管理信息化在职业院校行政管理中应用论文

浅谈管理信息化在职业院校行政管理中的应用摘要:在信息化的大环境下,在职业院校行政管理中推行信息化管理是迎合时代潮流的选择。本文中对新形势下信息化管理在院校行政管理中的作用进行了简要的阐述,并对信息化管理在职业院校行政管理中的实际应用进行了分析。

关键词:管理信息化职业院校行政管理数字化校园

中图分类号:g717 文献标识码:a 文章编号:1672-3791(2012)06(c)-0181-01

信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势,以信息技术为代表的科学技术的迅猛发展,对人类的生产、生活、思维以及学习方式等都产生了重大的影响,职业院校的主要任务是为经济社会培养技术应用型人才,为了更好地提高教育管理水平,将信息化技术引入职业院校行政管理中是十分必要的。现在越来越多的职业院校都在不断地进行以校园网为平台的集教学、行政管理、服务为一体的一种新型管理模式的“数字化校园”的规划、建设与完善,其中,行政管理信息化是“数字化校园”规划和建设中不可或缺的一个重要组成部分。

职业院校作为一个特殊的社会组织,其行政管理工作涉及大量的专业性管理工作,从近年我国职业教育和信息技术的发展趋势来看,职业院校的行政管理中逐步引入信息化技术是教育管理深化改革的必然趋势。

1 何谓“管理信息化”

“管理信息化”是电子政务在院校的具体化实施和应用,是指院校通过现代化的管理理论和电子信息技术,利用计算机与网络通讯等现代信息技术手段将院校外部和内部的管理和服务职能进行紧密集成,通过院校网站进行日常事务和行政管理,按照设定的程序在网上实施,从而打破时间、空间及部门分割的制约,全方位的为院校全局管理提供一体化的高效、优质、规范、透明的管理和服务。随着信息技术与管理理论的不但深入融合,管理信息化的作用也越发凸显。

1.1 提高沟通效率

管理信息化指的是在各大职业院校行政管理的工作中,引进信息化技术,利用信息化技术进行管理,这样,原有的组织机构的界限被打破,建立起一条无障碍的沟通渠道。高效是信息化的主要特点之一,这样的管理模式,不仅可以使各职业院校的单位和部门与其他院校进行信息交换,还可以使各职业学校和社会各界之间进行及时的沟通与交流。高效是信息化的特点之一,在此种沟通模式下,原有的空间和时间被打破,工作人员可以根据具体的需求提供多元化的服务,提高整个行政管理工作的效率。

1.2 增加管理透明度

行政管理的信息化不仅可以提高行政管理的办公效率,而且由于网络平台的公开性,使得广大师生和社会各界都可以及时准确的查阅信息,同时也利于政策和信息的及时传达。校务的公开和透明也是职业院校行政管理文明度提高的重要表现。

1.3 提升宣传效果

职业院校通过管理信息化,可宣传展示院校的各类活动,如院校的招生就业情况、实习实训基地情况、专业建设情况、健康教育、教师风采以及校企联合办学等,使社会各界更多、更快捷的了解院校办学理念、办学特色,提升院校社会声誉,起到事半功倍的宣传效果。

2 管理信息化在职业院校行政管理中的具体应用

2.1 更新职业院校的行政管理理念

理念的更新是任何体制、制度的创新的前提,因此,转变观念是实施开展管理信息化的首要任务。由于历史和观念的原因,传统的管理理念在院校行政管理中可以说是根深蒂固。转变行政管理的理念应该充分认识到信息化是院校管理工作今后发展的必然趋势,在院校行政管理中应用信息化管理是时代使然;管理信息化是一种全新的管理模式,它的应用完全打破了沿袭已久的传统管理模式,能够使各部门之间高效沟通、联动,提升管理效率,节约管理成本,使职业院校得到更好更快的发展。

新的管理模式、新的管理理念都需要全新的管理人才,因此转变管理理念的重要举措之一就是引进具有全新教育行政管理理念的人才;除此之外,院校也要给予他们充分展示才能的机会。

2.2 整合共享信息资源

信息资源整合的目的就是要实现信息资源的共享,以实现信息资源利用的最大化。信息共享能够打破各部门及相关业务单位间的

信息沟通障碍,将各个部门之间有价值的信息资源集中到信息管理平台,以达到各部门和各单位之间信息共享。对于大量的信息资源,应设置专门管理人员对针对其进行整理和分类,建立针对系部、教学、科研、行政管理等不同内容的、具备搜索功能的校园门户网站,使广大师生、高校行政管理人员和社会各界人士能够通过简单操作即能获得所需的信息与服务。通过互联网对一些高质量的图书馆、专业数据库等建立镜像,为广大师生提供更加专业、更加前瞻的教学、科研、管理、实践等方面的资料。

除此之外,个性化的服务也是信息资源的开发和利用过程中必须要高度重视的问题。个性化的信息服务不仅有利于学生对信息的接收,也体现出了院校对信息资源管理工作的重视。同时在个性化服务中融入院校自身风格,也是院校对外展示的“形象窗口”,有利于院校形象和声誉的提升。

2.3 全局统筹,增强系统观念

系统观念要求工作人员用联系和动态的观点来看待管理信息化在职业院校中的应用。院校的行政管理涉及到教务管理系统、科研管理系统、学籍管理系统、财务管理系统、人事管理系统、资产管理系统、招生就业管理系统等多个子系统。信息化管理的实施与应用是一项非常复杂的过程,涉及面广,信息量多,需要各部门协调联动,这不但要涉及到管理观念的更新、管理体制的改革、机构设置的调整和管理方法的完善等方面,还要考虑到文件报表格式的规范、数据分类及编码统一等问题,这些都涉及到院校管理的全局统

筹的问题。

2.4 建立信息化管理的安全体系,保证信息安全

构建完善的信息化管理安全体系,是实现信息化在行政管理中安全应用的先决条件。便捷和高效是信息化给院校行政管理带来的优势,但如何保证信息资源的安全同样不可忽视。为了更加有效和及时地应对信息安全问题,院校应该配备专业人员负责信息安全维护,对相关人员持续进行信息安全方面的培训,保证各类信息资源的安全共享。

除此之外,制度保证是必不可少的。职业院校可以根据自身的特点来制定完整、规范以及具有较强操作性的信息安全管理制度,并认真地监督实施。

3 结语

随着信息技术的不断发展和职业院校改革的不断深入,信息化管理在职业院校行政管理中的应用与发展是必然趋势,在职业院校的行政管理中应用信息化管理,能够优化管理模式,提高管理效率,降低管理成本,最终提升职业院校的整体竞争力。

参考文献

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