归档：按照档案分类和编号，将整理好的档案归档入库。
4. 档案保管：确保档案的整洁、干燥、防潮、防虫、防火、防盗等，延长档案的使用寿命。
5. 档案利用：按照档案管理规定，为工程建设、管理、监督、运行和维护等提供档案查询、复制等服务。
四、档案管理制度1. 档案收集制度：各部门、班组在工程建设过程中，应按职责分工，及时收集和整理档案资料。
2. 档案整理制度：档案管理员应按照档案分类和编号，对收集到的档案进行整理，确保档案的完整性和准确性。
3. 档案归档制度：整理好的档案应及时归档入库，确保档案的连续性和完整性。
4. 档案保管制度：档案管理员应定期检查档案保管情况，确保档案的安全。
5. 档案利用制度：档案管理员应按照档案管理规定，为工程建设、管理、监督、运行和维护等提供档案查询、复制等服务。
五、档案管理考核1. 项目经理对档案管理工作进行定期检查，对档案管理不力的部门和个人进行通报批评。
2. 档案管理员应定期参加档案管理培训，提高档案管理水平。
3. 对档案管理工作成绩突出的部门和个人给予表彰和奖励。
档案出入库登记交接制度
档案出入库登记交接制度第一篇：档案出入库登记交接制度档案出入库登记交接制度为加强档案资料库的规范管理，确保档案资料的齐全、完整与安全，制定本规定。
一、档案、资料统一存放，由档案室履行保管职责，实行档案室主任统一领导、副主任分管、专人专库负责管理的制度。
二、档案出入库管理(一)新接收归档的档案，档案室须逐卷并按每卷档案卷内文件目录逐件清点、检查，以卷为单位办理移交手续；调出、归入库的档案，须逐卷并按每卷档案卷内文件目录逐件清点、检查，办理交接手续。
在清点、检查中发现卷内有缺件和其他情况，填写“卷内文件材料登记备查表”。
(二)新接收归档的档案，调出库10天以上的档案，外借其他单位的档案，必须由档案室进行杀虫灭菌，方可入库。
(三)档案出入库必须严格履行审批手续，相关手续资料按年度归档保存。
三、库房内部管理(一)库房内部管理以防尘、防虫、防霉菌、防高温和高湿为主；库房温度必须控制在22℃以下，湿度控制在45％以内。
(二)库房每周保洁一次，主要对库房、通风机房及过渡间地面进行除尘。
每月对密集架底部、顶部、侧面、房间角落清洁一次。
库房保洁应使用吸尘器、半潮的拖把和抹布，库房内不得用带水拖把、抹布保洁。
(四)每年冬、春季节分别进行虫、霉情况检查，重点是过去生过虫、霉的部分，发现情况及时报告。
(五)每年对档案进行保密检查，重点检查上年度调、归的档案；每两年进行一次全面检查，逐卷清点档案。
每年检查结果由库房专管员、分管副主任和主任签章，有关资料存档备查。
四、有关要求(一)库房管理人员严格遵守档案、资料保管规定和调、归档案的规定；调阅档案、资料必须严格执行档案出入库的有关规定，履行相关手续。
(二)库房走廊要保持整洁，不得堆放杂物；不得将易燃易爆、滋生虫害的物品带入库内；走廊内严禁吸烟；不得在库内随意拉接临时电源线，工作需要时应由有关人员专门处理。
(三)库内消防器材应定期检查完好状况和有效期限，提出更换意见，固定摆放位置。
档案室管理制度【实用】
档案室管理制度档案室管理制度11、档案室是机要重地，非档案管理人员严禁入内。
2、档案库房必须坚固，采取防火、防盗、防虫、防潮、防鼠、防光、防尘等措施，并经常检查各项措施是否有效。
3、对库房内各种档案进行科学分类、排列、编号，分别上架入柜，柜架排列科学、合理。
4、库房内严禁存放与保存档案无关的非档案物品。
5、经常清理环境卫生保持库房整洁美观。
6、库房内置放温、湿度检测设置，定期检查、记录、分析，库内温度应经常保持在l4—24摄氏度，相对湿度保持在45%-60%。
7、档案管理人员定期检查档案保管情况，做好记录，发现破损和字迹模糊及时修补、复制。
8、档案管理人员离开时应熄灯、关好门窗。
档案室管理制度2一、档案室应以科学、坚固、安全为基本条件，标准温度为14—24℃，标准相对湿度为45—60%，应装备必要的防火、防盗、防潮、防尘、防强光、防高温、防虫等设施。
二、库房的档案柜、架按要求进行排放，对接收来的`档案要进行分类、登记、统计和必要的加工整理。
三、档案室应纳入学校自动化管理系统，根据工作需要要逐步设置计算机、复印机、照相机等现代化管理设备。
四、档案部门应对档案的安全定期组织检查，记录在案，发现问题，及时解决。
五、档案室工作人员调、换工作时应有严格的交接手续。
六、非工作人员不得擅自进入档案室，节假日加强保卫工作。
七、档案保管工作，必须认真严格地按照各项规章制度办事，不得徇私舞弊，玩忽职守。
档案室管理制度3一、档案管理人员必须贯彻“以防为主，防治结合”的原则，做好档案室的管理工作，落实防盗、防火、防光、防高温、防潮、防尘、防虫、防鼠等措施。
二、档案管理人员必须坚持值日值班制度，坚持每天下班前检查门窗是否关好，电源开关是否关闭。
对所保管的案卷，半年进行一次抽查，年终进行一次全面检查。
严禁在档案室抽烟、吐痰。
外来人员未经许可不得进入档案室。
三、新接收的档案资料，必须经过严格核查和消毒处理后才能进库上架四、值班人员必须做好档案室内外温湿度记录，做好温湿度的.调节工作（标准温度为摄氏14—24℃，相对湿度为45%—60%）。
标准档案管理办法
《档案管理办法》第一章总则第一条根据国务院关于加强企业管理和改善档案工作的要求，为进一步加强公司档案工作，更好地为公司提高经济效益服务，特制定本办法。
第二条公司档案是公司在各项活动中形成的全部档案的总和。
其构成是以科学技术档案为主体，包括计划统计、经营销售、物资供应、财务管理、劳动工资、教育卫生和党、政、工、团工作等方面档案。
第三条公司档案工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。
第四条公司档案工作要坚持集中统一的管理原则。
第二章文件材料的形成与归档第五条公司要根据国家法规和有关部门的规定，制定文件材料形成、积累、整理和归档的制度。
文件材料的运转要遵循计划、生产（施工）、技术、经营等项工作（以下简称生产活动）和文书处理的程序。
第六条公司生产（施工）活动中形成的科技文件材料（含缩微胶片，照片，录音、录像和计算机磁带等，以下同），由产品试制、科研课题和工程项目负责人指定有关人员负责积累、整理后归档。
各项管理工作中形成的文件材料，由各职能部门按其业务范围，指定有关人员负责积累、整理后归档。
第七条文件材料归档的基本要求1、归档的文件材料必须完整。
2、归档的文件材料必须准确地反映生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。
3、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。
第八条必须编制文件材料的归档范围。
文件材料的归档范围主要有以下几个方面：1、产品生产方面。
有产品设计、工艺、工装的图样和技术文件，原材料检验、产品生产过程和生产调度工作中形成的各种文件材料等。
2、经营销售方面。
有经营决策和经销管理的各种记录、文件、合同、协议等文件材料，市场经济信息，广告宣传和用户服务工作中形成的文件材料等。
3、设备仪器方面。
有设备仪器的图样和技术文件，设备仪器安装、调试和验收过程中的技术性、凭证性文件材料，设备仪器的运行、维修记录，设备改进、改装和报废的文件材料等。
档案管理员的职责内容概述(2篇)
档案管理员的职责内容概述职责：1、档案收集、分类、排序、打码、著录、编目、归档等档案整理及日常档案管理工作。
2、档案扫描、图像处理、信息录入、文件保存，档案拆装，扫描档案出入库登记等档案数字化加工。
3、档案信息化管理系统挂机电子文件，著录电子文件相关信息，确保挂机电子文件与实体档案一一对应，著录信息完整、准确。
4、做好客户服务，积极主动沟通客户，按时完成客户交办的工作任务。
5、做好档案安全保密，严禁泄露档案有关的任何信息，不得以任何渠道外传，或拷贝复制档案文件。
任职要求：1、中专、中技、大专及本科学历;2、熟悉计算机操作技能，熟练运用Office办公软件处理日常工作;3、工作严谨细致，态度认真负责，有责任心，保密意识强;4、具有良好的职业道德，善于沟通学习，有团队精神;5、工作环境适应能力强，服从公司工作安排。
档案管理员的职责内容概述（2）档案管理员的职责内容主要包括以下几个方面：1. 档案管理：负责组织和管理企业或组织的档案，包括收集、整理、分类、编号和存储档案文件，并确保档案的完整性和准确性。
2. 档案检索与归档：根据需要，及时检索和提供所需的档案资料，以满足内部或外部用户的需求。
同时，负责对已归档的档案进行维护和更新。
3. 档案保密和存储：确保档案的保密性和安全性，制定保密措施，防止档案的丢失、损坏或泄露。
同时，负责档案的存储和防火防潮，确保档案长期保存的完整性和可读性。
4. 档案整理和更新：定期对档案进行整理和更新，保持档案的有序性和及时性。
及时清理和销毁无用的档案，为新的档案腾出空间。
5. 档案借阅和归还管理：负责借阅和归还档案的管理，建立借阅登记制度，记录借阅人、借阅日期、借阅目的等信息，确保归还的及时性和准确性。
6. 档案管理系统的建设与维护：根据需要，建立和维护档案管理系统，实现档案的电子化管理和全生命周期管理。
7. 档案培训和指导：负责对企业或组织内部员工进行档案管理培训和指导，提高员工的档案管理意识和技能。
公司实物档案管理规范
公司实物档案管理规范1. 目的为规范和加强XXXX公司（以下简称公司）实物档案管理，确保实物档案的完整与安全，特制定本规范。
2. 范围本规范明确了实物档案的管理职责，规定了实物档案的收集、整理、归档等业务工作的管理要求。
本规范适用于公司及子公司实物档案的管理。
3. 依据本规范依据《XXXX公司（集团）档案管理规定》制定。
4. 定义实物档案是公司及子公司在各项工作活动中形成（获得、接收、征集）的有纪念意义的具有保存价值的各种物品。
5. 管理职责公司办公厅为公司实物档案管理部门，负责集中统一管理公司实物档案；子公司综合部为子公司实物档案管理部门，负责集中统一管理本单位实物档案。
公司办公厅负责对公司实物档案的积累、收集、归档工作进行指导、监督和检查，负责实物档案的接收、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等工作，并对子公司实物档案管理工作进行指导、监督和检查，确保实物档案的完整、有序。
子公司综合部负责对本单位实物档案的积累、收集、归档工作进行指导、监督和检查，负责实物档案的接收、整理、鉴定、保管、统计和提供利用等工作，确保实物档案的完整、有序。
公司各部门及子公司各内设机构应指定兼职档案员对实物档案的形成、积累、整理和归档进行管理，保证实物档案的完整与安全。
6. 归档范围和保管期限凡是反映公司各项工作活动和历史真实面貌的，具有保存价值的荣誉、纪念品、印信、证照等物品均应作为实物档案的归档范围，详见《实物档案归档范围和保管期限表》（附 1）。
根据归档实物的保存价值，实物档案的保管期限确定为永久。
7. 归档要求归档时间：在获得实物档案后一周内移交归档。
归档实物应齐全、完整、整洁，无破损。
245每件归档实物均应附以文字说明并由档案管理人员拍摄照片进行归档。
实物归档时，如有重复只归一件。
8. 归档程序归档程序包括归档实物的收集、审核、移交接收、整理和入库等环节。
归档流程图见附 2。
8.1 收集公司各部门及子公司各内设机构兼职档案员将归档实物进行收集，并依据整理要求进行著录归档实物基本信息等预整理工作。
纸箱厂原纸仓库管理办法,纸卷分类与堆码,出入库管理
纸箱厂原纸仓库管理方法浅谈原纸库的管理众所周知，纸箱厂的全部生产本钱中，原纸本钱居首位，约占纸板生产本钱的70%～80%。
故原纸管理是重中之重。
如何管理纸库，涉及到纸库的仓储设计，纸卷的堆码方式，以及原纸的入库、出库、退库等，每一环节均可以说是一个很科学的话题。
一、设计纸卷库纸库在规划时既要考虑其仓储空间的大小、平安性，亦要考虑其合理位置布局的合理性。
好的原纸库布局既便利进纸，又可以使瓦楞机便利、快速地领用纸，不至于因领用纸而延误生产。
以下是作者总结长期实施企望ERP系统的心得而设计的一种平面图，仅供参考。
以上设计图中有两个门，一个是原纸进口，另外一个是流水线领用纸的出库口。
请留意流水线的方向，出库口应设计在原纸架处，最好是中心位置。
，例如五层线，那么设计在第三个原纸架的地方，这样便利抱车从纸库进出，而且路程最短。
出口不要设计过多，一个就够了。
这样，全部出库的纸都必需经过此出口，防止遗漏，使出纸更平安。
二、纸卷的分类、档案建立及堆码管理A、纸卷的分类纸卷库的原纸多那么三、四千卷，少那么也有成百上千卷。
种类如此众多，数量如此巨大的原纸，假如没有科学的分类及合理的堆码，纸卷库将会是一片狼籍，抱车工难以快速精确地找到纸。
因此，我们必需对原纸进行科学分类，和理堆码。
原纸的分类方法许多。
依据用途，可以简洁地分为：箱板纸、瓦楞纸、卡纸、牛皮纸等几大类。
如要划分得的更细，可进行二级划分，或三级、四级划分。
以下是一种划分方法：类别1 类别2 类别3纸卷白板纸A级白板纸进口纸卷白板纸B级白板纸国产纸卷白卡纸灰底白卡纸卷白卡纸牛底白卡进口纸卷瓦楞纸B级瓦楞纸纸卷瓦楞纸C级瓦楞纸纸卷箱板纸A级箱板纸本色纸卷箱板纸B级箱板纸红色分类确定以后，可以大致知道仓库中纸的种类。
我们可以将同一类别的纸堆放在一起，但同一类别的纸有许多，如A级箱板纸有克重200、180、175..等等；，每一克重的纸依据门幅不同，又可以分出许多种。
档案库房管理规定(3篇)
第1篇第一章总则第一条为了加强档案库房的管理，确保档案的完整、安全和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》及国家有关档案管理的法律法规，结合本单位的实际情况，制定本规定。
第二条本规定适用于本单位的档案库房及其相关设施、设备的管理。
第三条档案库房管理应遵循以下原则：（一）安全第一，预防为主；（二）科学管理，规范操作；（三）服务至上，方便利用；（四）责任明确，奖惩分明。
第二章库房设施与设备第四条档案库房应具备以下基本设施：（一）符合档案存放要求的库房；（二）温湿度控制设备；（三）通风设备；（四）消防设备；（五）安全监控系统；（六）档案整理工具及设备；（七）其他辅助设施。
第五条档案库房设备应定期检查、维护和保养，确保其正常运行。
第六条库房设施与设备的更新改造，应经单位领导批准后实施。
第三章库房管理职责第七条档案管理部门是档案库房管理的责任部门，负责以下工作：（一）制定档案库房管理制度；（二）组织实施档案库房管理；（三）负责档案库房设施与设备的维护保养；（四）负责档案库房的安全保卫工作；（五）负责档案库房的清洁卫生；（六）负责档案库房的防火、防盗、防虫、防霉等工作；（七）负责档案库房的日常巡查和记录；（八）负责档案库房的安全教育与培训；（九）负责档案库房的档案统计和上报；（十）完成单位领导交办的其他工作。
第八条档案管理人员应具备以下条件：（一）熟悉档案管理业务，具有档案管理专业知识和技能；（二）遵纪守法，具有良好的职业道德；（三）身体健康，能够胜任档案库房工作。
第四章档案入库与保管第九条档案入库前，应进行以下工作：（一）对档案进行整理、分类、编目；（二）检查档案的完整性、准确性；（三）对档案进行消毒、防霉处理；（四）填写档案入库登记表。
第十条档案入库后，应按照以下要求进行保管：（一）按照档案分类、编号、编目顺序存放；（二）保持档案整齐、清洁、有序；（三）根据档案特点，采取适宜的保管方法；（四）定期检查档案的保存状况，发现问题时及时处理；（五）对档案进行定期消毒、防霉处理。
档案管理办法
档案管理办法第一章总则第一条为了规范档案管理，切实做好档案资料归档工作，确保档案规范、齐全、真实、有效，根据《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施办法》《中华人民共和国保守国家秘密法》《科学技术档案案卷构成的一般要求》莲易高速公路管理处《档案管理制度》等规定，特制定本办法。
第二条凡属文书、科技、会计等归档范围内的文字材料、图表、声像、照片等，均由承办单位和部门负责收集、整理和立卷。
征费稽查科、路政科、工程科负责协助处档案管理部门检查、指导、督促处属各科(室)对口单位的档案工作。
第三条各类归档范围内的资料原则上以年度为一个整理期限，由处属各单位和处机关各部门在每年3月底前完成本单位本部门上一年度档案资料的立卷归档和移交工作，工作跨年度的资料(如跨年度未完成的工程等〉列入完成年度归档。
全处系统财务档案工作归口处财务科管理。
第二章档案保存内容、期限、鉴定与销毁第四条档案的保存期限根据文件资料内容的利用价值确定，分为永久(五十年以上)、长期(十六年至五十年、现定为三十年)、短期(十五年以下现定为十年）三种。
第五条应定期对档案进行鉴定。
文书档案鉴定工作在管理处主管领导及办公室主任的领导下进行，运营管理档案鉴定工作在管理处主管领导及业务主管部门主要负责人的领导下进行。
鉴定结束后根据鉴定结果确定保存期限及销毁清单。
第六条销毁档案应先由档案形成部门编写档案销毁清单，经主管领导及本部门主要负责人签字同意后报处长批准，方予以销毁，并报上级档案部门备案，销毁时应指定两人监销。
第七条处机关所有需永久、长期及短期保存的档案移交管理处档案室保存。
第八条处属各单位档案按永久、长期、短期三种保存期限由本单位立卷归档，建立档案室存放，设专职档案员负责保管。
第九条文件材料归档及移交清单由管理处档案管理员会同处属各单位、处机关各部门拟定，报处主管领导审批确定。
第三章档案组卷第十条处机关档案资料分为文书档案、运营管理档案和财务档案三大类组卷归档。
数字编码仓库管理制度
数字编码仓库管理制度第一章总则第1条为了规范数字编码仓库的管理，提高数字编码仓库的运作效率，保障数字编码的安全性，制定本制度。
第2条本制度适用于全公司范围内的数字编码仓库管理工作。
第3条数字编码仓库是公司对数字编码进行分类、储存、管理和保护的场所，是数字编码管理的重要环节。
第二章仓库管理第4条公司设立数字编码仓库管理员，负责数字编码仓库的管理工作。
第5条仓库管理员应当负责定期对数字编码进行盘点，确保数字编码的数量和状态与实际情况相符。
第6条仓库管理员应当建立数字编码的档案资料，包括数字编码的数量、来源、类别、存放位置等信息。
第7条仓库管理员负责对数字编码进行分类、标识和储存，确保数字编码的安全性和易查性。
第8条仓库管理员应当对数字编码进行定期检查和维护，确保数字编码的完好无损。
第9条仓库管理员应当定期对数字编码仓库进行清理和整理，确保数字编码的整洁和有序。
第三章入库管理第10条公司对入库的数字编码应当进行严格的验收和登记，确保数字编码的来源和数量真实可靠。
第11条入库的数字编码应当立即进行分类、标识和储存，并备案登记。
第12条入库的数字编码应当定期进行盘点和检查，确保数字编码的安全性和完好性。
第13条入库的数字编码应当定期对其进行检查和维护，确保数字编码的状态良好。
第四章出库管理第14条公司对出库的数字编码应当进行严格的审核和登记，确保出库的数字编码情况真实可靠。
第15条出库的数字编码应当进行分类、标识和储存，并备案登记。
第16条出库的数字编码应当在规定的时限内进行使用，超时未使用的数字编码应当及时返库。
第17条出库的数字编码的使用情况应当进行记录和反馈，用于分析和改进管理工作。
第五章盘点管理第18条公司应当定期对数字编码仓库进行盘点，确保数字编码的数量和状态与实际情况相符。
第19条盘点时应当由专人负责，确保盘点的准确性和及时性。
第20条盘点时发现的问题应当及时报告，并制定整改措施，确保问题得到及时解决。
档案入档、保管、查阅、复制、转接制度
档案入档、保管、查阅、复制、转接制度全文共四篇示例，供读者参考第一篇示例：档案入档、保管、查阅、复制、转接制度是组织或机构内部重要的管理制度之一，它涉及到档案管理的方方面面，对于确保档案的完整性、可靠性和机密性起着至关重要的作用。
下面我们将逐一介绍这五项制度在档案管理中的重要性以及相关的管理措施。
一、档案入档制度档案入档是档案管理的第一步，也是最基础的一环。
入档工作的准确性和规范性直接影响到档案后续管理的顺利进行。
在档案入档过程中，应制定明确的管理程序，确定入档人员，规范入档操作，建立档案目录和档案清单，确保档案的齐全性和准确性。
入档工作应严格按照相关规定进行，包括档案的分类、编号、打印、盖章等环节，确保其符合规范和规定。
对于重要的档案，还需要进行双重审查和审核，确保档案的真实性和准确性。
应对档案入库进行登记和备案，建立档案入库台账，以备查阅和管理。
档案保管是档案管理的核心环节，涉及到档案的安全、完整和可靠性。
在档案保管过程中，应建立完善的档案保管制度，包括档案柜的选择和布置、档案管理人员的职责分工、档案保管区域的保护措施等。
档案保管区域应定期进行检查和维护，确保档案的安全和完好。
对于重要档案，应设立专门的保管区域，配备专门的保管人员，确保档案的机密性和安全性。
还应定期对档案进行整理和清点，及时发现丢失或损坏的档案，及时采取补救措施。
档案查阅是档案管理的重要环节，旨在方便用户对档案信息的获取和利用。
在档案查阅过程中，应建立完善的档案查阅制度，包括查阅申请的流程、查阅人员的权限设置、查阅时间和地点的确定等。
查阅人员应凭有效证件进行登记和验证，确保其身份的真实性和合法性。
对于涉密档案，应进行严格的审批和控制，确保档案的保密性和安全性。
查阅档案的人员要遵守相关规定和准则，不得私自擅取档案或篡改档案内容，否则将受到相应的法律制裁。
档案复制应遵循原件不动、复印件可退的原则，确保档案的完整性和可靠性。
对于重要档案，应采取防伪复制技术，防止档案被篡改或伪造。
档案管理培训课件PPT(共 51张)
• 1、公司综合管理部设存放档案的专门库 房，各部门应根据保存档案数量，设置存 放档案的箱柜，并具备防火、防潮、防虫 等安全条件。
• 2、归档资料要进行登记，编制归档目录。
• 3、库存档案必须图物相符，帐物相符。
• 4、档案管理人员要熟悉所管理的档案资 料，了解利用者的需求，掌握利用规律。
• 8、重要档 由公司负责人审批。
档案的分类、编号及入库管理
档案分类的原理与方法
一、基本概念
1、档案分类： 是指根据归档文件的内容性质、形成规 律及相互联系，遵循统一的原则和要求， 采用科学、适用的方法，对归档文件进 行分门别类，从而使库藏的全部档案文 件成为一个条理化的具有一定从属关系 和平行关系的库藏系统。
按照公司活动性质划分为8个大类，即： 党群工作类、行政管理类、经营管理 类、生产技术管理类、工程建设类、 设备仪器类、财务档案类、人事档案 类。
5、二级以下类目的划分
各大类或按照工作内容分工、或按照 管理对象特点，或按照文件类型，或 按照所属专业的有关标准，或按照文 件往来规律进行二级以下类目的划分。 适当进行三级类目的划分。各类技术、 业务、科技对象等档案的具体分类， 在下属单位根据实际情况细化
• 2、综合管理部档案管理员负责公司所有 档案资料的统一收集管理，各部门的档案 管理员负责本部门档案资料的使用管理。
• 3、档案管理人员要严格执行公司档案管 理规定，认真细致地做好档案保管以及利 用工作，充分发挥档案资料的作用。
• 4、综合管理部档案管理员有责任对二级 档案管理工作进行监督和指导，每年对二 级档案管理进行一次检查验收。
• 第三条 归档制度
• 1、凡是反映公司战略发展、生产经营、 企业管理及工程建设等活动，具有查考利 用价值的文件资料均属归档范围。
档案分类编号规则
QP/JMGE 03-XX-0010-A/0-2007档案分类编号规则2007-01-20发布 2007-01-20实施南昌江铃汽车集团发动机有限责任公司前言本流程为规范南昌江铃汽车集团发动机有限责任公司档案分类编号工作，根据公司的实施情况，并参照ISO/TS16949相关要求制定。
本规定由信息部提出并归口管理。
本流程起草人：本流程审核人：本流程批准人：企业标准Q/JMGE52001--20061 范围本办法规定了南昌江铃汽车集团发动机有限责任公司档案的分类整理，组织案卷和案卷排列管理的基本要求。
本办法适用于公司的档案管理。
2 引用文件3定义无4 职责4.1 信息部4.1.1负责对已入库的档案进行档案的分类整理、编号，并依据企业管理职能，结合档案内容及其形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学的管理与开发利用.4.1.1.1 档案的分类4.1.2.1将文件材料按其产生年代分开;4.1.2.2 按《档案分类表》的一级类目划分成十大类；4.1.2.3在一级类目下按保管期限（永久、长期、短期）三种分类划分开，然后按公司《档案分类表》中的二级类目继续往下划分;4.1.2.4在第一、二级类目划分完毕，按（内容）分类编写档案案卷顺序号（采用流水号的编排方式）;4.2 档案的编号方法4.2.1 公司档案各级类目代表统计表统一采用阿拉伯数字，每一级类目之间，用“-”隔开；4.2.2 一级类目采用“十进位”编号制标识，即十个一级类目用阿拉伯数字从0-9顺序标识；4.2.3 二级类目同样采用“十进位”编号制，从01号开始标识。
4.2.4 三级类目的设置,则是按立卷单位档案数量的实际情况来确定.4.2.5档案案卷号按顺序用阿拉伯数字标识，流水号之间不能重号、缺号。
4.2.6公司档案分类编号确定之后，一般不能随意改动，要保持相对稳定4.3 公司各类档案编号示意：4.3.1 党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理档案的编号，根据四大类档案形成的特点，结合其排列方法、编号时，在一级类目后加一个年度号以示区别。
档案托管入库标准
档案托管入库标准随着信息化时代的到来，各行各业都在积极推进数字化转型，档案管理也不例外。
档案托管入库作为档案管理的重要环节，其标准化是保证档案管理质量和效率的关键。
本文将从档案托管入库标准的必要性、内容和实施过程等方面进行探讨。
首先，档案托管入库标准的制定是必要的。
档案托管入库是将纸质档案转化为电子档案，并存储在专门的档案库中。
这一过程涉及到档案的整理、分类、数字化、存储等多个环节，如果没有统一的标准，将会导致档案管理混乱、档案信息不准确、档案安全隐患等问题的出现。
因此，制定档案托管入库标准是为了规范档案管理流程，提高档案管理的质量和效率。
其次，档案托管入库标准的内容应包括以下几个方面。
首先是档案整理和分类的标准。
档案整理是将纸质档案按照一定的规则进行整理，包括文件的排序、装订、编号等。
档案分类是将档案按照一定的分类标准进行分类，以便于后续的检索和利用。
其次是档案数字化的标准。
档案数字化是将纸质档案转化为电子档案的过程，包括扫描、OCR识别、文件格式转换等。
再次是档案存储和检索的标准。
档案存储是将数字化的档案存储在专门的档案库中，需要考虑存储介质、存储设备、存储空间等因素。
档案检索是指在需要使用档案时，能够快速准确地找到所需档案的过程，需要考虑检索方式、检索工具等。
最后是档案安全和保密的标准。
档案安全是指档案在存储和传输过程中不受损坏、丢失等风险的保障，需要考虑备份、防火、防水等措施。
档案保密是指档案中的敏感信息不被未授权人员获取，需要考虑权限控制、加密等措施。
最后，档案托管入库标准的实施过程需要注意以下几个方面。
首先是标准的制定和宣传。
制定标准需要由专业的档案管理机构或专家进行，确保标准的科学性和可行性。
制定完成后，需要通过培训、宣传等方式将标准传达给相关人员，确保他们能够正确理解和遵守标准。
其次是标准的执行和监督。
标准的执行需要由专门的档案管理人员负责，他们需要按照标准的要求进行档案托管入库工作。
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• 5 档案工作人员要熟悉库藏情况，对库藏档 案和资料的保管情况每半年进行一次检查 核对，做到帐物相符，对已破损和字迹褪 色的档案，要及时修复和复制，发现重大 问题及时向主管领导汇报，并采取措施予 以处理。
•
•
• 12 每天下班前，应关闭库房门窗，切断水 、电源，进行一次全面安全防火检查，确 保档案安全。 节假日前应对库房档案现状 、安全卫生等情况进行清查并填写清查单 ，节假日后根据具体情况一一核对，发现 问题及时上报。
• 13 定期打扫库房卫生，保持库内及周围环 境卫生，不得堆放与档案无关的物品。
（目前项目部资料管理的情况及注意事项）
• 档号=全宗（项目）代码+年度+分类号+保 管期限代号+载体类型代码+案卷号
•
•
• 各号段之间以“-”隔开。 • 第一段为机构代码，参照集团各单位机构
代码表。 • 第二段为年度，使用四位归档年度标识。 • 第三段为档案分类号，使用代码分类标识
。 • 第四段为保管期限代号，使用两位数字标
识，参照附件3。 • 第五段为载体类型代号，采用两位数字标
•
4、一级类目的划分
包神铁路有限责任公司的档案，按照 公司活动性质划分为8个大类，即：党 群工作类、行政管理类、经营管理类 、生产技术管理类、工程建设类、设 备仪器类、财务档案类、人事档案类 。
•
5、二级以下类目的划分 各大类或按照工作内容分工、或按照 管理对象特点，或按照文件类型，或 按照所属专业的有关标准，或按照文 件往来规律进行二级以下类目的划分 。适当进行三级类目的划分。各类技 术、业务、科技对象等档案的具体分 类，在下属单位根据实际情况细化
号编制的规则为六段号码制，即：
• 档号=全宗（项目）代码+年度+分类号 +保管期限代号+载体类型代码+件号
•
•
• 各号段之间以“-”隔开。
• 第一段为全宗代码和项目代码，参照全宗和 项目代码规定。
• 第二段为年度，使用四位归档年度标识，如 “2012”。
• 第三段为档案分类号，使用代码分类标识。
•
3、保管期限、特殊载体代码对照表
编码 保管期限
00
永久
30
30年
10
10年
03
3年
05
5年
15
15年
25
25年
编码 01 02 03 04 05 06 07 08 09 10 11
载体类型 纸质 电子 电子/纸质 录音 录像 光盘 磁带 硬盘 胶片 实物 其他
•
二、档号编制方法 • 档号以“件”为单元进行标识的，档
•
2、工程建设类档案的分类方案采用全宗代码 +阿拉伯数字和字母进行标识。全宗代码 同上。全宗以下一级类目使用00-99标识 ，一级类目之后附上工程项目的字母代码 ，如包神线为BS,包神二线为BS2，塔韩线 为TH，新准线为XZ表示，项目代码后接 二级类目，二级类目使用000-999标识、 三级类目使用0000-99999标识（考虑到 部分档案三级类层次较多，故增加一位数 ）。没有标注出来的数码标识为空号，留 作今后类目扩展使用。各级类目标识之间 用“.”隔开。
•
•
二、库房管理
1 档案库房是档案资料保护和贮存的重要基 地，非档案工作人员不得入内，如工作需 要必须进入时，需经主管领导批准。
2 档案库房门窗要牢固，及时关闭上锁；钥 匙要专橱保管，不准随身携带；管理人员 做到人走加锁、关窗，妥善保管库房钥匙 ，确保库房安全。
•
• 3 档案进出库房，要进行严格的登记，登记 内容包括档案接收入库、档案调出、调阅 、归还等情况。
识，参照附件2。 • 第六段为案卷号，一般采用3位流水顺序号
标识，不满3位前面补零。
•
• 如：01-2012-05TH.6.6-00-01-001
• 表示包神铁路公司塔韩线工程项目， 工程建设一级类下的技术竣工二级类 下的桥涵专业三级类下的2012年保管 期限为永久的立卷归档文件（纸质类 型）中的第一卷档案。
•
2、档案库位号编制：档案库位号明确 到每件档案的库房存放位置，是档案 检索工具的一种。库位号编号采用“X 组-(A或B)面-X列-X排-X盒-X件”形式 ，如“3组-A面-3列-4排-5盒-23件” 表示该档案的库房存放位置在3号组密 集架的A面第3列第4排第五盒中的第 23件。
•
3、非纸质载体档案的排架及标识：非 纸质载体档案应根据档案的载体类型 分专柜按照时间顺序排列。将声像档 案存放在专门的防磁柜或光盘柜中， 实物档案展放在会议室中，档案室仅 留存其目录。
（详见分类方案）
•
档案编号
一、分类标识（分类号）方法 1、管理类档案的分类采用全宗号+阿拉伯数
字进行标识，全宗代码目前只设定01为包 神公司，02为新准公司。一级类目使用 00-99标识，二级类目使用000-999标识 、三级类目使用0000-9999标识，依此类 推。没有标注出来的数码标识为空号，留 作今后类目扩展使用。各级类目标识之间 用“.”隔开。
•
• 3.分类流水排架.结合上述两种排架的优点, 先将入库的文档资料划分出大类,然后再在 每类中按照时间顺序排架.
•
（二）本公司档案排架方法 1、纸质档案的排架及标识：纸质档案实行 分类流水排架法。分类流水排架法是指在 库房内按照企业档案的一级类目划分档案 柜架，在每个一级类目的档案柜架中，按 照文件归档的时间顺序排列档案。档案库 房排架编号采用“X-YYYY”形式，“X” 表示一级类目档案编号，“YYYY”表示档 案所属的年度，如“1-2010”表示管理类 档案一级类目下的2010年度的档案。
企业档案分类方案(示意图)
二类
三类
四类
•类列 五类
•类系
•A B C D
•1 2
34
•
3、分类原则 • 遵循文件的来源特征 • 保证类目体系的严整性 • 保证类目体系的可包容性 • 维护类目体系的相对稳定性。
•
4、分类标识（类号） 类号是类目的标识符号，用以表示类 目在分类体系中的位置和排列顺序。 本公司档案分类按照代码制进行类号 标识。
区域分类
专业分类
外形或文种分类
•
3、全宗的划分（机构代码）
• 管理类档案的分类方案采用全宗号+ 阿拉伯数字进行标识，全宗代码目前 只设定01为包神公司，02为新准公 司。
• 工程建设类档案的分类方案采用全宗 代码+阿拉伯数字和字母进行标识。 全宗代码同上。全宗以下一级类目之 后附上工程项目的字母代码，如包神 线为BS,包神二线为BS2，塔韩线为 TH，新准线为XZ表示，
•
2、类目体系： 类目是档案分类的构成要素，分为类 列和类系两个要素。类列是指在不同 分类层次上具有平行关系的类与类之 间所构成的体系，其逻辑规则是不能 互相交叉；类系是指某一大类从总到 分所构成的具有包含和被包含关系的 类的系统，其逻辑规则是上位类包含 下位类，下位类被上位类所包含：按同一机构，同一年度 ，同一类别，同一保管期限下，案卷号号 从001开始生成。
• 案卷号排序规则：按年度、分类名称、保 管期限、立卷归档日期排序。
• 卷内标注可以增加卷内文件顺序号，以明 确卷内文件的排序，卷内文件顺序号排序 规则：按成文日期进行排序。
•
档案库房排架与管理
• 一、档案的排架 （一）一般档案排架方法
• 第四段为保管期限代号，使用两位数字标识 。
• 第五段为载体类型代号，采用两位数字标识 。
• 第六段为件号，一般采用4位流水顺序号标识
，不满4位前面补零。
•
• 如：01-2008-02.1.3-30-03-0001
• 表示包神铁路公司行政管理类档案一 级类下的行政事务类档案二级类下的 会议文件三级类下的2008年保管期限 为30年的归档文件（电子\纸质类型） 中的第一件档案。
“01.1.1”
•
•
• 二、分类方法 • 1、档案分类工作的程序
•设 计分
类方 案
•划 分全 宗
•划分 大类
•划分 属类 小类
•给定 编号
•
2、常用分类方法
职能分类
时间分类 作者分类 专题分类 项目分类 型号分类
•职能分类方法适用于一 级类目的区分;
•其他分类方法则适用于 二级以下类目的划分.
• 8 定期检查库房内电源线路、暖气设备及安 全设施及时排除各种不利于档案安全管理 的隐患。
•
• 9 档案库房应尽量避免自然光源，有 外窗的采用窗帘或窗板等遮阳措施。
• 10 档案库房应设有防盗、防火、防潮 、防尘、防虫、防鼠、防高温等有效 的防护措施，保证档案安全。
• 11 档案室全体工作人员必须会用现有 灭火器，灭火器材的放置位置要固定 ，不得随意改动，并经常检查完好情 况。
•
• 件号生成规则：按同一机构，同一年度， 同一类别，同一保管期限下，件号从0001 开始生成。
• 件号排序规则：按年度、分类名称、保管 期限、成文日期排序。
• 以件号标识的归档文件，需要装入档案盒 ，档案盒应编制顺序号。盒号编制规则是 ： 档案类别-年度-保管期限-盒顺序号
•
• 档号以“卷”为单元进行标识的，档号编制的 规则为六段号码制，即：
档案分类编号与入库管 理
2020年7月18日星期六
目录
• 档案分类的原理与方法 • 档案编号 • 档案库房排架与管理
•
档案分类的原理与方法
一、基本概念 1、档案分类：
是指根据归档文件的内容性质、形成规 律及相互联系，遵循统一的原则和要求 ，采用科学、适用的方法，对归档文件 进行分门别类，从而使库藏的全部档案 文件成为一个条理化的具有一定从属关 系和平行关系的库藏系统。